Das HCM Lieferantenmanagement ist eine webbasierte Software, die Lieferanten verwalten, organisieren und elektronische Prozesse innerhalb eines Lieferantenmanagements koordinieren kann. Ziel des Lieferantenmanagements ist es, Lieferanten zu verwalten, Überblick über Bewertungen, Anfragen, Angebot, Wareneingang zu behalten und Ihren Lieferanten einen Zugang zu Informationen und Richtlinien zu geben. Dabei sind alle Vorgänge innerhalb eines Portals bequem per Webbrowser aufruf- und bearbeitbar. Änderungen können mittels grafischem Workflowdesigner jederzeit problemlos eingepflegt werden, ohne jede Programmierung.

1. Lieferantenmanagement
Managen Sie Ihren Einkauf schnell und effizient mit der
flexiblen und leistungsstarken Lösung von HCM

2. HCM stellt sich vor
Allgemeine Informationen zu HCM
Referenzen
Leistungsspektrum

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HCM stellt sich vor:
HCM = Human Collaboration Management
Wir unterstützen und koordinieren mit unseren Software Entwicklungen &
Dienstleistungen die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.
HCM Stammsitz: Stuttgart
1
2
Software-Produkte & Lösungen
Software & IT-Systeme: Softwareentwicklung, Portale & Prozessmanagement,
Workflowsysteme, Dokumentenmanagement, Archivsysteme, Wissens- und
Datenmanagementsysteme
Dienstleistung & Consulting
Beratung, Projektmanagement, Entwicklung, Design & Konfiguration,
Installation, Systembetreuung und Schulung
3
Experten & Know-How
Expertenvermittlung, Weiterbildungen
Fachveranstaltungen

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HCM Software Lösungen
Wir bieten Ihnen zahlreiche Business-Lösungen aus verschiedensten Anwendungsbereichen.
Allen gemeinsam ist eine webfähige Bedieneroberfläche, anpassbare Workflows, integriertes
DMS, Reporting und mehr…
HCM
Prozess
Management
Software
HCM
Lieferanten-
Management
HCM
Beschwerde-
Management
HCM
Ideen-
Management
HCM
Bewerber-
Management
HCM
Änderungs-
Management
HCM
Projekt
Management
Die Lösungen von HCM
unterstützen Sie bei der
Automatisierung und Steuerung
Ihrer Geschäftsprozesse.
 Praxiserprobte Module aus
vielen Geschäftsbereichen
verfügbar
 Modulares Konzept:
Lösungen sind einzeln oder
in Kombination erhältlich.
 Anwender profitieren von
einer einheitlichen
Bedienoberfläche.
 Benutzerakzeptanz wird
gesteigert.

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HCM in Zahlen
Über 14 JAHRE ERFAHRUNG
Über 10.000 ANWENDER in DE, CH und A
Mehr als 1000 KUNDEN weltweit
IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON
GESCHÄFTSPROZESSEN.
ERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER
TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.
VERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.

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HCM Referenzen
Ein kleiner Auszug unserer Kunden:

7. Grundlegende Funktionen
& Module
Wichtige grundlegende Komponenten der Lösung
Die Portaloberfläche

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Module des HCM Lieferantenmanagements
Lieferanten-
verwaltung
Angebotsmanagement
Lieferanten-
zulassung

 360° Lieferantenprofil
 Qualifizierung &
Bewertung
 Reporting
 Ablage wichtiger
Lieferantendokumente
 Vertragsverwaltung
 Angebotsvergleich & BeauftragungBANF & Budget Genehmigung t
ERP Integration möglich t
Autom. zyklische
Zulassungserneuerung t
Lieferantenanlage per Knopfdruck t
Individuelle Fragebögen
& Kategorien festlegbar t
Fristenüberwachung t

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Module im Detail
Lieferantenzulassung (Supplier Registration):
 Lieferantenregistrierung durch Einkauf oder im Self-Service
 Direkte Abfrage aller unternehmensspezifischen Informationen & Zulassungsdokumente
 Einordnung in Material- oder Warengruppen
 Automatische Fristenüberwachung und zyklische Erneuerung von Zulassungen und
Dokumenten inkl. Reminder mit Eskalationsstufen.
Lieferantenverwaltung (Supplier Management/ Dashboard):
 Alle Lieferantendaten auf einen Blick in der 360° Übersicht des Lieferantenprofils
 Verwaltung und Ablage aller lieferantenbezogenen Daten & Dokumente & Verträge
 Lieferantenbewertung und Klassifizierung
 Flexible Reportings
Angebotsmanagement (Sourcing)
 BANF mit individuell gestaltbaren Genehmigungsprozessen
 Flexible Erstellung von Anfragen sowie Angebotsvergleich
 Strukturiertes Management von Beauftragung und Auftragsabwicklung durch das System.
 Übersichtliche Dokumentation des gesamten Angebotsprozesses und aktueller Stati
 Kopplung an bestehende ERP Systeme zur automatischen Übernahme diverser Daten.
Plus vollkommene Flexibilität: Alle Module individuell und selbstständig anpassbar

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Grundlegende Funktionen HCM Lieferantenmanagement
Benutzerfreundliche Weboberfläche in Ihrem
CD zur Navigation im System (Startseite).
Individuelle Prozesssteuerung &
Überwachung von Projektschritten
durch das System
Meine To Do‘s zur einfachen Übersicht aller von
einer Person betreuten und zu bearbeitenden
Vorgänge.
360° Lieferantenprofil für eine strukturierte
Verwaltung aller Lieferantenaktivitäten,
Dokumente & Stati

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HCM Lösungen – Vorteile
 Intuitives, webbasiertes System in Ihrem Corporate Design mit weltweitem Zugriff
ohne Installation auf Arbeitsplätzen/Clients.
 Vollkommen flexible Gestaltung von Portaloberfläche, Formularen und Vorgängen
(auch selbstständig) durch einfach zu bedienenden Prozess-Designer.
 Ganzheitliche Prozesssteuerung, Dokumentation und Überwachung von der
Zulassung bis zur Auftragsabwicklung zwischen Einkauf & Lieferanten.
 Strukturierte Übersicht zu allen Lieferantenaktivitäten dank 360° Lieferantenprofil
sowie diverser Filter und Sortierfunktionen.
 Individuelles Rechte & Rollenkonzept.
 Statistiken und Reports in Echtzeit.
Flexibilität - Wissenstransfer – Mitarbeiterentlasstung – Steigerung der Produktivität

12. Rundgang durch das System
Die Arbeitsoberfläche

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Die Portaloberfläche
Die Weboberfläche Ihres Lieferantenportals ist vollkommen frei gestaltbar. Anpassungen der Farben,
Schriften, Bildanordnungen, Schaltflächen usw. sind mittels enthaltenem Webcontent-System möglich.
Es können individuelle Schnellzugriffe eingerichtet werden.

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Der Prozess hinter HCM Lieferantenmanagement
Für jedes Modul gibt es sowohl interne, als auch externe Ansichten mit unterschiedlichen Funktionen und
Möglichkeiten. Alle Module können flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen angepasst und erweitert werden.
Lieferantenregistrierung & Klassifizierung
Angabe von Stammdaten, Zulassungsdokumenten
& Fristen
Datenprüfung & Freigabe
360°
Lieferantenprofil
Meine To Do‘s
Interne Bedarfsanforderung/ BANF
Budgetprüfung & Freigabe
Anfrage/ Ausschreibung erstellen Angebot abgeben
Angebote vergleichen, verhandeln
Auftrag bestätigen & Auftragsabwicklung
dokumentieren
Beauftragung & Absagen
Lieferantenbewertung
Vertragsverwaltung
Reporting/ KPIs
1 2
3
1
2
3 4
5
6 7
Regelmäßige systemunterstützte
Aktualisierung4
Einkaufssicht Lieferantensicht
Ansichten zum
Austausch/ Information
Reklamationsmanagement
Export/
Import
von
Daten mit
HCM
Connect

15. Zulassungsmanagement

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Lieferantenzulassung:
1. Neuen Lieferant anlegen
 Durch Klick auf den Button „Neuen Lieferant anlegen“ öffnet sich automatisch das Online-Formular
und ein neuer Lieferant kann angelegt werden.
 Tragen Sie die grundlegenden Informationen wie Kontaktdaten und E-Mail Adresse ein. Wenn
gewünscht können Sie auch bereits eine Zuordnung zu Warengruppen und Artikeln des
Lieferanten treffen (Auswahllisten können individuell erstellt oder aus bestehenden Systemen
importiert werden).
Durch Klick auf den Button
„Lieferant anlegen“ erhält
der Lieferant eine E-Mail
mit Link & Zugangsdaten
zum System. Gleichzeitig
wird für Ihn ein
Lieferantenprofil erzeugt,
welches nun vom
Lieferanten und dem
Einkauf befüllt werden
kann. Auf Wunsch kann die
Lieferantenzulassung auch
komplett im Selfservice
erfolgen.

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Lieferantenzulassung:
2. Lieferantendaten & Zulassungsdokumente einpflegen
 Der Lieferant füllt nun den unternehmensspezifischen Zulassungsfragebogen aus. Hier werden
Angaben zu allgemeinen Adress-, und Kommunikationsdaten sowie zur Produkt- oder
Dienstleistungspalette strukturiert erfasst.
 Weiterhin können branchenspezifische Zulassungsdokumente wie Versicherungsnachweise,
Zertifikate oder andere Genehmigungsnachweise abgefragt werden. So können wichtige
Lieferantendokumente jederzeit eingesehen und überprüft werden.
Ihr Vorteil:
Der Bearbeitungsaufwand durch den Einkauf reduziert sich auf ein Minimum. Parallel entsteht eine
strukturierte Wissensdatenbank, in der alle Informationen zum Lieferant jederzeit eingesehen werden
können.

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Lieferantenzulassung:
3. Zulassungen & Stati überwachen
 Im letzten Schritt werden die Lieferantendaten vom Einkauf geprüft und freigegeben. Die Daten
können danach jederzeit sowohl seitens des Lieferant oder des Einkaufs aktualisiert werden.
 Über die Zulassungsansichten kann der Zulassungsstatus jedes Lieferanten eingesehen werden.
 Eine automatische Fristenüberwachung mit Remindern und Eskalationsstufen stellt sicher, dass die
zulassungsrelevanten Daten & Dokumente immer aktuell sind. Falls notwendig können einzelne
Lieferanten auch gesperrt werden.

19. Angebotsmanagement

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Angebotsmanagement:
1. Individuelle Abläufe für Anfragen und Ausschreibungen
 Von kleinen Material- oder Betriebsmittelanfragen bis hin zu komplexen
Ausschreibungs- und Vergabeszenarien: Wir bieten durch unser flexibles System für
jeden Bedarf die passende Lösung und können ihre individuellen Abläufe abbilden.
 Dabei können sowohl interne Abteilungen als auch externe Lieferanten an jeder Stelle
in den Ablauf eingebunden werden.
 Auch interne Bedarfsanforderungen (BANF) können dezentral erfasst und über einen
automatischen Genehmigungsworkflow definiert abgearbeitet werden.
 Der Export oder Import von wichtigen Daten in Ihr ERP-System ist ebenfalls möglich.

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Angebotsmanagement:
2. Angebotsvergleich & Beauftragung
 Nachdem Lieferanten Ihr jeweiliges Angebot eingereicht haben, kann der Einkauf im
Portal bequem alle Angebote und Einzelpositionen vergleichen.
 Für wichtige Angebotsfristen können spezielle Deadlines und Remindermails gesetzt
werden.
 Die Auswahl, Beauftragung und Absagen können einfach über das Portal gemanaged
werden, so dass die Lieferanten zeitnah über den Verlauf des Angebotsprozesses
informiert werden.
 Weiterführende Prozesse wie Auftragsabwicklung oder Reklamationsmanagement
können gekoppelt werden.

22. Lieferantenverwaltung

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Lieferantenverwaltung:
1. Lieferantenprofil mit 360° Übersicht
 Das System erstellt für jeden Lieferanten ein eigenes Lieferanteprofil, in welchem alle
Informationen und Vorgänge von und mit dem Lieferanten übersichtlich dargestellt
sind.
 Hier stehen Ihnen alle Daten aus allen HCM Modulen in einer 360° Ansicht auf einen
Blick zur Verfügung.
 Sie und Ihre Mitarbeiter haben so immer einen vollständigen Überblick zur
Lieferanten-Historie z.B. für Kontaktdaten, Zulassungsdokumente, Angebote, Verträge,
Warengruppen & Artikel, Bewertung und vieles mehr.

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Lieferantenverwaltung:
2. Vertragsmanagement
 Zentrale Ablage für alle Geschäftsvereinbarungen mit einem Lieferant
 Direkte Dokumentation aller Änderungen und Abweichungen von Verträgen möglich.
 Individuelle Genehmigungsprozesse für Verträge definierbar
 Übersichtliche Ordnerstruktur (DMS) zur definierten Ablage aller Vertragsarten.

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Lieferantenverwaltung:
3. Lieferantenbewertung
 Übernahme von Hardfacts wie Termintreue, Liefermengentreue o.ä aus ERP Systemen.
 Softfacts wie Reklamationsverhalten, Innovation oder Servicequalität aus
strategischer Lieferantenbewertung können bei Fachbereichen abgefragt werden.
 Fragenkataloge und Kriterien sind individuell anpassbar und erweiterbar.
 Kriterien und Bewertungsmatrix können individuell festgelegt werden.
 Individuelle Bewertungsprozesse mit Einbindung von Fachabteilungen bis hin zu
Lieferanten sind möglich.
 Kopplung weiterer Module wie Reklamationsmanagement
Infobrief/ E-Mail an
Lieferant

26. Optionale Erweiterungen

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Reporting & KPIs
 Das HCM Lieferantenmanagement enthält ein umfangreiches
Reporting-Tool, welches individuell konfiguriert werden kann.
 Zahlreiche grafische Reports und Auswertungen können so erzeugt
werden, damit Sie wichtige KPI‘s immer im Blick behalten.
 Individuelle Reportings sind möglich.

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Reklamationsmanagement
Das Modul Reklamationsmanagement kann als optionale Erweiterung integriert
werden, um ein transparentes und lückenloses Reporting der Fehlerbehebung
z.B. auf Basis der 8D-Methode direkt beim Lieferant einzufordern.
 Definierte Steuerung von Reklamationsprozessen durch individuell anpassbaren
Workflow-Designer.
 Automatische Überprüfung und Mahnung bei Terminüberschreitungen
 Permanentes Monitoring von aktuellen und abgeschlossenen Bearbeitungsprozessen
 Übernahme des Reklamationsergebnisses in Lieferantenbewertung möglich

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Revisionssicherheit
Mit dem optional implementierbaren Audit-Trail Ad-on bietet das HCM
Lieferantenmanagement die softwaretechnischen Voraussetzungen für ein
revisionssicheres Gesamtsystem:
 Optionale Einbindung eines Audit-Trails, zur Dokumentation aller Änderungen an einer
Maske in einer separaten Datei.
 Excel Export einer Liste aller Änderungen ist möglich.
 Die Speicherung der Daten kann auch außerhalb des HCM-Systems erfolgen.

30. Ihr individuelles
Lieferantenmanagement
Wie kommt Ihr Prozess ins System?
Wie können Anpassungen vorgenommen werden?

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Optionen
 Anpassbarkeit der Prozesse:
Selbstverständlich können die Prozesse der einzelnen Lösungen an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden. Es können
Prozessschritte ergänzt und erweitert und für Sie unnötige Prozessschritte entfernt werden. Auch das Wording der Formulare und
Masken kann an Ihre unternehmenseigene Sprache angepasst werden. Durch den integrierten Webdesigner können
Prozessänderungen innerhalb weniger Stunden bis Tage ohne Programmierung vorgenommen werden.
 Design und Layout der Portaloberfläche:
Die Portaloberfläche der Lösungen ist mittels eines CMS-Systems frei gestaltbar, und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden
(Farben, Schrifttypen, Logos, Bilder).
 Export nach Word/PDF:
Es steht ein Mappingkonnektor zur Verfügung, der u. a. die Ausgabe von Vorgangsinhalten in eine Wordvorlage erlaubt. So bestehen
vielfältige Möglichkeiten für die automatische Erzeugung von z.B. Antwortschreiben.
 Schnittstellen:
Es bestehen umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen.
 Integration von weiteren Prozessen:
Auf Wunsch können weitere Prozesse aus anderen Unternehmensbereichen integriert werden. Diese werden dann ebenfalls über das
Portal aufgerufen und sind ohne lange Suchaktionen jederzeit aktuell verfügbar.

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Workflow-Designer: Das Anpassungs-Tool
Prozesse werden mit einem grafischen Workflow-Designer erstellt. Dieser ermöglicht das Erstellen
von Prozessen ohne Programmierung. Einige wenige Punkte müssen vielleicht konfiguriert werden,
jedoch hält sich der Aufwand i.d.R. in Grenzen.
Der Web Designer bietet dem Anwender alle
Funktionalitäten eines leistungsfähigen Editors zur
schnellen und einfachen grafischen Erstellung von
kompletten Workflowanwendungen.
Der Anwender definiert:
 Prozessablauf mit Einzelaufgaben
 Subprozesse
 Rollen
 Felder
 Ansichten
 Parallele Aufgaben
 Automatische Verarbeitungsschritte
 Verwalten von Statusindikatoren
 Email Benachrichtigung
 Eskalationsmanagement
 …

33. www.hcm-infosys.com
Fazit
Unsere Lösung HCM Lieferantenmanagement bietet den optimalen technischen Rahmen,
um Ihr Lieferantenmanagement umzusetzen.
Durch unsere Dienstleistungen und unseren Service bringen wir Technik und
Anforderungen zusammen und liefern Ihnen Ihr lauffähiges System.
Wir stehen Ihnen gerne als ganzheitlicher
Partner zur Verfügung.
Sprechen Sie uns an – Fordern Sie uns heraus!

34. Technisches
Lizenzmodelle
Technische Voraussetzungen
Technische Grundinformationen des Systems

35. www.hcm-infosys.com
Funktionsübersicht
 Lieferantenprofil für Verwaltung und Organisation Ihrer Lieferanten
 Elektronische Prozesse für Zulassung, Bewertung und Angebotsmanagement
 Webbasiert, daher weltweit verfügbar und keine Desktop-Installation erforderlich
 Freie Definition von Kriterien und Kategorien für die Lieferanten
 Freie Definition des Prozessablaufs und der Online-Formulare durch integrierten Prozess- und
Formulardesigner
 Beliebige Ansichten (Lieferanten, Bewertungen, Verantwortliche, Typ, Status, …)
 Ständige Statusübersicht über alle geplanten Aktivitäten und deren Erledigungsgrad
 Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar
 Erinnerungs- und Eskalationsfunktion
 Zeitliche Überwachung mit Ampelsystem
 Umfangreiches beliebig erweiterbares personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept
 Mehrsprachig vorbereitet und Mandantenfähig
 Exportfunktion nach MS Excel
 Freie Konfiguration von Berichten und Indikatoren mit Reportingsytem BIRT
 LDAP Anbindung
 Portal Modul – Persönlicher Schreibtisch mit To Do´s und Aufgaben
 CMS Modul – Freie Gestaltung der Portaloberfläche

36. www.hcm-infosys.com
Wie können Sie HCM Lieferantenmanagement beziehen?
Es gibt 2 Varianten, wie Sie unser HCM Lieferantenmanagement beziehen können:
Variante 1: Hosting der Lösung in der Cloud
Sie beziehen HCM Lieferantenmanagement aus der Cloud, d.h. wir hosten die Lösung. Sie zahlen eine
monatliche Miete für die Nutzung des Systems abhängig von der Anzahl Ihrer User. Dafür sichern wir
den reibungslosen Betrieb der Lösung. Alle Kosten für Hardware, Infrastruktur, Lizenzen, und Wartung
sind hier bereits enthalten. So haben Sie zu jeder Zeit Kostensicherheit.
Variante 2: Installation der Lösung Inhouse
HCM Lieferantenmanagement wird auf Ihren Servern installiert, und Sie zahlen eine einmalige
Lizenzgebühr je nach Anzahl Ihrer User für die Nutzung. Ab dem 2. Jahr kommt eine jährliche
Maintenance hinzu. Die Bereitstellung von Hardware, Infrastruktur sowie die Administration & Pflege
des Systems wird von Ihrem Unternehmen sichergestellt. Auf Wunsch können wir Sie auch bei der
Betreuung des Systems über einen Servicevertrag unterstützen.

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Architektur
Anwender
Administrator
Database ServerVDoc Server
Intranet /
Extranet /
Internet
jdbc
http
http
Für alle dies genau wissen wollen :
 Alle HCM Produkte sind mit JAVA Technologie entwickelt
 Process-Engine läuft in JBoss Application Server mit Web Front End MS IIS/
Tomcat

38. www.hcm-infosys.com
Schnittstellen
Die HCM Lösungen sind flexibel koppelbar an bestehende Systeme wie
ERP-Lösungen, CRM-Systeme oder sonstige Applikationen.
Je nach gewünschtem Grad der Automatisierung und Integration
bestehen unterschiedliche Anbindungsmöglichkeiten zum
Datenaustausch:
1. Einfacher Datenimport/ Export von definierten xml, csv-Dateien
o.Ä. mittels definiertem Regelwerk durch Agenten.
2. Direktes Lesen und Schreiben in einer Datenbank mittels JDBC-
Connector.
3. Schnittstellenkopplung zum dynamischen Datenaustausch via
Webservices.
4. Erweiterte Entwicklerschnittstelle (API) zur Einbindung zusätzlicher
Anwenderszenarien.

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Technische Voraussetzungen
Sollten Sie das HCM Lieferantenmanagement auf Ihren eigenen Servern hosten, benötigen Sie
folgende technische Voraussetzungen:
Betriebssystem:
MS Windows (empfohlene Version: Windows 2008 Server x64 R2, 64 bits)
Linux (empfohlene Version: Red Hat Enterprise Linux)
HTTP Server:
MS IIS (empfohlene Version 7.5)
Apache (empfohlene Version 2.2)
Datenbanken
MS SQL Server (empfohlene Version 2008 R2 standard edition 64 bits)
Oracle (empfohlene Version 11g Ent. Editions 64 bits)
MySQL (empfohlene Version 5.5.18)

40. Weitere Informationen
HCM CustomerManagement GmbH
Ihre Ansprechpartnerin: Anne Schall
Tel: + 49 711 933 425 89
Mail: schall@hcm-infosys.com
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