1. GESTION DE TEMPS ET QUELQUES
TECHNIQUES D’ORGANISATION AU
TRAVAIL
SAMEDI 2-11-2013
Animé par khalid SABOURI DAAL
2. PLAN
1. Qu’est ce que le temps?
2. Horloge biologique personnelle
3. Gestion de son temps
4. Mes critères de gestion du temps :l’urgent et important
5. Quel génération êtes vous en gestion du temps ?
6. Grille d’EISENHOWER
7. Obstacles à la gestion du temps
8. Processus pour gérer son temps
9. Techniques d’organisation de travail
4. Objectifs d’une organisation
efficace de son temps
•
Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités
•
Agir plutôt que de réagir
• D'atteindre ses objectifs
•
De s’organiser dans son travail
• D’optimiser son budget temps
5. •Qu’ est ce que le temps?
– Chaque individu qui naît dispose d’un «capital temps », la durée de sa vie
– Chaque matin nous nous réveillons avec un certain nombre d’heures devant nous que
nous répartissons entre le travail,loisirs,repas
réflexion...);
– Avons-nous toujours le temps de faire ce que nous voulons faire, ou courrons-nous après
le temps?
– Finissons - nous toujours ce que nous avons entrepris?
– Quelles frustrations ressentons-nous lorsque nous n’avons pas la possibilité de mener à
bien certaines activités, faute de temps?
8. •Diagnostic de temps
•– Répartition du temps quotidien :
Sommeil, repos...
Loisirs, activités relationnelles,courses,
Medias(TV, radio, journaux)
Repas
Travail,
Travaux ménagers, enfants
Déplacements
To i l e tt e
Autres
10. •Gestion de son temps
•
Question
Jamais Parfois Souvent Toujours
Résultat
1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ?
2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ?
3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ?
4. avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ?
1. attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ?
1. arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ?
7-votre table de travail est-elle encombrée ?
8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ?
9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ?
10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ?
11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ?
12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ?
13-vous est-il difficile de vous décider à agir ?
14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ?
Votre résultat final
•7
11. •
•Gestion de son temps
Question
Jamais Parfois Souvent Toujours
1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ?
0
1
2
3
2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ?
3
2
1
0
3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ?
3
2
1
0
4- avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ?
0
1
2
3
5- attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ?
3
2
1
0
6- arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ?
0
1
2
3
7-votre table de travail est-elle encombrée ?
3
2
1
0
8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ?
3
2
1
0
9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ?
0
1
2
3
10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ?
0
1
2
3
11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ?
3
2
1
0
12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ?
3
2
1
0
13-vous est-il difficile de vous décider à agir ?
3
2
1
0
14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ?
0
1
2
Résultat
3
Votre résultat final
•6
•7
12. Mon horaire de temps
Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim
7h
8h
9h
10 h
11 h
Midi
13 h
14 h
15 h
16 h
17 h
18 h
Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim
19 h
20 h
21 h
22 h
23 h
Minuit
1h
2h
3h
4h
5h
6h
12
13. Mes critères de gestion du temps
• L’important est souvent dissimulé, caché au
milieu de la « pile » des urgences.
• L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT
• L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT
14. L’Important et L’Urgent
Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :
• Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois je
faire, et que personne ne peut faire à ma place?
• Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute chose?
• Qu’est ce que je peux déléguer?
15. Mes critères de gestion du temps
L’IMPORTANT et L’URGENT
L’URGENT, c’est le présent :
Il commande l’action, le résultat immédiat, le quantitatif, il nécessite d’agir
vite.
L’IMPORTANT, c’est le futur :
C’est le futur, le court, moyen ou long terme.
Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir
C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui
ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.
17. GESTION DU TEMPS
[GRILLE D’EISENHOWER]
URGENT
PAS URGENT
B
IMPORTANT
PAS
IMPORTANT
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Crises
Problèmes pressants
Rendez-vous
Échéanciers
C
Interruptions
Appels
Échéanciers
Activités populaires
Sollicitation
A
•· Planification
•Compte rendu et pv
•·
•·
•·
•·
·
·
·
·
·
Activités personnelles
Opportunités
Préparation, prévention de crises
Cultiver ses relations
interpersonnelles
D
Courrier
Téléphone
Activités reportées
Lectures d’évasion, télé
17
18. GESTION DU TEMPS
[GRILLE D’EISENHOWER]
URGENT
PAS URGENT
B
· Faire mon horaire
· panne d’auto,
· Rendez-vous dentiste,
· devoirs à remettre; examen
demain; assister au cours ;
IMPORTANT
A
·
· Aller nager ; m’inscrire à une activité,
· parler à un ing. à la visite industrielle;
· faire vérifier mon horaire;
· planifier un evenement à l’entreprise
Préparer un compte rendue
C
D
·
· ménage
·
PAS
IMPORTANT
Interruptions à l’étude;
Date limite pour voir une expo
· Répondre à courriels
·
Sollicitation pour joindre 5 à 7,
· Téléphones à faire,/à répondre
pub, jeux video,
· Activités reportées
· Lectures d’évasion, télé
18
19. Quel génération êtes
vous en gestion du temps ?
0 génération
– Aucun efforts , juste l’habitude et l’exécution, machine
• 1ère génération
– Notes et listes
• 2ième génération
– Grilles horaire
– Agenda, rendez-vous
• 3ième génération
– Planification quotidienne
– Gestion par priorité
– Objectifs, valeurs
•
• 4ère génération
Emphase sur ce qui est important
et non pas sur ce qui est urgent
20. OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS
1. Tendances naturelles
• Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme;
• L’action avant la réflexion;
• Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît;
• Ce qui va vite avant ce qui prend du temps;
• Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous;
• Ce qui est urgent avant ce qui est important;
• Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi;
21. OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS
2. Bénéfices secondaires
–
–
–
–
Sociaux = stimuli
Biologique = stimuli physiques
Psychologique = évitement
Existentiel = confirme notre vision de soi et du monde
22. Obstacles à la gestion du temps
3. Crise lorsque ce qui est important pour la
personne ne se retrouve pas dans sa vie,
dans son quotidien.
4. Faire choix : important vs urgent
5. Manque de sens, direction, objectifs;
6. Illusion qu’on pourra tout faire;
7. Résistances à tout planifier;
24. Processus pour gérer son temps
1. Adopter une attitude positive
–
–
Prendre conscience de l'importance de gérer son temps
Développer les convictions nécessaires & se consacrer du temps pour réfléchir
2. Se fixer des priorités
–
–
–
Clarifier vos objectifs
Identifier les règles du jeu
Prioriser les activités appropriées
3. Planifier
–
–
–
Analyser l'utilisation actuelle de son temps
Estimer le temps requis pour ses activités scolaires
Établir un horaire pour l'ensemble de ses activités
4. Exécuter
–
–
–
–
Réduire les pertes de temps
Utiliser des techniques de gestion efficace
Prévoir des conditions facilitantes
Protéger son temps
– Évaluer
–
Revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié
25. « Si nous ne savons pas ce que
nous faisons, nous ne pouvons pas
faire ce que nous voulons ».
Feldenkrais
27. Techniques d’organisation de travail
Organiser son temps avec les autres
Faire respecter son propre temps:
Préparer et gérer les réunions et le entretiens
Gérer vos communications téléphoniques
Gérer votre courrier
Optimiser votre classement
Évaluer l’intérêt de vos déplacements
Encourager l’esprit d’initiative et le travail
d’équipe
• Avantages du travail en équipes
•
•
•
•
•
•
•
•
28. Techniques d’organisation de travail
Organiser son temps avec les autres:
Éviter de perturber le temps des autres:
Regrouper les sujets et les questions,
Prendre rendez-vous,
Annoncer l’objet du rendez-vous
Utiliser le mode de communication le plus rapide:
–
fax, téléphone,e-mail.
29. Techniques d’organisation de travail
Faire respecter son propre temps:
– Clarifier les plages de disponibilité/ non disponibilité vis à vis des
collaborateurs ou des collègues,
– Se mettre d’accord sur une durée avant tout entretien ou réunion.
30. Techniques d’organisation de travail
Préparer et gérer les réunions et le entretiens:
– Avant la réunion:
opportunité,participants,ordre du jour,durée..
– Pendant la réunion: respect de l’heure, de
l’objet, ordre du jour, facilitation et
Régulation
– Après la réunion: diffuser le compte rendu
avec rappel des conclusions, les plans d’action
et suivre l’exécution des décisions prises.
31. Techniques d’organisation de travail
Gérer vos communications téléphoniques:
– Prévoir une plage de temps dans la journée pour regrouper les appels
– Aller directement à l’essentiel et terminer une conversation qui s’enlise
– Organiser un filtrage par la secrétaire
– Couper son téléphone pendant les moments de réflexion,réunion,entretien
32. Techniques d’organisation de travail
Gérer votre courrier:
– Ne consulter le courrier qu’une fois par jour,
– Classer le immédiatement en quatre corbeilles:
A:important et urgent
B: important et non urgent
C: pas important, mais urgent
D: pour information
– Réserver une plage de temps aujourd’hui pour A
– Réserver une plage de temps cette semaine pour B
– Déléguer le traitement de C
– Garder le contenu de D comme lecture pendant les
moments creux.
33. Optimiser votre classement:
– Avoir un ordre de classement cohérent
– Le faire connaître à l’entourage
– Déléguer à la secrétaire la gestion du classement des dossiers,
– Prévoir un temps de rangement une fois par mois au minimum
34. Évaluer l’intérêt de vos déplacements:
– Envisager les autres moyens: téléphone, déplacement de l’interlocuteur,
– Clarifier les objectifs du rendez-vous et le
préparer comme une réunion,
– Planifier les moindres détails,
– Regrouper les déplacements et les rendez-vous
– Annuler le déplacement si le rendez-vous
important est annulé.
35. Encourager l’esprit d’initiative et le travail d’équipe
pour favoriser:
La flexibilité : la gestion par projet et par équipe rend une organisation plus
flexible
L’adaptation: réactions rapides aux contraintes internes et externes
Le décloisonnement entre les métiers, les individus et les fonctions
La mobilité géographique et professionnelle
Le redéploiement des effectifs selon le volume des activités
L’apprentissage continu
36. Avantages du travail en équipes
– Plus forte implication et motivation
– Meilleures information et interaction
– Meilleure communication
– Gestion dynamique et communautaire – Rapprochement entre les
intérêts individuels
et les intérêts de l’organisation
– Facilite le contrôle et l’évaluation
– Allégement de la hiérarchie
– La délégation
