1. Surf’s Up
Durf te surfen
KennisLAB zomercongres
24 juni 2010
Wim Plas
teamleider DIV
provincie Zuid-Holland
2. “Techniek verandert
mensen & organisaties"
Wim Plas, teamleider
Provincie Zuid-Holland
3. “Techniek verandert mensen &
organisaties"
• EVEN VOORSTELLEN:
• Wim Plas
• 49 jaar oud
• Provincie Zuid-Holland
• Teamleider, document
& recordmanagement
• Docent SOD, secretaris Vereniging SOD
• Vader van 3 dochters
• Opa van een kleinzoon
4. “Techniek verandert mensen &
organisaties"
INHOUD PRESENTATIE:
1. Programma Digitale Route
2. Transitie van "papieren" naar "digitale"
ambtenaar
3. Transitie van DIV-medewerker naar E-
dossierspecialist
4. Transitie van coördinator DIV naar
procesmanager DI
5. Nieuwe ontwikkelingen: Informatieplan 2011-2015
5. “Techniek verandert mensen &
organisaties"
PROVINCIE ZUID-HOLLAND:
o Zuid-Holland is één van de dichtstbevolkte en
meest geïndustrialiseerde gebieden ter wereld. De
provincie meet 3403 km² en het aantal inwoners is
3.487.673
o Provinciehuis Den Haag
o Commissaris van de Koningin: drs. J. Franssen
o Ambtelijk apparaat: 2200 medewerkers
6. “Techniek verandert mensen &
organisaties"
Stukje historie, 2005-2008:
“Onder de titel ‘Digitale Route’ steekt de provincie
Zuid-Holland ruim 23 miljoen euro in een groot
automatiseringstraject. De ICT-omgeving wordt
vervangen, procesmanagement, een
documentmanagement en workflowsysteem wordt
geïntroduceerd, de dienstverlening via internet
gaat op de schop en er wordt gewerkt aan
centrale basisregistraties". In 2008 moet elke
provincieambtenaar een ‘digitale
dienstverlener’zijn.”
7. “Techniek verandert mensen &
organisaties"
Cultuur: "VERANDEREN":
VER bij mij vandaan en vooral voor ANDEREN
15. TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE
AMBTENAAR"
Consequenties behandelend ambtenaren:
• AO PROCESMANAGEMENT
• POSTBAKJE WORKFLOWMANAGEMENT
• G-SCHIJF DOCUMENTMANAGEMENT
• PAPIEREN ARCHIEF RECORDMANAGEMENT
• WORD SMART DOCUMENTS
en……als processpecialist eindverantwoordelijk
voor kwaliteit e-dossier !
16. TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE
AMBTENAAR"
PROCESMODEL PROVINCIE ZUID-HOLLAND
Primaire Processen Ondersteunende processen
Beleidsontwikkeling Begroten en plannen
Subsidieverlening Verwerven en aannemen
Vergunningverlening en plantoetsing In stand houden bedrijfskapitaal
Handhaving en toezicht Verantwoorden en analyseren
Projectontwikkeling en uitvoering Genereren van inkomsten
Beheer en onderhoud
17. TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR
"DIGITALE AMBTENAAR"
“Lessons learned” veranderprogramma Digitale Route:
“Leidinggevenden in het primaire proces leggen “het
probleem” van de nieuwe werkwijze bij de
medewerkers. Zij worden persoonlijk minder
geconfronteerd met de veranderingen, waardoor
bewustwording en begrip met enige vertraging zijn
ontstaan”.
18. TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR
"DIGITALE AMBTENAAR"
"Als je het mij laat zien onthoud ik
het, als je het mij vertelt vergeet
ik het, als je mij erbij betrekt ga ik
ervoor"
19. TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR
"DIGITALE AMBTENAAR"
Programma "Anders Werken" &
documentaire informatie gericht op;
- Inzet management;
- Betrokkenheid van medewerkers verhogen
door kennis (opleiding) en binding;
- Inbedding Anders Werken begrippen:
“Flexibel”, “Efficiënt”, “Effectief”, “Digitaal
werken”.
21. TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR
E-DOSSIERSPECIALIST
• TRANSITIEFASE: 2008-2010
Papieren situatie Documentaire Informatie:
• postregistratie
• dossiervorming
• uitlenen van dossiers
Competenties: "veel inhoudelijke vakkennis,
contacten met klanten vooral gericht op het
uitlenen van dossiers"
22. DIV EN PROCES
beleid
regie ECM
DIS sturing ECM
uitvoering
DIS
ECM
bedrijfsproces met
bedrijfsproces div-functie
geïntegreerde div-functie
23. TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR
E-DOSSIERSPECIALIST
Het wordt leuker, uitdagender………maar met minder
fte (na hybride situatie) en van een hoger werk- en
denkniveau!
Nieuwe taken en kansen liggen in de DI-
werkprocessen:
* Postverwerking;
* Monitoren en sturen van (e)dossiers;
* Uitvoeren van recordmanagement;
24. Vaardigheden “DOSSIERVORMER” 2007
5. Kennis en vaardigheden
• Inhoudelijk theoretische kennis van de verschillende ontsluitings- en
beschrijvingsmethoden en -technieken op het gebied van documentaire
informatievoorziening en vaardigheid in het toe-passen daarvan.
• Kennis van wet- en regelgeving ten aanzien van beheer, selectie, vernietiging en
overdracht van archieven.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de Archiefwet, het
Archiefbesluit en de Wet openbaarheid van bestuur.
• Algemene kennis van de inhoud van de zich voordoende problematiek en de
informatiebehoefte binnen het verzorgingsgebied;
• Kennis van de moderne talen.
• Vaardigheid in het ontwerpen van neveningangen en verwijzingen.
• Vaardigheid in het samenstellen van zoekopdrachten.
• Vaardigheid in het verstrekken van inlichtingen, het bewerken van informatie
en het doen van verslag van het onderzoek door middel van een rapportage.
• Vaardigheid in het opbouwen en actueel houden van verschillende
documentaire informatiebestanden.
• Vaardigheid in het klantvriendelijk en servicegericht optreden en te woord
staan van derden.
25. TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR
E-DOSSIERSPECIALIST
Competentieprofielen E-dossierspecialist 2008-2010
Kennis en vaardigheden:
• MBO+-werk- en denkniveau (SOD II), verkregen door opleiding en
aantoonbare ervaring met bovengenoemde taken;
• Praktische kennis van document management methoden;
• Kennis van relevante wet- en regelgeving;
• Kennis van toepassingsmogelijkheden van Internet en
interactieve media;
• Kennis van proces- en kwaliteitsmanagement;
• Vaardigheid in het gebruiken en beheren van een Document
Management Systeem;
• Vaardigheid in het geven van instructies;
• Adviesvaardigheden, communicatieve en sociale
vaardigheden.
26. TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR
E-DOSSIERSPECIALIST
Competenties:
Doelgericht handelen : Formuleren en uitdragen van helder
doelstellingen en resultaten en deze als leidraad nemen voor het
eigen handelen.
Klantgerichtheid : Onderzoeken van wensen en behoeften van
de klant/gebruiker en hiernaar handelen.
Mondelinge presentatie : Ideeën en feiten in begrijpelijke taal
aan anderen duidelijk maken, gebruikmakend van ter zake
doende communicatiemiddelen.
Verantwoordelijkheid : De consequenties aanvaarden van
gemaakte afspraken. Noch anderen, noch de omstandigheden de
schuld geven wanneer afspraken niet worden nagekomen.
Zorg voor kwaliteit : Hoge kwaliteitsnormen hanteren voor
doelstellingen, processen en resultaten, streven naar
voortdurende verbetering.
27. TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR
E-DOSSIERSPECIALIST
“Partners in proces” met:
• Behandelend ambtenaar;
• Sleutelgebruikers;
• Tactisch/functioneel specialisten;
• Functioneel beheerders;
• Procesanalisten
Maar ook taak als "PROCESSPECIALIST"
28. "DURF TE SURFEN"
"Div-ers pak uw kansen
ze zijn divers”!
• Durf te kiezen;
• Durf te leren;
• Durf te doen;
• Durf te vragen:
• Durf initiatief te tonen;
• Durf je “comfort zone” te
vergroten.
31. Transitie van coördinator DIV naar procesmanager
Teamleider documentaire Informatie
Competenties
• Doelgericht handelen : Formuleren en uitdragen van helder
doelstellingen en resultaten en deze als leidraad nemen voor het eigen
handelen.
• Individugericht leiderschap : Richting en sturing geven aan een
medewerker in het kader van diens functievervulling en hem
aanspreken op gemaakte afspraken en resultaten.
• Integraal werken : De eigen bijdrage afstemmen op de context van de
organisatie, rekening houdend met diverse invalshoeken, vakgebieden
en beleidsterreinen.
• Verantwoordelijkheid : De consequenties aanvaarden van gemaakte
afspraken. Noch anderen, noch de omstandigheden de schuld geven
wanneer afspraken niet worden nagekomen.
• Vertrouwen opbouwen : Is in staat bij anderen vertrouwen te wekken
in de eigen professionaliteit, integriteit deskundigheid en doelmatigheid.
32. Transitie van coördinator DIV naar procesmanager
“Partners in proces” met:
• Proceseigenaren;
• Informatiemanagers;
• Procesmanagers;
• Informatiearchitecten.
Maar ook taak als "PROCESMANAGER (ITIL)"
33. Transitie van coördinator DIV naar procesmanager
"Hoe de kloof te overbruggen tussen aanwezige en
wenselijke competenties?"
35. Transitie van coördinator DIV naar procesmanager
TYPE COACH:
- Inspirerende coach: communiceert vanuit visie en
richt zich op de ontwikkeling van medewerkers
- Confronterende coach: zet output, resultaat en het
operationele proces centraal
- Structurerende coach: richt zich primair op het
helder krijgen van feiten en bewaken van
structuur
36. Transitie van coördinator DIV naar procesmanager
& van archiefmedewerker naar e-dossierspecialist
1. Zelfontwikkeling en teamrolmanagement
"Ik": weten wie je bent, wat je wilt en wat je kunt
"Wat zijn jouw kwaliteiten, wat zijn mijn kwaliteiten"
• MBTI, 16 PF; Managementdrives
• Belbin teamrolmanagement
(www.123management.nl)
2. Ontwikkel-asessment
3. Coaching (Coaching op Competenties, CoCo)
4. Teamopleidingsplan
5. Intervisie
37. Transitie van coördinator DIV naar procesmanager
& van archiefmedewerker naar e-dossierspecialist
TEAMOPLEIDINGSPLAN:
MEDEWERKERS:
Proces- & kwaliteitsmanagement, communicatie,
klantgerichtheid,adviesvaardigheden
MANAGEMENT:
Informatiearchitecturen, situationeel leidinggeven,
proces- & kwaliteitsmanagement, ITIL, managementdrives
www.managementdrives.nl
39. “Techniek verandert mensen &
organisaties"
Nieuwe ontwikkelingen komen op ons af!
STRATEGISCH:
Baseline "Informatie op orde", van informatie op orde
naar informatie van waarde, NUP, ambtenaar 2.0,
“het nieuwe werken”, klantstrategieën: operational
excellence, customer intimacy/relationship
gratis te bestellen www.ambtenaar20.nl
TACTISCH & OPERATIONEEL: Zaakgericht werken,
EG-portals, e-formulieren, i-pad’s, e-readers, tracking
& tracing, extranet, intelligente software…..
40. “Techniek verandert mensen &
organisaties"
1e "houtskoolschets":
• De informatiehuishouding is gericht op het
dienstverleningsmoment van de klant;
• Alle producten/diensten zijn digitaal;
• Alle informatie is digitaal, virtueel, gepersonaliseerd en
mobiel
• Informatie waarderen is ieders taak. Specialisten zullen
"langdurig bewaren" en beschikbaarheid regelen.
41. VERANDEREN……………
"Het is niet de sterkste noch de
intelligentste die overleeft, maar degene
die het beste omgaat met de verandering"
