1. Management spezial I 2.1
Rhetorik und Präsentation
Mit POWER auf den POINT kommen
Zuschussgeber, Mäzene, Sponsoren erfolgreich überzeugen
Christoph Weber
Auch im Kulturbereich geht es immer häufiger darum, die eigene Einrichtung und das eigene Pro-
jekt bestmöglich zu präsentieren, z. B. um eine Finanzierung sicherzustellen. Zuschussgeber, Mä-
zene und Sponsoren müssen und wollen informiert und überzeugt werden. Der folgende Beitrag
widmet sich neben den Funktionen des Präsentationsprogramms MS PowerPoint auch der „Präsen-
tation der Präsentation“, die wesentlich zum Erfolg eines Vortrags beiträgt.
Gliederung Seite
1. Einleitung 2
2. Grundregeln für gelungenes Präsentieren 3
2.1 Inhaltliche Vorüberlegungen 3
2.2 Technische Rahmenbedingungen 4
2.3 Die Präsentation der Präsentation 5
3. Das Präsentationsprogramm MS PowerPoint 6
3.1 Einige Vorbemerkungen 6
3.2 Der Start 7
3.3 Folienlayout 8
3.4 Texteingabe und Textformatierung 8
3.5 Symbole, Grafiken und Zeichnungen 9
3.6 Diagramme 10
3.7 Folien-Handling 11
3.8 Textanimationen 12
3.9 Probelauf 14
3.10 Ausdruck 15
4. Schlussbemerkung 16
1

2. I 2.1 Management spezial
Rhetorik und Präsentation
1. Einleitung
Ein Szenario:
Am Ende eines netten, anregenden Plausches mit einer kleinen, un-
scheinbaren Bemerkung des Gesprächspartners: „Ach ja, Herr XY,
und dann müssten Sie mal irgendwann ein paar Zahlen auf den Tisch
legen, also was Sie so machen, wofür die Gelder ausgegeben wer-
den, halt eine kleine Darstellung Ihrer Arbeit, natürlich nicht für mich,
aber Herr YZ fragte neulich danach!“
Es setzt sich fort mit der Antwort des Kulturmanagers: „Ja, selbstver-
ständlich, kein Problem, mache ich“ und intensiviert sich durch einen
in der Folgewoche eintreffenden netten Brief des Gesprächspartners,
in dem dieser zu einer Sitzung einlädt, auf der „ca. eine halbe Stunde“
reserviert ist für die Präsentation der Kulturarbeit durch den Kultur-
manager.
Es spitzt sich zu, je näher der Termin rückt. Der Kulturmanager hat
unter seinen Kollegen und in seinem Bekanntenkreis niemanden ge-
funden, der sich gut genug mit PowerPoint auskennt. Auch diejenigen
mit wenigen Kenntnissen haben sonderbarerweise alle Terminprob-
leme. In der letzten Woche vor der Sitzung versucht der Kulturmana-
ger, einen Vortrag mit Dia-Unterstützung auszuarbeiten, schwenkt
dann aber wieder auf PowerPoint um. Die Alltagsarbeit des Kulturbe-
triebes ist weitgehend stillgelegt. 2 Tage vor der Sitzung erreicht ihn
die Nachricht, dass die Sitzung wegen Terminproblemen um 4 Wo-
chen verschoben wird. De facto bedeutet dieses eine Verlängerung
der Stilllegung des Kulturbetriebes um weitere 4 Wochen.
Nun könnte man sagen, dass diese Geschichte weit hergeholt sei und
nur dazu diene, alle Kulturmanager dieser Welt zu erschrecken. Je-
doch: Auch in Märchen liegt ein wahrer Kern.
Die folgenden Seiten zeigen Möglichkeiten der PowerPoint-Präsen-
tation im Kulturbereich auf und geben Tipps für einen wirkungsvollen
Vortrag.
2

3. Management spezial I 2.1
Rhetorik und Präsentation
2. Grundregeln für gelungenes Präsentieren
2.1 Inhaltliche Vorüberlegungen
Die wichtigste Frage, die sich unser Kulturchef nach dem Gespräch
mit Herrn XY stellen sollte, ist: Welches Ziel verfolge ich mit der
Präsentation? Diese Frage ist entscheidend. Wenn man diese Frage
eindeutig und klar beantwortet hat, sind 50 % der Arbeiten erledigt.
Dazu 3 Beispiele: Beispiele
• Wollen Sie Kritiker ruhig stellen? Dann sollten Sie Ihre bisherige
(erfolgreiche) Arbeit darstellen.
• Wollen Sie eine langfristige Finanzierung Ihrer Arbeit sicherstel-
len? Dann sollten Sie den Schwerpunkt auf die Darstellung zukünf-
tiger interessanter Vorhaben legen.
• Wollen Sie neue Sponsoren gewinnen? Dann empfiehlt sich eine
Kombination aus beiden oben genannten Punkten.
Erst wenn Sie die Frage nach dem Ziel für sich ganz klar beantwortet
haben, können Sie an die Umsetzung gehen.
Eine Präsentation bedeutet Mut zu einer unmissverständlichen und Standpunkt beziehen
klaren Aussage. Nebulöse Aussagen und schwammige Formulierun-
gen vertragen sich schlecht mit Fakten auf der Leinwand. Visualisie-
ren bedeutet: Standpunkt beziehen.
Machen Sie nicht den Fehler, zu viele Fakten auf die Leinwand brin- Weniger ist mehr
gen zu wollen. Es geht nicht darum, alles darzustellen, was Sie geleis-
tet haben – auch wenn das umfangreich und beeindruckend ist. Prä-
sentieren Sie ausgewählte und überschaubare Inhalte, die sich die
Zuschauer merken und mit nach Hause oder in die nächste Sitzung
nehmen können. Berücksichtigen Sie die zur Verfügung stehende Zeit
und kalkulieren Sie auch ein Zeitpolster für Rückfragen und Diskussi-
onen ein. Sonst müssten Sie Ihre Präsentation abbrechen, bevor Sie
die letzte – und wichtigste – Folie zeigen können, z. B. die mit Ihrem
Finanzierungswunsch.
Sammeln Sie frühzeitig die Zahlen, die Sie veröffentlichen wollen.
Eine Auswertung von Besucherzahlen, von Eintrittseinnahmen, Ga-
gen, Gastronomieumsätzen usw. braucht Zeit und kann nicht von heu-
te auf morgen erstellt werden. Eine geschickt eingerichtete Excel-
Tabelle kann hier Wunder wirken.
Tipp
Die Eingabe von Zahlen möglichst unmittelbar nach Veranstaltungen
spart mühsames und zeitraubendes Nachforschen am Jahresende.
3

4. I 2.1 Management spezial
Rhetorik und Präsentation
Achten Sie auf eine sinnvolle Gliederung der Zahlen: Zuschauerzah-
len sollten nach der Gagensumme kommen, denn die als Letztes prä-
sentierte Information bleibt eher hängen als
die zuerst genannten Zahlen.
Die Form der Präsentation muss zu Ihnen und
zum Publikum passen. Eine Seniorenrunde
wäre möglicherweise mit einer bunten, ani-
mierten und soundverstärkten Präsentation
Zeitdruck vermeiden überfordert.
Vermeiden Sie einen Erstellungs-Zeitdruck. Eine Verteilen Sie einen Ausdruck der Präsentation
Präsentation muss reifen! Legen Sie eine abge- an das Publikum. Dadurch vermeiden Sie
schlossene Präsentation zur Seite und sehen Zwischenrufe der mitschreibenden Zuhörer
Sie sich diese nach 2 Tagen noch einmal an: wie z. B. „Können Sie gerade noch mal die
Dann erkennen Sie besser die Stärken und Folie von eben zeigen, ich war noch nicht
Schwächen Ihres Entwurfs. fertig mit dem Abschreiben“. Ob Sie die Un-
terlagen vor oder nach dem Vortrag aushändi-
gen, hängt davon ab, ob Sie einen Überra-
schungseffekt planen, der durch das Verteilen
vor Präsentationsbeginn verloren ginge. Kündigen Sie das Austeilen
der Papiere in jedem Falle zu Beginn an.
2.2 Technische Rahmenbedingungen
Klären Sie auf jeden Fall schon im Vorfeld, welche Rahmenbedingun-
gen Sie vorfinden werden:
Technische Rahmenbedingungen
Ist ein Laptop/PC mit Beamer und Leinwand vorhanden oder müssen Sie einen mitbringen?
Benötigen Sie einen Dreifachstecker und/oder ein Verlängerungskabel?
Hat der Laptop/PC ein Diskettenlaufwerk oder müssen Sie Ihre Präsentation auf CD brennen
(lassen)?
Ist auf dem Vorführrechner das Programm PowerPoint installiert?
Falls Sie auch akustisch präsentieren möchten: Sind Lautsprecher vorhanden und sind diese
auch installiert?
Wie groß ist der Vorführraum und wie viele Zuschauer werden teilnehmen? Benötigen Sie ein
Mikrofon?
Checkliste I 2.1-1 Technische Rahmenbedingungen
4