1. PAPERLESS
Giugno, 2010 DokCRM for banking
L’approccio paperless ai processi finanziari
v.1.3

2. Paperless
IL CONTESTO .................................................................................................................................. 2
LA RISPOSTA KLEVER: DOCUMENTUM + DOKCRM FOR BANKING ............................................................................................................... 3
Documentum ........................................................................................................................................................................................... 3
DokCRM for banking ........................................................................................................................................................................... 3
DOKCRM FOR BANKING OVERVIEW ............................................................................................ 5
DOKCRM E L’INTEGRAZIONE CON SISTEMI ESTERNI ....................................................................................................................................... 5
DOKCRM E LA DIGITALIZZAZIONE DEL CARTACEO ......................................................................................................................................... 6
DOKCRM E LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI ......................................................................................................................................... 6
DOKCRM E LA MAPPATURA DEI PROCESSI ..................................................................................................................................................... 7
DOKCRM E LA SICUREZZA ............................................................................................................................................................................. 8
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3. Paperless
Paperless
IL CONTESTO
Nell’attuale contesto economico-finanziario una delle più importanti sfide che le Organizzazioni devono
affrontare è la ricerca continua di efficacia ed efficienza nei propri processi caratteristici.
Tali obiettivi di efficacia ed efficienza possono essere raggiunti solo attraverso l’ottimizzazione dei processi
produttivi primari e di quelli processi di supporto.
Il processo di gestione dei documenti e dei flussi di lavoro correlati rappresenta il più rilevante ed oneroso
tra i processi di supporto perché coinvolge profondamente e trasversalmente l’intera Organizzazione. In
particolare il settore finanziario-assicuratico è uno tra i comparti produttivi più legati alla gestione
cartacea dei documenti con forti impatti su tutte le voci di costo inerenti la gestione logistica,
l’archiviazione, la ricerca.
Si stima che il volume dei documenti e più in generale contenuti non strutturati stia crescendo a livello
esponenziale in tutte le Organizzazioni, con una percentuale compresa tra il 65% e il 200% all'anno, a
seconda del settore. Le organizzazioni sono sommerse dai contenuti, incapaci di attribuirne una
classificazione efficace, nonché di comprendere se un determinato contenuto è realmente importante
oppure se sta semplicemente ostruendo le arterie dei file system utilizzati.
Le organizzazioni inoltre non sono in grado di affermare con certezza se utilizzano la versione più
aggiornata dei contenuti in loro possesso, né tantomeno sono in grado di sapere chi controlla questo
contenuto o chi ne ha accesso. Sono incapaci di verificare il ciclo di vita di un determinato contenuto e di
collegarlo a un processo aziendale. Lo stesso contenuto può essere utilizzato in diversi contesti e non esiste
alcuna possibilità di valutare le ripercussioni risultanti dall'esecuzione di eventuali modifiche.
Agire sull’ottimizzazione della gestione dei processi e dei documenti porta a rilevanti miglioramenti
dell’efficacia e dell’efficienza delle Organizzazioni:
 Incremento dei livelli di qualità dei prodotti e dei processi, attraverso ad un approccio
paperless;
 Maggiore flessibilità nel modello organizzativo che si libera da vincoli legati alla gestione fisica
della carta in differenti locazioni geografiche;
 Eliminazione delle problematiche legate alla gestione degli archivi cartacei attraverso la
conservazione sostitutiva;
 Armonizzazione e unificazione della gestione della documentazione: archiviazione elettronica,
standard di classificazione condivisi;
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4. Paperless
La risposta Klever: Documentum + DokCRM for banking
La risposta Klever alla ricerca di efficacia ed efficienza nei processi documentali si basa sull’adozione della
piattaforma tecnologica EMC | Documentum e sull’utilizzo di DokCRM come accelleratore per lo sviluppo
delle Composite Content Application1.
Documentum
EMC|Documentum è una piattaforma totalmente
unificata di gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Documentum si inserisce fluidamente in qualsiasi
infrastruttura IT esistente e può essere personalizzato
ed esteso per far fronte ai requisiti di grandi aziende.
Documentum è rinomato per la sua scalabilità e per la
sicurezza senza confronti che offre per l'ambiente dei
contenuti.
Documentum consente di automatizzare e gestire
l'intero ciclo di vita dei documenti, dall'acquisizione
alla creazione, passando per l'approvazione e
l'archiviazione. E’ possibile acquisire e archiviare tutti
i tipi di documenti all'interno di un unico repository,
gestirli in modo sicuro attraverso un accesso basato
su browser, utilizzare gli strumenti per il workflow,
controllare i processi aziendali ed eseguire FIGURA 1 | EMC DOCUMENTUM
funzionalità di annotazione e ricerca.
Le componenti architetturali di Documentum, tutte fruibili come servizi in perfetta visione SOA, sono:
 Content Services: per la gestione e trasformazione dei contenuti
 Process Services: per la modellazione dei processi documentali e non
 Repository Services: per la gestione della persistenza dei contenuti secondo policy e normative
 Integration Services: per la distribuzione multicanale dei contenuti e l’integrazione di contenuti
provenienti da sistemi esterni.
Per una descrizione estesa delle caratteristiche e funzionalità di base di EMC | Documentum si rimanda a
www.emc.com.
DokCRM for banking
DokCRM e un framework nativamente integrato nella piattaforma Documentum che mette a
disposizione un modello dati e una librearia di processi già orientati allete tipiche tematiche del mondo
finanziario.
DokCRM e Documentum costituiscono la spina dorsale di una serie di progetti realizzati da Klever su
clienti quali Barclays, Unicredi Leasing, SEC Servizi, CheBanca.
1
Composit Content Application (CCA) Categoria applicativa coniata da Garnter Group per definire applicazione su
processii verticali abilitate alla gestione di documenti e contenuti non strutturati.
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5. Paperless
La piattaforma DokCRM mette a disposizione:
- Un’interfaccia web per il caricamento, consultazione ed esibizione a norma dei documenti da
parte degli utenti finali, debitamente profilati. Disponibile sia in versione HTML che Flex ad alte
prestazioni;
- Un’interfaccia web per l’amministrazione (gestione utenti e profili, definizione delle classi
documentali e dei flussi, etc.)
- Un set di WebServices per l’integrazione con le applicazioni legacy.
Inoltre la piattaforma DokCRM è nativamente integrata:
- con i servizi di certificazione InfoCert (apposizione di firma digitale o di marca temporale),
utilizzabili all’interno dei flussi.
- con il sistema di conservazione LegalDoc che garantisce al conservazione a norma dei
documenti archiviati secondo le opportune policy. Per delega contrattuale, la responsabilità
della conservazione potrà essere demandata al Fornitore.
L’architettura e le componenti di DokCRM sono invece descritte nel capitolo seguente
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6. Paperless
DOKCRM FOR BANKING OVERVIEW
Il framework di DokCRM è costituito da tre layer principali:
 DokCRM Orchestrator che gestisce l’interazione con i sistemi esterni in ottica SOA
 DokCRM Core racchiude le logich di business del sistema, interagisce con Documentum
Content Server e integra Jboss Jrules (già Drools) per l’esecuzione di business rules
 Documentum Content Server è il layer nativo Documentum esteso dalla presenza di un data
model che descrive le tipiche relazioni documentali del mondo finanziario (customer-operation-
dossier) e da una libreria di processi standard
Capture
Legacy
Web
App
App
DocBank Framework
 Events &
DocBank Orchestrator Bank LegacyServices
Apps
DocBank Core
DocBank SOA Business Rules
 Core functionality,
Documentum Content Server
 Process & Data Model
Figura 2 | DokCRM Framework
DokCRM e l’integrazione con sistemi esterni
Le applicazioni legacy già presenti DocBank Orchestrator  Events & Services
nell’Organizzazione possono dialogare con
DokCRM in logica SOA attraverso DokCRM • Publish docBank process event
• WORKFLOW_STARTED, WORKFLOW_COMPLETED
Orchestrator. I Servizi e gli Eventi gestiti da •
•
DOSSIER_CHANGE, BUSINESSSTATE_CHANGE
Events •
CHECKLIST_CHANGE, CHECKLIST_COMPLETED
DOC_PUBLISHED
DolCRM Orchestrator sono elencati in • Subscribe LegacyApp event
• <custom message defined by legacy app>
Figura 3 | Orchestrator.
La ricerca e la visualizzazione di documenti
• Expose docBank WebServices
(o di strutture di relazione complesse) da • CreateDoc, UpdateDoc, DeleteDoc. getDoc, getDocVersion,
UpdateDocRelations
parte di applicazioni e servizi esterni è Services •
•
GetDocByDossier, GetDocByOperation, GetDocByCustomer
GetDossierByCustomer, GetOperationByCustomer,
•
facilmente realizzabile tramite l’invocazione CreateCheckList, GetCheckList, EvaluateCheckList, UpdateCheckList
dei dokCRM WebServices.
FIGURA 3 | ORCHESTRATOR
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7. Paperless
DokCRM e la digitalizzazione del cartaceo
DokCRM è configurabile secondo due differenti modalità di digitalizzazione dei documenti (document
capture):
- Transazionale: cattura governata direttamente dal front office tramite un apposito client di
scansione (DokCRM ScanClient) o tramite intragrazione delle funzionalità di scansione ed
indicizzazione nelle applicazioni esistenti.
- Batch: grazie alle funzionalità delle piattaforme Captiva InputAccel e Kofax Capture un
backoffice specializzato è in grado di scansionare e indicizzare grandi quantità di documenti
cartacei. Sono gestibili sia flussi documentali cartacei che documentazione ricevuta via fax o
posta elettronica.
DokCRM e la classificazione dei documenti
I criteri generali di classificazione dei documenti utilizzati nei processi finanziari sono facilmenti soddisfatti
tramite i DokCRM Objects. I DokCRM Objects estendono gli oggetti base del repository Documentum
(documenti e folder) offrendo una struttura di relazioni molti-a-molti che ripropone la classica catena
Cliente – Operazione – Dossier all’interno della quale possono essere collocati i documenti (attach) o forme
strutturate di contenuti (checklist, eForm, eMail)
Documentum
DocBank Objects I gruppi, le tipologie e le sottotipologie
documentali specifiche di ciascuna
Containers
Composer
struttura organizzativa sono censiti e
descritti dalla DokCRM Base Entity e
Customer
Documents
messe in relazione con gli eventuali
Operation
processi di gestione tramite le DokCRM
Attach CheckList Email Xf orm
Dossier Rules.
DocBank
DocBank Rules La configurazione e estensione dei
DokCRM Objects è realizzato con il tool
DocComposing di amministrazione standard
Composer
Taxonomies CheckLists Activations
Rules
Documentum Composer, mentre un
estensione di quest’ultimo denominata
DocBank Base Entity DokCRM Composer consente
Products DocTypes l’amministrazione di Base Entyty e Rule
Document
& Operations &
ProductGroups DocTypesGroup Templates (Figura 4 | Composer)
FIGURA 4 | COMPOSER
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8. Paperless
DokCRM e la mappatura dei processi
DokCRM fa leva sulle funzionalità di Documentum Business Process Manager per facilitare ed accelerare la
creazione di processi documentali paperless. Documentum Process Designer consente di modellare i
graficamente il processo utilizzando una serie di Activity Template predefiniti.
Le Activity Template di Documentum sono estese da una serie di Activity specifiche di DokCRM:
 Event Activities (MessageInbound, MessageOutbound): per l’interazione con gli eventi asincroni di
DokCRM Orchestrator
 WebService Activities (WebService Inbound, WebService Outbound): per l’interazione con gli
eventi sincroni di DokCRM Orchestrator
 Core Activities (Change Business State, Checklist Evaluate, PublishDocument): per l’integrazione
delle funzionalità core di DokCRM all’interno di specifici processi
In aggiunta alla Activity custom,
DokCRM fornisce anche la Process
Library, una libreria di processi
predefiniti che consente di
assemblare velocemente workflow
più complessi utilizzando
sottoprocessi specializzati. I
processi inclusi nella Process
Library sono il frutto
dell’esperienza maturata da Klever
nella realizzazione di soluzioni di
automazione in diversi istituti
bancari e sono realizzati
enucleando una serie di attività FIGURA 5 | BUSINESS PROCESS DESIGNER
standard e generalizzabili da
processi verticali.
I principali Process Template disponibili nella Process Library sono:
 Digitalizzazione con verifica checklist
 Richiesta di documentazione aggiuntiva da checklist
 Approvazione sequenziale
 Approvazione parallela
 Integrazione attori esterni via FTP
 Generazione contratti
 Firma e Conservazione sostitutiva
Naturalmente differenti Strutture Organizzative e differenti tipologie di prodotti e forme tecniche possono
richiedere processi di gestione della documentazione differenti. DokCRM Composer consente di specificare
tramite regole l’associazione fra eventi di business (fatti) e processi DokCRM.
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9. Paperless
Nella Figura 6 | Business rule editor, ad esempio, per un Dossier associato alla productCategory
“BankAccount” e al businessState “Open” viene definito uno specifico set di step di attivazione (Activation)
comprendente il tipo di check list da utilizzare (BankAccount), la policy di retention opportuna
(wmb_bankaccount_policy) e il processo principale da inizializzare per la gestione del prodotto
(wmb_bankaccount_process).
FIGURA 6 | BUSINESS RULE EDITOR
DokCRM e la sicurezza
Documentum prevede modelli distinti per la gestione dei processi di autenticazione ed autorizzazione.
I processi di autenticazione supportati comprendono:
 Autenticazione tramite single sign on con l’utenza del sistema operativo
 Autenticazione tramite plug-in specifici (strong autentication)
 Autenticazione tramite LDAP
I processi di autorizzazione sono invece governati dalle security permission associate a ciascun oggetto del
repository Documentum. Ci sono sette livelli di accesso agli oggetti che vanno da “nessun accesso” al
permesso di cancellazione dell’oggetto dal repository. I permessi associati a ciascun oggetto del repository
sono elencati nella sua Access Control List. Per poter accedere ad un oggetto del repository l’utente deve
essere inserito (singolarmente, per appartenenza ad un gruppo o per ruolo specifico) all’interno della
specifica ACL.
Come accade tipicamente in tutti i sistemi enterprise le regole di accesso (autorizzazioni) sono spesso
demandata a sistemi esterni (LDAP o altri sistemi di directory). Per gestire l’integrazione fra directory
esterne e le secuirty permission di Documentum, DokCRM mette a disposizione una serie di regole di
mapping che consentono di associare dinamicamente –al momento dell’autenticazione- le autorizzazioni
esterne a set di ACL/membership opportune.
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