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INTRODUCCION


     El presente Manual de Políticas y Procedimientos
contempla el conjunto de normas y procesos que pautan las
actividades sobre las compras y licitaciones y/o servicios, y
el almacenamiento y suministro de bienes materiales,
repuestos y lubricantes.

     Con el conocimiento de parte de funcionarios y
empleados de las normas que rigen el desenvolvimiento de
dichas operaciones, se propician las condiciones favorables
para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado
dentro de los estándares preestablecidos de control y
calidad.

     La presentación esquemática de los procesos y la clara
definición de las normas que los rigen, permiten al
empleado visualizar de una forma clara y precisa los pasos
que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De
igual manera facilita la supervisión.

    Para que esta herramienta sea útil recomendamos su
permanente actualización acorde con la redefinición de
metas y objetivos, así como con la adopción de nueva
tecnología.


                            1
PROCEDIMIENTOS




      2
Procedimiento No.1

Título del Procedimiento   :    Compra de materiales y/o Equipos

Departamento               :    Abastecimiento

Objetivo                   :    Comprar Materiales y/o Equipos de
                                Oficina con fondos de caja chica hasta
                                RD$1,000.00

Alcance                    :    Aplicado al Departamento de
                                Abastecimiento

Área/Cargo                      Pasos

Abastecimiento
Asistente
                           1-   Recibe de las distintas dependencias del
                                A.D.N. los formularios “Solicitud de
                                Material Gastable y Equipo”, firmados
                                por los Enc. de las áreas.

                           2-   Solicita precios a las casa suplidoras,
                                llena el formulario “Solicitud de Caja
                                Chica” en original y dos copias, por el
                                valor del material y entrega al
                                Encargado de Abastecimiento para la
                                firma.

Enc. de Abastecimiento     3-   Verifica y autoriza el formulario
                                “Solicitud de Caja Chica”, anexa el
                                formulario de solicitud de materiales y/o
                                Equipos de oficina y devuelve al
                                asistente.




                                3
Asistente   4-   Verifica si hay disponibilidad en caja
                 chica.

                 4.1- Si no hay fondos en caja chica,
                      retiene comprobante para cuando
                      reciba la reposición.

            5-   Realiza la compra o solicita a la casa
                 suplidora que traiga el pedido con
                 factura original anexa.

            6-   Verifica el material, firma la factura
                 como recibida y localiza la oficina
                 solicitante para que retire los materiales

            7-   Entrega al área solicitante contra acuse
                 de recibo en el original al de la factura.

            8-   Anexa al comprobante de Caja Chica la
                 factura original como constancia de la
                 compra, para el cuadre de la caja.




                 4
Procedimiento No.2

Título del procedimiento   :    Compra de materiales y/o equipos
                                mediante cotización

Departamento               :    Abastecimiento

Objetivo                   :    Comprar materiales y/o equipos desde
                                RD $1,001.00hasta RD $20,000.00

Alcance                    :    Aplicado al Departamento de
                                Abastecimiento

Área / cargo                    Pasos

Dpto. de Abastecimiento
Secretaria                 1-   Recibe del Departamento de Almacén y
                                Suministro” original y tres copias del
                                formulario “Solicitud de Material
                                Gastable” y entrega a la Secretaria.

Secretaria                 2-   Llena en original y tres copias el
                                formulario “Solicitud de Cotizaciones”,
                                en el cual detalla los materiales y/o
                                equipos que contiene el formulario
                                “Solicitud Material Gastable”y entrega
                                al asistente.

Asistente                  3-   Verifica que las descripciones de los
                                materiales corresponden con los detalles
                                de la “Solicitud de Cotización” y entrega
                                al Encargado de Abastecimiento para
                                firma y aprobación.




                                5
Dpto.de Abastecimiento   4-    Envía “Solicitud de Cotizaciones” a los
                               suplidores, o gestiona por fax o e-mail y
                               da seguimiento

                         5-    Recibe las cotizaciones y entrega a la
                               Secretaria para tabular

Secretaria               6-    Relaciona las cotizaciones de las tres
                               casas comerciales y devuelve expediente
                               al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de
Abastecimiento           7-    Revisa, selecciona y sella conjuntamente
                               con el Director Financiero, la cotización
                               de la casa suplidora ganadora, bajo las
                               condiciones     especificadas    en     el
                               Reglamento de Compras y Licitaciones.

                         8-    Entrega el expediente a la Secretaria
                               para que llene la “Orden de Compras”
                               en original y tres copias.

Secretaria               9-    Llena el formulario de “Orden de
                               Compras” por el valor que indica la
                               cotización y entrega expediente al
                               Encargado de Abastecimiento quien
                               recoge firmas y envía al suplidor para
                               que despache mercancía.


Almacén y Suministro     10-   Recibe la mercancía, llena el formulario
                               “Entrada de Almacén” y envía original
                               al Encargado de Abastecimiento para
                               gestionar pago.
Encargado de
Abastecimiento           11-   Recibe el formulario, “Entrada de
                               Almacén” más factura original, y
                               procede a solicitar pago ante la
                               Dirección Financiera.
                               6
Financiero     12-   Revisa expediente y envía a contabilidad
                     para confección de Libramiento.

Contabilidad   13-   Elabora Libramiento y envía expediente
                     a Auditoría, para su revisión final.

Auditoría      14-   Revisa, firma y devuelve expediente a
                     Financiero para fines de pago.

Financiero           14.1- Si no hay disponibilidad retiene el
                           expediente hasta disponer de los
                           fondos.

               15     Recoge      en  el   formulario    de
                     “Libramiento” la firma de autorización
                     del Síndico.

               16    Envía expediente a Tesorería para
                     elaboración y entrega de Cheque.




                     7
Procedimiento No 3

Título del procedimiento   :    Compra de materiales y/o
                                equipos mediante concurso.

Departamento               :    Abastecimiento

Objetivo                   :    Comprar materiales y/o equipos
                                desde RD$20,001.00 hasta
                                RD$1,000,000.00

Alcance                    :    Aplicado al Departamento de
                                Abastecimiento

Área /Cargo                Pasos

Encargado de
Abastecimiento             1-   Recibe de Almacén y Suministro, el
                                original y tres copias del formulario
                                “Solicitud de Material Gastable y
                                entrega a la Secretaria.

Secretaria                 2-   Llena en original y tres copias el
                                Formulario “Solicitud de Cotización”,
                                en el cual detalla los materiales y/o
                                equipos que contiene el formulario
                                “Solicitud Material Gastable” y entrega
                                al Encargado de Abastecimiento

Encargado de
Abastecimiento             3-    Verifica y procede a enviar “Solicitud
                                de Cotización” a los suplidores
                                concursantes.




                                8
4-    Recibe cotizaciones en sobres lacrados y
                                  sellados de casas suplidoras.

                            5-    Convoca a la comisión mediante nota
                                  interna, especificando lugar y hora.
Comisión de Compras
y Licitaciones              6-    Revisa expedientes, aprueba o
                                  desaprueba y entrega al Encargado de
                                  Abastecimiento para que levante acta.

Encargado de
Abastecimiento              7-     Levanta acta y procede a preparar
                                  “Orden de Compras”

Comisión de Compras
Y Licitaciones              8-    Firma “Orden de Compra” y entrega al
                                  Encargado de Abastecimiento.

Encargado de Abastecimiento 9-    Recibe “Orden de Compra” aprobada y
                                  envía al suplidor para que despache la
                                  mercancía solicitada.

Almacén y Suministro        10-    Recibe la mercancía, llena el formulario
                                  “Entrada de Almacén”y entrega original
                                  al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de
Abastecimiento              11-   Recibe el formulario, “Entrada de
                                  Almacén” más factura original, y
                                  procede a solicitar pago ante la
                                  Dirección Financiera.

Financiero                  12-   Revisa expediente y envía a contabilidad
                                  para confección de Libramiento.




                                  9
Contabilidad   13-   Elabora Libramiento y envía expediente
                     a Auditoría, para su revisión final

Auditoría      14-   Revisa, firma y devuelve expediente a
                     Financiero para fines de pago.

Financiero           14.1- Si no hay disponibilidad, retiene
                           el expediente hasta disponer de
                           los fondos.

               15-    Recoge      en  el   formulario    de
                     “Libramiento” la firma de autorización
                     del Síndico.

               16- Envía expediente a Tesorería para
               elaboración y entrega de Cheque.




                     10
Procedimiento No.4

Título del procedimiento    :     Compra de materiales y/o
                                  Equipos mediante concurso

Departamento                :     Abastecimiento

Objetivo                    :     Comprar materiales y/o equipos
                                  desde RD$ 1,000,001.00 hasta
                                  RD$3,000.000.00

Alcance                     :     Aplicado al Departamento de
                                  Abastecimiento

Área/Cargo                              Pasos

                            1- Recibe de Almacén y Suministro original y
                            tres copias del formulario “Solicitud de
                            Material Gastable” y entrega a la Secretaria.

Secretaria                  2- Llena en original y tres copias el formulario
                            “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla
                            los materiales y/o equipos que contiene el
                            formulario “Solicitud Material Gastable” y
                            entrega al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de Abastecimiento 3- Verifica y procede a enviar solicitud de
                            cotización a los suplidores concursantes.

                            4- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y
                            sellados de casas suplidoras y remite al
                            Síndico mediante oficio.




                                 11
Síndico                      5- Convoca al Concejo especificando hora y
                             lugar.

Concejo                      6- Revisa expedientes, aprueba o desaprueba
                             elabora Resolución y envía al Encargado de
                             Abastecimiento vía Director Administrativo.

Encargado de Abastecimiento 7- Recibe Resolución aprobatoria y prepara
                            “Orden de Compras”en original y tres copias y
                            gestiona firma del Síndico.

                             8- Envía original de la “Orden de Compras”al
                             suplidor para que despache la mercancía
                             solicitada.

Almacén y Suministro          9-Recibe la mercancía, llena el formulario
                             “Entrada de Almacén” y entrega original al
                             Encargado de Abastecimiento” para que
                             solicite pago.

Encargado de Abastecimiento 10- Recibe expediente, “Entrada de Almacén”
                            más factura original, y envía a la Dirección
                            Financiera.

Financiero                   11- Revisa expediente y envía a contabilidad
                             para confección de Libramiento.

Contabilidad                 12- Elabora Libramiento y envía expediente a
                             Auditoría, para su revisión final.

Auditoría                    13- Revisa, firma y devuelve expediente a
                             Financiero para fines de pago.




                                  12
Financiero         13.1 Si no hay disponibilidad, retiene el
                   expediente hasta disponer de los fondos

              14- Recoge en el formulario de “Libramiento”
             la firma de autorización del Síndico.

             15- Envía expediente a Tesorería para
             elaboración y entrega de Cheque.




                  13
Procedimiento No.5

Título del procedimiento      :     Compra de materiales y/o
                                    Equipos mediante concurso

Departamento                  :     Abastecimiento

Objetivo                      :     Comprar materiales y/o
                                    Equipos desde RD$3,000,000.00
                                    en adelante

Alcance                       :     Es aplicado en el Dpto. de
                                    Abastecimiento

Área/Cargo                    Pasos

Encargado de Abastecimiento   1-Recibe de Almacén y Suministro,
                              original y tres copias del Formulario
                              “Solicitud Material Gastable” y entrega
                              a la Secretaria.

Secretaria                    2-Llena original y tres copias el
                              Formulario “Solicitud de Cotización”,
                              en el cual detalla los materiales y/o
                              equipos que contiene el Formulario
                              “Solicitud Material Gastable” y entrega
                              al Enc. De Abastecimiento.




                              14
Encargado de Abastecimiento   3-Verifica y procede a enviar solicitud
                              de cotización a los suplidores
                              concursantes

                              4-Recibe cotizaciones en sobres lacrados
                              y sellados de casas suplidoras y convoca
                              a la Comisión de Compras y
                              Licitaciones mediante nota interna,
                              especificando hora y lugar.

Comisión de Compras y
Licitaciones                  5-Hace convocatoria mediante avisos en
                              periódicos,   de    acuerdo    a   las
                              informaciones    descritas    en     el
                              Reglamento de Compras, Licitaciones y
                              Suministro.

Encargado de Abastecimiento   6- Recibe propuesta de solicitantes en
                              sobres lacrados y sellados y envía a
                              Tesorería para que efectúen el pago por
                              derecho a licitación.

                              7- Relaciona los Licitantes y tabula
                              información para presentar a la
                              Comisión de Compras y Licitaciones.
Comisión de Compras y
Licitaciones                  8- Fija lugar, fecha y hora del término de
                              la presentación de la oferta y del acto
                              público de la apertura de las propuestas.

                              9- Aprueba propuesta, cumpliendo las
                              políticas y normas del Reglamento.

                              10- Envía expediente al Encargado de
                              Abastecimiento para que levante Acta y
                              envíe al Concejo para aprobación final.



                              15
Concejo                       11-    Revisa    expediente,   elabora
                              resolución y la envía al Encargado de
                              Abastecimiento       vía      Director
                              Administrativo.

Encargado de Abastecimiento   12- Recibe resolución aprobatoria y
                              prepara “Orden de Compras”en original
                              y tres copias, y gestiona la firma del
                              Síndico.

                              13- Envía original de la “Orden de
                              Compras”al suplidor para que despache
                              la mercancía solicitada.

Almacén y Suministro          14- Recibe la mercancía, llena
                              formulario   “Entrada de Almacén”y
                              entrega original    al Encargado de
                              Abastecimiento para que solicite pago.
Encargado de
Abastecimiento                15- Recibe expediente, “Entrada de
                              Almacén” más factura original, y
                              envía a la Dirección Financiera.

Financiero                    16- Revisa expediente y envía a
                              contabilidad para confección de
                              Libramiento.

Contabilidad                  17- Elabora Libramiento y envía
                              expediente a Auditoría, para su revisión
                              final.

Auditoría                     18- Revisa, firma y devuelve expediente
                              a     Financiero para fines de pago.




                              16
Financiero        18.1 no hay disponibilidad,
                  retiene el expediente hasta
                  disponer de los fondos.

             19- Recoge en el formulario de
             “Libramiento” la firma de autorización
             del Síndico.

             20- Envía expediente a Tesorería para
             elaboración y entrega de cheque




             17
Procedimiento No.6
Título del procedimiento    :     Recepción de Materiales y/o Equipos

Departamento                :     Abastecimiento

Objetivo                    :     Recibir Materiales y/o Equipos

Alcance                     :     Es aplicable al Departamento de
                                  Abastecimiento

Área/Cargo                               PASOS


Enc. Almacén y Suministro   1- Recibe mercancía del proveedor
                            acompañada de “Orden de Compras” y factura
                            original

                            2- Procede a verificar contra documento los
                            artículos adquiridos en cantidad y calidad.

                            3-Firma y sella la “Orden de Compras”y la
                            factura original, haciendo constar como
                            recibido conforme.

                                  3.1 Si el pedido no está completo
                                  solicita    conduce de la mercancía y
                                  da seguimiento hasta completar la
                                  recepción del pedido

                            4- Registra el ingreso de la mercancía e
                            instruye para ubicar.

Auxiliar de Almacén         5- Ubica mercancía recibida.




                                 18
Enc. Almacén y Suministro   6- Envía factura, Orden de Compra, y
                            Recepción de Almacén al Encargado de
                            Abastecimiento para enviar a la Dirección
                            Financiera.




                                19
Procedimiento No.7

Título del procedimiento   :     Despacho de materiales y
                                 equipos de los materiales en
                                 existencia

Departamento               :     Abastecimiento

Objetivo                   :     Despachar materiales y/o
                                 equipos desde el Departamento de
                                 Almacén y Suministro.

Alcance                    :     Es aplicable al Dpto. de
                                 Abastecimiento.

ÁREAS / CARGOS                   PASOS


Dpto. de Almacén
Y Suministro
(Auxiliar de almacén)      1-Recibe de las distintas dependencias
                           del A.D.N. original y tres copias del
                           formulario      “Solicitud    Material
                           Gastable” al almacén.

Auxiliar de Almacén        2-Entrega al sub-encargado para que
                           proceda al despacho.

Sub-Encargado              3-Verifica existencia en almacén y la
                           relación solicitada en el Formulario de
                           “Solicitud de Material Gastable” e
                           instruye a la auxiliar a preparar salida de
                           almacén.




                           20
Auxiliar          4-Prepara “Salida de Almacén”en
                  original y dos copias, desglosa
                  expediente y archiva original y copia
                  sellada y firmada.

Sub-Encargado     5-Coteja despacho contra la relacionada
                  en el Formulario de “Solicitud de
                  Material Gastable” al almacén e instruye
                  a la auxiliar para que elabore la salida.

Enc. de Almacén   5.1Si no hay en existencia solicita el
                  pedido     mediante    el    formulario
                  “Solicitud Material Gastable” y envía a
                  la Departamento de Abastecimiento.

                  6- Ver procedimientos 1 ó 2 de acuerdo
                  al monto de la compra establecido en el
                  Reglamento de Compras y Licitaciones.




                  21
Procedimiento No.8

Título del Procedimiento       :     Adquisición, Control y Despacho de
                                     Combustibles

Departamento                   :     Abastecimiento

Objetivo                       :     Describir los pasos para adquirir y
                                     controlar los Combustibles.

Alcance                        :     Aplicado al Departamento de
                                     Abastecimiento.


Políticas de Operaciones



   Se asignará una cuota quincenal fija de combustible a cada vehículo
   (pesado o liviano), en base a la necesidad real de cada uno por día y por
   kilómetro y tomando como referencia su historial de consumo.

• Cada solicitud de reposición de combustible deberá estar avalada por los
  documentos que amparan las entregas hechas.

• La recepción de los combustibles será hecha por dos (2) personas en
  conjunto, cada una con una llave diferente.

• Se considerara como cantidad de combustible recibida, la cantidad que
  indique la barra medidora del depósito.

• Cada vehículo deberá tener una ficha con su historial en la cual se indicará
  la numeración de las gomas y baterías instaladas y de los repuestos,
  lubricantes y
  Combustibles consumidos.




                                    22
PROCEDIMIENTO

Encargado de Logística              1. Detecta necesidad de reposición

                                    2.- Llena form. “Solicitud Material
                                    Gastable y Equipos” en original Y (3)
                                    tres copias y envía al Encargado de
                                    Abastecimiento      anexando        los
                                    documentos que avalen la reposición

 Encargado de Abastecimiento        3.-Ver procedimiento Orden Compras.

                                    4.-Elabora “Orden de Compras” y envía
                                    copia al Enc. de Logística.

 Encargado de Logística y Supervisor
 Asignado                            5.- Reciben combustible y verifican
                                     cantidad   y     especificaciones del
                                     “conduce” con la “Orden de Compras”.

                                    6.- Verifican     que el precinto de
                                    seguridad no esté violado.

                                    7.- Verifican el medidor del camión con
                                    la barra medidora del depósito para
                                    determinar que coincidan.

                                          7.1 Si no coinciden, se considerará
                                              la cantidad que indica la barra
                                              medidora del depósito.

                                    8.- Realizan los despachos del día.

                                    9.- Hacen cuadre diario con los tickets
                                    de despacho.




                                   23
RECOMENDACIONES
Para los procesos de Adquisición              y Despacho de Combustibles y de
Repuestos, Gomas y Lubricantes.

1. Deberá realizarse un inventario real (levantamiento) de la cantidad de
   vehículos pesados y livianos, sus condiciones físico - mecánicas; electro –
   hidráulicas, revisar su histrorial de consumo para proyectar las cantidad de
   combustible requerido.

2. Para las asignaciones de combustible de los vehículos livianos, que
   Administrativo y Activo fijo (Patrimonio) hagan un levantamieento y
   verifiquen la cantidad que debe asignarse previa autorización del Síndico.

3. Es conveniente, disponer de dos vehículos ( uno pesado y otro liviano) en
   buenas condiciones para tener la posibilidad de prestarlos en lo que se
   reparan los que estan en mal estado.

4. Establecer un sistema automatizado que permita llevar un control (por
   vehículo) de todo lo consumido en combustible, lubricantes y repuestos.

5. Disponer esprines dentro del tubo por el que se suministra combustible.

6. Que se marquen con “lápiz de diamante” los repuestos cambiados.

7. Que las averías sean consignadas por el chofer en la tarjeta de combustible
   lo que permitirá evaluar el grado de eficiencia en las reparaciones.

8. Disponer de una pequeña caja chica para las compras y reparaciones
   menores. Botar la pieza averiada en tanque con tapa y llave para que la
   sustitución sea real.

9. Cada vehículo debe tener una ficha con su historial y en esa ficha se indique la
   numeración de cada goma y bateria asignadas e historial de lubricantes y combustibles
   consumidos.




                                         24
Procedimiento No.9
Título del Procedimiento             :      Adquisición Control y Despacho
                                            de Repuestos y Lubricante

Departamento                         :      Abastecimiento

Objetivo                             :      Describir los pasos para adquirir y
                                            controlar los repuestos y
                                            Lubricantes

Alcance                              :      Es aplicado al Departamento de
                                            Abastecimiento.

Políticas de Operaciones

1. Las gomas serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño,
   número de lonas, etc,) y debido a lo repetitivo de las series, serán
   numeradas con hechizo en los laterales.

2. Las baterías serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño,
   número de placas, voltaje, etc.). por no existir secuencias de fabricación,
   serán numeradas con pintura en los laterales.

3. Las gomas y baterías tendrán una ubicación preestablecida en los
   almacenes y por el alto riesgo de deterioro, deberán tener buena ventilación
   y fácil acceso.

4. Se mantendrá un control automatizado por vehículo, indicando el consumo
   de combustibles, gomas y lubricantes, incluyendo el kilometraje del
   vehículo, para evaluar la reposición de los mismos.

5. Las solicitudes de estos renglones que no correspondan al tiempo y/o
   kilometraje estimados, deberán ser justificadas por el Director del área que
   solicita.




                                     25
PROCEDIMIENTO

1.   Enc. de Logística       1.- Detecta necesidad de reposición y llena
                             “Pedido Repuestos” en original y 3 copias y
                             envía al Encargado de Abastecimiento,
                             anexando los documentos que avalen la
                             reposición.

2. Dpto. de Abastecimiento   2.- Ver procedimiento “Orden de compra”

                             3.- Elabora “Orden de Compras” y envía copia
                             al Encargado de Logística.

Enc. de Logística            4.- Recibe los artículos y verifica cantidades y
                             especificaciones.

                             5.- Da entrada al almacén, identifica las gomas
                             con número con hechizo y las baterías con nú
                             mero con pintura y ubica los artículos en área
                             de facil acceso y buena ventilación.

                             6.- Llena “Tarjeta Control de Repuestos y
                             Materiales”

                             7.- Recibe “Requisición / Salida de almacén”
                             o “Salida de Repuestos” autorizados por el
                             Superior de su área.

                             8.- Llena diariamente “Reporte Diario de
                             Lubricantes.




                                  26
Procedimiento No 10

Título del Procedimiento   :    Contratación de servicios mediante
                                Cotización.

Dirección                  :    Administrativa

Objetivo                   :    Contratar servicios desde RD$1,001.00
                                hasta RD$20,000.00

Alcance                    :    Aplicado a la Dirección Administrativa




Área/Cargo                            Pasos

Director Advo.             1-   Recibe de las distintas dependencias
                                la solicitud o demanda del servicio.

                           2-   Evalúa necesidad y Envía “Solicitud de
                                Cotización” a los suplidores o gestiona
                                por fax o e-mail y da seguimiento.

                           3-   Recibe cotizaciones, revisa, selecciona y
                                sella conjuntamente con el Director
                                Financiero la cotización de la casa
                                ganadora, bajo las condiciones
                                especificadas en el Reglamento de
                                Compras y Licitaciones.

                           4-   Entrega el expediente a la Secretaria
                                para que llene la “Orden de Servicio” en
                                original y dos copias.

Secretaria                 5-   Llena el formulario de “Orden de
                                Servicio” por el valor que indica la
                                cotización y entrega el expediente al
                                Director

                                27
Director Administrativo   6-   Revisa expediente y recoge firmas.

                          7-   Envía original al suplidor que ganó la
                               “Orden” y da seguimiento al servicio
                               solicitado desde el inicio hasta su
                               conclusión.

                          8-   Tramita pago a Financiero (Ver proceso
                               de Libramiento




                               28
Procedimiento No. 11

Título del Procedimiento   :   Contratación de servicios mediante
                               concurso.

Dirección                  :   Administrativa

Objetivo                   :   Contratar servicios desde RD$ 20,001
                               hasta RD$ 1, 000,000.00

Alcance                    :   Aplicado a la Dirección Administrativa.




Área/Cargo                                 Pasos

Director Administrativo    :   1-    Recibe de las distintas
                                     dependencias la solicitud o
                                     demanda del servicio.

                               2-    Evalúa necesidad y envía
                                     “Solicitud de Cotización” a los
                                     suplidores.

                               3-    Recibe cotizaciones en sobres
                                     lacrados y sellados.

                               4-    Gestiona convocatoria a la
                                     Comisión mediante nota interna,
                                     especificando lugar y hora.

Comisión de Compras
y Licitaciones                 5-    Revisa expediente, aprueba o
                                     desaprueba y entrega al Director
                                     Administrativo.



                               29
Encargado de Abastecimiento   6-    Levanta acta y distribuye las
                                    copias a los miembros de la
                                    comisión.

Director Administrativo       7-    Prepara “Orden de Servicios” y
                                    recoge firmas.

                                    7.1- Si el servicio incluye una
                                         compra, coordina con el
                                         Enc. de Abastecimiento la
                                         elaboración de la “Orden de
                                         Compras” correspondiente.

                              8-    Envía expediente aprobado por la
                                    comisión a Consultoría Jurídica
                                    para la elaboración de contrato

Consultoría Jurídica          9-    Elabora contrato y recoge firma,
                                    luego envía expediente a la
                                    Dirección Administrativa para
                                    control y seguimiento.

Dirección Administrativa      10-   Entrega original de “Orden de
                                    Servicios” y el original de “Orden
                                    de Compra si la hubiere y copia
                                    contrato al suplidor ganador y da
                                    seguimiento al servicio solicitado
                                    desde el inicio hasta su
                                    conclusión.

                              11-   Tramita pago a Financiero de
                                    acuerdo a las partidas establecidas
                                    en el contrato. (Ver Proceso de
                                    Libramiento)




                              30
Procedimiento No.12

Título del Procedimiento   :   Contratación de Servicios mediante
                               Concursos.

Dirección                  :   Administrativa

Objetivo                   :   Contratar Servicios desde
                               RD$1, 000,000.00.

Alcance                    :   Aplicable a la Dirección Administrativa.




Área/Cargo                                 Pasos


Director Administrativo        1-    Recibe de las distintas
                                     dependencias la solicitud o
                                     demanda del servicio.

                               2-    Evalúa necesidad y envía
                                     “Solicitud de Cotización” a
                                     suplidores.

                               3-    Recibe cotizaciones en sobres
                                     lacrados y sellados de casas
                                     suplidoras y remite al Síndico
                                     mediante oficio.

Síndico                        4-    Convoca al concejo especificando
                                     hora y lugar.




                               31
Concejo                    5-    Revisa expedientes, aprueba o
                                 desaprueba, elabora resolución y
                                 envía al Director Administrativo.

Director Administrativo    6-    Recibe resolución aprobatoria y
                                 prepara “Orden de Servicio” en
                                 original y dos copias y gestiona
                                 firma del Síndico.

                           7-    Envía expediente completo a
                                 Jurídica para elaboración de
                                 contrato.

Consultoría Jurídica       8-    Elabora contrato y recoge firma
                                 ambas parte, luego envía a la
                                 Dirección Administrativa para
                                 control y seguimiento

Dirección Administrativa   9-    Entrega original de “Orden de
                                 Servicio” y copia contrato al
                                 suplidor y da seguimiento al
                                 servicio solicitado desde su inicio
                                 hasta su conclusión.

                           10-   Tramita pago a Financiero de
                                 acuerdo a las partidas establecidas
                                 en el contrato (Ver proceso de
                                 Libramiento)




                           32
Procedimiento No.13

Título del Procedimiento   :    Contratación de Servicios mediante
                                concurso.

Dirección                  :    Administrativa

Objetivo                   :    Contratar servicios desde
                                RD$3, 000,000.00 en adelante.

Alcance                    :    Aplicable a la Dirección Administrativa.




Área/Cargo                                  Pasos

Director Administrativo    1-   Recibe de las distintas dependencias la
                                solicitud o demanda del servicio.

                           2-   Evalúa necesidad y envía “Solicitud de
                                Cotización” a los suplidores.

                           3-   Recibe cotizaciones en sobre lacrado y
                                sellado.

                           4-   Convoca a la comisión de Compras y
                                Licitaciones mediante nota interna,
                                especificando hora y lugar.

Comisión de Compras y
Licitaciones               5-   Hace convocatoria mediante avisos en
                                periódicos de acuerdo a las
                                informaciones descritas en el
                                Reglamento de Compras y Licitaciones.




                                33
Director Administrativo    6-    Recibe propuesta de los solicitantes en
                                 sobres lacrados y sellados y envía a
                                 Tesorería para que efectúen el pago por
                                 derecho a licitación.

                           7-    Relaciona los licitantes y tabula
                                 información para presentar a la
                                 Comisión de Compras y Licitaciones.
Comisión de Compras y
Licitaciones               8-    Aprueba propuesta cumpliendo políticas
                                 y normas establecidas en el Reglamento.

                           9-    Envía expediente al Director
                                 Administrativo para que levante acta y
                                 envíe al concejo para aprobación final.

                           10-   Revisa expediente, elabora resolución y
                                 envía al Director Administrativo.

Director Administrativo    11-   Recibe resolución aprobatoria y prepara
                                 “Orden de Servicio” en original y dos
                                 copias.

                           12-   Envía expediente a Consultoría Jurídica
                                 para la elaboración de contrato.

Consultoría Jurídica       13-   Elabora contrato y recoge firmas de
                                 ambas partes, luego envía a la Dirección
                                 Administrativa.

Dirección Administrativa   14-   Entrega original de “Orden de Servicio”
                                 y copia contrato al suplidor y da
                                 seguimiento al cumplimiento del
                                 contrato.

                           15-   Tramita pago a Financiero, solicitando
                                 partidas según lo establecido (Ver
                                 Proceso de Libramiento)

                                 34
FORMULARIOS




    35
ANEXOS




  36
RECOMENDACIONES




      37

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  • 1. INTRODUCCION El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de normas y procesos que pautan las actividades sobre las compras y licitaciones y/o servicios, y el almacenamiento y suministro de bienes materiales, repuestos y lubricantes. Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen el desenvolvimiento de dichas operaciones, se propician las condiciones favorables para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de control y calidad. La presentación esquemática de los procesos y la clara definición de las normas que los rigen, permiten al empleado visualizar de una forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De igual manera facilita la supervisión. Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente actualización acorde con la redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva tecnología. 1
  • 3. Procedimiento No.1 Título del Procedimiento : Compra de materiales y/o Equipos Departamento : Abastecimiento Objetivo : Comprar Materiales y/o Equipos de Oficina con fondos de caja chica hasta RD$1,000.00 Alcance : Aplicado al Departamento de Abastecimiento Área/Cargo Pasos Abastecimiento Asistente 1- Recibe de las distintas dependencias del A.D.N. los formularios “Solicitud de Material Gastable y Equipo”, firmados por los Enc. de las áreas. 2- Solicita precios a las casa suplidoras, llena el formulario “Solicitud de Caja Chica” en original y dos copias, por el valor del material y entrega al Encargado de Abastecimiento para la firma. Enc. de Abastecimiento 3- Verifica y autoriza el formulario “Solicitud de Caja Chica”, anexa el formulario de solicitud de materiales y/o Equipos de oficina y devuelve al asistente. 3
  • 4. Asistente 4- Verifica si hay disponibilidad en caja chica. 4.1- Si no hay fondos en caja chica, retiene comprobante para cuando reciba la reposición. 5- Realiza la compra o solicita a la casa suplidora que traiga el pedido con factura original anexa. 6- Verifica el material, firma la factura como recibida y localiza la oficina solicitante para que retire los materiales 7- Entrega al área solicitante contra acuse de recibo en el original al de la factura. 8- Anexa al comprobante de Caja Chica la factura original como constancia de la compra, para el cuadre de la caja. 4
  • 5. Procedimiento No.2 Título del procedimiento : Compra de materiales y/o equipos mediante cotización Departamento : Abastecimiento Objetivo : Comprar materiales y/o equipos desde RD $1,001.00hasta RD $20,000.00 Alcance : Aplicado al Departamento de Abastecimiento Área / cargo Pasos Dpto. de Abastecimiento Secretaria 1- Recibe del Departamento de Almacén y Suministro” original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable” y entrega a la Secretaria. Secretaria 2- Llena en original y tres copias el formulario “Solicitud de Cotizaciones”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable”y entrega al asistente. Asistente 3- Verifica que las descripciones de los materiales corresponden con los detalles de la “Solicitud de Cotización” y entrega al Encargado de Abastecimiento para firma y aprobación. 5
  • 6. Dpto.de Abastecimiento 4- Envía “Solicitud de Cotizaciones” a los suplidores, o gestiona por fax o e-mail y da seguimiento 5- Recibe las cotizaciones y entrega a la Secretaria para tabular Secretaria 6- Relaciona las cotizaciones de las tres casas comerciales y devuelve expediente al Encargado de Abastecimiento. Encargado de Abastecimiento 7- Revisa, selecciona y sella conjuntamente con el Director Financiero, la cotización de la casa suplidora ganadora, bajo las condiciones especificadas en el Reglamento de Compras y Licitaciones. 8- Entrega el expediente a la Secretaria para que llene la “Orden de Compras” en original y tres copias. Secretaria 9- Llena el formulario de “Orden de Compras” por el valor que indica la cotización y entrega expediente al Encargado de Abastecimiento quien recoge firmas y envía al suplidor para que despache mercancía. Almacén y Suministro 10- Recibe la mercancía, llena el formulario “Entrada de Almacén” y envía original al Encargado de Abastecimiento para gestionar pago. Encargado de Abastecimiento 11- Recibe el formulario, “Entrada de Almacén” más factura original, y procede a solicitar pago ante la Dirección Financiera. 6
  • 7. Financiero 12- Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento. Contabilidad 13- Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final. Auditoría 14- Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago. Financiero 14.1- Si no hay disponibilidad retiene el expediente hasta disponer de los fondos. 15 Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico. 16 Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de Cheque. 7
  • 8. Procedimiento No 3 Título del procedimiento : Compra de materiales y/o equipos mediante concurso. Departamento : Abastecimiento Objetivo : Comprar materiales y/o equipos desde RD$20,001.00 hasta RD$1,000,000.00 Alcance : Aplicado al Departamento de Abastecimiento Área /Cargo Pasos Encargado de Abastecimiento 1- Recibe de Almacén y Suministro, el original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable y entrega a la Secretaria. Secretaria 2- Llena en original y tres copias el Formulario “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al Encargado de Abastecimiento Encargado de Abastecimiento 3- Verifica y procede a enviar “Solicitud de Cotización” a los suplidores concursantes. 8
  • 9. 4- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras. 5- Convoca a la comisión mediante nota interna, especificando lugar y hora. Comisión de Compras y Licitaciones 6- Revisa expedientes, aprueba o desaprueba y entrega al Encargado de Abastecimiento para que levante acta. Encargado de Abastecimiento 7- Levanta acta y procede a preparar “Orden de Compras” Comisión de Compras Y Licitaciones 8- Firma “Orden de Compra” y entrega al Encargado de Abastecimiento. Encargado de Abastecimiento 9- Recibe “Orden de Compra” aprobada y envía al suplidor para que despache la mercancía solicitada. Almacén y Suministro 10- Recibe la mercancía, llena el formulario “Entrada de Almacén”y entrega original al Encargado de Abastecimiento. Encargado de Abastecimiento 11- Recibe el formulario, “Entrada de Almacén” más factura original, y procede a solicitar pago ante la Dirección Financiera. Financiero 12- Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento. 9
  • 10. Contabilidad 13- Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final Auditoría 14- Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago. Financiero 14.1- Si no hay disponibilidad, retiene el expediente hasta disponer de los fondos. 15- Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico. 16- Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de Cheque. 10
  • 11. Procedimiento No.4 Título del procedimiento : Compra de materiales y/o Equipos mediante concurso Departamento : Abastecimiento Objetivo : Comprar materiales y/o equipos desde RD$ 1,000,001.00 hasta RD$3,000.000.00 Alcance : Aplicado al Departamento de Abastecimiento Área/Cargo Pasos 1- Recibe de Almacén y Suministro original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable” y entrega a la Secretaria. Secretaria 2- Llena en original y tres copias el formulario “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al Encargado de Abastecimiento. Encargado de Abastecimiento 3- Verifica y procede a enviar solicitud de cotización a los suplidores concursantes. 4- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras y remite al Síndico mediante oficio. 11
  • 12. Síndico 5- Convoca al Concejo especificando hora y lugar. Concejo 6- Revisa expedientes, aprueba o desaprueba elabora Resolución y envía al Encargado de Abastecimiento vía Director Administrativo. Encargado de Abastecimiento 7- Recibe Resolución aprobatoria y prepara “Orden de Compras”en original y tres copias y gestiona firma del Síndico. 8- Envía original de la “Orden de Compras”al suplidor para que despache la mercancía solicitada. Almacén y Suministro 9-Recibe la mercancía, llena el formulario “Entrada de Almacén” y entrega original al Encargado de Abastecimiento” para que solicite pago. Encargado de Abastecimiento 10- Recibe expediente, “Entrada de Almacén” más factura original, y envía a la Dirección Financiera. Financiero 11- Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento. Contabilidad 12- Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final. Auditoría 13- Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago. 12
  • 13. Financiero 13.1 Si no hay disponibilidad, retiene el expediente hasta disponer de los fondos 14- Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico. 15- Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de Cheque. 13
  • 14. Procedimiento No.5 Título del procedimiento : Compra de materiales y/o Equipos mediante concurso Departamento : Abastecimiento Objetivo : Comprar materiales y/o Equipos desde RD$3,000,000.00 en adelante Alcance : Es aplicado en el Dpto. de Abastecimiento Área/Cargo Pasos Encargado de Abastecimiento 1-Recibe de Almacén y Suministro, original y tres copias del Formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega a la Secretaria. Secretaria 2-Llena original y tres copias el Formulario “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el Formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al Enc. De Abastecimiento. 14
  • 15. Encargado de Abastecimiento 3-Verifica y procede a enviar solicitud de cotización a los suplidores concursantes 4-Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras y convoca a la Comisión de Compras y Licitaciones mediante nota interna, especificando hora y lugar. Comisión de Compras y Licitaciones 5-Hace convocatoria mediante avisos en periódicos, de acuerdo a las informaciones descritas en el Reglamento de Compras, Licitaciones y Suministro. Encargado de Abastecimiento 6- Recibe propuesta de solicitantes en sobres lacrados y sellados y envía a Tesorería para que efectúen el pago por derecho a licitación. 7- Relaciona los Licitantes y tabula información para presentar a la Comisión de Compras y Licitaciones. Comisión de Compras y Licitaciones 8- Fija lugar, fecha y hora del término de la presentación de la oferta y del acto público de la apertura de las propuestas. 9- Aprueba propuesta, cumpliendo las políticas y normas del Reglamento. 10- Envía expediente al Encargado de Abastecimiento para que levante Acta y envíe al Concejo para aprobación final. 15
  • 16. Concejo 11- Revisa expediente, elabora resolución y la envía al Encargado de Abastecimiento vía Director Administrativo. Encargado de Abastecimiento 12- Recibe resolución aprobatoria y prepara “Orden de Compras”en original y tres copias, y gestiona la firma del Síndico. 13- Envía original de la “Orden de Compras”al suplidor para que despache la mercancía solicitada. Almacén y Suministro 14- Recibe la mercancía, llena formulario “Entrada de Almacén”y entrega original al Encargado de Abastecimiento para que solicite pago. Encargado de Abastecimiento 15- Recibe expediente, “Entrada de Almacén” más factura original, y envía a la Dirección Financiera. Financiero 16- Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento. Contabilidad 17- Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final. Auditoría 18- Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago. 16
  • 17. Financiero 18.1 no hay disponibilidad, retiene el expediente hasta disponer de los fondos. 19- Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico. 20- Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de cheque 17
  • 18. Procedimiento No.6 Título del procedimiento : Recepción de Materiales y/o Equipos Departamento : Abastecimiento Objetivo : Recibir Materiales y/o Equipos Alcance : Es aplicable al Departamento de Abastecimiento Área/Cargo PASOS Enc. Almacén y Suministro 1- Recibe mercancía del proveedor acompañada de “Orden de Compras” y factura original 2- Procede a verificar contra documento los artículos adquiridos en cantidad y calidad. 3-Firma y sella la “Orden de Compras”y la factura original, haciendo constar como recibido conforme. 3.1 Si el pedido no está completo solicita conduce de la mercancía y da seguimiento hasta completar la recepción del pedido 4- Registra el ingreso de la mercancía e instruye para ubicar. Auxiliar de Almacén 5- Ubica mercancía recibida. 18
  • 19. Enc. Almacén y Suministro 6- Envía factura, Orden de Compra, y Recepción de Almacén al Encargado de Abastecimiento para enviar a la Dirección Financiera. 19
  • 20. Procedimiento No.7 Título del procedimiento : Despacho de materiales y equipos de los materiales en existencia Departamento : Abastecimiento Objetivo : Despachar materiales y/o equipos desde el Departamento de Almacén y Suministro. Alcance : Es aplicable al Dpto. de Abastecimiento. ÁREAS / CARGOS PASOS Dpto. de Almacén Y Suministro (Auxiliar de almacén) 1-Recibe de las distintas dependencias del A.D.N. original y tres copias del formulario “Solicitud Material Gastable” al almacén. Auxiliar de Almacén 2-Entrega al sub-encargado para que proceda al despacho. Sub-Encargado 3-Verifica existencia en almacén y la relación solicitada en el Formulario de “Solicitud de Material Gastable” e instruye a la auxiliar a preparar salida de almacén. 20
  • 21. Auxiliar 4-Prepara “Salida de Almacén”en original y dos copias, desglosa expediente y archiva original y copia sellada y firmada. Sub-Encargado 5-Coteja despacho contra la relacionada en el Formulario de “Solicitud de Material Gastable” al almacén e instruye a la auxiliar para que elabore la salida. Enc. de Almacén 5.1Si no hay en existencia solicita el pedido mediante el formulario “Solicitud Material Gastable” y envía a la Departamento de Abastecimiento. 6- Ver procedimientos 1 ó 2 de acuerdo al monto de la compra establecido en el Reglamento de Compras y Licitaciones. 21
  • 22. Procedimiento No.8 Título del Procedimiento : Adquisición, Control y Despacho de Combustibles Departamento : Abastecimiento Objetivo : Describir los pasos para adquirir y controlar los Combustibles. Alcance : Aplicado al Departamento de Abastecimiento. Políticas de Operaciones Se asignará una cuota quincenal fija de combustible a cada vehículo (pesado o liviano), en base a la necesidad real de cada uno por día y por kilómetro y tomando como referencia su historial de consumo. • Cada solicitud de reposición de combustible deberá estar avalada por los documentos que amparan las entregas hechas. • La recepción de los combustibles será hecha por dos (2) personas en conjunto, cada una con una llave diferente. • Se considerara como cantidad de combustible recibida, la cantidad que indique la barra medidora del depósito. • Cada vehículo deberá tener una ficha con su historial en la cual se indicará la numeración de las gomas y baterías instaladas y de los repuestos, lubricantes y Combustibles consumidos. 22
  • 23. PROCEDIMIENTO Encargado de Logística 1. Detecta necesidad de reposición 2.- Llena form. “Solicitud Material Gastable y Equipos” en original Y (3) tres copias y envía al Encargado de Abastecimiento anexando los documentos que avalen la reposición Encargado de Abastecimiento 3.-Ver procedimiento Orden Compras. 4.-Elabora “Orden de Compras” y envía copia al Enc. de Logística. Encargado de Logística y Supervisor Asignado 5.- Reciben combustible y verifican cantidad y especificaciones del “conduce” con la “Orden de Compras”. 6.- Verifican que el precinto de seguridad no esté violado. 7.- Verifican el medidor del camión con la barra medidora del depósito para determinar que coincidan. 7.1 Si no coinciden, se considerará la cantidad que indica la barra medidora del depósito. 8.- Realizan los despachos del día. 9.- Hacen cuadre diario con los tickets de despacho. 23
  • 24. RECOMENDACIONES Para los procesos de Adquisición y Despacho de Combustibles y de Repuestos, Gomas y Lubricantes. 1. Deberá realizarse un inventario real (levantamiento) de la cantidad de vehículos pesados y livianos, sus condiciones físico - mecánicas; electro – hidráulicas, revisar su histrorial de consumo para proyectar las cantidad de combustible requerido. 2. Para las asignaciones de combustible de los vehículos livianos, que Administrativo y Activo fijo (Patrimonio) hagan un levantamieento y verifiquen la cantidad que debe asignarse previa autorización del Síndico. 3. Es conveniente, disponer de dos vehículos ( uno pesado y otro liviano) en buenas condiciones para tener la posibilidad de prestarlos en lo que se reparan los que estan en mal estado. 4. Establecer un sistema automatizado que permita llevar un control (por vehículo) de todo lo consumido en combustible, lubricantes y repuestos. 5. Disponer esprines dentro del tubo por el que se suministra combustible. 6. Que se marquen con “lápiz de diamante” los repuestos cambiados. 7. Que las averías sean consignadas por el chofer en la tarjeta de combustible lo que permitirá evaluar el grado de eficiencia en las reparaciones. 8. Disponer de una pequeña caja chica para las compras y reparaciones menores. Botar la pieza averiada en tanque con tapa y llave para que la sustitución sea real. 9. Cada vehículo debe tener una ficha con su historial y en esa ficha se indique la numeración de cada goma y bateria asignadas e historial de lubricantes y combustibles consumidos. 24
  • 25. Procedimiento No.9 Título del Procedimiento : Adquisición Control y Despacho de Repuestos y Lubricante Departamento : Abastecimiento Objetivo : Describir los pasos para adquirir y controlar los repuestos y Lubricantes Alcance : Es aplicado al Departamento de Abastecimiento. Políticas de Operaciones 1. Las gomas serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño, número de lonas, etc,) y debido a lo repetitivo de las series, serán numeradas con hechizo en los laterales. 2. Las baterías serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño, número de placas, voltaje, etc.). por no existir secuencias de fabricación, serán numeradas con pintura en los laterales. 3. Las gomas y baterías tendrán una ubicación preestablecida en los almacenes y por el alto riesgo de deterioro, deberán tener buena ventilación y fácil acceso. 4. Se mantendrá un control automatizado por vehículo, indicando el consumo de combustibles, gomas y lubricantes, incluyendo el kilometraje del vehículo, para evaluar la reposición de los mismos. 5. Las solicitudes de estos renglones que no correspondan al tiempo y/o kilometraje estimados, deberán ser justificadas por el Director del área que solicita. 25
  • 26. PROCEDIMIENTO 1. Enc. de Logística 1.- Detecta necesidad de reposición y llena “Pedido Repuestos” en original y 3 copias y envía al Encargado de Abastecimiento, anexando los documentos que avalen la reposición. 2. Dpto. de Abastecimiento 2.- Ver procedimiento “Orden de compra” 3.- Elabora “Orden de Compras” y envía copia al Encargado de Logística. Enc. de Logística 4.- Recibe los artículos y verifica cantidades y especificaciones. 5.- Da entrada al almacén, identifica las gomas con número con hechizo y las baterías con nú mero con pintura y ubica los artículos en área de facil acceso y buena ventilación. 6.- Llena “Tarjeta Control de Repuestos y Materiales” 7.- Recibe “Requisición / Salida de almacén” o “Salida de Repuestos” autorizados por el Superior de su área. 8.- Llena diariamente “Reporte Diario de Lubricantes. 26
  • 27. Procedimiento No 10 Título del Procedimiento : Contratación de servicios mediante Cotización. Dirección : Administrativa Objetivo : Contratar servicios desde RD$1,001.00 hasta RD$20,000.00 Alcance : Aplicado a la Dirección Administrativa Área/Cargo Pasos Director Advo. 1- Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio. 2- Evalúa necesidad y Envía “Solicitud de Cotización” a los suplidores o gestiona por fax o e-mail y da seguimiento. 3- Recibe cotizaciones, revisa, selecciona y sella conjuntamente con el Director Financiero la cotización de la casa ganadora, bajo las condiciones especificadas en el Reglamento de Compras y Licitaciones. 4- Entrega el expediente a la Secretaria para que llene la “Orden de Servicio” en original y dos copias. Secretaria 5- Llena el formulario de “Orden de Servicio” por el valor que indica la cotización y entrega el expediente al Director 27
  • 28. Director Administrativo 6- Revisa expediente y recoge firmas. 7- Envía original al suplidor que ganó la “Orden” y da seguimiento al servicio solicitado desde el inicio hasta su conclusión. 8- Tramita pago a Financiero (Ver proceso de Libramiento 28
  • 29. Procedimiento No. 11 Título del Procedimiento : Contratación de servicios mediante concurso. Dirección : Administrativa Objetivo : Contratar servicios desde RD$ 20,001 hasta RD$ 1, 000,000.00 Alcance : Aplicado a la Dirección Administrativa. Área/Cargo Pasos Director Administrativo : 1- Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio. 2- Evalúa necesidad y envía “Solicitud de Cotización” a los suplidores. 3- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados. 4- Gestiona convocatoria a la Comisión mediante nota interna, especificando lugar y hora. Comisión de Compras y Licitaciones 5- Revisa expediente, aprueba o desaprueba y entrega al Director Administrativo. 29
  • 30. Encargado de Abastecimiento 6- Levanta acta y distribuye las copias a los miembros de la comisión. Director Administrativo 7- Prepara “Orden de Servicios” y recoge firmas. 7.1- Si el servicio incluye una compra, coordina con el Enc. de Abastecimiento la elaboración de la “Orden de Compras” correspondiente. 8- Envía expediente aprobado por la comisión a Consultoría Jurídica para la elaboración de contrato Consultoría Jurídica 9- Elabora contrato y recoge firma, luego envía expediente a la Dirección Administrativa para control y seguimiento. Dirección Administrativa 10- Entrega original de “Orden de Servicios” y el original de “Orden de Compra si la hubiere y copia contrato al suplidor ganador y da seguimiento al servicio solicitado desde el inicio hasta su conclusión. 11- Tramita pago a Financiero de acuerdo a las partidas establecidas en el contrato. (Ver Proceso de Libramiento) 30
  • 31. Procedimiento No.12 Título del Procedimiento : Contratación de Servicios mediante Concursos. Dirección : Administrativa Objetivo : Contratar Servicios desde RD$1, 000,000.00. Alcance : Aplicable a la Dirección Administrativa. Área/Cargo Pasos Director Administrativo 1- Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio. 2- Evalúa necesidad y envía “Solicitud de Cotización” a suplidores. 3- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras y remite al Síndico mediante oficio. Síndico 4- Convoca al concejo especificando hora y lugar. 31
  • 32. Concejo 5- Revisa expedientes, aprueba o desaprueba, elabora resolución y envía al Director Administrativo. Director Administrativo 6- Recibe resolución aprobatoria y prepara “Orden de Servicio” en original y dos copias y gestiona firma del Síndico. 7- Envía expediente completo a Jurídica para elaboración de contrato. Consultoría Jurídica 8- Elabora contrato y recoge firma ambas parte, luego envía a la Dirección Administrativa para control y seguimiento Dirección Administrativa 9- Entrega original de “Orden de Servicio” y copia contrato al suplidor y da seguimiento al servicio solicitado desde su inicio hasta su conclusión. 10- Tramita pago a Financiero de acuerdo a las partidas establecidas en el contrato (Ver proceso de Libramiento) 32
  • 33. Procedimiento No.13 Título del Procedimiento : Contratación de Servicios mediante concurso. Dirección : Administrativa Objetivo : Contratar servicios desde RD$3, 000,000.00 en adelante. Alcance : Aplicable a la Dirección Administrativa. Área/Cargo Pasos Director Administrativo 1- Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio. 2- Evalúa necesidad y envía “Solicitud de Cotización” a los suplidores. 3- Recibe cotizaciones en sobre lacrado y sellado. 4- Convoca a la comisión de Compras y Licitaciones mediante nota interna, especificando hora y lugar. Comisión de Compras y Licitaciones 5- Hace convocatoria mediante avisos en periódicos de acuerdo a las informaciones descritas en el Reglamento de Compras y Licitaciones. 33
  • 34. Director Administrativo 6- Recibe propuesta de los solicitantes en sobres lacrados y sellados y envía a Tesorería para que efectúen el pago por derecho a licitación. 7- Relaciona los licitantes y tabula información para presentar a la Comisión de Compras y Licitaciones. Comisión de Compras y Licitaciones 8- Aprueba propuesta cumpliendo políticas y normas establecidas en el Reglamento. 9- Envía expediente al Director Administrativo para que levante acta y envíe al concejo para aprobación final. 10- Revisa expediente, elabora resolución y envía al Director Administrativo. Director Administrativo 11- Recibe resolución aprobatoria y prepara “Orden de Servicio” en original y dos copias. 12- Envía expediente a Consultoría Jurídica para la elaboración de contrato. Consultoría Jurídica 13- Elabora contrato y recoge firmas de ambas partes, luego envía a la Dirección Administrativa. Dirección Administrativa 14- Entrega original de “Orden de Servicio” y copia contrato al suplidor y da seguimiento al cumplimiento del contrato. 15- Tramita pago a Financiero, solicitando partidas según lo establecido (Ver Proceso de Libramiento) 34