Apresentacao fenalaw 2015 versao 1

104 visualizações

Publicada em

Apresentação JEM Consultoria efetuada em 22/10/2015 na FENALAW

Publicada em: Direito
0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
104
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
3
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
0
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Apresentacao fenalaw 2015 versao 1

  1. 1. Trabalhando com Sistemas Jurídicos de Processos e Gestão de Escritórios Saiba no que investir e do que realmente seu escritório precisa.
  2. 2. Objetivos da Apresentação Enumerar os principais aspectos envolvidos no tema de nossa apresentação, de forma pragmática, e sintetizá-los de acordo com nossa experiência. O próximo slide apresenta um fluxograma simplificado das principais informações de um escritório.
  3. 3. Diagnóstico
  4. 4. PREMISSAS • Ambiente de negócios cada vez mais COMPETITIVO • Escritório EXIGE uma gestão empresarial • As finanças do escritório TEM que ser separada das pessoais
  5. 5. Aspectos básicos para operação de um escritório apto a competir no mercado brasileiro globalizado NEGÓCIO • Definição do Core Business e Planejamento Estratégico, Mercadológico e Tático • Captação e Atendimento de Clientes - Foco e Serviços
  6. 6. Aspectos básicos para operação de um escritório apto a competir no mercado brasileiro globalizado RECURSOS HUMANOS • Remuneração de Sócios e Conceitos de Distribuição de Lucros • Perfil dos Profissionais Jurídicos – Adequação ao Core Business • Plano de Carreira – Retenção da Equipe
  7. 7. Aspectos básicos para operação de um escritório apto a competir no mercado brasileiro globalizado ADMINISTRAÇÃO • Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – Reter e Exponenciar o Conhecimento • Softwares e Estágio de Desenvolvimento de TI – Mobilidade • Serviços de Apoio (back office)
  8. 8. Serviços de Apoio • Arquivo – Físico e/ou Virtual • Biblioteca e Pesquisa Eletrônica de Jurisprudência • Comunicações e Telefonia : Atendimento e Mobilidade • Suporte de TI e Serviços de Cópias e Impressão • CRM (Client Relationship Management) • Faturamento, Cobrança e Gestão Financeira • RH e Departamento de Pessoal • Recepção e Expedição • Serviços de Secretaria, Copa e Limpeza • Contabilidade e Apoio Legal (Fiscal e Trabalhista)
  9. 9. ERP = Enterprise Resource Planning Planejamento de Recurso Corporativo (Enterprise Resource Planning - ERP) é um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc). (Wikipedia)
  10. 10. ERP = Enterprise Resource Planning • Permite a obtenção e geração de dados de gestão • Garante sua compatibilidade • Evita desperdícios e replicação de dados • Possibilita conciliação e • Audita eventuais erros
  11. 11. Visão do Futuro e Instrumentos Disponíveis • Perspectivas Econômicas • Análise da Concorrência e do Mercado • Business Plan • Fluxo de Caixa Projetado
  12. 12. Aspectos Fundamentais • Nada funcionará se não forem respeitados três aspectos fundamentais de gestão em escritórios de advocacia:  A separação das funções e das figuras do Managing Partner e do Administrador  O know-how na utilização dos sistemas jurídicos de processos e de gestão  Visão do negócio e empreendedorismo
  13. 13. A Separação das Funções e das Figuras do Managing Partner e do Administrador • Recentemente em um congresso da ALA (Association of Legal Administrators) foi apresentada uma pesquisa em que os 200 escritórios que cresceram acima da média nos EUA tinham uma estabilidade de gestão entre essas duas figuras de mais de 10 anos. • Qualquer escritório, independentemente do tamanho, deve ser administrado por um gestor que olhe para fora (Managing Partner) e outro que olhe para dentro (Administrador).
  14. 14. Importância de uma Equipe de Suporte • Controles são relativamente fáceis em um escritório de advocacia (lidamos apenas com valores monetários) • Conhecimentos básicos de administração, contabilidade e finanças
  15. 15. Planilha EXCEL dad • Consistência dos dados • Digitação única • Utilizar partidas dobradas Software Integrado Dados podem: • ser manipulados • ser corrompidos • conter erros
  16. 16. • Faturas não emitidas • Despesas não alocadas • Despesas não auditadas • Gestão caótica de pessoal • Gestão fiscal não compatível Problemas Frequentes
  17. 17. DEFICIÊNCIAS • Falhas no acompanhamento de processos • Contratação equivocada de correspondentes • Gastos excessivos com telefonia, transporte, cópias • Desvio de verbas • Passivos ocultos
  18. 18. Rentabilidade de Clientes e Profissionais Como é possível um escritório ou qualquer negócio que venda serviços não acompanhar o tempo dispendido na execução dos trabalhos? ALOCAÇÃO DE TEMPO (TIME SHEET) Este é o ponto fundamental! É a chave do sucesso e o cerne do BI (Business Intelligence)
  19. 19. Quais são os segredos ? Vigilância • Auditoria permanente – dos cadastros, sejam os do sistema de gestão, sejam os do acompanhamento dos processos • Verificação randômica de todos os documentos  Documentos do DP  Contratos de serviço  Contas bancárias  Contabilidade balancetes e “razões“ • Conciliação bancária diária
  20. 20. Monitoramento • Sistema de arquivamento definido para evitar que as peças e e-mails sejam arquivados particularmente e sem back up • Sistema de GED para evitar que o conhecimento seja perdido e/ou evadido • Monitoramento de acesso a sites e blogs que não sejam para fins profissionais • Definição de normas para evitar que o uso do endereço do profissional seja utilizado para fins particulares. A instituição deve ter acesso e pode tomar conhecimento dos conteúdos
  21. 21. Monitoramento (continuação) • Gerenciamento do lançamento de tempos de cada profissional, revisão dos mesmos independentemente se os serviços forem cobrados por hora • Definição dos acessos às informações gerenciais de acordo com o nível de cada profissional • Definição de senhas “fortes” e exigência de sua troca periódica • Sistemas de back up externos e internos de forma a evitar perda de dados ou interrupção da operação do escritório
  22. 22. Passos para Instalar um Escritório • Definição das necessidades de espaço para sua operação física e localização • Seleção e definição de softwares de operação • Definição da forma de operação dos softwares • Definição do hardware – próprio ou “na nuvem” • Seleção de equipamentos e mobilidade – telefonia • Implantação dos softwares • Definição do perfil e seleção da equipe de operação
  23. 23. Passos para Instalar um Escritório (continuação) • Definição das normas internas de funcionamento – manual • Seleção de todos os prestadores de serviço • Identidade visual, papelaria, material promocional • Instalação de site e domínio e definição da necessidade de assessoria de imprensa • Coaching dos sócios e equipe
  24. 24. “Advogado bom todo escritório tem. A diferença é uma administração estruturada, organizada e eficiente.” Frase atribuída ao Dr. José Pinheiro Neto

×