Circuito de correspondência

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Circuito de correspondência

  1. 1. CIRCUITO DECORRESPONDÊNCIA
  2. 2. COMO SE FAZ? O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário.
  3. 3. ESTAS FASES SÃO: A abertura; O registo de entradas; A distribuição; A resposta ou arquivo; A assinatura; O registo de saída e a expedição e arquivo;
  4. 4.  Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta; O registo tal como na recepção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos. Esta deverá ser feita após colocar o respectivo carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência; A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo.
  5. 5.  Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue directamente o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma resposta. Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direcção da empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos casos; tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída desta, é esta a fase do registo de saída. O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho; por último, temos a expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes de a carta ser inserida no sobrescrito se está datada e assinada, se contém o material necessário referido em anexo e se o endereço corresponde ao do sobrescrito. Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular ou pessoal.
  6. 6. RECEPÇÃO Como se faz: Olhe para a pessoa que está a sua frente; Preste atenção no que a pessoa está te falando e te pedindo; Se você atende alguém de braços cruzados demonstra que você não está fazendo questão para aquele assunto; Não sente em cima de uma das suas pernas dentro de uma recepção; Não masque chicletes quando estiver trabalhando; Responda uma pergunta com uma resposta. E não com outra pergunta. Sempre primeiro responda o que foi questionado;
  7. 7.  Tenha postura. Sente-se em uma posição que indique que você está interessado em ajudar ou resolver; Mantenha sua mesa em ordem. Nada de papéis pregados com recados. Bolsas, sacolas e objetos pessoais, mantenham sempre separados e não expostos a quem está atendendo. Tente evitar fazer ou receber ligações pessoais dentro do ambiente de trabalho; É anti-ético atender o telemóvel em ambiente de trabalho; Se a internet é liberada, cuidado! Seja discreto e não se envolva totalmente com tela do computador. É bom dar uma olhada geral de vez em quando no local de trabalho.
  8. 8. ABERTURA E REGISTO DA CORRESPONDÊNCIA: No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo. Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior. A abertura pode ser: Manual; Com ajuda de máquinas. Na abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis. Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e eléctricas) que permitem uma maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para grandes empresas.
  9. 9. DISTRIBUIÇÃO E EXPEDIÇÃO: Distribuição: É um dos processos da logística responsável pela administração dos materiais a partir da saída do produto da linha de produção até a entrega do produto no destino final. Após o produto pronto ele tipicamente é encaminhado ao distribuidor. O distribuidor por sua vez vende o produto para um varejista e em seguida aos consumidores finais. Este é o processo mais comum de distribuição, porém dentro desse contexto existe uma série de variáveis e decisões de trade-off a serem tomadas pelo profissional de logística.
  10. 10.  O marketing vê que a Distribuição é um dos processos mais críticos, pois problemas como o atraso na entrega são refletidos diretamente no cliente. A partir do momento que o produto é vendido a Distribuição se torna uma atividade de front office e ela é capaz de trazer benefícios e problemas resultantes de sua atuação (Kapoor et al., 2004, p. 9). Uma organização pode ser divida em três processos principais suprimentos, produção e distribuição (Gomes et al., 2004, p. 8-9). Onde termina o processo de distribuição de uma empresa, inicia o processo de suprimentos da empresa seguinte. Como regra geral as empresas mais fortes da cadeia de distribuição são quem definem quem será o responsável pela entrega do material/produto.
  11. 11.  O ponto mais forte da cadeia não necessariamente é aquele que têm mais “dinheiro”, mas sim aquele que tem a necessidade de compra é menor do que a necessidade de venda do elo anterior da cadeia, então podemos concluir que este poder de decisão pode ser transferida rapidamente entre os elos, pois a globalização nos permite comprar um produto na china com frete FOB e ainda pagar mais barato do que uma compra em nossa região. As empresas estão cada vez mais terceirizando suas atividades relacionadas a distribuição e focando suas atividades no core bussiness da empresa.
  12. 12.  A distribuição tem grande importância dentro da empresa por ser uma atividade de alto custo. Os custos de distribuição estão diretamente associados ao peso, volume, preço, Lead Time do cliente, importância na Cadeia de suprimentos, fragilidade, tipo e estado físico do material e estes aspectos influenciam ainda na escolha do modal de transporte, dos equipamentos de movimentação, da qualificação e quantidade pessoal envolvido na operação, pontos de apoio, seguro, entre outros. A palavra distribuição esta associada também a entrega de cargas fracionadas, neste tipo de entrega o produto/material é entrega em mais de um destinatário, aproveitando a viagem e os custos envolvidos.
  13. 13.  As entregas neste caso devem ser muito bem planejadas, pois a entrega unitizada tem um menor custo total e menor lead time, as entregas fracionadas devem ser utilizadas somente quando não for possível a entrega direta com o veículo completamente ocupado.
  14. 14. EXPEDIÇÃO: Verificar se aquilo que o cliente pediu está pronto para ser expedido; Preparar os documentos da remessa (informação relativa aos artigos embalados, local para onde vão ser enviados); Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria; Juntar as encomendas por operador logístico (transportadora); Carregar os caminhões (tarefa muitas vezes realizada pelo transportador).

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