1. GESTIÓN Y PRESERVACIÓN DE BASES DE DATOS Joan Soler Jiménez, Arxiu Històric de Terrassa. Marta Munuera Bermejo, Arxiu Administratiu de Terrassa. 11 de febrero 2011

2. 1. Aproximación legislativa a las bases de datos. 2. ¿Dónde está el documento? Registro, entidades intelectuales, modelos datacéntrico y docucéntrico. 3. Preservación de bases de datos electrónicas: RODA, SIARD y otras soluciones genéricas. 4. Preservación del Registro General como ejemplo: soluciones concretas.

3. Aproximación legislativa a las bases de datos

4. Llei 30/1992 Art. 45.5: Los documentos emitidos, sea cual sea el soporte utilizado , por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las administraciones públicas, o los que estos emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozaran de la validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada la autenticidad, integridad y conservación (...).

6. Ley 11/2007 Artículo 31. Archivo electrónico de documentos 1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. 2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo . Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones . La ley habla de preservar el “documento electrónico”. Sistema docucéntrico versus sistema datacéntrico. Migración como estrategia de preservación

7. Artículo 31. Archivo electrónico de documentos 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos , deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados . En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. Ley 11/2007 Necesidades de seguridad para la conservación Desarrollo en el Esquema de Seguridad.

9. h. La adopción de medidas para asegurar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22, de forma que se pueda asegurar su recuperación de acuerdo con el plazo mínimo de conservación determinado por las normas administrativas y obligaciones jurídicas, se garantice su conservación a largo plazo, se asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos, así como la transparencia, la memoria y la identificación de los órganos de las Administraciones públicas y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas que ejercen la competencia sobre el documento o expediente. […] j. Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a efectos de conservación , de acuerdo con lo establecido en la legislación en materia de Archivos, de manera que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo. Esquema Nacional de Interoperabilidad

10. l. La formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión de documentos, como de su tratamiento y conservación en archivos o repositorios electrónicos. 2. A los efectos de lo dispuesto en el apartado 1, las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos. Artículo 22. Seguridad 3. Estas medidas se aplicarán con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos electrónicos, sus soportes y medios , y se realizarán atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deban conservarse los documentos. Esquema Nacional de Interoperabilidad

12. Esquema Nacional de Interoperabilidad No aparece el concepto “base de datos”. Solamente “datos” en plural. Los datos: se comparten, se protegen, se accede, se utilizan, se modelan, se extraen . Los metadatos: se asocian, se esquematizan. Interoperabilidad técnica, organizativa y semántica de los datos.

14. Ley de propiedad intelectual sobre las bases de datos En 1998 se aprueba la ley 5/1998 para incorporar a la ley de propiedad intelectual española lo expuesto en la Directiva 96/9/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 1996, sobre la protección jurídica de las bases de datos. Artículo 21 . Transformación 1. La transformación de una obra comprende su traducción, adaptación y cualquier otra modificación en su forma de la que se derive una obra diferente. Cuando se trate de una base de datos a la que hace referencia el artículo 12 de la presente Ley se considerará también transformación, la reordenación de la misma. 2. Los derechos de propiedad intelectual de la obra resultado de la transformación corresponderán al autor de esta última , sin perjuicio del derecho del autor de la obra preexistente de autorizar, durante todo el plazo de protección de sus derechos sobre ésta, la explotación de esos resultados en cualquier forma y en especial mediante su reproducción, distribución, comunicación pública o nueva transformación.

16. Ley de propiedad intelectual sobre las bases de datos 2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 31, no se necesitará la autorización del autor de una base de datos protegida en virtud del artículo 12 de esta Ley y que haya sido divulgada: a) Cuando tratándose de una base de datos no electrónica se realice una reproducción con fines privados. b) Cuando la utilización se realice con fines de ilustración de la enseñanza o de investigación científica siempre que se lleve a efecto en la medida justificada por el objetivo no comercial que se persiga e indicando en cualquier caso su fuente. c) Cuando se trate de una utilización para fines de seguridad pública o a efectos de un procedimiento administrativo o judicial.

19. ¿Dónde está el documento?

33. Preservar una base de datos Metodologías, estrategias y problemáticas Joan Soler, Arxiu Històric de Terrassa Marta Munuera, Arxiu Municipal de Terrassa. Febrero de 2011

35. Preservación de bases de datos electrónicas: RODA, SIARD y otras soluciones genéricas.

40. http://www.dcc.ac.uk/resources/curation-lifecycle-model

43. Study 16 (2005) Electronic records: A workbook for archivists (Consejo Internacional de Archivos)

50. - Proyecto de los Archivos Nacionales de Holanda conjuntamente con la Biblioteca Nacional (2005-2007) - The dutch testbed: 2000-2003 proyecto de investigación donde se analizaron las diferentes estrategias de preservación. - Conclusiones: - Manera de mantener el software obsoleto funcionando y permitir al usuario ver el documento en su forma original y en su contexto de creación. - Si conservamos el original tenemos más opciones de acceso en el futuro. - Dos opciones de emulación: - Para su renderización - Como paso intermedio para la migración EMULACIÓN: Dioscuri

51. http://dioscuri.sourceforge.net/

56. http://www.guidebookgallery.org/

57. http://www.guidebookgallery.org/

58. MIGRACIÓN VERSUS EMULACIÓN - Para documentos textuales la migración puede ser más adecuada. - Para documentos dinámicos la emulación puede ser más interesante. - Pueden ser estrategias complementarias. - Migrar a un estándar y emular.

59. ENCAPSULAR Encapsular en un objeto digital : información relacionada con el contexto, contenido y estructura del documento electrónico OAIS  Open Archival Information System - Modelo para organizar un sistema seguro de archivo - Utilización de estándares abiertos - Objeto digital formado por el documento original , información sobre el contenido , información sobre la presentación y información relativa a la preservación

60. PRESERVACIÓN BASES DE DATOS Problemática  carácter compuesto, dinámico y distribuido Dos perspectivas: 1. Orientada a procesos: toda la base de datos 2. Orientada al documento: Identificar los documentos generados y conservarlos Ejemplo: La regulación de transferencia a los Archivos Nacionales de Estados Unidos dice que los ficheros de base de datos se deben transferir en tablas bidimensionales (ASCII, SQL o IRDS), únicamente con las tablas de datos y la documentación de las relaciones y respetando la primera forma.

62. Proyecto RODA

63. Proyecto RODA

64. Proyecto RODA http:// roda.di.uminho.pt /? locale = en#home Demo:

65. “ Relational database preservation through XML modelling”. J.C. Ramalho. M. Ferreira, L. Faria, R.Castro, 2007

67. http:// www.bar.admin.ch / dienstleistungen /00823/00825/ index.html?lang =en

68. SIARD Content file (contenido) + Metadata file (describe la estructura de la base de datos a todos los niveles) -> se comprime en un único fichero (ZIP6) Herramientas: - SiardFromDb : Herramienta para extraer y convertir la base de datos en un archivo SIARD. - SiardEdit: Para editar los metadatos. - SiardToDb: Transforma el archivo SIARD en una visualización de base de datos.

69. SIARD

73. http://mixed.dans.knaw.nl/

75. http:// www.interpares.org /ip3/ ip3 _ index.cfm RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL

77. http:// www.planets - project.eu / Proyecto co-fundado por la Unión Europea para estudiar temas de preservación digital. RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL

78. RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL http://www.protage.eu/index.html

79. RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL http:// www.dcc.ac.uk/

81. Registro General Electrónico de Entrada y Salida de Documentos: el caso de Terrassa Joan Soler i Jiménez, Arxiu Històric de Terrassa. Marta Munuera, Arxiu Administratiu de Terrassa. 11 de febrero 2011

102. Gestión del Registro General Electrónico Fase de Producción y de Gestión

105. Fases de gestión del RGE

108. CAMPOS NECESARIOS CONDICIONES IDEALES EN UN RGE QUÉ PERMITE? Número de asiento Asignación del sistema; inalterable Disponer un identificador único que evite ambigüedades Fecha de presentación Asignación del sistema; inalterable Disponer de un control preciso sobre el inicio de la acción administrativa Fecha, hora y lugar del registro Asignación del sistema; inalterable Disponer de un control preciso sobre el inicio de la acción administrativa Breve descripción del contenido Asignación del funcionario o del sistema; inalterable. Aglutina el epígrafe de la naturaleza jurídica de la acción. Disponer de una breve explicación de la manifestación de voluntad de la parte solicitante. Identificación de la persona física o jurídica interesada Asignación del funcionario y/o del sistema; inalterable. Saber quien solicita i quien tiene que recibir el benefici o de la acción administrativa Identificación de la persona física o jurídica receptora; o del órgano administrativo Asignación del sistema; inalterable Saber qui debe responsabilizarse de la ejecución de la acción administrativa Descripción controlada de los documentos entrantes Asignación del sistema; inalterable Controlar la documentación de soporte que hay que comprovar para continuar o no con la acción administrativa Código de clasificación de la serie documental que se activa Asignación del sistema; inalterable Disponer de un identificador significativo único que permite su gestión en el interior de un SGD Canal de transmisión Asignación del sistema; inalterable Disponer de una medida de control sobre el canal utilizado

114. Captura de documentos analógicos y electrónicos

116. PUNTOS CRÍTICOS DE LA CAPTURA SOLUCIONES Formularios poco exhaustivos y diversos. Formularios controlados = Introducción de datos de calidad. Vocabularios descontrolados en la identificación de documentos asociados. Vocabulario controlado = Catálogo de tipologías documentales. “ Temas de registro” aleatorios, repetitivos, redundantes, irreales, innecesarios. Catálogo de los “temas de registro” = Cuardo de Clasificación. Digitalización: en el momento en que se presenta la documentación o a posteriori? Estudio previo y planificación del procedimiento de digitalización: evaluación de si se mejora el rendimento o no. Cambios organizativos. Formación y capacidad docente.

126. Gestión del Registro General Electrónico Aplicación de soluciones

129. Total temas: 488 temas . Total asientos de entrada (2008-2010) : 248.620 asientos . Total asientos de entrada (2008-2010) sin tema: 13.594 asientos. Total asientos de salida (2008-2010) : 194.502 asientos . Total asientos de salida (2008-2010) sin tema: 59.261 asientos.

133. Procedimiento en la Generación del Libro Oficial de Registro General de documentos en PDF 1.- Generar el libro oficial de Registro de cada año desde la aplicación de Registro (PDF) 2.- Crear un expediente electrónico en la aplicación de Gestión de Expedientes (tipología de expediente RGOF) 3.- Abrir trámite y añadir el documento PDF. Cerrarlo y validarlo. 4.- Automáticamente se genera el trámite “Validación del secretario”. El Secretario recibe un correo electrónico informando de la generación del trámite para que valide el libro oficial. 5.- Se crea el trámite “Arxivament” y un correo electrónico hacia el Archivo Administrativo que validará el trámite. 6.- Se cierra el expediente.

144. - Propuestas de mejora del actual aplicativo. - 2 productos: - Instrucciones de uso y normativa interna del RG. (aprovada por Resolución de la Regidora del Área de Govierno el 26 de julio de 2010) - Propuesta de classificación de los actuales temas del Registro. QdC = Catálogo de procedimentos Temas = Catálogo de tràmites El RG en el Ayuntamiento de Terrassa (7)

146. ¡¡¡PRESERVANDO EL FUTURO!!!