Presentación del 7º Congreso de Archivos de Castilla y León: Participación, innovación, diversidad. Segovia, 27 de mayo de 2016.

1. Archivos y transformación digital
Eficienciaxdiferencia:
Joan Carles Faus Mascarell
Segovia 27/05/2016

2. http://web.aoc.cat/governdigital/wp-content/uploads/sites/5/2014/12/OlgaDiaz_AscenMoro_Ordenanca-AE-i-Transparencia.pdf

3. http://www.aeval.es/export/sites/aeval/comun/pdf/calidad/informes/Informe_Percepcion_2016.pdf

4. Servicio de Archivos (SdA)
IMAB: Archivo Histórico AM@: Archivo Municipal Administrativo
(Cultura, Tradiciones, Feria y Fiestas) (Administración, Modernización, Gobierno abierto)
Población: 78.543 habitantes Presupuesto: 75.893.390 € Plantilla: 472 empleados
250.000 eExpedientes 1.200.000 eDocumentos 40.000/24.000 registros e/s

5. Reingeniería documental para la eficiencia administrativa
Simplificación administrativa Simplificación documental
mejora procedimiento
Eficiencia Seguridad Exigencia
contextualización
Disposición evidencial información
Simplificación Eficiencia social
reingeniería documental
informática

6. Reingeniería documental para la eficiencia administrativa
Tècnica Administrative Process Study,
la novedad de la cual radica en el tratamiento de la
documentación como productos y/o referencias
necesarias para la fabricación de los siguientes
productos o referencias, desde el inicio de un
procedimiento hasta su final
 Formación postgrado y especialización
MÉTODO vs actitudes & solucions TIC

7. Reingeniería documental para la eficiencia administrativa
Tècnica Administrative Process Study,
la novedad de la cual radica en el tratamiento de la
documentación como productos y/o referencias
necesarias para la fabricación de los siguientes
productos o referencias, desde el inicio de un
procedimiento hasta su final
 Formación postgrado y especialización
MÉTODO vs actitudes & solucions TIC

8. Eficiencia requiere Simplificación documental:

9. Impacto de la reducción documental

10. Reclamaciones a la Oficina Municipal de Información al Consumidor (OMIC)
SIMPLIFICACIÓN
Circuito (Documentación básica) Elim. Observaciones Coste Presen Telem.
Hoja de reclamación municipal / GVA 80 80 5
Justificante recepción de notificación de reclamación
interpuesta
35 35 4
Respuesta de la empresa 80 80 5
Solicitud de la empresa de adhesión a la a la Junta Arbitral de
Consumo
SI
Substituido por casilla en hoja de
respuesta
5 2 2
Justificante recepción de notificación al ciudadano del resultado
de la mediación
35 35 4
Justificante recepción de notificación al ciudadano de la
inhibición de la OMIC
SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0
Justificante recepción del traslado de la queja a la empresa SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0
Justificante recepción de notificación al ciudadano del traslado
de queja a la empresa
SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0
Hoja de reclamación municipal / GVA SI Presentación directa a la JAC 80 0 0
Justificante recepción de notificación de reclamación
interpuesta a la empresa
SI Presentación directa a la JAC 35 0 0
Total 455 232 20
Total anual (número de trámites =971) 441.805 225.272 19.420
Costes iniciales anuales 441.805 €
Ahorro anual por la reducción
Presencial 216.533 €
Telemática 422.385 €
Impacto de la reducción documental

11. Ahorro anual acumulado (ahorro unitario x frecuencia) costes tras la simplificación
€
ahorro €
Costes
iniciales € presencial telemática Presencial telemática
8.386.576 1.610.415,3 7.573.119,3
Reducción costes unitarios Costes
iniciales €
Costes tras la simplificación €
vía presencial % reducción vía telemática %reducción
6.646 4.759 -28,39 1.667 -74,92
Ahorro documental, fases inicial y de tramitación Referencias eliminadas €
Instancia Tramitación
1.004 € 1.000 €
Número referencias eliminadas Referencias iniciales Referencias eliminadas
Instancia Tramitación Instancia Tramitación
Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales
87 18 42 25 43 5 14 6
105 67 48 20

12. Principales cargas documentales eliminadas a la ciudadanía
número porcentaje
Desplazamientos para impulsar la tramitación 26 21,40%
Acreditación de la identidad 10 17,80%
Información procedente del Ayuntamiento 8 14,40%
Acreditaciones específicas del procedimiento 8 14,40%
Justificantes de recepción 7 12,50%
Información procedente de otras AAPP 7 12,50%
Autorizaciones propias para la tramitación 2 3,50%
Trámites con otras AAPP e Instituciones 2 3,50%
desplazamientos
recibos
bancarios
acuses de
notificación
Defectos procedimentales: 34%
fotocopia
DNI
Información
municipal
Inf. inútil: 32%
información
específica
Proc.: 14%
información
otras AAPP
autorizaciones
y trámites
otras AAPP
Interoperabilidad: 20%

13. Alfons Cornella - 2011-06-06, http://www.infonomia.com/articulo/ideas/7206
Eficiencia x diferencia

14. Dimensiones operativas:
Mapa de Circuitos
administrativos

15. Dimensiones operativas: secuencia documental

16. Dimensiones operativas: Variables de Información
REF. DOCUMENTALS
Codi
Var.
DESCRIPCIÓ VARIABLE 411 492 421 412 414 415 416 417 418 413 422 419 420
1 Data generació document A X 2
2 Data inici A X
3 Data fi A X
4 Notari. Número col·legiat A X
5 Notari. Nom A X X X X X X
6 Notari. Primer cognom A X X X X X X
7 Notari. Segon cognom A X X X X X X
8 Notaria A
9 Data escriptura A X X X
10 Protocol A X X X X X X
11 Operació. Codi A
12 Operació. Tipologia A
13 Valor del bé o dret transmès A X
14 Referència cadastral A X X X
15 Alteració cadastral A X
16 Veracitat cadastral A X
17 Porció cadastral o % atribuït per dret A X
18 Bé immoble. Carrer A X X X X X X X
19 Bé immoble. Número A X X X X X X X
20 Bé immoble. Codi postal A X X X X X X X
21 Bé immoble. Província A X X X X X X
22 Bé immoble. Municipi A X X X X X X X
23 Transmetent. DNI A X X 2 2
24 Transmetent. Nom A X X 2 2
25 Transmetent. Primer cognom A X X 2 2
26 Transmetent. Segon cognom A X X 2 2
27 Transmetent. Carrer A X X X X
28 Transmetent. Número A X X X X
29 Transmetent. Codi postal A X X X X
30 Transmetent. Província A X X X X
31 Transmetent. Municipi A X X X X
32 Adquirent. DNI A X X X X X
33 Adquirent. Nom A X X X X X
34 Adquirent. Primer cognom A X X X X X
35 Adquirent. Segon cognom A X X X X X
36 Adquirent. Carrer A X X X
37 Adquirent. Número A X X X
38 Adquirent. Codi postal A X X X
39 Adquirent. Província A X X X
40 Adquirent. Municipi A X X
41 Quantitat aboanda A
42 Número rebut A
43 Tipus ingés A
44 Número expedient A X X X X X
45 Referència A
46 Remesa A
47 Bé immoble. Data de transmissió A X X X X X
48 Bé immoble. Any de revissió cadastral A
49 Bé immoble. Valor cadastral del sol A X X X X X
50 Bé immoble. Valor cadastral anterior a revissió A

17. •
• redocumentar
vs
edocumentar
• Automatización
(pragmática y asumible)
• Competitividad
administrativa
• Esencial / superfluo
análisis secuencial modelo costes =
DOCUMENTO
modelo informacional
digital
modelo prefijado
UDC
ciudadanía
mapa circuitos
administrativos
menos es más
substrato
documental
expedientes
válidos
Sostenibilidad
ciclo de vida
Interno
Coste mínimo
expediente
Referencias
documentales
obligatorias
Variables
Información
Patrimonio
informativo digital
Reinventar evidencias
documentales = tic
Metadatos
Reingeniería documental y transformación digital

18. •
• redocumentar
vs
edocumentar
• Automatización
(pragmática y asumible)
• Competitividad
administrativa
• Esencial / superfluo
análisis secuencial modelo costes =
DOCUMENTO
modelo informacional
digital
modelo prefijado
UDC
ciudadanía
mapa circuitos
administrativos
menos es más
substrato
documental
expedientes
válidos
Sostenibilidad
ciclo de vida
Interno
Coste mínimo
expediente
Referencias
documentales
obligatorias
Variables
Información
Patrimonio
informativo digital
Reinventar evidencias
documentales = tic
Metadatos
Archiv(er)os XXI
multidisciplinariedad
capacitación
experimentación
integración funciones
organización
Reingeniería documental y transformación digital

19. Joan Carles Faus Mascarell
arxiuadm@gandia.org
Signat per: JOAN CARLES FAUS MASCARELL - DNI
19995813G
Motiu: Sòc l'autor
Data i hora: 2016.05.24 11:08:01 +02:00