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Archivo (Gestión
Documental): la
llave esencial
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“El Gobierno debe
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El 76,2% opina que la
transparencia puede
ayudar a prevenir la
corrupción.
El 50,5% valora positiva-
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De los encuestados que
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Codi
Var.
DESCRIPCIÓ VARIABLE 411 492 421 412 414 415 416 417 418 413 422 419 420
1 Data generació document A X 2
2 Data inici A X
3 Data fi A X
4 Notari. Número col·legiat A X
5 Notari. Nom A X X X X X X
6 Notari. Primer cognom A X X X X X X
7 Notari. Segon cognom A X X X X X X
8 Notaria A
9 Data escriptura A X X X
10 Protocol A X X X X X X
11 Operació. Codi A
12 Operació. Tipologia A
13 Valor del bé o dret transmès A X
14 Referència cadastral A X X X
15 Alteració cadastral A X
16 Veracitat cadastral A X
17 Porció cadastral o % atribuït per dret A X
18 Bé immoble. Carrer A X X X X X X X
19 Bé immoble. Número A X X X X X X X
20 Bé immoble. Codi postal A X X X X X X X
21 Bé immoble. Província A X X X X X X
22 Bé immoble. Municipi A X X X X X X X
23 Transmetent. DNI A X X 2 2
24 Transmetent. Nom A X X 2 2
25 Transmetent. Primer cognom A X X 2 2
26 Transmetent. Segon cognom A X X 2 2
27 Transmetent. Carrer A X X X X
28 Transmetent. Número A X X X X
29 Transmetent. Codi postal A X X X X
30 Transmetent. Província A X X X X
31 Transmetent. Municipi A X X X X
32 Adquirent. DNI A X X X X X
33 Adquirent. Nom A X X X X X
34 Adquirent. Primer cognom A X X X X X
35 Adquirent. Segon cognom A X X X X X
36 Adquirent. Carrer A X X X
37 Adquirent. Número A X X X
38 Adquirent. Codi postal A X X X
39 Adquirent. Província A X X X
40 Adquirent. Municipi A X X
41 Quantitat aboanda A
42 Número rebut A
43 Tipus ingés A
44 Número expedient A X X X X X
45 Referència A
46 Remesa A
47 Bé immoble. Data de transmissió A X X X X X
48 Bé immoble. Any de revissió cadastral A
49 Bé immoble. Valor cadastral del sol A X X X X X
50 Bé immoble. Valor cadastral anterior a revissió A
Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
Producción documental: Variables de Información
Publicidad activa
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información
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Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
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Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
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La imagen proviene del blog archivista, de F. Fernández Cuesta (“Information flow between live and
archival systems”), extraida del documento Introduction to the Common Specification for Information
Packages in the E-ARK project, uno de los entregables del proyecto E-Ark.
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 Transparencia resultado de organización y accesibilidad
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 El Sistema de la Información vinculado a instrumentos
y esquemas del SGD.
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Referencias:
• ONTSI, Estudio de la demanda y uso de Gobierno Abierto en España, febrero 2013.
• ACREDITRA, Barómetro de la Transparencia de España 2015, mayo de 2016
• Franco & Pérez (coords), Modelo de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), P. Eurosocial, enero 2015.
• CNEDA, Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de Documentos de Archivo,
Agentes y Funciones; partes1 y 2: Tipos de entidad y Relaciones, 18/06/2012.
• AAC, Model de maduresa en gestió documental per a la transparència i la publicitat activa, juny 2016.
• Paco Fernández C., Dos paradojas, tres mitos y varias lecciones sobre el derecho de acceso (UK), Archivista, 15/01/2016.
• Paco Fernández C., Al servicio de la transparencia. El papel de los archiveros y la GD en el acceso a la información pública, MEI, vol3. 2012.
• Jordi Serra Serra, Gestión documental: vehículo para la transparencia. Junio 2016
No sin #archivos
Ponga un #archiver= en su vida
Sin #archivos y sin #gestióndocumental no
habrá nunca nunca #transparencia
El archivo electrónico único tiene que ser el
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Archivo (Gestión Documental): la llave esencial de la transparencia

  • 1. Archivo (Gestión Documental): la llave esencial Joan Carles Faus Mascarell Castelló de la Plana, 17/06/2016
  • 2. Transparencia: cifras, mitos y percepciones “El Gobierno debe utilizar las nuevas tecnologías para informar a los ciudadanos sobre lo que conoce y hace” Barack Obama, 2009 Existe una creciente desafección hacia la clase política que se traslada hacia los gestones y técnicos de las AAPP 63,2% Encuestados no confían en las AAPP
  • 3. Transparencia: cifras, mitos y percepciones El 76,2% opina que la transparencia puede ayudar a prevenir la corrupción. El 50,5% valora positiva- mente la ley de transparencia (mucho 37,7%) o muy positivamente (12,7%). Al 75,1% de los encuestados la información que publican les merece poca (46,7%) o ninguna confianza (28,3%). El 67,1% de los encuestados afirma que los portales de transparencia sirven poco o nada. El 64,8% de los encuestados no ha oído hablar de las mediciones y rankings de transparencia. De los encuestados que conocen las mediciones y rankings de transparencia, el 59,5% les otorga poca o ninguna credibilidad.
  • 4. 2,3 7,2 11,4 24,2 51,1 54,1 63,1 75,5 0 20 40 60 80 Otras Los teléfonos y correos electrónicos de los órganos administrativos Cómo solicitar información pública Con quién se reúnen los políticos y porqué Las empresas con las que se contrata Los sueldos de los políticos El coste real de los servicios públicos Los presupuestos públicos que se gestionan INFORMACIÓN A CONOCER POR LOS CIUDADANOS CONSIDERADA MÁS IMPORTANTE % encuestados. Base: pregunta de respuesta múltiple El derecho de acceso solo funciona si nadie lo usa El derecho de acceso es para el ciudadano de a pie Funcionarios y solicitantes apoyan mayor apertura, pero deploran la práctica Las solicitudes de acceso son fáciles de tramitar No habría necesidad de solicitudes si hay información proactiva
  • 5. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos Buen gobierno y buenos documentos • Javier Barbadillo Alonso, Portales de transparencia y gestión documental municipal. Fundación Olga Gallego, 2016
  • 6. Transparencia: cifras, mitos y leyendas 10 años de transparencia en UK:  SÍ ↗ transparencia y rendición cuentas Instituciones  NO ↗ confianza en los poderes públicos (más bien al contrario)  SÍ ↘ calidad documentación administrativa  Debate actual: Transparencia sí / Transparencia no  Discurso político ahora hacia el Open Governament Data ¿Datos sin contexto? ¿Archivos vacios?
  • 7. “Una gestión de documentos apropiada es la columna vertebral del Gobierno abierto” Barack Obama, 2011 “El Gobierno debe utilizar las nuevas tecnologías para informar a los ciudadanos sobre lo que conoce y hace” Barack Obama, 2009 Transparencia & Documentos
  • 8.  El cambio de mentalidad  Disponer (no elaborar) de la información  Desconexión + falta de interoperabilidad  Descontextualización  Documentar mi actividad  fiabilidad (procesos controlados) qué, quién, cómo dónde disponible formato electrónico acceso WWW publicación Las premisas de la transparencia Transparencia: cifras, mitos y percepciones
  • 9. Gestión sistemática de documentos, entendidos como el soporte de las decisiones de la organización y de las actividades subsiguientes, que asegura la rendición de cuentas a las partes interesadas, presentes y futuras. SGD Secuencia ordenada de actuaciones que se siguen para la formación de la voluntad de la Administración expresada en decisiones documentadas (actos administrativos) sobre materias de su competencia. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado (generalmente un producto o servicio) que satisfaga las exigencias del usuario/cliente/ciudadanía. PROCESO Naturaleza documental de los procesos como evidencia fiable y autorizada de las actividades de una organización Sistema de Gestió Documental
  • 10. Unidad documental. Elemento básico de un fondo, grupo de fondos, colección o serie, constituido por un documento de archivo (unidad documental simple) o por varios que formen una unidad documental compuesta Mantienen una doble condición: A. Asociación a un hecho (representación) B. Perdurabilidad en el tiempo
  • 11. ISO 15489 (AENOR, 2006): “área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización” Sistema de Gestión Documental Sistema de Gestió Documental
  • 12. El concepto de información pública no puede disociarse del concepto de documento público (R. Alberch) Sistema de Gestió Documental
  • 13. Clasificar aplicar reglas disponer Archiver=s personal cualificado, dedicado e instruido en la producción, gestión y preservación documental • Jordi Serra Serra, Gestión documental: vehículo para la transparencia. Junio 2016 Sistema de Gestió Documental
  • 14. Mapa de Circuitos administrativos Producción documental Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 15. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos Producción documental: secuencia documental
  • 16. REF. DOCUMENTALS Codi Var. DESCRIPCIÓ VARIABLE 411 492 421 412 414 415 416 417 418 413 422 419 420 1 Data generació document A X 2 2 Data inici A X 3 Data fi A X 4 Notari. Número col·legiat A X 5 Notari. Nom A X X X X X X 6 Notari. Primer cognom A X X X X X X 7 Notari. Segon cognom A X X X X X X 8 Notaria A 9 Data escriptura A X X X 10 Protocol A X X X X X X 11 Operació. Codi A 12 Operació. Tipologia A 13 Valor del bé o dret transmès A X 14 Referència cadastral A X X X 15 Alteració cadastral A X 16 Veracitat cadastral A X 17 Porció cadastral o % atribuït per dret A X 18 Bé immoble. Carrer A X X X X X X X 19 Bé immoble. Número A X X X X X X X 20 Bé immoble. Codi postal A X X X X X X X 21 Bé immoble. Província A X X X X X X 22 Bé immoble. Municipi A X X X X X X X 23 Transmetent. DNI A X X 2 2 24 Transmetent. Nom A X X 2 2 25 Transmetent. Primer cognom A X X 2 2 26 Transmetent. Segon cognom A X X 2 2 27 Transmetent. Carrer A X X X X 28 Transmetent. Número A X X X X 29 Transmetent. Codi postal A X X X X 30 Transmetent. Província A X X X X 31 Transmetent. Municipi A X X X X 32 Adquirent. DNI A X X X X X 33 Adquirent. Nom A X X X X X 34 Adquirent. Primer cognom A X X X X X 35 Adquirent. Segon cognom A X X X X X 36 Adquirent. Carrer A X X X 37 Adquirent. Número A X X X 38 Adquirent. Codi postal A X X X 39 Adquirent. Província A X X X 40 Adquirent. Municipi A X X 41 Quantitat aboanda A 42 Número rebut A 43 Tipus ingés A 44 Número expedient A X X X X X 45 Referència A 46 Remesa A 47 Bé immoble. Data de transmissió A X X X X X 48 Bé immoble. Any de revissió cadastral A 49 Bé immoble. Valor cadastral del sol A X X X X X 50 Bé immoble. Valor cadastral anterior a revissió A Gobernanza de la información para gobiernos abiertos Producción documental: Variables de Información
  • 17. Publicidad activa Acceso a la información RISP Datos abiertos Rendición de cuentas Fuentes primarias de calidad Contextualización = fiabilidad Interoperabilidad e Integración Tratamiento semántico de la información Gestión documental y transparencia Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 19. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 20. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 21. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 22. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 23. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 24. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 25. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 26. • “Capacidad de los gobiernos para crear y mantener –y lo ciudadanos para buscar y obtener– documentos administrativos fiables, fidedignos y precisos. • Acceder a la “información” significa en realidad acceder a los “documentos de archivo”: a las decisiones documentadas del gobierno y la evidencia que apoya u sustenta el trabajo del sector público. • Sin una gestión eficaz de los documentos administrativos, entonces, no es posible proporcionar un acceso de calidad a una información fiable y útil“ (Millar L., 2003 ) Éxito de la regulación de acceso: Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 27. Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 28. • Transparencia sin intermediarios  interoperar silos de información  Integración natural de fuentes primarias (evidencias) con publicación/acceso  Capacidad ofrecer información (y datos) en formatos procesables = automatización • Determinar régimen de acceso y publicidad (autoconsumo información – estructura semántica) • Concienciación de la ciudadanía en el Gobierno abierto: veracidad, integridad, fiabilidad • ¿hablamos del Archivo Electrónico Único? Conclusiones: Gobernanza de la información para gobiernos abiertos
  • 29. Archivo electrónico único Transparencia efectiva: Archivos y sociedad
  • 30. La imagen proviene del blog archivista, de F. Fernández Cuesta (“Information flow between live and archival systems”), extraida del documento Introduction to the Common Specification for Information Packages in the E-ARK project, uno de los entregables del proyecto E-Ark. https://archivista.wordpress.com/2016/02/26/gestion-de-documentos-y-archivo-electronico-unico-en-la-age-primeras-impresiones/ Archivo electrónico único Transparencia efectiva: Archivos y sociedad
  • 31.  Transparencia resultado de organización y accesibilidad de la información contenida en los archivos Transparencia efectiva: Archivos y sociedad Transparencia efectiva: Archivos y sociedad
  • 32.  El Sistema de la Información vinculado a instrumentos y esquemas del SGD.  Interdisciplinaridad. Aportación de la archivística.  Archivalización/archivación. Accesibilidad desde antes de la creación del documento y de forma permanente.  El acceso a la información es la clave de las políticas de gobierno abierto Transparencia efectiva: Archivos y sociedad Transparencia efectiva: Archivos y sociedad
  • 33. • El AEU no es (sólo) una cuestión tecnológica  AGE: Inside & Archive • Hay que ampliar la cobertura del SGD, y hacerlo de forma integrada  ¿Voluntad política o decisión ciudadana? • Archivo Electrónico de la Sociedad (AES)  Portal de transparencia según QdC  Ampliar la disponibilidad/datificación de la información (Servicio público) = veracidad + ROI  La gestión de lo público, en público. Valor democrático Transparencia efectiva: Archivos y sociedad Transparencia efectiva: Archivos y sociedad
  • 34. Transparencia efectiva: Archivos y sociedad Transparencia efectiva: Archivos y sociedad
  • 35. Referencias: • ONTSI, Estudio de la demanda y uso de Gobierno Abierto en España, febrero 2013. • ACREDITRA, Barómetro de la Transparencia de España 2015, mayo de 2016 • Franco & Pérez (coords), Modelo de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), P. Eurosocial, enero 2015. • CNEDA, Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones; partes1 y 2: Tipos de entidad y Relaciones, 18/06/2012. • AAC, Model de maduresa en gestió documental per a la transparència i la publicitat activa, juny 2016. • Paco Fernández C., Dos paradojas, tres mitos y varias lecciones sobre el derecho de acceso (UK), Archivista, 15/01/2016. • Paco Fernández C., Al servicio de la transparencia. El papel de los archiveros y la GD en el acceso a la información pública, MEI, vol3. 2012. • Jordi Serra Serra, Gestión documental: vehículo para la transparencia. Junio 2016 No sin #archivos Ponga un #archiver= en su vida Sin #archivos y sin #gestióndocumental no habrá nunca nunca #transparencia El archivo electrónico único tiene que ser el #archivo de la sociedad