Gran Fondo Baie Sainte-Marie Presentation to Council

Présentation au Conseil municipal
Département de développement
communautaire
le 21 octobre 2015
communautaire le 21 octobre 2015
1

Organization Study
Final Report
• La Municipalité de Clare a commencé la mise en œuvre de
nombreux changements recommandés dans le rapport
Organization Study Final Report présenté au conseil par
Richard G. Ramsay Management Consultants Inc. en mars
2015. L'étude considérait la livraison actuelle des services
municipaux avec des recommandations pour une
collaboration étroite qui aiderait à assurer les meilleurs
services à la communauté.
Le premier changement à être effectué a été la création
d'un nouveau département; le Département de
développement communautaire. Ce nouveau département
regroupe maintenant les services de loisirs, tourisme,
développement / l'inspection des bâtiments et le
développement économique de la municipalité.
Alors que le nom a changé, tous les services aux résidents
des anciens départements combinés continuent à être
livrés par le même personnel professionnel engagé pour
les résidents de Clare. Cette approche stratégique
démontre l'engagement de la municipalité pour assurer les
meilleurs services possibles aux résidents tout en
apportant des changements positifs.
L'étude Organization Study Final Report pour la Municipalité de Clare peut
être consultée à www.clarenovascotia.com sous la rubrique
“Quoi de neuf ».
(bulletin automne 2015 Services de loisirs de Clare)
Richard G. Ramsay Management
Consultants Inc.
2

Le développement communautaire est un processus.
Ce processus peut mener à:
Plus d'emplois, de revenus,
d'infrastructure, et , en retour, une
communauté qui est mieux en
mesure de gérer le changement.
Les joueurs peuvent mieux mobiliser
les compétences existantes, recadrer
les problèmes, collaborer dans de
nouvelles façons.
Des mesures importantes:
l'identification des
préoccupations existantes
l'engagement
l'auto-examen
la priorisation
la planification et l'action
3

communautaire
Branding (cartes
d’affaires, site
web, médias
sociaux)
Message uniforme Réunions d’équipe
Amélioration de la
communication
Collaboration
élevée
Activités/initiatives
qui touchent le
tourisme, les loisirs
et le
développement
économique
4

5

Objectifs
Événement de cyclisme
(tourisme, loisirs/activité
physique avec impact
économique)
100-150 participants
Revenu estimé 50,000 $
Résultats
1er Gran Fondo en N.-É.
452 inscriptions/412
participants
Revenu actuel 97 425,00 $
Premier projet en commun
6

Projet de partenariats
7

Équipe Gran Fondo Baie Sainte-Marie
Municipalité &
Partenaires en
développement
communautaire
et économique
(MOU @
CDÉNÉ)
Secteur privé
8

Division des taches
Chaque membre du comité
organisateur avait un role spécifique
Coordonateurs
•Logistique
•Inscription
•Hospitalité
•Sécurité
•Bénévoles
•Marketing
•Finances/
Présidence du
comité
•Secrétaire
9

• CoursesLogistique
• Participants et
leurs besoins
Inscription
• Nourriture et
divertissement
Hospitalité
• Sécurité de la
route, des
participants, des
bénévoles
• Règlements
Sécurité
10

Finances
Bénévoles
Marketing
11

Finances- Revenu
REVENU ANTICIPÉ ACTUEL NOTES
Municipality of Clare $ 15 000, 00 $ 15,000.00
Provincial - $ 15,000.00 $ $ 10,000.00
NS Reg Dev Program $5000
& Acadian Affairs $ 5000
Federal (ACOA) 75% of eligible costs $ 10,000.00 $ $ 35,418.00 ACOA- EDI program
Other Grants
Sponsorship $ 1,500.00 $ $ 3,400.00 Sponsorships
Registrations @ $75 $ 11,250.00 $ $ 33,033.00 409 @ $75 and 18 @ $118
Registrations @ $118 $ 354.00
Walk-ins (1 on Saturday and
2 on Sunday)
Other income $ 220.00 Extra meal ticket sales
Total Income $ 52,750.00 $ $ 97,425.00
12

Finances- Expenses
EXPENSES ACTUEL NOTES
ADMINISTRATION/MGMT $ 3,500.00
Translation, Parking & route closure
assistance
REGISTRATION $ 1,198.23 Tables, printing & office supplies
RACE LOGISTICS $ 10,881.70
Commissaire, Chip Timing, First aid,
water & rest station supplies, bibs,
barricades, radios
HOSPITALITY $ 27,856.99
Social evening, after event BBQ,
prizes, swag bags & contents, jerseys
SAFETY $ 1,207.71 Safety vests, car magnets
VOLUNTEER $ 4,284.53
Training session, t-shirts,
refreshments/food
MARKETING & PROMOTION $ 33,911.91
Branded equipment, signage, online
& print advertising, website, trade
shows, rack cards,
LEGACY $ 1,000.00 ”Learn to Fondo” program
SUBTOTAL $ 83,841.07
non-refundable portion of HST $ 3,534.15
TOTAL EXPENSES $ 87,375.22
REVENU
$ 97,425.00
$ 10,049.78
13

Gran Fondo Volunteers
14

Volunteer Orientation
15

Volunteer Feedback
Survey sent out to 59 volunteers
16

Overall level of satisfaction
94%
3% 3%
very satisfied satisfied
somewhat satisfied not at all satisfied
Hands down the most appreciated
volunteer work I have ever done. 
17

How well were your
responsibilities explained to
you?
Every detail was covered! From the
best case scenario to the worst case
scenario, the organisers had an
answer for all my questions. 
86%
14%
Fully Explained Explained
Partially Explained Not explained
18

How well did orientation night
prepare you to meet your
responsibilities?
À cause de cette soirée, je sentais
que je faisais vraiment partie de
quelque chose de grand et spécial 
72%
25%
3%
Very adequetly Adequately
Somewhat adequately Not adequately
19

Do you feel the volunteer
program was well organized?
I was impressed with the level of
preparation the team had made. The
volunteers as well as the participants
were well cared for.
100%
Very organized Organized Fairly organized Not organized
20

The best thing about this
experience was:
I was impressed with the level of
preparation the team had made. The
volunteers as well as the participants
were well cared for.
32 of 36 respondents provided
comments:
21

Things I like to change are:
Des enseignes plus grosses indiquant
la route à suivre.
comments:
22

Are there other aspects of the
Gran Fondo that could be
improved upon?
Plus de signes pour indiquer les
differents parcours.
comments
23

Would you like to be contacted
for the 2016 Gran Fondo?
24

MARKETING
SUMMARY
SOMMAIRE DE
MARKETING
25

23 2 2
412 Participants in Year 1!
104
Halifax Metro - 138
Valley - 47
Yarmouth Co. - 35
South Shore - 31
Other NS - 30
281
26

2015 Marketing Plan
5000 rack cardsDépartement de développement
27

Participant Testimonials
28

Media Coverage
29

Photography-Videography
30

2016 Marketing Plan
• Build on brand: scenic, friendly & engaged community event
• 2 day event : include a Medio Fondo 70-80 km
• Coordinate 4 promo videos: commercial & documentary
• Registration to open in January 2016
• Facebook advertising campaign
• Increase media coverage i.e. TV
• Bicycle Trade Shows
- Salon du Vélo, Montreal: Feb 12-14
- Toronto International Bicycle Show: March 4-6
• TMAC travel writer conference, Cape Breton: June 22-24
• STEAM Economic Impact Report – learn from feedback
31

2016 expectation: 700 to 1000 participants!
32

33

Questions?
34

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Notas do Editor