Presentación ofrecida en el XXIV Congreso Archivístico Nacional de Costa Rica de 2012

1. Nuevas tendencias archivísticas
al servicio de la transparencia
en un gobierno digital
XXIV Congreso Archivístico Nacional
“El buen gobierno y los archivos”
Javier Requejo Zalama
Coordinador de Gestión de Calidad de los Archivos Estatales
San José, Costa Rica
27 de julio de 2012

2. Archivos en la Nueva Administración
 Factor relevante:
– En la implantación y desarrollo de la
Administración electrónica
– En la Transparencia y acceso a las
Administraciones
 Adaptación del tradicional modelo
de gestión documental

3. Archivos en la Nueva Administración
 Archivos: Instituciones donde se
reúnen, conservan, ordenan y
difunden documentos para la
gestión, investigación y cultura.
Los documentos son creados o recibidos
por las Administraciones públicas en el
ejercicio de sus competencias.

4. Archivos en la Nueva Administración
 Archivos:
– Actores relevantes para mantener las
garantías y los derechos derivados
de las actuaciones administrativas
reflejadas en los documentos

5. Archivos en la Nueva Administración
 Siglo XXI: Cambios trascendentales
– Adaptación a los cambios sociales:
La “Sociedad de la Información”.
– Revolución tecnológica  Nuevas
formas comunicación

6. Archivos en la Nueva Administración
 Principal consecuencia de la
revolución tecnológica en la
Administración: Surgen nuevas
formas de comunicación con los
ciudadanos

7. Archivos en la Nueva Administración
 Antes: La comunicación de la
Administración era “Transferir
información por escrito en
soportes físicos (documentos)”
 Ahora: La comunicación consiste
en “Crear información sin importar el
soporte en el que se transfiere”.

8. Archivos en la Nueva Administración
 Nueva forma de comunicación de
la Administración que no precisa
soportes tradicionales:
– Administración electrónica
– Gobiernos digitales
– Electronic Government

9. Archivos en la Nueva Administración
 Surge también la necesidad
controlar a las Administraciones:
– Análisis de la capacidad de los líderes
– Aprovechamiento eficaz de los
recursos
– Cumplimiento de objetivos previstos

10. Archivos en la Nueva Administración
 Nuevas formas de controlar las
actuaciones de la Administración:
– Iniciativas de Gobiernos Abiertos
– Buen Gobierno
– Administraciones transparentes
– Acceso a la Información pública

11. Archivos en la Nueva Administración
 LaAdministración accesible debe
convivir con la seguridad de datos
en poder de la Administración:
– Información de riesgo para la
defensa y seguridad
– Datos que afectan a la intimidad y al
honor de las personas

12. Archivos en la Nueva Administración
Administración Nuevas infraestructuras
Electrónica
Nuevas herramientas
Administración
Transparente Nuevos conocimientos
Nueva Administración

13. Archivos en la Nueva Administración
Nueva Administración
Si los Archivos son una de las partes
fundamentales de la Administración,
Archivos = Ejes principales
de la Nueva Administración

14. ¿Es válido el actual Modelo de
Gestión documental?
 Convertir a los archivos en un eje
de la Nueva Administración no es
sencillo.
– Ante este hecho, los archivos pueden
sentirse “desbordados”.

15. ¿Es válido el actual Modelo de
Gestión documental?
 Falta de recursos humanos y
económicos para afrontar los
nuevos retos.
 Otros agentes implicados pueden
definir y desarrollar el nuevo
modelo administrativo.

16. ¿Es válido el actual Modelo de
Gestión documental?
 Debemos poner a prueba el modelo
tradicional de gestión documental:
– Es eficaz con la documentación
administrativa ordinaria
– ¿Sigue siendo eficaz con la nueva
documentación administrativa?

17. ¿Es válido el actual Modelo de
Gestión documental?
 LaNueva Administración se puede
beneficiar del modelo de gestión
documental propio de los archivos.
– Los demás agentes implicados
deben ser conscientes de ello

18. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Clasificación Archivística
e-EMGDE, 2012 DTA, 1995
“Codificación por “Establecer
categorías que categorías y grupos
permite gestionar que reflejen la
todas las entidades estructura
de un sistema de jerárquica de un
gestión documental” fondo”

19. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Clasificación Archivística
 La Clasificación en entornos
electrónicos es, en realidad, la
clasificación funcional de la Teoría
Archivística.
– Establece categorías para gestionar
documentos.

20. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Clasificación Archivística
 Los Cuadros de Clasificación que
se utilizan en los archivos:
 Diseñados para gestionar la
documentación en papel
 100% aplicables a los entornos
electrónicos o mixtos.

21. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Evaluación documental
e-EMGDE, 2012 DTA, 1995
“Determinación de “Determinar valores
los valores y plazos de los documentos
a los que los fijando plazos de
documentos están transferencia,
sometidos a lo largo conservación o
de su ciclo de vida” eliminación”

22. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Evaluación documental
 Los documentos en papel y los
documentos electrónicos deberían
seguir el mismo patrón de valores
y plazos de tiempo.
Una misma serie documental puede
existir en soporte papel y en formato
electrónico

23. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Eliminación documental
 Asociado
al proceso de Evaluación
documental:
– Cuando la Evaluación lo
dictamina, se pueden eliminar
documentos.
– Los documentos electrónicos se
eliminan según el mismo esquema
(bajo la misma autorización)

24. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Descripción documental
 Proceso ampliamente analizado y
normalizado por los Archivos.
– En los entornos electrónicos sigue
siendo un proceso básico.
– “ASIGNACIÓN DE METADATOS”
– Diversos modos de asignación

25. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Descripción documental
 Descripción = Clave para la
gestión, tratamiento, conservación
y utilidad para los usuarios del
sistema.

26. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Acceso y seguridad
 Acceso a la documentación:
– Proceso trascendental para permitir
la Transparencia en las
Administraciones.
– Debe compaginarse con la
necesidad de garantizar la seguridad
de los documentos y su información.

27. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Acceso y seguridad
 Caso español: El Acceso se ha
mantenido vinculado al Proceso de
Evaluación documental.
– Análisis del acceso a nivel de series.
– Mismo organismo encargado de
evaluar los plazos de conservación y
de acceso.

28. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Acceso y seguridad
 En última instancia, el análisis de
acceso quedaba en manos de los
gestores documentales y de su
conocimiento de la legislación
(análisis subjetivos para acceder a
los documentos)

29. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Acceso y seguridad
 LaTransparencia administrativa
reconfigura este proceso
– Publicidad: Desarrollo activo de la
Administración para difundir su
información
– Acceso: Desarrollo pasivo para
permitir la difusión de información

30. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental? Acceso y seguridad
 Elacceso se convierte en un eje
básico de la Transparencia de las
Administraciones
– Debe convertirse en un proceso
activo y plenamente funcional desde
el principio del ciclo de vida de los
documentos.

31. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 Las experiencias, estudios y análisis
archivísticos ofrecen una respuesta a
posibles cuestiones surgidas en los
nuevos marcos administrativos:
– Interoperabilidad y e-Administración
– Transparencia y accesibilidad

32. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 Hecho:
Muchos Archivos no han participado
en el desarrollo e implementación de
los nuevos marcos administrativos en
sus organizaciones.
¿Por qué?

33. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 ¿Falta de medios para hacerlo?
 ¿Desconocimiento por parte del
resto de implicados ?
 ¿Falta de interés por los propios
Archivos?

34. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 Tampoco es tan sencillo adaptar los
procesos archivísticos a la Nueva
Administración. Se requiere:
– Planificación integral de las
actuaciones del archivo
– Reconfiguración de los procesos
tradicionales

35. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 Ejemplos de reconfiguración de los
procesos archivísticos tradicionales:
– La Evaluación se debería hacer
antes de crear un solo documento.
– En muchos casos, tal vez sólo se
pueda hacer la correcta descripción
de los documentos antes de crearlos.

36. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 Ejemplos de reconfiguración de los
procesos archivísticos tradicionales:
– La Evaluación se debería hacer
antes de crear los documentos (si los
esquemas electrónicos no admiten la
inclusión de metadatos con validez
jurídica a posteriori).

37. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 Ejemplos de reconfiguración de los
procesos archivísticos tradicionales:
– La Descripción Archivística deberá
moldearse a los Esquemas de
Metadatos que se establezcan en los
Marcos de Interoperabilidad de las
Administraciones electrónicas

38. ¿Es válido el actual Modelo de Gestión
documental?
 Ejemplos de reconfiguración de los
procesos archivísticos tradicionales:
– En materia de Transparencia, debe
darse prioridad total a la regulación
de acceso a los documentos que
puedan ser objeto de consulta.

39. Gestión integral de los archivos
 Adopción en los archivos de la
Teorías de Gestión Integral de las
organizaciones
 Posible medio de adaptación de
los archivos a los nuevos entornos

40. Gestión integral de los archivos
Los archivos:
– Tienen objetivos específicos
– Tienen una misión y una estrategia
– Tienen unas funciones
Pero los archivos siempre son parte de
otras organizaciones que tienen otros
objetivos, otra misión y otras funciones.

41. Gestión integral de los archivos
 Los archivos deben orientarse hacia los
objetivos y estrategias que desea la
organización superior, contribuyendo
con:
– Sus recursos
– Sus funciones específicas
– Sus objetivos específicos

42. Gestión integral de los archivos
 Para cumplir con sus fines, los
archivos desarrollan procesos:
– Procesos archivísticos (Operativos)
– Procesos administrativos (Soporte)
– Procesos directivos (Estratégicos)

43. Gestión integral de los archivos
 Diseñarun mapa integral de los
procesos en función de:
– Los objetivos que se desean cumplir
– A quién van dirigidas las actuaciones
– Los recursos disponibles
– Las directrices existentes

44. Gestión integral de los archivos
 Definir todos los procesos, se
puede configurar un sistema de
gestión integral:
– Actualizado
– Sometido a revisiones

45. Gestión integral de los archivos
 Definir
todos los procesos de esta
forma, permite planificar objetivos
y desarrollar actividades en los
archivos:
– De forma realista
– De forma eficaz y eficiente

46. Gestión integral de los archivos
 La Gestión por procesos es un
Principio Fundamental de la
Filosofía de la Gestión de la
Calidad y la Excelencia:
– Normas ISO (9.000, 14.000, 20.000)
– Modelos EFQM y FUNDIBEQ

47. Gestión integral de los archivos
 LaGestión por procesos en los
Archivos es una realidad:
– ISO 15489: Sistemas de gestión de
documentos
– ISO 30300-2011: Gestión Integral de
las organizaciones basada en la
Gestión de sus documentos

48. Conclusiones
 Porsus características propias, los
archivos deberían participar en:
– La planificación y desarrollo de los
Gobiernos Digitales
– La aplicación de sistemas de acceso
a la información y transparencia

49. Conclusiones
 Para que esta participación sea
efectiva, los archivos debemos:
– Colaborar con los demás agentes
– Ser unos interlocutores válidos
– Responder a las expectativas

50. Conclusiones
 Para que esta participación sea
efectiva, también debemos:
– Ser competentes en la gestión
ordinaria de nuestros procesos
– Ser capaces de adaptarnos al
cambio

51. XXIV Congreso Archivístico Nacional
Costa Rica. 2012, julio, 26-27
MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCIÓN
javier.requejo@mecd.es
@javireq