1. 1
Van Leeszaal naar
Erfgoedinstelling
Adviesrapport voor de afdeling Bijzondere Collecties
van de Universiteitsbibliotheek Groningen
Jaline de Groot
November 2016

2. 2

3. 3
Inhoud
Samenvatting......................................................................................................................................4
Voorwoord .........................................................................................................................................5
Inleiding..............................................................................................................................................6
1. Onderzoeksopzet ............................................................................................................................7
2. Uitkomsten.....................................................................................................................................8
3. Aanbevelingen................................................................................................................................9
1. Kernaanbevelingen ...................................................................................................................11
2. Aanbevelingen per doelgroep....................................................................................................13
3. Algemene aanbevelingen voor alle doelgroepen .......................................................................18
4. Resultaten onderdeel 1.................................................................................................................25
5. Resultaten onderdeel 2.................................................................................................................27
A. Gesprekken met medewerkers van de afdeling Bijzondere Collecties Groningen.......................27
B. Gesprekken met andere medewerkers van de UB of Erfgoed Groningen...................................30
C. Gesprekken met personen uit andere erfgoedinstellingen.........................................................31
Lijst met beleidsplannen en jaarverslagen.........................................................................................39
Lijst met aanbevolen literatuur .........................................................................................................40
Bijlage 1: Lijst met activiteiten die erfgoedinstellingen organiseren met betrekking tot
publieksbereik...............................................................................................................................41
Bijlage 2: Gebruikersonderzoek leeszaal Bijzondere Collecties Groningen .....................................43
Bijlage 3: promotie voor een activiteit van de BC...........................................................................44
Bijlage 4: een tekst ter promotie van de introductiebijeenkomst...................................................44
Bijlage 5: Mogelijke topics voor een nieuwe website (voorlopige versie).......................................45
Bijlage 6: Ideeën voor tentoonstellingen .......................................................................................46
Bijlage 7: Nieuwe formulering huisregels.......................................................................................47
Bijlage 8: Ideeën voor samenwerking............................................................................................48

4. 4
Samenvatting
Als stagiaire heeft Jaline de Groot in het najaar van 2016 onderzoek gedaan naar de vraag hoe de
Afdeling Bijzondere Collecties, deel van de sector Erfgoed van de Groningse Universiteitsbibliotheek,
haar collecties onder de aandacht zou kunnen brengen bij haar doelgroepen. De uitkomsten zijn
gebaseerd op de resultaten van een onderzoek naar beleidstukken van
(academische)erfgoedinstellingen, interviews met medewerkers van de UB Groningen en interviews
met medewerkers van andere erfgoedinstellingen. Op basis daarvan zijn aanbevelingen gegeven.
Erfgoedinstellingen zijn op twee onderscheidende manieren bezig met publiek. Dat is op het gebied
van zichtbaarheid en publiekspresentatie. De instellingen stellen zich met name twee doelen. Dat is
als eerste het binnenhalen van een groter en divers publiek en als tweede streven zij er bijna
allemaal naar digitaal toegankelijk te zijn. Uit de beleidstukken bleek dat succesvolle projecten en
activiteiten altijd voortkomen uit een samenwerking met verschillende organisaties.
De medewerkers van de Bijzondere Collecties in Groningen vinden dat de collecties er zijn
voor het gebruik. Een belangrijke doelgroep daarvoor zijn docenten, maar er zijn ook kansen voor
geïnteresseerd publiek. Medewerkers van de Universiteitsbibliotheek en het Universiteitsmuseum
vinden dat mogelijke bezoekers door voldoende promotie moeten weten dat er een Bijzondere
Collecties bestaat en als zij langskomen moeten zij gastvrij worden onthaald.
Medewerkers van andere erfgoedinstellingen noemen dat zij hun collectie het meeste onder
de aandacht brengen door activiteiten als lezingen, tentoonstellingen en activiteiten die hier verwant
aan zijn. Voor promotie is een goedlopende website belangrijk evenals actief zijn op sociale media.
Erfgoedinstellingen die hun doelgroepen actief te bereiken hebben een paar personen in dienst om
zich hiermee bezig te houden.
De Bijzondere Collecties in Groningen hebben veel potentie om aantrekkelijk te worden aangeboden
aan publiek. Actief samenwerken en verbinding zoeken met de bibliotheek, sector Erfgoed en andere
instellingen op het gebied van zichtbaarheid en publiekspresentatie kan veel voordeel opleveren.
Duidelijkheid, personele bezetting en het nemen van initiatief zijn ook onontbeerlijk. Concrete
aanbevelingen zijn gedaan op het gebied van zichtbaarheid en publiekspresentatie. Naast veel
aanbevelingen per doelgroep zijn in dit adviesverslag drie kernaanbevelingen gegeven die het
minimum zijn om aan de slag te gaan. Dat zijn het maken van een duidelijke website, het organiseren
van een introductiecollege voor studenten en geïnteresseerden en ten slotte het organiseren van
minimaal twee lezingen en tentoonstellingen per jaar. Het uitvoeren van deze aanbevelingen zal
eraan bijdragen dat het mooie academische erfgoed in Groningen voor een breed publiek
zichtbaarder en toegankelijker wordt.

5. 5
Voorwoord
Een unieke verzameling boeken en documenten en een mooie leeszaal in het hart van de binnenstad.
Zo kijk ik als masterstudent geschiedenis naar de afdeling BC in de Universiteitsbibliotheek in
Groningen. Hier kan meer mee gedaan worden, bedacht ik me, tijdens de uren dat ik in de
vernieuwde leeszaal helemaal alleen oude brieven zat te lezen voor mijn afstudeerscriptie.
Aangemoedigd door anderen heb ik bij de afdeling aangeklopt met het idee of ik een stage zou
kunnen lopen om na te denken over deze vraag door middel van een inventariserend onderzoek.
Vanwege mijn interesse in wetenschaps- en universiteitsgeschiedenis en publieksgeschiedenis leek
een dergelijke stage mij heel leerzaam.1
Met enthousiasme werd dit idee goedgekeurd en ik werd
hartelijk welkom geheten om drie maanden bij de afdeling BC mee te lopen, gesprekken te voeren en
mijn onderzoek uit te werken. Enerzijds zijn adviesrapporten en beleidsdocumenten prettig omdat ze
de koers uitzetten en richtlijnen geven, maar anderzijds kunnen ze erg ontmoedigend werken als er
weinig van terecht komt of kan komen. Hoewel een adviesverslag ingaat tegen mijn idee om na te
hebben nagedacht ook vooral praktisch aan de slag te gaan, kan ik niet anders dan hopen dan dat er
initiatief wordt genomen vanuit de medewerkers en zij daar eventueel de nodige aansturing en
middelen voor ontvangen. Het zou een aanwinst zijn voor het universitaire onderwijs en het
geïnteresseerd publiek in Groningen, als studenten, docenten, onderzoekers en publiek de weg naar
deze mooie bronnencollecties vaker en eenvoudiger vinden.
1 Een publiekshistoricus is getraind in onderzoek doen op academisch niveau maar kan naast het schrijven van academische
publicaties ook historisch onderzoek vertalen naar een breder publiek. Vaak is dat in de vorm van een documentaire,
tentoonstelling, website of educatieproject, maar dat kan ook een heel ander publieksproduct zijn.

6. 6
Inleiding
De Rijksuniversiteit in Groningen (RUG) vindt haar erfgoed belangrijk. In het visiedocument van de
bibliotheek wordt het erfgoed, bestaande uit de Universiteitsbibliotheek (UB), de afdeling Bijzondere
Collecties (BC) en het Universiteitsmuseum (UM), het visitekaartje genoemd dat de zichtbaarheid,
attractiviteit en representatie van de universiteit kan versterken. Daarvoor is het nodig dat de fysieke
en digitale erfgoedcollecties breed gepresenteerd worden en de verschillende instanties die het
erfgoed van de universiteit bewaren samenwerken.2
Deze samenwerking werd deels gerealiseerd
door het erfgoed van universiteit in één sector te verenigen. Dat betekent dat het UM en de BC,
binnen de bibliotheekorganisatie één sector vormen en dat zij één erfgoedhoofd hebben. Deze
sector valt vervolgens onder de UB. Sinds mei 2016 ligt er een beleidsplan klaar voor deze sector dat
voor een groot deel ingaat op het vergroten van de zichtbaarheid, toegankelijkheid en het gebruik
van de universitaire collecties. Valorisatie, oftewel het maatschappelijk relevant maken van het
academisch erfgoed, speelt daarin ook een belangrijke rol. In het beleidsplan staan vijf doelen om te
worden gerealiseerd tussen 2016 en 2020. Deze zijn het aangaan van een actievere verbinding met
de gebruikers, het stimuleren van het (her)gebruik van de collecties voor onderwijs en onderzoek,
het opstellen van een collectieplan, het vergroten van de digitale toegankelijkheid van de collecties
en het realiseren van betere huisvesting voor het Universiteitsmuseum.3
Naar de eerste twee doelen
is een onderzoek gedaan met als resultaat dit adviesrapport. De centrale vraag is:
Hoe kan de Afdeling Bijzondere Collecties van de Groningse universiteitsbibliotheek haar
collecties onder de aandacht brengen bij haar doelgroepen?
Bijzondere Collecties van universiteitsbibliotheken zijn verzamelingen van manuscripten, prenten,
archieven, boeken met een bijzonder formaat, kaarten, foto’s of wat maar kostbaar, kwetsbaar en
zeldzaam is en die niet zomaar bij de andere boeken van de universiteitsbibliotheek geplaatst
kunnen worden en niet worden uitgeleend. De afdeling BC bevat archieven, maar is primair geen
archief. Het bevat boeken, maar is niet alleen een bibliotheek. Het bevat museumwaardige objecten,
maar heeft vaak geen primaire museale functie. Enerzijds wordt de collectie bijzonder genoemd
omdat van veel documenten slechts één exemplaar beschikbaar is, of maar een paar. Anderzijds
wordt de collectie bijzonder genoemd omdat het materiaal een bijzondere behandeling nodig heeft,
zoals een ideale temperatuur en luchtvochtigheid om de collectie te behouden.4
Gedurende de periode van 1 september tot 1 december ben ik, Jaline de Groot en
masterstudent van de opleiding Geschiedenis Vandaag aan de RUG in Groningen, als stagiaire
verbonden geweest aan de afdeling BC met als doel het maken van een adviesverslag met concrete
ideeën over het onder de aandacht brengen van de Groningse Bijzondere Collectie bij haar
doelgroepen. Onder de doelgroepen wordt iedereen verstaan die belangstelling heeft voor de
collecties. Dat zijn doorgaans studenten, docenten, onderzoekers en het brede publiek. Voor het
overgrote deel zijn zij afkomstig uit Groningen en omgeving, maar er zijn ook geregeld
uitzonderingen. In dit rapport wordt eerst kort de opzet van het onderzoek besproken en vervolgens
de resultaten van het onderzoek. Uit die resultaten zijn uitkomsten geformuleerd en op basis
daarvan zijn aanbevelingen gedaan.
2 Marjolein Nieboer, Visiedocument RUG Bibliotheek 2020 (2011), 1-2.
3 P.M.J.L. Pablo Collette ed., Beleidsplan 2016-2020 sector erfgoed universiteitsbibliotheek Groningen (mei 2016), 6.
4 Judith Belinfante “Bijzondere Collecties, de schone slaapsters van het academisch erfgoed,” in Universitaire collecties in
Nederland: nieuw licht op het academisch erfgoed Tiny Monquil-Broersen (Zwolle: Waanders uitgevers, 2007).

7. 7
1. Onderzoeksopzet
Doelstellingen van het onderzoek
Voor het onderzoek zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:
 Onderzoek naar het beleid van (academische) erfgoedinstellingen met betrekking tot het
bereiken van doelgroepen.
 Gesprekken voeren met medewerkers van de BC in Groningen, medewerkers van de UB en het
UM en medewerkers van andere erfgoedinstellingen.
 Opsommen van concrete ideeën en aanbevelingen die op kortere en langere termijn zouden
kunnen worden uitgevoerd.
 Het presenteren van een adviesrapport aan de medewerkers van de BC/UM/UB.
Onderdelen van het onderzoek
1. Een begin met het onderzoek is gemaakt door beleidstukken, jaarverslagen, publieksverslagen en
jaarplannen door te nemen van verschillende (academische) erfgoedinstellingen. Dat waren
musea, wetenschapsmusea, Bijzondere Collecties van universiteitsbibliotheken, regionale
historische centra, archiefinstellingen en erfgoednetwerkorganisaties. Bij het lezen van de
stukken is gelet op de vragen:
A. Welke activiteiten worden er ondernomen door erfgoedinstellingen om hun collectie onder de
aandacht te brengen en publiek aan zich te binden?
B. Hoe richten deze erfgoedorganisaties zich op het publiek en hoe willen zij dat in de toekomst
gaan doen?
C. Welke publieksactiviteiten werden bestempeld als succesvol (indien aangegeven)?
2. Vervolgens zijn er gesprekken gevoerd met verschillende personen, te verdelen in drie groepen:
Medewerkers van de BC in Groningen, medewerkers van de UB en het UM en medewerkers van
erfgoedinstellingen elders in het land. Deze gesprekken hadden niet het karakter van een
gestandaardiseerd interview maar zijn gevoerd als een open interview waarbij in ieder geval de
volgende vragen aan de orde kwamen:
A. Medewerkers BC Groningen
- Wat is volgens u de functie van de BC?
- Hoe kan de afdeling BC haar doelgroepen meer aanspreken? Per doelgroep vragen: breed
geïnteresseerd publiek, studenten, onderzoekers, docenten.
B. Overige medewerkers van de UB en het UM.
- Hoe probeert u uw doelgroepen aan te spreken en heeft u ideeën hoe de afdeling BC dat meer
zou kunnen doen?
C. Medewerkers van andere erfgoedinstellingen elders:
- Voor welke doelgroepen is jullie instelling?
- Hoe maken jullie potentiële gebruikers bekend met de collectie?
- Hoe belangrijk is het onder de aandacht brengen van jullie instelling?
- Wat willen jullie daarmee bereiken?
- Welke activiteiten spreken de doelgroepen aan?
- Welke activiteiten werden nauwelijks bezocht en bleken niet heel succesvol?
- Welke rol speelt internet voor jullie instelling?

8. 8
2. Uitkomsten
Onderdeel 1. Beleidsstukken (academische) erfgoedinstellingen
- Een afgebakende lijn tussen een erfgoedinstelling als een museum, archief of
bibliotheekcollectie is er niet meer, gelet op publieksactiviteiten. Alle soorten
erfgoedinstellingen lijken zich meer te willen bewegen in de richting van een maatschappelijk
relevante, culturele ontmoetingsplek.
- De onderzochte erfgoedinstellingen stellen zich met name ten doel om meer en divers
publiek binnen te halen. Daarnaast streven zij er bijna allemaal naar digitaal toegankelijk te
zijn.
- Projecten of activiteiten die succesvol worden genoemd zijn het product van samenwerking
met andere organisaties.
Onderdeel 2A. Gesprekken met medewerkers van BC
- Iedereen is het erover eens dat de collecties van de BC er zijn voor het gebruik. Een
belangrijk onderdeel van de functie van de BC is om dit te faciliteren en zo nodig de collecties
onder de aandacht te brengen.
- Docenten zijn een belangrijke groep om kennis te laten maken met de collecties. Zij kunnen
stukken uit de collecties gebruiken voor college of een opdracht en zijn daarmee essentieel
in het enthousiasmeren van studenten voor de BC. Andere doelgroepen moet zij niet
verwaarlozen. Vooral voor geïnteresseerd publiek zijn er kansen voor de BC.
- Medewerkers van de BC zijn geïnteresseerd in het onder de aandacht brengen van het
academisch erfgoed, maar vragen zich af in wat voor structuur zij dat moeten gaan doen.
Onderdeel 2B. Gesprekken met medewerkers van UB/UM
- Bezoekers moeten zich van harte welkom voelen om de BC te bezoeken en worden daar
ideaal gezien gastvrij onthaald.
- De BC kan op allerlei manier meer naar buiten brengen over hun collectie, via website, blogs,
sociale media en folders. Het aanbieden van educatieactiviteiten draagt daar ook aan bij.
Onderdeel 2C. Gesprekken met medewerkers van andere erfgoedinstellingen
- De meeste mensen raken bekend met een erfgoedinstelling door de activiteiten die zij
organiseert. Dat is vaak in de traditionele vorm van een lezing of tentoonstelling, maar
creatieve andere activiteiten worden niet geschuwd.
- Erfgoedinstellingen willen dat hun collectie wordt gebruikt en mensen afweten van die
collectie. De reden daarvan ligt op zowel financieel als beleidsmatig vlak.
- Succesvolle activiteiten zijn groter opgezette activiteiten rondom een thema waarin voor
verschillende doelgroepen activiteiten aangeboden worden.
- Als een activiteit geen groot succes is, ligt dat aan een gebrek aan PR of dat het onderwerp
weinig mensen aanspreekt.
- Een goed werkende actuele website en actief zijn op sociale media is van groot belang.
- Erfgoedinstellingen die succesvol zijn in het bereiken van doelgroepen hebben allemaal een
paar personen in dienst om zich hier primair mee bezig te houden. Publieksvriendelijkheid
wordt doorgaans van iedere medewerker verwacht, maar niet op het niveau van het
bedenken, organiseren en uitvoeren van publieksactiviteiten en projecten.

9. 9
3. Aanbevelingen
De BC in Groningen kan op verschillende manieren haar collecties onder de aandacht brengen bij
haar doelgroepen. Dat kan door te laten zien wat de afdeling doet, door goede contacten met
gebruikers te onderhouden, potentiële gebruikers te enthousiasmeren en publieksactiviteiten te
organiseren. De BC representeert samen met het UM het erfgoed van de RUG en hoewel er
duidelijke verschillen zijn tussen deze twee afdelingen, zouden zij op het vlak van het profileren van
het erfgoed, hartelijk en nauw moeten samenwerken. Met andere organisaties samenwerking
aangaan is ook aan te bevelen.5
Het is een goed idee als de medewerkers van de BC de komende
jaren bezig gaan met het uitproberen van verschillende manieren om doelgroepen aan te spreken en
aan zich te binden. Het bekendmaken van de collectie is geen eenmalige maar een blijvende
noodzaak die steeds in ontwikkeling is.
De onderstaande aanbevelingen om de collectie meer onder de aandacht te brengen zijn
verdeeld in drie groepen. Dat zijn de kernaanbevelingen, aanbevelingen per doelgroep en
aanbevelingen voor alle doelgroepen. De aanbevelingen zijn gedaan op zowel het gebied van
zichtbaarheid als publiekspresentatie. Alle aanbevelingen zijn speciaal gegeven voor de BC in
Groningen en bewust daarop afgestemd. De drie kernaanbevelingen zijn bijzonder belangrijk en zijn
wat mij betreft het absolute minimum om mee aan de slag te gaan. Het is echter niet mijn
aanbeveling om deze drie ideeën als de beste te zien en het daarbij te laten. Het zijn eerder ideeën
om mee te beginnen (en met één is zelfs al begonnen). Ik ben ervan overtuigt dat alle ideeën de
moeite waard zijn om op deze afdeling uit te proberen, maar uiteraard niet allemaal tegelijk. Bewust
zijn de aanbevelingen gepresenteerd als een raadpleegbare lijst om er af en toe bij te pakken en iets
uit te zoeken. Aangezien nu nog onduidelijk is wie zich bezig gaat houden met dit onderwerp, of dat
dit van alle of meerdere medewerkers wordt verwacht, kan ieder bekijken waar hij of zij wat aan
heeft. Het lijkt mij belangrijk om bij al deze ideeën internationalisering in gedachten te houden. De
UB en het erfgoed van de universiteit is niet alleen interessant voor Nederlandse studenten,
docenten en onderzoekers, maar in toenemende mate ook voor internationale. Voor alle ideeën
geldt dat van tevoren moet worden bedacht of deze tweetalig kan zijn en hoe dat kan worden
vormgegeven.
Om zichzelf te profileren en samen te werken met het UM is voldoende enthousiasme,
kennis en personele bezetting nodig om deze nieuwe houding vorm te geven.6
Aansturing door het
hoofd van de sector is belangrijk om daadwerkelijk nieuwe plannen van de grond te krijgen. Het is
ook essentieel dat de medewerkers zelf initiatief nemen en hun ideeën en hun wensen uit gaan
voeren. Professionele culturele instellingen bedenken lang van tevoren een plan voor wat ze in een
jaar aan publieksactiviteiten willen gaan doen. Het is mijn aanbeveling om een paar mensen of een
commissie verantwoordelijk te laten zijn voor de inhoudelijke thema’s die er voor erfgoed in ieder
geval op de agenda komen. De BC kan vervolgens bedenken hoe zij dat praktisch willen gaan invullen
en leggen verantwoording af van wat er uiteindelijk van is gekomen. Zo kan zichtbaarheid en het
organiseren van publieksactiviteiten een concreet agendapunt worden op het werkoverleg.
Met het toepassen van de onderstaande ideeën hoop ik dat de BC een levendige en kundige
instelling wordt ten behoeve van het academisch onderwijs, onderzoek en het geïnteresseerde
publiek in de regio.
5 Zie bijlage 8.
6 Pieter ter Keurs en Steph Scholten, Quickscan Afdeling Erfgoed Universiteitsbibliotheek, Rijksuniversiteit Groningen (juli
2013). In hun rapport over de mogelijkheden om een nieuwe sector erfgoed te vormen en het versterken van de
representatieve functie van de collecties benadrukken zij dat een adequate personele bezetting essentieel is.

10. 10
Hoe kan de BC haar
collecties onder de
aandacht brengen
bij haar
doelgroepen?
Samen-
werken
1. Zichtbaarheid
2. Publiekspresentatie
Kernaanbevelingen
•Website
•Introductiecollege
•lezing & tentoonstelling
Aanbevelingen per
doelgroep
•Studenten
•Docenten
•Onderzoekers
•Geïnteresseerd publiek
Algemene
aanbevelingen
voor alle
doelgroepen
Aansturing
&
bezetting
Aanbevelingen schematisch weergeven

11. 11
1. Kernaanbevelingen
Kernaanbeveling 1: Website
De afdeling BC verbetert haar website.7
Dat wordt een gebruiksvriendelijke en visueel
aantrekkelijke website waarop bezoekers:
- Eenvoudig en voldoende informatie kunnen vinden over de instelling, het zoeken van informatie
en het raadplegen van de collecties;
- Verhalen over de collectie kunnen lezen en nieuwsitems over de collectie kunnen vinden;
- Een korte beschrijving kunnen vinden per collectiespecialist en zijn/haar expertise om deze
gemakkelijk te kunnen bereiken;
- Op den duur een duidelijk overzicht vinden van welke collecties, archieven en boeken er zijn;
- Geïnformeerd worden over activiteiten en mogelijkheden om langs te komen met een groep.
Kernaanbeveling 2: Introductiebijeenkomst of inleidend college
Twee keer per jaar organiseert de BC een introductiebijeenkomst of inleidend college voor het
gebruik en het onderzoek naar de BC voor studenten en andere geïnteresseerden.8
Het kan
bijvoorbeeld een programma zijn van zo’n twee uur waarin eerst in de collegezaal op de vierde
verdieping door een conservator of informatiespecialist het een en ander wordt uitgelegd over
de collectie, het zoeken daarin en hoe je de collectie voor je eigen onderzoek kan gebruiken. De
studenten en geïnteresseerden kunnen daarna naar de zaal van de BC waar eventueel kort iets
kan worden uitgelegd over de regels op de zaal en de boeken die daar staan. Daarna kunnen de
studenten kennis maken met andere studenten, onderzoekers en docenten die allemaal op de
zaal iets uit de BC hebben gebruikt, iets hebben gepubliceerd of daar mee bezig zijn. Studenten
kunnen, als op een informatiemarkt, bij deze personen langslopen en een praatje maken over
hun onderzoek om zo ideeën op te doen. Conservator en informatiespecialisten staan klaar om
vragen te beantwoorden van studenten over de collectie en denken mee met een eventueel
onderwerp voor werkstuk of scriptie. Het doel van de bijeenkomst is dat studenten weten dat
onder andere speciaal voor hen waardevolle werken worden bewaard om door hen te worden
gebruikt.
- De introductiebijeenkomst duurt zo’n twee uur, bijvoorbeeld van 16-18 uur.
- De introductiebijeenkomst wordt uitgebreid gepromoot. Zie bijlage 3 en 4 hoe dit kan worden
gedaan. Het is van belang dat de bijeenkomst niet tijdens een verplicht college voor een grote
doelgroep zoals geschiedenisstudenten is.
- Van tevoren worden studenten, onderzoekers en docenten gevraagd of zij bereid zijn om een
uurtje in de leeszaal hun bronnen te presenteren met eventueel een publicatie. Studenten
kunnen langs de tafels lopen en in gesprek gaan met de onderzoekers.
- Het zal eerst onduidelijk zijn hoeveel studenten er kunnen worden verwacht. Aanmelden werkt
vaak drempelverhogend. Er kan voor worden gekozen dat aanmelden niet verplicht is maar wel
gewenst, waarbij de aanmelder ook de studierichting en zijn of haar taal aan kan geven zodat
daar tijdens het college extra rekening mee kan worden gehouden.
- Na één keer uitproberen kan het programma aangepast worden zodat het (nog) beter aansluit bij
de behoeftes van studenten. Het programma kan ook verkort worden gegeven, er kan gekozen
7 Zie bijlage 5 voor een plan voor een nieuwe website
8 Dat kunnen allerlei studenten zijn, van bachelor tot master en van geschiedenis tot Europese talen en culturen. Met wat
aanpassingen zou het ook voor geïnteresseerde onderzoekers en docenten kunnen zijn. Dit idee komt grotendeels van het
Scaliger instituut in Leiden, een instituut dat als doel heeft het gebuikt van de BC Leiden voor onderwijs en onderzoek te
bevorderen. Zie jaarverslag Scaliger instituut 2015.

12. 12
worden om het eens in het jaar te organiseren, wellicht kan het een cursus van meerdere
bijeenkomsten worden en samenwerking met het universiteitsmuseum kan op den duur worden
overwogen. Dit idee zou dan ook kunnen gaan richting een open middag met workshops,
rondleidingen en lezingen voor studenten en onderzoekers die iets met academisch erfgoed
willen gaan doen.
Kernaanbeveling 3: Lezing met tentoonstelling
Per jaar worden minimaal twee lezingen verzorgd voor geïnteresseerd publiek, bij voorkeur
gecombineerd met een tentoonstelling (bijvoorbeeld in de nieuwe tentoonstellingsvitrine die in
mei 2017 bij de ingang van de BC komt of in een tentoonstellingsruimte van een andere
instelling). Dat kan een lezing zijn naar aanleiding van een actueel onderwerp, een publicatie van
iemand die bronnen uit de BC gebruikt of een origineel onderwerp dat met de collectie te maken
heeft. De lezing met tentoonstelling wordt uitgebreid gepromoot en eventueel wordt ook pers
uitgenodigd.9
Het voordeel van een uitgebreide promotie is dat mensen weten van de lezing en
de tentoonstelling en merken dat de BC een levendige afdeling is die dingen organiseert.
9 Zie bijlage 3 voor promotie.
Collectiespecialist Evert Jan Reker en een bezoeker in de kluis bij de opening van de vernieuwde afdeling van de
Bijzondere Collecties in de Universiteitsbibliotheek, mei 2016. Uit: Dagblad van het Noorden. Foto Kees van de Veen.

13. 13
2. Aanbevelingen per doelgroep
Studenten
1. Rondleidingen voor studenten
Studenten kunnen regelmatig in de UB een kleine rondleiding van een half uur krijgen over de
Groningse academische geschiedenis. Er kan iets worden verteld over de kaart van Beckering op de
derde verdieping, het academiegebouw, de tentoonstelling bij de ingang van de BC en op de zaal of
eventueel de collegekamer kunnen één of twee stukken uit de collectie worden getoond met een
korte uitleg. De rondleiding over de geschiedenis van de Groningse universiteit in een notendop is bij
voorkeur in het Engels om zo ook aantrekkelijk voor de vele internationale studenten die de
bibliotheek bezoeken. Studenten kunnen in de pauze genieten van geschiedenis en erfgoed en
hebben zo een korte afleiding van hun eigen werk. Dit is een ideale kans voor de universiteit om
zichzelf met haar erfgoed te profileren, de UB biedt een leuke dienst aan haar gebruikers aan en de
BC maakt zich zichtbaar in de bibliotheek door naar buiten te treden met een regelmatige activiteit.
Uit de gebruikersenquête die gehouden is in 2011 bleek dat studenten de UB niet altijd een
inspirerende omgeving vonden.10
Het aanbieden van een activiteit als een rondleiding zou eraan
kunnen bijdragen om de bibliotheek een bruisende en inspirerende plek te maken.
2. Stages en scripties
Op de website van de BC kunnen enkele stages en scriptieonderwerpen voor bachelor of
masterstudenten staan. Bijvoorbeeld het uitzoeken en inventariseren van archieven of het schrijven
van een scriptie over een deel van de collectie. Via het stagebureau van de faculteit letteren kan hier
reclame voor worden gemaakt.11
3. Scriptieprijs of prijsvraag
Een jaarlijkse of tweejaarlijkse prijs voor studenten die een bachelor of masterscriptie hebben
geschreven over een onderwerp uit de BC. Nog beter lijkt mij een scriptie over het Gronings
universitair erfgoed in het algemeen, samen met het UM. Op een middag of avond mogen de
genomineerden hun scriptie presenteren en wordt de winnaar bekend gemaakt. Eventueel kan
worden samengewerkt met studieverenigingen om publiek te krijgen voor de presentaties van de
scripties. Een ander idee is om voor studenten en andere geïnteresseerden een prijsvraag uit te
schrijven voor bijvoorbeeld een tentoonstellingsplan.
4. Culturele middag/avond
In samenwerking met het universiteitsmuseum een culturele middag of avond organiseren voor
studenten én buitenlandse (phd-)studenten waarbij ze thee en Groninger koek krijgen, er een half
uur tot uur iets verteld wordt over een collectiestuk waarbij het verhaal ook een internationaal
karakter krijgt. De studenten kunnen daarna in gesprek met elkaar gaan over het onderwerp en hoe
zich dat verhoudt tot hun eigen land en hun eigen ideeën. Deze activiteit is vooral recreatief van aard
en heeft als doel om het Groningse academisch erfgoed te gebruiken om Nederlandse en
internationale (phd-)studenten met elkaar te verbinden.
10 http://www.rug.nl/bibliotheek/news/libqual-infographics-results.pdf (geraadpleegd 08-11-2016).
11In Leiden worden op de website van de Bijzondere Collectie stages aangeboden met een korte beschrijving en de
begeleider. Zowel bachelor als masterstudenten uit verschillende richtingen kunnen zich voor de stage aanmelden. Ook
hebben zij een interessante pagina met mogelijke scriptieonderwerpen voor allerlei vakgebieden. Zie bijvoorbeeld
http://bibliotheek.leidenuniv.nl/bijzondere-collecties/praktisch/stage.html (geraadpleegd op 19-10-2016).

14. 14
5. Keuzevak academisch erfgoed
In samenwerking met het universiteitsmuseum en de faculteit letteren een vak ontwikkelen over
academisch erfgoed. De BC in Leiden hebben bijvoorbeeld een vak dat geheel ingaat op de BC. Het
zou een vak kunnen zijn binnen de minor Erfgoed of een keuzevak met één hoofddocent en
verschillende gastsprekers. Allerlei thema’s en aspecten kunnen aanbod komen zoals het vormen van
collecties het onderzoeken daarvan en het presenteren aan publiek.12
Docenten
1. Docenten persoonlijk benaderen en contact onderhouden
Medewerkers van de BC zijn actief in het benaderen van docenten. Ideaal gezien kennen zij deze ook
een beetje en weten ze waar ze college over geven en wat ze onderzoeken. Ze enthousiasmeren
docenten om materiaal te gebruiken voor colleges en nodigen deze uit eens langs te komen als er
iets nieuws is wat eventueel interessant is. Daarvoor is het nodig dat medewerkers met de collectie
bezig zijn en weten wat er in de collectie zit. Eventueel gaat dit via tussenpersonen maar het is erg
belangrijk dat docenten weten van de collectie en dat de collectie regelmatig wordt gebruikt voor het
onderwijs.13
Grotendeels zal deze taak terecht komen bij de conservator en collectiespecialisten, die
veel van de collectie afweten. De UKB-commissies Gedrukte Werken, Handschriften en Kaarten zien
dit als een belangrijk aspect voor de (toekomstige) conservator:
Het is van wezenlijk belang dat de conservator niet uitsluitend wacht op een vraag vanuit de
wetenschap of het onderwijsveld. Hij bepaald ook niet meer zelf wat er bestudeerd en
beschreven wordt maar gaat naar de wetenschappers toe om het gebruik van de collecties
actief te stimuleren.14
Uit de resultaten kwam ook naar voren dat de vakreferenten of de library liaison hierin ook een rol
kunnen vervullen. Of dat het geval is en hoe dat zou moeten is waard om te onderzoeken. Als dit op
deze manier uitbesteed wordt zou iemand van de BC hier wel steeds van op de hoogte moeten
worden gehouden en het belang van de samenwerking steeds onder de aandacht moeten brengen.
2. Bibliotheekinstructie
Er zou contact opgenomen kunnen worden met medewerkers van de UB die bibliotheekinstructies
voor Letteren en Religiestudies geven. Dat komt niet heel geregeld voor, maar wel af en toe. Aan de
medewerkers die de instructies geven wordt geregeld gevraagd ook met eerstejaars studenten langs
te komen op de zaal van de BC. Op de algemene website met bibliotheekinstructies kan worden
aangeven dat ook een aparte instructie kan worden aangevraagd voor de afdeling BC. Ook op de
eigen website van BC wordt dat aangegeven.15
3. Oproep op website
12 https://studiegids.leidenuniv.nl/courses/show/58025/Sources-of-Knowledge-Leiden-University-Libraries-Special-
Collections
13 Dit is een recent agendapunt bij de BC van de UvA. Conservator Reinder Storm noemt dat er sinds een paar jaar een
verandering waar te nemen is in het aantal bezoekers vanuit faculteiten. De oorzaak daarvoor is volgens hem allereerst de
inkorting van het curriculum en als tweede de veranderende informatiebehoefte van mensen. Reinder Storm in een e-mail
correspondentie 25 tot 31 oktober 2016.
14 Over de toekomst van het vak van conservator: een notie van de UKB-commissies Gedrukte Werken, Handschriften en
Kaarten (april 2006).
15 Pagina van de website van de universiteitsbibliotheek met informatie over instructies:
http://www.rug.nl/bibliotheek/support/library-of-arts/

15. 15
Op de website kan een oproep staan dat de conservator en de medewerkers van de BC graag
nadenken met docenten over hoe en welke bronnen uit de collectie voor een college zouden kunnen
worden gebruikt en dat er in overleg altijd een gastles kan worden verzorgd.
Onderzoekers
1. Inventarissen en collectiebeschrijvingen online
Voor de onderzoekers moet het duidelijk zijn wat zij aan de BC zouden kunnen hebben. De collectie
is op de website bijvoorbeeld ingedeeld per vakgebied of thema. Er is een lijst beschikbaar van wat er
allemaal te vinden in de collecties en idealiter met een collectiebeschrijving en inventaris in pdf. Voor
de duidelijkheid zouden ook de topstukken apart vermeld kunnen worden met een klein verhaaltje
en een directe link naar het digitale bestand. Ook staan er allerlei links met publicaties over de
collectie van de BC op de website.
2. Onderzoekszaal promoten
Onderzoekers weten dat zij op de zaal van de BC (en op den duur in het postzegelpand) mogen zitten
om aan hun eigen onderzoek te werken, ongeacht of zij gebruik maken van de BC. Om te beginnen
kan dit gecommuniceerd worden door dit op een duidelijke plek op de website te zetten. Daarnaast
zou dit op de zaal zelf en bijvoorbeeld via een e-mail aan de medewerkers kunnen worden
gecommuniceerd. De hoeveelheid promotie die hiervoor nodig is zou moeten worden afgewogen.
Geïnteresseerd publiek
1. Workshop
Een workshop van bijvoorbeeld drie keer twee uur over onderwerpen die bij een breed publiek
spelen en te maken hebben met de BC. De workshop hoeft niet bijzonder specialistisch te zijn, maar
interessant voor een breed scala aan geïnteresseerden. Voor de workshop kan een bepaald bedrag
gevraagd worden en aan het einde krijgen deelnemers een certificaat van deelname aan de cursus
van de BC.
o Historische cartografie vinden veel mensen een interessant om meer over te weten.
o Brieven als historische bron
o Een geschiedenis van het boek in een notendop
o Een geschiedenis van de Groningse universiteit aan de hand van bronnen uit de BC
o Zoeken en vinden in de BC Groningen
Deelnemen aan de dag van de Groningen Geschiedenis
De dag van de Groninger Geschiedenis, georganiseerd door RHC Groninger Archieven, gebruiken om
ook een deel van de academische geschiedenis te promoten. De rondleidingen die de Archieven die
dag organiseert door de stad en door het depot zijn erg in trek. Je moet je van tevoren aanmelden en
soms zijn er geen kaartjes meer beschikbaar. Het is waarschijnlijk dat een rondleiding door het
magazijn van de Universiteitsbibliotheek met een bezoek aan de BC met wat klaargelegde stukken
die te maken hebben met het thema van het evenement veel belangstelling zal trekken.
2. Lezingen
Onderzoekers, masterstudenten of docenten die iets uit de BC hebben onderzocht kunnen
uitgenodigd worden daarover te spreken. Dat kunnen ook twee of drie kleine flitslezingen zijn, of een
lezing in samenwerking met het centrum voor universiteits- en wetenschapsgeschiedenis van Klaas
van Berkel (CUW). Een promovendus die vaak op de zaal komt kan al lang van tevoren worden

16. 16
gevraagd om over een jaar een lezing te komen geven. Wel is het van belang dat er nagegaan wordt
gedaan of de betreffende persoon wel aansprekend kan vertellen. Lezingen bij de BC of de sector
Erfgoed verschillen van lezingen bij de universitaire lezinginstelling Studium Generale. In
tegenstelling tot deze laatste organisatie staat bij de BC altijd de collectie en een thema rondom het
academisch erfgoed centraal. Geregeld samenwerken met het organiseren van een lezing en
profiteren van de ervaring van Studium Generale is aan te raden.
3. Rondleidingen
Op de website kan worden aangeven dat de BC ook rondleidingen voor groepen op aanvraag kan
verzorgen voor een bepaalde prijs. Er kan dan contact worden opgenomen met een bepaalde
medewerker van de BC. Het loopt dan waarschijnlijk geen storm, maar het is wel vriendelijk naar
publiek.
4. Colleges in samenwerking met HOVO
Overleggen met de HOVO (seniorenacademie) over de invulling van één college of een reeks over
een bepaald onderwerp. Een eerder college van een medewerker van de BC bij de HOVO was een
groot succes. Wellicht willen de cursisten daarna de bronnen van de BC zelf gaan bekijken of
enthousiasmeren zij anderen. Cursisten van de HOVO kunnen immers ook een gratis UB lenerspas
aanvragen wat al een drempelverlagend aspect voor hen is.
5. Educatief project
Op de website wordt duidelijk gemaakt dat een docent altijd contact op kan nemen als hij met een
klas een bezoek wil brengen aan de BC. Voorbeelden wat eerdere klassen hebben gedaan, zoals
rekenen met zeventiende-eeuwse sommen, kunnen op de website worden gezet. Het is niet
aanbodgericht, maar vraaggericht. Wil een docent dit eventueel, dan kan hij na overleg langskomen.
Daarnaast kan de BC samen met het UM één eenvoudig educatief project aanbieden en promoten.
Een medewerker van de BC kan samen met Linda Tijsma, hoofd educatie bij het UM een project
bedenken. Een voorbeeld is een verhalend programma. De schoolgroep gaat eerst naar het UM om
hier met een ‘cliffhanger’ vandaan te komen en op zoek te gaan naar het antwoord bij de BC te gaan
zoeken. Het programma is van tevoren al helemaal gemaakt en de kinderen gaan in groepjes naar
kopieën van documenten uit de BC kijken. Een medewerker van de BC kan bijvoorbeeld één of twee
voorbeelden in het echt laten zien. Daarna kunnen die documenten weer terug en kan een
medewerker van het UM verder met de kopieën en de groep leerlingen. De leerlingen van het
winnende groepje krijgen bijvoorbeeld een potlood met het logo van de BC erop.
6. Colleges voor professionals over een specifiek onderwerk
De BC kan een kleine collegeserie voor professionals regelen. Bijvoorbeeld terugkerende
zomercolleges of wintercolleges over een paar aansprekende thema’s. De Anne Frank stichting doet
dit ook, bijvoorbeeld over het omgaan met vooroordelen, discriminatie of antisemitische
opmerkingen in de klas. De BC doet dit niet helemaal zelf, maar verzorgt dit in samenwerking met
anderen. BC kan bijvoorbeeld met een geschiedenisdocent colleges geven over het gebruik van
primaire bronnen in de klas en iemand anders een college over het nut en nadeel van het bezoeken
met je klas van erfgoedinstellingen. Om te kijken wat op dit gebied mogelijk is kan contact
opgenomen worden met bijvoorbeeld vakdidacticus geschiedenis in Groningen, Tim Huijgen, om
ideeën hierover uit te wisselen.

17. 17
7. De Bijzondere Collecties en de Scholierenacademie
De BC kan een college verzorgen via de scholierenacademie van de RuG. Zij organiseren vervolgens
zelf alles, de BC levert een spreker. Onderwerpen kunnen handschriften, boekgeschiedenis of
historische cartografie zijn. Dit is een mooie en gemakkelijke kans om scholieren te enthousiasmeren
voor brononderzoek en om voor de BC bekendheid te genereren.16
Huidige leeszaal afdeling Bijzondere Collecties.17
16 http://www.rug.nl/education/scholierenacademie/ (Geraadpleegd op 8-11-2016)
17 Tenzij anders aangegeven zijn de foto’s zelf genomen.

18. 18
3. Algemene aanbevelingen voor alle doelgroepen
1. Gebruiksvriendelijke beeldbank/documentbank
De huidige website waar de digitale collecties van de universiteit zijn onder gebracht is niet erg
gebruiksvriendelijk of aantrekkelijk om te bezoeken.18
Het digitaal ontsluiten van de collectie wordt
echter erg belangrijk gevonden in zowel het beleidsstuk van de sector erfgoed 2016-2020 als het
visiedocument van de bibliotheek van de RUG 2020:
De in 2020 vergevorderde digitalisering van de erfgoedcollecties van de RUG zal
leiden tot een toenemend gebruik van deze collecties door onderzoekers, docenten en
studenten binnen de universitaire gemeenschap en geïnteresseerden buiten de universitaire
gemeenschap. De behoefte aan het raadplegen van de fysieke erfgoedcollecties zal daardoor
eerder toe- dan afnemen.19
In het beleidsplan van de sector erfgoed staat onder andere over digitalisering:
Om de collecties toegankelijk te maken zijn een goede bereikbaarheid en ontsluiting van de
collecties essentieel. Hierbij is een sleutelrol weggelegd voor de digitale ontsluiting van het
materiaal. Daarmee zijn drie doelen gediend: door de beschikbaarheid van de digitale versies
wordt het behoud van het erfgoed vergemakkelijkt, de bekendheid verhoogd en de
toegankelijkheid vergroot.20
In het proces van het vergroten van bekendheid en de toegankelijkheid van de universitaire collecties
spelen digitale middelen een belangrijke rol, zo niet de belangrijkste. Hoewel in digitaliseren meer
werk zit dan enkel het presenteren, zien de gebruikers alleen het laatste. Het is erg jammer om juist
op zoiets essentieels te bezuinigen. Iemand die op de huidige website grondig naar een afbeelding
van de digitale bestanden zoekt zal deze kunnen vinden, maar de website moedigt niet verder aan
tot het rustig bekijken van afbeeldingen en zogenaamd ‘schatgraven’. Het is mijn voorstel om na te
denken over een gebruiksvriendelijke website of beeldbank. Dit is wellicht een kostbaar project maar
noodzakelijk om professioneel en gebruiksvriendelijk over te komen. Een voorbeeld van een
organisatie die gebruiksvriendelijke websites voor erfgoed maakt is het Europese bedrijf Picturae.21
Voorbeelden van websites die zij hebben gemaakt voor Nederlandse erfgoedinstellingen zijn
www.westbrabantsarchief.nl en www.beeldbankgroningen.nl Op deze websites is het ook mogelijk
om digitale tentoonstellingen te bekijken en reacties achter te laten. Om geschiedenis op het digitale
medium van betekenis te laten zijn is dat erg belangrijk en vooruitstrevend.22
De UvA streeft er naar
om de online bezoeker op dezelfde manier te behandelen als de fysieke bezoeker in de leeszaal. Ik
ben het met deze gedachte eens en ik denk dat dit een belangrijke trend is waar de UB als zij daar
snel gehoor aan geeft voordeel van kan hebben.
18 http://facsimile.ub.rug.nl/ (geraadpleegd 09-11-2016).
19 Marjolein Nieboer, Visiedocument RUG Bibliotheek 2020 (2011), 1-2.
20 P.M.J.L. Pablo Collette ed., Beleidsplan 2016-2020 sector erfgoed universiteitsbibliotheek Groningen (mei 2016), 5.
21 https://picturae.com/nl/ (geraadpleegd op 12-09-2016).
22 C. Van Den Akker, “History as Dialogue: On Online Narrativity,” BMGN - Low Countries Historical Review 128 nr.4 (2013):
103–117. http://www.bmgn-lchr.nl/articles/abstract/10.18352/bmgn-lchr.9354/ ; Een succesvol voorbeeld van een
dergelijke website is de jubileumwebsite van de universiteit van Gent: http://www.ugentmemorie.be/ (geraadpleegd op
01-11-2016).

19. 19
2. Bijzondere Collecties op sociale media
De BC maakt een Facebookpagina aan en verkent de mogelijkheden naar bijvoorbeeld Instagram. Via
de sociale media wordt gereageerd op andere erfgoedinstellingen om op die manier online zichtbaar
te zijn. Via deze media worden nieuwtjes gedeeld, een boek verloot, een lezing aangekondigd ect. De
BC kan ook een Wikipediapagina aanmaken over de collectie. Geen sociale media, maar wel gratis
bekendheid.
3. De Bijzondere Collecties heeft een zichtbare plek in de Bibliotheek
De ingang van de BC zou meer geaccentueerd kunnen worden. Dat vergroot letterlijk de
zichtbaarheid in de bibliotheek.
De huidige ingang van de afdeling Bijzondere Collecties
4. Nieuwsbrief Bijzondere Collecties of academisch erfgoed
Sommige mensen vinden het prettig om zich aan te melden voor een nieuwsbrief om op de hoogte
te worden gehouden van nieuwtjes en activiteiten. Voor deze mensen kan regelmatig (per maand of
per twee maand) een nieuwsbrief worden verstuurd.23
5. Folders Bijzondere Collecties
Een algemene folder van de BC met allerlei informatie over zoeken in de collecties, het raadplegen
daarvan en informatie over de verschillende deelcollecties. Deze folders beschikbaar stellen bij de
ingang van de BC, op de balie van de BC en in boeken stoppen die in de UB worden weggegeven,
verspreiden over verschillende faculteiten (letteren, theologie) of vragen of studieverenigingen ze bij
de eerste- en tweedejaars boekenpakketten in willen stoppen. Ter promotie kunnen de folders
uitgedeeld worden bij activiteiten, zoals een informatiemarkt voor studenten of er kan worden
23 Eenvoudig aantrekkelijk uitziende nieuwsbrieven maken kan bijvoorbeeld via de website www.mailchimp.com

20. 20
geregeld dat ze in een tasje komen voor eerstejaars studenten met allerlei materiaal. Er kan contact
worden opgenomen met een relevante opleiding, zoals geschiedenis, dat de folder op een
introductiedag kan worden verspreid. De folder kan met een begeleidende brief naar studieadviseurs
worden gestuurd met de boodschap dat studenten welkom zijn als ze echt bezig willen met
onderzoek naar oude bronnen. Ook kan de folder samen met een begeleidende brief gestuurd
worden naar een docent die een vak geeft dat raakvlakken heeft met de BC. Daarnaast kan gedacht
worden aan een folder over het doen van onderzoek naar academisch erfgoed (samen met het UM),
folders over deelcollecties (de kaartencollecties, archieven, incunabelen etc.) of een folder met de
activiteiten per kwartaal. De folders zijn tweetalig (Nederlands en Engels) of worden in twee
verschillende talen uitgegeven.
6. Meedoen met themaweken of dagen
Een activiteit organiseren met de nationale museumweek, nationale monumentendag of de nacht
van kunst en wetenschap. Op deze manier wordt bekendheid gegenereerd en is de BC door mee te
werken aan de culturele recreatieve sector van nut voor de maatschappij. De opening van de
vernieuwde UB in 2017 is ook een unieke kans om bij aan te sluiten als BC.
7. Tentoonstelling
Te denken valt aan de nieuwe tentoonstellingsvitrine die in de maak is voor de BC en gegeven is door
de Vereniging Vrienden van de Bibliotheek Rijksuniversiteit Groningen.24
Het is wellicht een idee om
studenten van het vak historische methoden: documentaire en tentoonstelling (gegeven door Tity de
Vries) in te schakelen voor het af en toe aandragen van ideeën voor de tentoonstellingskast. Zij
kunnen eventueel ook helpen met de uitvoering daarvan of een idee aandragen voor een
openingslezing o.i.d. De BC is publieksvriendelijk door iets tentoon te stellen én geeft studenten de
kans iets te leren in de praktijk. De BC kan profiteren van het werk dat uit handen wordt genomen en
kan profiteren van de kennis en creativiteit van de studenten. Eén tentoonstellingskast is in principe
aardig, maar kent ook haar beperkingen. Aangezien de BC geen eigen expositieruimte heeft is het
verstandig om af en toe met organisaties te gaan samenwerken die dat wel hebben. Een succesvol
voorbeeld was de tentoonstelling van de kaart van Beckeringh in het Groninger Museum in het
najaar van 2016, of bijvoorbeeld de tentoonstelling ‘Hel en Hemel’ in het Groninger Museum in 2001.
Daarnaast kan ook worden samengewerkt met andere instellingen. Het Noordelijk
scheepvaartmuseum heeft geregeld wisseltentoonstellingen. Voor de hand ligt bijvoorbeeld een
tentoonstelling over (zee)kaarten. Ook is het een idee om te bekijken of de BC een tentoonstelling
met het Grafisch Museum kan maken. De BC zou ook geregeld samen kunnen werken met het UM in
het opzetten van een wisseltentoonstelling.25
Studenten van de master Geschiedenis Vandaag
mogen afstuderen op een groot tentoonstellingsplan. De BC kan op haar website zetten dat een plan
van een tentoonstelling samen met een andere organisatie in Groningen van harte wordt
aangemoedigd, en in overleg eventueel kan worden uitgevoerd. Bij tentoonstellingen is het ten slotte
leuk om de bezoeker nieuwsgierig te maken door het stellen van een vraag. Bijvoorbeeld een hele
algemene vraag of juist een specifieke vraag waar de bezoeker een antwoord op kan vinden door de
tentoonstelling te bekijken.
24 Sinds April 2016 is dit Vrienden Academisch Erfgoed Groningen geworden.
25 Zie bijlage 6 voor enkele specifieke ideeën.

21. 21
8. Een document met zoektips voor in de collectie
Digitale bestanden, archiefbeschrijvingen, inventarissen, verschillende catalogi: zoeken naar bronnen
uit de BC kan voor de gebruiker bijzonder lastig zijn. Er is niet één platform, een zoekmachine of een
overzicht wat er allemaal in de collectie zit en waar dat over gaat. Dat is geen probleem, zolang de
zoeker weet waar hij diverse informatie kan vinden en wanneer hij contact op kan nemen met
iemand over een zoekvraag. In een apart document kan hier kort een overzicht van worden gegeven.
Het documentje staat op de website en kan steeds worden aangepast. Een voorbeeld van een
uitgebreid document met zoektips is de onderzoeksgids van de Groninger Archieven of het document
met zoektips van de Koninklijke Bibliotheek.26
9. Cadeauproducten en reproducties
Ansichtkaarten, een verjaardagskalender, een reproductie van een kaart of mooie plaat kunnen
worden verkocht in de nieuwe I-Shop van de universiteit. Wellicht kunnen publicaties vanuit de BC
daar ook worden verkocht.
10. Tijdschrift
De BC zou eens per jaar een publicatie uit kunnen geven met leuke artikelen, een ingekort
jaarverslag, interviews en andere interessante dingen. Het tijdschrift kan uitgedeeld worden aan alle
bibliotheekmedewerkers, meegegeven worden aan bezoekers van de BC, gestuurd worden naar de
leden van de Vrienden Academisch Erfgoed Groningen en het blad kan uitgedeeld worden aan
andere erfgoedinstellingen in Groningen. Extra leuk is om het tijdschrift samen met het UM te
maken.
11. Gebruikersonderzoek
De BC kan ongeveer eens per twee jaar, gedurende een aantal weken aan gebruikers van de zaal
vragen of ze een enquête willen invullen over de BC. In bijlage 2 is een voorbeeld gemaakt van een
dergelijke enquête voor op de zaal. Ook kan gedacht worden aan een digitale enquête via Google
Forms die gestuurd kan worden naar studenten en medewerkers van de letterenfaculteit. Het
voordeel hiervan is dat de BC tegen het licht wordt gehouden, dat er waardevolle tips tussen kunnen
zitten en dat de BC onder de aandacht wordt gebracht bij (mogelijke) gebruikers.
12. Lunchlezing
Per maand of kwartaal wordt er één lunchlezing of een zogenaamde ‘brownbaglunch’ georganiseerd.
Zowel medewerkers van de bibliotheek als studenten zijn daarvoor welkom. Iedereen brengt zelf zijn
lunch mee en kan tijdens het eten luisteren naar iets interessants. Er wordt een spreker uitgenodigd
die iets vertelt (ongeveer 20 minuten) over een onderwerp dat te maken heeft met de bibliotheek,
BC of het Groningse academisch erfgoed. De spreker heeft ook een paar discussievragen die worden
gesteld. Binnen drie kwartier is de lunchlezing weer afgelopen. Het zaaltje van de BC kan hierdoor
gebruikt worden. Er kan ook gedacht worden om aan te sluiten bij initiatieven die er op dit gebied al
in de UB aanwezig zijn, in de vorm van bijvoorbeeld een kennissessie, in plaats van dit zelf te
organiseren.
26 https://www.groningerarchieven.nl/onderzoek/zelf-onderzoek-doen/download-de-onderzoekgids;
https://www.kb.nl/expo/blader/digitaal-gouddelven-bij-de-kb/gouddelven.pdf. (Geraadpleegd op 8-11-2016)

22. 22
13. Jaarverslag
De BC maakt een jaarverslag met onderwerpen als:
o Bezoekerscijfers
o Bezoeken via de website
o Publieksactiviteiten en tentoonstellingen
o Bruiklenen
o Publicaties
o Aanwinsten
o Externe financiering
Het verslag kan bijvoorbeeld leuk opgemaakt worden via de communicatieafdeling van de UB. Met
een jaarverslag wordt stilgestaan wat er is bereikt en wat er gebeurd op de afdeling. Hierdoor wordt
ook duidelijk of de doelen wel of niet worden gehaald. Door terug te blikken heeft iedereen een idee
wat er gebeurt. De presentatie van het verslag kan een gezellige aangelegenheid zijn, ook om de
medewerkers toe te spreken bijvoorbeeld. Het verslag kan worden verspreid onder de medewerkers
van de UB, het UM, de Vrienden en via de website. Dit is een goed middel om te laten zien wat er
gebeurt bij de BC aan allerlei partijen, onder andere ook het college van bestuur. Er zijn veel
voorbeelden van zulke jaarverslagen beschikbaar. Je kunt gemakkelijk ideeën opdoen en beginnen
met een bescheiden jaarverslag om dat langzamerhand steeds professioneler te laten lijken. De BC
van de UvA Hebben dit ook, evenals het UM.
14. Aanspreken van fondsen
De BC kan initiatief nemen door iemand te vragen in de Universiteitsbibliotheek die verantwoordelijk
is voor het binnenhalen van fondsen of hij/zij samen met de medewerkers van de BC wil kijken naar
de mogelijkheden voor financiering van een project of idee voor het erfgoed van de RUG of de BC.
- Het Ubbo Emmius Fonds. Dit fonds wil de onderlinge betrokkenheid tussen de
samenleving en de universiteit stimuleren, onder andere ook door crowdfunding. De BC
of nog breder, het erfgoed van de RUG wil ook graag relevanter worden voor onderwijs,
onderzoek en de maatschappij. Het fonds richt zich vooral op de speerpunten healthy
ageing, energy en sustainable society van de universiteit, maar steunt regelmatig ook
andere projecten in de richting van de geesteswetenschappen, bijvoorbeeld het
onderzoek naar de Dode Zee rollen. Hoe een project of idee precies in aanmerking kan
komen voor financiële steun moet worden uitgezocht. Gedacht kan worden aan
o Steun voor een prijs voor docenten, onderzoekers en medewerkers van de RUG
die het Gronings academisch erfgoed hebben gepromoot met hun onderzoek of
zich bijzonder hebben ingezet om het academisch onderwijs te verrijken door
het gebruik van het academisch erfgoed van de RUG.
o Steun voor het in kunnen stellen van een scriptieprijs voor een onderzoek op
bachelor of masterscriptie niveau naar het (Groningse) academische erfgoed.
o Beurs voor medewerkers/onderzoekers die willen werken aan verbinding van het
academisch onderwijs en het gebruik van erfgoed om het onderwijs van kwaliteit
te verbeteren.
o Steun voor het oprichten van een organisatie die culturele activiteiten rond het
academisch erfgoed organiseert voor gepensioneerden in het Noorden van
Nederland. Deze groep gaat de komende tijd groeien vanwege de vergrijzing en
omdat veel ouderen op latere leeftijd nog vitaal zijn (healthy ageing).

23. 23
o Steun voor het starten van een project om de vele schenkingen te kunnen
uitzoeken. Daar kunnen immers ‘schatten’ tussen zitten.
o Een speciaal Erfgoedfonds om een onderzoeker of bijzonder hoogleraar te
kunnen aanstellen die onderzoek doet, lesgeeft en publiceert over het Gronings
academisch erfgoed, zowel vanuit het universiteitsmuseum als de BC.
- Eventueel kan ook geprobeerd worden om samen met het UM ministeriële fondsen voor
culturele instellingen aan te vragen.
15. Universiteitsmuseum fysiek verbinden met universiteitsbibliotheek
In de UB komen dagelijks honderden mensen, met name studenten maar ook onderzoekers en ander
gebruikers van de UB. Als het UM fysiek gecombineerd zou zijn met de UB, eventueel ook met de
nieuwe faculteit Rechten, ontstaat er één groot universitair informatiecentrum (UI). Bezoekers
kunnen via het museum ook naar de BC en andersom (hun toegangskaartje is bijvoorbeeld een pasje
waarmee je ook de UB in kan). Nederlandse studenten, internationale studenten, bezoekers van de
UB maar ook toeristen kunnen dit centrum bezoeken. Het wordt dan een bruisende academische
informatie-instelling met een publieksfunctie voor academisch en niet-academisch publiek.
16. Huisregels
Het is normaal dat een instelling die kwetsbare materialen herbergt zoals een bibliotheek, museum
of archief, huisregels heeft met betrekking tot het bekijken en raadplegen van bronnenmateriaal. Dat
is temeer het geval als een ruimte is geklimatiseerd. Om gastvrij te zijn naar de bezoekers is het wel
van belang om deze huisregels duidelijk te communiceren. Regels zijn niet per se ongastvrij, maar
geven ook duidelijkheid aan de bezoeker. De huidige bezoeker kan nauwelijks weten wat hij wel en
niet mag, terwijl hij er vervolgens op de zaal op af wordt gerekend. Onduidelijke stickers op de deur
en kleine bordjes tekst zijn niet genoeg om de welwillende maar onwetende bezoeker op deze regels
te attenderen. Belangrijk is dat de regels zo positief mogelijke worden geformuleerd en met een
prettige professionele vormgeving duidelijk worden gemaakt. De basisregels voor de zaal zouden
eerst kunnen worden gecommuniceerd, en op de zaal kan vriendelijk geattendeerd worden op de
specifieke huisregels.27
17. BC vraagt feedback aan bezoekers
Bezoekers kunnen gemakkelijk feedback geven als zij dat willen. Dat kan bijvoorbeeld door een
ideeën brievenbus of feedbackmuur in het halletjes van de BC. De afdeling wordt door de
mogelijkheid van feedback levendiger naar publiek toe.
27 Zie bijlage 7 met een herformulering van de bestaande huisregels.

24. 24
Ideeën om feedback te vragen aan bezoekers28
28 Afbeeldingen via www.pinterest.com/exhibition. Exacte bron onbekend. (Geraadpleegd 28-11-2016)

25. 25
4. Resultaten onderdeel 1
A. Welke activiteiten worden er ondernomen door erfgoedinstellingen om hun collectie onder de
aandacht te brengen en publiek aan zich te binden?
Op verschillende manieren brengen erfgoedorganisaties hun collectie onder de aandacht. Musea zijn
van oudsher erfgoedinstellingen met een focus op publiek en zij houden over het algemeen meer
activiteiten voor publiek dan bijvoorbeeld archieven. Toch is de lijn niet scherp te trekken omdat
archieven, zoals het Groninger archief en BC’s, zoals de afdeling BC van de Universiteit van
Amsterdam, ook publieksactiviteiten of activiteiten afgestemd op een bepaalde doelgroep houden,
zij het geregeld samen met een museum. Wat erfgoedinstellingen aan publieksbereik en
publieksactiviteiten doen zijn verdeeld in drie (zelfbedachte) groepen. Sommige activiteiten of
handelingen passen in meer dan één groep, maar het idee achter deze groepen is dat niet alle
manieren om publiek te bereiken hetzelfde zijn en dat de ene actie mogelijkheden creëert voor de
andere actie.
1. Zichtbaarheid
2. Publiekspresentatie
In bijlage 1 is een opsomming gemaakt van alle activiteiten die erfgoedinstellingen ondernemen om
zichtbaar te zijn en publiek aan zich te binden. Groep 1, zichtbaarheid, heeft te maken met het
bereiken van publiek of communiceren met publiek over de instelling, de collectie en haar
activiteiten. Zichtbaarheid is voor een groot deel een voorwaarde voor groep 2, het
presenteren/tonen van de collectie aan het publiek. Er kan nog zo’n leuke collectie zijn en veel
georganiseerd worden, als niemand ervan af weet zou er niemand langskomen. In de beleidstukken
en jaarverslagen komt digitale zichtbaarheid veel terug. Vervolgens is het belangrijk dat de
erfgoedinstelling iets aanbiedt aan publiek wat zij vermakelijk, interessant of leerzaam vinden. Dat
kan op verschillende manieren, met verschillende activiteiten en zowel binnen als buiten de
instelling. Per erfgoedinstelling en type erfgoedinstelling verschillen deze activiteiten, maar lezingen
en tentoonstellingen komen standaard terug.
B. Hoe richten deze erfgoedorganisaties zich in het algemeen op het publiek en hoe willen zij dat in
de toekomst gaan doen?29
Twee onderwerpen komen opvallend veel terug in de doorgenomen beleidsstukken en jaarverslagen
en hebben te maken met een groter en meer divers publiek en digitale toegankelijkheid.
1. Erfgoedinstellingen zetten in op een groter en meer divers publiek voor hun instelling, of een
intensiever gebruik van hun collecties door publiek.
- Instellingen die al langer gericht zijn op de presentatie van hun collectie aan publiek, zoals
musea organiseren educatieprojecten en tentoonstellingen in samenwerking met andere
organisaties. Er wordt zo gebruik gemaakt van elkaars kennis, publiek en capaciteit. Deze
instellingen innoveren in hun aanbod van activiteiten voor hun publiek, zoals programma’s
gericht op specifieke doelgroepen als gezinnen of bejaarden.
- Instellingen die van oudsher meer gericht zijn op het beheren en behouden van hun
collectie, zoals archieven en bibliotheken, gaan meer publieksactiviteiten organiseren,
werken samen met hun publiek aan de ontsluiting van hun collecties en benaderen actief
29 Hiervoor zijn alleen de beleidsplannen en jaarverslagen vanaf 2015 meegenomen.

26. 26
groepen of personen die mogelijk interesse hebben in een collectiestuk om dat te komen
bekijken.
2. Erfgoedinstellingen zetten in op digitale toegankelijkheid van hun instelling en hun collecties. Dat
doen zij onder andere door:
- Publiek eenvoudig te laten zoeken door de collecties. Ingewikkelde websites of
zoekmachines worden vermeden of vervangen.
- Het zoeken naar manieren om data en gegevens vrij van rechten aan te bieden.
- Het zoeken naar een balans tussen collecties digitaliseren en (archief)collecties analoog aan
te bieden voor bezoekers op de zaal.
C. Welke publieksactiviteiten werden bestempeld als succesvol (indien aangegeven)?
In beleid en jaarverslagen noemen organisaties allerlei projecten of activiteiten die zij hebben
ondernomen. Enkele projecten of activiteiten worden in deze verslagen benadrukt en bestempeld als
bijzonder succesvol. Opvallend is dat bij al deze projecten of activiteiten is samengewerkt met
andere organisaties.
- Museum Catharijneconvent deed mee aan een landelijk educatieproject genaamd Feest!
Weet wat je viert. Het project trok bijzonder veel bezoekers, met name schoolklassen,
vanwege het educatieve programma dat lesstofvervangend was. Het museum werkte samen
met zes andere musea en het project werd genomineerd voor de Museumeducatieprijs van
het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap.
- De KB initieert sinds enkele jaren de programma’s Boekstart en de Bibliotheek op school.
Deze programma’s bestempelt de KB als succesvol vanwege het aantoonbare positieve effect
op het leesplezier van kinderen.
- De Groninger Archieven, Het Noordelijk Scheepvaartmuseum en het Groninger Museum
organiseerden de theatervoorstelling: ‘Drama achter de gevel, een combinatie van
tentoonstelling, historisch theater en archiefpresentatie. Het werd in juni en juli 2014
gehouden en was een groot publiekssucces volgens het jaarverslag 2015 van de Groninger
Archieven.
- De jaarlijkse Summerschool die de BC van de UvA elk jaar organiseert met als thema ‘History
of the book’ vermelden zij in hun jaarverslag van 2015 als succesvoller dan ooit.
- Het Universiteitsmuseum Groningen heeft in 2014 een experiment gedaan door met 14
studenten van de master ‘Archeology Today’ een tentoonstelling voor te bereiden. De
samenwerking tussen de opleiding en het museum wordt als een groot succes bestempeld.

27. 27
5. Resultaten onderdeel 2
A. Gesprekken met medewerkers van de afdeling Bijzondere Collecties Groningen.30
Wat is de functie van de afdeling Bijzondere Collecties van de Universiteitsbibliotheek?
- Dat we de BC hebben zorgt voor een regionale worteling van de universiteit. Het is van
belang dat de universiteit ook mensen in haar omgeving achter zich heeft. Eerst werd er
allerlei kennis bewaard door de Groningse kloosters maar nu is die informatie bij de afdeling
BC. Deze collectie herbergt de oorsprong van de universiteit. Het is de taak van de BC om het
gebruik van haar bronnen te faciliteren en deze collectie onder de aandacht te brengen.
- De afdeling BC heeft niet per se veel topstukken maar wel erg veel variëteit voor allerlei
colleges. Er is nog genoeg materiaal waar onderzoek naar gedaan kan worden en er zitten
veel verhalen in de collectie voor de representatieve functie van de bibliotheek. De BC,
samen met de UB en het UM beheren de geschiedenis van de Universiteit van Groningen. Zij
moet zich vooral plaatsen in de regio. Deze universiteitsbibliotheek is er voor het Noorden.
- De collecties moeten worden beheerd en behouden door te archiveren, te beschrijven en te
conserveren. Daarnaast is het belangrijk dat ze toegankelijk zijn, zowel fysiek als digitaal. De
collecties moeten ook worden gepresenteerd aan bezoekers en gebruikers, bijvoorbeeld in
de nieuwe vitrine, digitaal en via bruiklenen.
- De functie van de BC is dat er dingen worden bewaard om beschikbaar te stellen voor
mensen die erin geïnteresseerd zijn. Je bewaart niet alleen voor het conserveren of voor het
uitbreiden, maar voor het publiek. Mensen moeten het materiaal kunnen vinden.
Hoe kan de afdeling Bijzondere Collecties haar publiek meer aanspreken?
Docenten
- Docenten moeten actief persoonlijk worden benaderd. Medewerkers van de BC moeten
voortdurend blijven bedenken welke docent belang kan hebben bij een stuk voor onderzoek
en gebruik op college voor studenten. Dat kan door een praatje te maken als een docent
langs komt of een uitnodiging te sturen om het te hebben over mogelijk interessante stukken
uit de collectie. Docenten moeten vooral niet regelmatig ongevraagd lastig worden gevallen
met informatie over de BC. Zo creëren we een persoonlijk en actieve verbinding. We moeten
geen overvloed aan oppervlakkige informatie verzenden om maar bekender te willen
worden.
- Het is niet altijd bekend bij docenten welke collecties we hebben en wat de mogelijkheden
zijn bij de BC. We moeten hun (maar ook studenten en universitaire onderzoekers) direct
benaderen met behulp van de library liaison (de vakreferenten) die directe contacten binnen
de faculteiten hebben.
- Ideaal gezien weten veel medewerkers wat af van de collectie. Zij kunnen docenten erop
attenderen als er iets nieuws binnen is. Het begint bij de BC, die zou dingen kunnen
organiseren om docenten bekend te maken met de collectie.
- Vakreferenten in de bibliotheek hebben de taak om docenten te wijzen op de collecties van
de bibliotheek, inclusief de BC. Of dat wordt gedaan en wat de mogelijkheden zijn zou
moeten worden onderzocht.
30 Evert Jan Reker (Specialist Wetenschappelijk Informatie), Gerda C. Huisman (Conservator), Tonnis E. Musschenga
(Specialist cartografie en Groningana) en Diane Holtkamp (Teamleider).

28. 28
Onderzoekers
- Kunnen zelf de bronnen van de BC vinden. Hoeven niet actief bediend te worden met
informatie wat er in de BC is.
- Buitenlandse onderzoekers vinden de BC automatisch als zij er iets uit nodig hebben.
Studenten
- Studenten zijn pas geïnteresseerd in de collectie als zij er een vraag naar hebben.
Enthousiaste docenten die hen attenderen op de BC of hun meenemen naar de BC zijn
hiervoor vooral van belang.
- Een vitrine bij de ingang, zodat het duidelijk is in de bibliotheek waar de afdeling BC zit. Iets
als lunchlezingen verzorgen, of aansluiten bij de activiteiten die het Bureau van de
universiteit organiseert.
- Een prijs, zoals bijvoorbeeld een scriptieprijs. Die hoeft maar klein bedrag te zijn met
eventueel een publicatie en dat iemand daarna er iets over verteld.
- Voor studenten is de website erg belangrijk. Daar moet allerlei informatie op staan over de
collecties en wat zij er mee kunnen. Er moet een koppeling gemaakt worden van de digitale
collecties naar de fysieke collecties. Studenten moeten weten wat ze met het materiaal
kunnen doen.
- Eerst waren er voor veel studenten verplichte rondleidingen waardoor ze de bibliotheek
leerden kennen. De BC werd vaak ook benoemd of kort bezocht. De rondleidingen waren
niet altijd zo’n succes met ongemotiveerde studenten en de vele opdrachten die het
bibliotheekpersoneel moest nakijken.
- Stages voor studenten waarin zij een deel van een archief gaan inventariseren kunnen een
idee zijn. Bijkomend voordeel is dat ze er vervolgens een scriptie over kunnen schrijven.
- Het erfgoed zou iets vaster in het curriculum kunnen worden ingebed, dat is bijvoorbeeld in
Amsterdam ook zo. Weinig studies doen nu iets met erfgoed terwijl dat wel zou kunnen.
Bredere publiek
- De BC kan af en toe vragen aan iemand die iets heeft gepubliceerd met bronnen uit de BC
om een lezing te geven. Daarvoor is het nodig om in de gaten te houden wat er wordt
gepubliceerd met bronnen uit de BC.
- Vitrines met materiaal of tentoonstellingen is leuk voor breder publiek.
- Af en toe een lezing. Dit heeft ok als voordeel dat meer mensen van de BC af gaan weten en
dat weer door kunnen vertellen aan anderen.
- College bij de HOVO geven, en met een tentoonstelling daarbij zodat mensen direct iets
ervan kunnen zien.
- Vaker rondleidingen in de UB voor belangstellenden, zoals door het magazijn. Het liefst dan
de hele bibliotheek daarin betrekken en niet alleen de focus hebben op de afdeling BC maar
de hele wetenschappelijke collectie als geheel.
- Het universiteitsmuseum zou een paar boeken op moeten nemen in de vaste tentoonstelling
van het museum. Boeken zijn immers ook een deel van het verhaal van wetenschap in
Groningen. Daarbij was de grote zaal in het museum vroeger de algemene leeszaal in de
bibliotheek. Dat past mooi bij elkaar.
- Het bredere publiek is een belangrijke doelgroep voor de BC. De universiteit heeft er altijd
naar gestreefd niet alleen een organisatie te zijn voor studenten, onderzoekers en
medewerkers maar ook een functie voor de regio en de Groningers in het algemeen te
hebben. Er treedt tegenwoordig steeds meer vergrijzing op, ouderen zijn langer actief en

29. 29
hebben veel vrije tijd. Vele ouderen zijn geïnteresseerd in de geschiedenis van de regio. Door
deze groep te bedienen genereer je misschien niet standaard meer bezoek voor het
onderzoek van de collecties maar het is wel een groeiende doelgroep. Ook vinden deze
mensen het vaak erg leuk om nog fysiek materiaal te bekijken en dat kunnen ze bij de BC
doen.
- De Groninger Archieven organiseren met succes veel activiteiten, dat zou de BC misschien
ook kunnen. De BC kan met de HOVO een cursus of college geven, bijvoorbeeld over oude
handschriften. Zonder twijfel zouden veel mensen daarin geïnteresseerd zijn.
- Men hoeft niet bang te zijn dat er zomaar in de BC allerlei mensen komen die er niet zoveel
te zoeken hebben. Het is beter om te veel bezoekers te hebben dan te weinig maar bang zijn
dat het overloopt van bezoekers is niet nodig.
- Cadeauproducten met afbeeldingen uit de Collecties aanbieden via de RUG-winkel als PR
voor de BC.
Algemeen
- Medewerkers van de BC moeten zich vriendelijk en behulpzaam gedragen naar klanten op de
zaal en naar hun collega’s. Medewerker verplaatst zich in de klant die zich niet bewust is van
de huisregels en attendeert vriendelijk op die huisregels.
- Medewerkers zijn bekend bij en met allerlei historische verenigingen zodat mensen hen
kennen, medewerkers weten wat interessant is voor anderen en anderen hen kunnen
vinden.
- Publiek moet in het algemeen meer worden aangesproken door aan PR te gaan doen en
samen te werken. Dat kan bijvoorbeeld met de RUG-winkel, de library
liaisons/vakreferenten, regionale erfgoedinstellingen, nationale UKB’s en erfgoedinstellingen
en internationale erfgoedinstellingen zoals de U4 van Göttingen, Uppsala, Gent en
Groningen.
- Ideaal gezien zouden de mensen die bij de BC werken geregeld iets schrijven of publiceren
over de BC. Dat hoeft maar heel kort of eenvoudig te zijn, maar het is wel essentieel om de
collecties bekend te maken.
- Het is niet de bedoeling dat de afdeling BC de hele tijd gaat roepen wat voor geweldige
collectie zij hebben. Het moet, door allerlei middelen, bij de doelgroepen beter bekend
worden dat bij de UB een afdeling BC hoort.
- De drempel om binnen te komen moeten we laag houden en het is belangrijk dat bezoekers
zich welkom voelen. Dit conflicteert misschien met onze huisregels, maar duidelijkheid zal al
veel oplossen.
Opmerking naar aanleiding van gesprekken met medewerkers
- Veel medewerkers uiten hun zorgen over hoe de ideeën uitgevoerd kunnen worden. Er staat
veel achterstallig werk te wachten, dozen met archieven, vele schenkingen en boeken die
nog moeten worden gecatalogiseerd. Het bijhouden van een volledige en actuele website en
het organiseren van activiteiten zien de meeste medewerkers wel als een unieke kans om
het Gronings academisch erfgoed te promoten maar zij vinden allemaal bijna collectief dat
het wel erg veel gevraagd is om dit spontaan zelf te gaan ondernemen. Enerzijds weten de

30. 30
medewerkers niet wanneer zij dat naast hun dagelijkse bezigheden op het werk moeten
doen en anderzijds vinden zij dat ze de vaardigheden en soms het enthousiasme missen.31
B. Gesprekken met andere medewerkers van de UB of Erfgoed Groningen.32
Hoe probeert u uw doelgroepen aan te spreken en hoe zou de afdeling Bijzondere Collecties dat
meer kunnen doen?
- Mond-tot-mondreclame werkt bij het UM vaak erg goed. Als mensen iets eens vanbinnen
hebben gezien en tevreden zijn, vertellen zij dat vaak door.
- Gericht posters verspreiden op plekken waar mogelijk geïnteresseerden voor een activiteit of
tentoonstelling zijn. Bijvoorbeeld bij een huisartsenpraktijk als het over het menselijk lichaam
gaat of een studievereniging benaderen bij een tentoonstelling over hun vakgebied.
- Niet te prominent verboden communiceren naar bezoekers bij de ingang van de leeszaal. Dat
komt niet altijd hartelijk en gastvrij over.
- De zaal moet goed zichtbaar zijn in de bibliotheek. Dat kan bijvoorbeeld door het aanbrengen
van stickers of bordjes met ‘Bijzondere Collecties en onderzoekszaal.’
- De BC zou sociale media meer kunnen inzetten. Zelf een inhoudelijke tekst toevoegen bij een
plaatje die door de twitterbot is uitgezocht. Schatten uit kluis onder de aandacht brengen op
bijvoorbeeld Facebook of het sociale medium Instagram om de doelgroep ook te vergroten.
- Een folder verspreiden onder nieuwe onderzoekers en gastonderzoekers om de BC en de
onderzoekszaal bekend te maken onder deze doelgroep.
- Elke maand een rondleiding en lezing waarbij bij iets actueels wordt aangesloten.
- De mogelijkheid aanbieden om schoolgroepen te ontvangen. Op de website aangeven wat
mogelijk is. Er hoeft geen groot aanbod te zijn, maar dat scholen die de BC zelf vinden en
graag langs willen komen mogelijkheid wordt geboden om contact daarover op te nemen.
- Samenwerken met het UM op educatief vlak. Bijvoorbeeld het gezamenlijk uitvoeren van
een educatief project voor de bovenbouw van Havo en Vwo.
- Naar buiten brengen wat er in de collecties zit. Leuke berichten, zoals de blogs van
conservator Gerda Huisman, waren een goed idee.
31 Vanuit de medewerkers komen ook geregeld wel ideeën, maar daar blijft het helaas vaak bij. Diane Holtkamp en Jettie
Noordam, Memo profileren Bijzondere Collecties (2013).
32 Babette Knauer (Senior communicatieadviseur UB), Frank den Hollander (communicatiemedewerker UB), Cato van der
Vlugt (Hoofd PR en communicatie UM) en Linda Tijsma (Hoofd educatie UM).

31. 31
C. Gesprekken met personen uit andere erfgoedinstellingen.33
Bijzondere Collecties UvA
Wat zijn jullie doelgroepen?
- De doelgroepen zijn per activiteit of georganiseerde afdeling verschillend maar in het
algemeen zijn de doelgroepen personen die komen voor onderwijs en onderzoek en het
brede publiek. Onderwijs en onderzoek bestaat uit studenten, docenten en onderzoekers.
Het bredere publiek bestaat uit traditionele museumkaarthouders en ander publiek dat voor
een specifieke activiteit of tentoonstelling komt.
Hoe maken jullie potentiële gebruikers bekend met de collectie?
- De doelgroepen willen we bereiken door tentoonstellingen, evenementen en activiteiten.
Deze zijn erg belangrijk om het erfgoed van de UvA bekend te maken, maar ook om
gebruikers aan te spreken die later weer onderzoek kunnen doen naar de collectie. Per
tentoonstelling wordt er een andere doelgroep aangesproken. In een grafische
tentoonstelling zijn andere mensen geïnteresseerd dan een tentoonstelling over
Shakespeare of de tentoonstelling ‘out of the box’ die specifiek ging over het doen van
onderzoek naar erfgoed.
- Wat betreft communicatie is het een uitdaging dat de boodschap van de BC van de UvA
complex is. Er is niet één duidelijk verhaal, zoals bijvoorbeeld het Van Gogh museum of het
Rijksmuseum in Amsterdam dat wel hebben. Er is alleen wel een groot voordeel, namelijk dat
er heel veel verhalen zijn. De BC kunnen gemakkelijk aansluiten bij de manier van marketing
die tegenwoordig veel voorkomt, namelijk content marketing.34
Waar een gewoon bedrijf
vaak moeite heeft met het zoeken naar verhalen en waardevolle informatie voor de klant, is
de UvA, haar erfgoed en BC voor veel doelgroepen al bij voorbaat interessant door al haar
verschillende collecties en verhalen. Mensen moeten daar vervolgens wel van op de hoogte
worden gesteld. Wat ook vaak wordt gedaan is zelf aan een organisatie vragen hoe we hen
het beste kunnen bereiken. Bijvoorbeeld voor de conferentie TypAmsterdam in oktober,
wordt hogescholen met opleidingen grafische vormgeving gevraagd hoe we de studenten en
docenten het beste hierover informeren. Niet altijd werkt een instelling daaraan mee, en dan
worden er posters en flyers opgestuurd. Het erfgoed van de UvA is tegelijk een bibliotheek,
onderzoeksplek én museum. Het is niet een traditionele vorm, maar we zetten onszelf wel
echt neer als museum. We zijn bijvoorbeeld lid van de museumvereniging.
- Praktisch worden de doelgroepen vaak bereikt door flyers en posters. In Amsterdam is een
organisatie genaamd ‘De Flyerman’ waarbij je aan kan geven wat je doelgroep is,
bijvoorbeeld cultureel, kinderen of toeristen. De organisatie legt vervolgens op relevante
plekken flyers neer en hangt posters op. Hiervoor is geen groot budget nodig. Ook in het
eigen gebouw is het belangrijk om reclame te maken voor de activiteiten, die mensen heb je
immers al binnen. Dat gebeurt door posters, informatie op schermen en folders. De
aankomende activiteiten worden ook gedeeld met nieuwsbrieven zoals de
33 Marleen Smit (communicatieadviseur Bijzondere Collecties UvA), Jona van Keulen (Archivaris en hoofd publiekszaken RHC
Groninger archieven) en Neeltje van der Weide (Afdelingshoofd Publieksprojecten & Webdiensten Tresoar). Aangezien de
antwoorden in de interviews verschillen is ervoor gekozen om de resultaten van deze gesprekken per gesprek weer te
geven.
34 Manier van marketing waarbij de informatiebehoefte van de klant centraal staat, in plaats van het merk of het bedrijf die
iets aanbiedt. http://vandeinhoud.nl/content-marketing-filosofie (geraadpleegd op 19-10-2016).

32. 32
museumnieuwsbrief en de NS-nieuwsbrief. Daardoor staat een activiteit soms ook weer in
een tijdschrift.
- Natuurlijk is er ook een doorlopende manier van communicatie en informatievoorziening
nodig. De website is daarvoor erg belangrijk, maar ook een nieuwsbrief, sociale media, en de
algemene collectiefolders. Dat zijn folders die informatie geven over een deel van de
collectie, bijvoorbeeld de folder met kaarten en atlassen of de folder over de documentatie
van grafische machines. Iedere geïnteresseerde kan zo’n folder meenemen en het geeft snel
een beeld van wat er in de collectie is. Ook kan de folder uitgedeeld worden ter promotie op
beurzen o.i. d. Een zeer belangrijke manier van doorlopende communicatie en
informatievoorziening wordt gedaan door de conservatoren. Zij hebben veel persoonlijke
contacten en kennen veel mensen. Hoe beter de conservatoren bereikbaar zijn, des te meer
mensen gebruik maken en kunnen maken van de collecties. Dit wordt bevorderd door de
conservatoren zo toegankelijk mogelijk te maken op de website door ze te vermelden met
hun specialisme, een foto en hun contactgegevens.
- De website is erg belangrijk voor de BC van de UvA. Hierop moet de kern vermeld staan van
wat we in huis hebben en wat we kunnen betekenen voor de bezoeker. Het streven moet
wellicht ook zijn om de bezoeker van de website net zo te waarderen en te behandelen als
de bezoeker van de tentoonstelling of de leeszaal. Hij of zij moet eenvoudig met zijn vragen
bij een specialist terecht kunnen en gemakkelijk door de collectie worden meegevoerd. Nu
wordt dat nog niet als gelijkwaardig gezien maar in de toekomst wordt dat echt belangrijk.
Hoe belangrijk is het onder de aandacht brengen van jullie collectie voor jullie instelling?
- Erg belangrijk. De collecties zijn er om te worden gebruikt en werken mee om het erfgoed
van de UvA onder de aandacht te brengen. Het bewaren en ontsluiten van collecties kost
alleen wel veel geld. Bezoekers zijn ook gewoon nodig voor inkomsten, net als fondsen en
andere bronnen van inkomsten zoals van de Vereniging van Vrienden.
Welke activiteiten spreken de verschillende doelgroepen en gebruikers aan?
- Studenten
Voor studenten organiseren we bijvoorbeeld een minimuseumnacht tijdens de intree week,
de introductieweek voor nieuwe studenten van de UvA. De studenten komen in die week
dan langs met hun groepje. Dit werkt goed als een eerste introductie dat de studenten weten
dat het UvA erfgoed er is. Vaak horen we van de mentoren van de groepjes, die vaak
ouderejaars studenten zijn, dat ook zij het interessant vinden en weer nieuwe dingen hebben
gehoord.
- Docenten
De conservatoren spelen daarin een belangrijke rol. Er wordt al jaren actief gestreefd naar
het creëren van goede contacten tussen docenten van faculteiten en studierichtingen die
een link hebben met bronnen uit de collectie. Conservatoren zijn enthousiast en actief om
dat voor elkaar te krijgen. Dat werpt zijn vruchten af want er komen veel docenten met hun
studenten langs voor een algemene inleiding in de BC, maar er komen ook docenten met
studenten die een specifiek college of specifieke les aanvragen bij een conservator.
- Voor het brede publiek verzorgen we allerlei tentoonstellingen, symposia en activiteiten.
Voor deze doelgroep doen we ook mee met de museumnacht in Amsterdam.
- De Summerschool over de geschiedenis van het boek is voor deze doelgroep ook een succes,
maar eigenlijk voor alle doelgroepen. Mensen kunnen kiezen om een cursus te volgen, of
twee weken lang een programma samen te stellen. Voor iedereen, zowel specialisten als

33. 33
hobbymatig geïnteresseerden, zit er wel wat bij wat interessant kan zijn. Uit de praktijk blijkt
dat veel cursussen die tijdens de Summerschool worden aangeboden steeds weer vol zitten.
Welke activiteiten worden nauwelijks bezocht en bleken niet erg succesvol?
- Natuurlijk is het niet allemaal een groot succesverhaal. Soms melden zich weinig mensen aan
voor een activiteit of komen er uiteindelijk weinig mensen. De oorzaak daarvan is vooral
weinig geld en capaciteit. Als er weinig aanmeldingen zijn is het nodig extra reclame te
maken en dat kost geld en tijd. Het niet al te ruime communicatiebudget laat dat niet altijd
toe.
Wat wil jij/jullie bereiken?
- We zijn er om het erfgoed van de UvA te beheren voor het gebruik. We bewaren niets om
het bewaren, maar alleen om te gebruiken. Dat is het algemene primaire doel van de BC.
Secundair, maar dat is ook meer persoonlijk, is dat mensen bepaalde collecties vinden.
Bijvoorbeeld de mooie kaartencollectie of de grafische collectie.

34. 34
RHC Groninger Archieven
Wat voor rol hebben publieksactiviteiten voor het Regionaal Historisch Centrum Groninger
Archieven?
- Eerst waren we alleen een archiefdienst, maar sinds 1990 veranderde dat langzaam en
helemaal met fusie in 2002 tussen het Rijksarchief Groningen en het Gemeentearchief
Groningen. Vanuit de overheid werd verlangd dat de organisatie van alleen een archiefdienst
zou overgaan tot een historisch centrum met een nadrukkelijke publieksfunctie.
Hoe geven jullie invulling aan die publieksfunctie?
- We proberen steeds te bedenken wat we in de collectie missen of nog niet heel toegankelijk
hebben gemaakt, maar wat veel mensen wel interessant zouden vinden. Dat proberen we
vervolgens te ‘vermarkten’. Dat vermarkten doen we door aantrekkelijke websites met een
eigen naam, zoals allegroningers.nl en beeldbankgroningen.nl. Deze websites zijn erg
populair. Uiteindelijk hopen we dat mensen naar de zaal komen. Ons nadrukkelijke doel met
alle publieksactiviteiten is dat de collectie die we bewaren wordt gebruikt. Andere dingen
zijn bruiklenen uitgeven, zoveel mogelijk afbeeldingen en stukken via open data beschikbaar
stellen zodat mensen ze zelf kunnen downloaden zonder dat er rechten op zitten. We maken
goedkope scans voor onze klanten om ons publiek van dienst te zijn.
- We springen in op onderwerpen die een grote groep mensen interessant vindt. Genealogie is
vaak erg populair maar op het moment is historisch onderzoek naar huizen ook in trek. Daar
proberen we op in te spelen met een lezing of een workshop. De workshop
pandenonderzoek trok allerlei mensen die het leuk vonden om de geschiedenis van hun huis
uit te zoeken, maar ook mensen die een verhaal wilden zoeken bij hun bed and breakfast of
café. Nieuwe trends die komen lijken mij landschapsgeschiedenis, planten en de
geschiedenis van biologie, maar ook letters vinden mensen erg interessant.
- We organiseren rondleidingen en voor enkele jaren waren deze gepland in een speciale
rondleidingen week. Individuen en organisaties werden uitgenodigd om langs te komen,
maar ook benaderden we groepen, zoals afdelingen van de plattelandsvrouwen. Dit jaar
doen we dat niet, omdat we vorig jaar met moeite de week gevuld kregen, terwijl het een
grote opgave is om zo’n week te organiseren. We maken daaruit op dat er voortdurend
gewerkt moet worden aan publieksbereik. De hele tijd dezelfde dingen organiseren werkt
niet, er moet worden ingespeeld op de interesses van mensen. We merkten bijvoorbeeld dat
tijdens rondleidingen mensen het album van het Feithuis vaak erg leuk vonden. Dit hebben
we vervolgens ook gedigitaliseerd en aangeprezen om online te bekijken.
- We organiseren geregeld lezingenavonden samen met de historische vereniging Stad en
Lande en de Groningse afdeling van de Nederlandse Genealogische vereniging. De
lezingenavonden trekken een bezoekersaantal van dertig tot tweehonderd mensen. We
bedenken eerst met de andere organisaties wat voor lezingen we willen houden. Meestal
komen er allerlei onderwerpen op tafel en dan zoeken we er sprekers bij. Het komt ook voor
dat een spreker zichzelf aanmeldt, en dan gaan we er soms wel en soms niet mee in zee. We
gaan vaak voor onderwerpen die het publiek heel leuk vindt, maar we kiezen er bewust voor
ook af en toe onderwerpen te behandelen die wij zelf belangrijk vinden, maar die minder
geliefd zijn. Vaak komt het publiek op het onderwerp af, soms ook juist op de spreken. We
merken aan het publiek dat op de lezingenavonden afkomt dat een groot deel alleen is. We
proberen de avond zo in te richten dat je prima alleen kan komen en op die manier ook een

35. 35
gezellige avond kan hebben. Lezingen organiseren met een andere vereniging of organisatie
werkt erg goed, merken wij. Je hebt immers de achterban van beide groepen al. Soms
faciliteert het RHC Groninger archieven ook wel lezingen, maar als het onderwerp niet
regionaal is dan willen we dat niet te vaak. We stemmen ook af met andere organisaties
wanneer zij een lezing houden. De stichting oude Groninger kerken hield bijvoorbeeld op
dezelfde dag als het RHC Groninger archieven lezingen terwijl veel mensen wel naar beide
wilden. Sinds kort is dat aangepast.
- Door het hebben van een studiezaal en het organiseren van activiteiten proberen we publiek
te verleiden om de collectie te gebruiken. De afdeling publiekszaken bedenkt steeds met
elkaar nieuwe activiteiten. Daarnaast zetten we ook actief sociale media in om ons publiek te
bereiken. Ongeveer twee tot drie keer per week posten we iets op twitter of facebook. Het is
voor ons erg belangrijk om online bekend te zijn. We merken dat we vaak bezoekers en
cursisten krijgen doordat andere verenigingen en organisaties een link naar onze website
zetten.
- We versturen een nieuwsbrief die onderhand 1500 abonnees heeft. Deze nieuwsbrief trekt
een grote deel vaste bezoekers en is erg belangrijk voor het RHC Groninger archieven.
Is een publieksactiviteit ooit een onverwachts succes geworden of juist niet?
- We proberen soms bepaalde stukken populair te maken. Een goed voorbeeld van een succes
is de kentekendatabase waar alle Groninger kentekens met gegevens van 1906 tot 1950 in
staan. We merkten dat sommige mensen interesse hadden in de geschiedenis van auto’s
maar de lijsten die we hadden van alle kentekens van Groningse auto’s in het verleden
werden nauwelijks ingezien. Door daar een database van de maken die raadpleegbaar is op
de website werd de lijst veel ingezien en populair. We verspreiden het nieuws over deze
database door berichten rond te sturen, flyers uit te delen, te adverteren bij het busmuseum
in Hoogezand, op de open dag van het RHC, via onze eigen website, in de nieuwsbrief en via
de website verhalenvangroningen.nl. Ook bij lezingen en beurzen werd deze database
gepromoot. Soms waren mensen in eerste instantie niet geïnteresseerd in auto’s, maar veel
mensen vonden het toch leuk om te weten wie de eerste auto in hun dorp had of wat voor
auto een familielid had gehad. De database wordt nog geregeld aangevuld door liefhebbers
die foto’s en materiaal sturen. We proberen kortom ook te kijken hoe we stukken populair
kunnen maken en tegemoet kunnen komen aan de interesses van de bezoekers. Het maken
van een database is een typisch publieksproject waarin vrijwilligers en medewerkers van de
RHC Groninger archieven samen werken en waar we in de toekomst ook meer van willen
hebben.

36. 36
Tresoar Leeuwarden
Wat voor soort instelling is Tresoar? Hoe belangrijk is ‘zichtbaarheid’ voor jullie?
- Tresoar is een provinciale instelling, het archief voor Friesland waar de geschiedenis van de
provincie is te vinden. Tresoar is in 2002 ontstaan uit een fusie van het Frysk Letterkundich
Museum en Dokumintaasjesintrum, de Provinciale en Buma-Bibliotheek en het Ryksargyf
Fryslân. Centraal voor onze instelling is cultuuroverdracht. Het is de opdracht vanuit de
overheid en de provincie om de collectie toegankelijk te maken voor mensen. Zichtbaar zijn
is voor ons dus heel essentieel.
Wie zijn jullie doelgroepen en hoe willen jullie die bereiken?
- We onderscheiden globaal verschillende doelgroepen. Dat zijn bijvoorbeeld onderzoekers,
zowel wetenschappelijke onderzoekers als niet-wetenschappelijke. We hebben ook
‘sneupers,’ mensen die geïnteresseerd zijn in verhalen. Daarnaast zij studenten ook een
doelgroep. Die kunnen gebruik maken van de faciliteiten en het materiaal. Ook kinderen en
scholieren zijn een doelgroep en voor de rest geïnteresseerd publiek. Maar de doelgroepen
zijn niet erg afgebakend en behoorlijk breed.
- We willen deze doelgroepen bereiken door allerlei activiteiten voor hen te organiseren en de
website in te zetten. We organiseren tentoonstellingen, lezingen, elke maand een gratis
rondleiding door de depots en geregeld bedenken we een verrassende activiteit. Ook geven
we nieuwsbrieven uit en een blad. De activiteiten zijn gevormd rondom ‘debat en
ontmoeting’ en ‘educatie.’ We richten ons op de speerpunten die geformuleerd zijn voor
bibliotheken. Dit jaar zijn dat de thema’s ‘klassieken,’ ‘denksport’ en ‘judaïca.’ Ook vanuit
onze collectie bedenken we thema’s. Vervolgens bedenken wij hoe we de thema’s onder de
aandacht kunnen brengen. Binnenkort organiseren wij een tentoonstelling met kleine
Hebreeuwse boekjes en laatst hadden we een damkampioenschap in de bibliotheek wat een
groot succes was.
- Met al onze activiteiten proberen we veel samen te werken met anderen. Het Historische
Centrum van Leeuwarden, Tresoar en het Fries Museum werken veel samen op het gebied
van bruiklenen bijvoorbeeld. Op educatief gebied werken we samen, via het Fries Educatief
Platvorm. Ook werken we veel samen met de Fryske Akademy, een wetenschappelijke
instelling. We helpen mee de bekendheid voor activiteiten te vergroten en bedenken bij een
lezing of iets dergelijks ook iets minder wetenschappelijks wat weer andere mensen aan zou
trekken, zoals een dichter. Ook kwam er een keer een meneer die onderzoek deed naar
brieven met de vraag of we daar iets mee konden doen. We hebben toen een ‘dag van de
brief’ georganiseerd waarop we een congres hielden. Het ging over handschriften tot het
schrijven van een brief tegenwoordig. We hielden zowel wetenschappelijke als luchtige
lezingen. Er kwamen veel communicatiestudenten en veel cultureel geïnteresseerden op af.
Deze groep van gepensioneerden die een interessante invulling zoeken voor hun vrije tijd is
vaak best groot.
Hebben jullie te maken gehad met dat een project een onverwachts succes werd of juist niet?
- Ja, die projecten zijn er. Een project waar we net mee zijn begonnen is ‘Tresoar on tour.’ Dat
is een interactief programma met filmpjes, quiz, verhalen en informatie wat Tresoar doet en
wat informatie over het specifieke dorp of de plek waar de presentatie wordt gegeven. We
hebben zelf allerlei instellingen aangeschreven zoals kerken, bibliotheken, commerciële

37. 37
instellingen, dorpshuizen, Rotaryclubs en verenigingen van Plattelandsvrouwen. Wij bieden
ons programma aan en zij kunnen ons uitnodigen. Dat blijkt een succes. We zijn voor de
zomer begonnen met aanschrijven en vanaf september met de presentaties. Tot en met
januari zijn we al 52 keer uitgenodigd. Bij een groep binnenkomen die in een netwerk zit met
andere groepen is erg handig. Als de ene Plattelandsvrouwenvereniging enthousiast is,
willen de anderen ook dat we langskomen. Bij de Doopsgezinde Kerk was dat ook het geval.
In samenwerking met deze gemeenschap maakten we een tentoonstelling en alle
Doopsgezinde gemeenten kwamen langs.
- Een ander voorbeeld van een succesvol project is ‘Grutte Pier De Famylje,’ georganiseerd
met een lokaal theatergezelschap. Het idee was om mensen via de Friese volksheld Grutte
Pier en door vereenvoudigd digitaal stamboomonderzoek bewust te maken van hun eigen
identiteit. Mensen konden bij Tresoar zelf op zoek of zij afstamden van de Friese volksheld
uit de vijftiende eeuw. Veel meer mensen waren hierin geïnteresseerd dan we dachten. Het
koste behoorlijk veel werk om voor iedereen na te zoeken of ze van Grutte Pier afstamden
en uiteindelijk hebben we meer dan 2000 ‘Pierbewijzen’ uitgereikt. Deze mensen mochten
toetreden tot de familie van Grutte Pier waar een speciale familiedag voor werd
georganiseerd. We organiseerden hieromheen ook verschillende lezingen met een
wetenschappelijk tintje voor mensen die meer wilden weten. Dat ging bijvoorbeeld over de
vraag of je echt nog de genen van Grutte Pier in je hebt als je van hem afstamt of hoe
betrouwbaar de historische documenten zijn die we gebruikt hadden om de stambomen uit
te zoeken. Door het succes hadden we door dat mensen erg geïnteresseerd zijn in waar ze
vandaan komen en in geschiedenis. We denken dat deze interesse toeneemt.
- Nog een ander project is ‘onderduikersonline.’ Via een Crowdsourcingproject konden
mensen de registratiekaarten van onderduikers overtypen zodat we de gegevens in een
database konden zetten. We dachten dat daar wel drie maanden voor nodig zouden zijn,
maar veel mensen wilden graag helpen en na tien dagen was alles klaar. We proberen bij
zoiets altijd een project erbovenop te maken voor meer zichtbaarheid, bijvoorbeeld een
educatieproject voor scholen.
- Er zijn ook dingen die iets minder goed lopen. Op onze website is er een functie dat mensen
zelf verhalen kunnen maken. We merken dat mensen het vooral heel leuk vinden om
verhalen te lezen en niet geïnteresseerd zijn in het maken van een eigen verhaal. We zijn nu
maar extra verhalen zelf gaan maken.
- Eén van onze taken is om aandacht te geven aan de Friese taal. We willen een podium
bieden aan mensen die daar wat mee doen om zo bij te dragen aan een levendige taal. We
zijn alleen zoekend wat we met dat literatuurprogramma moeten doen. We hebben een
klein reizend literatuurprogramma, maar mensen lijken er niet erg enthousiast voor.
Welke rol speelt de website en het internet voor jullie?
- De website is erg belangrijk maar soms ook zoeken. We hebben de site nu twee jaar, maar
aangezien het ook twee jaar duurt om een nieuwe site te ontwikkelen moeten we ook
denken aan een nieuwe website. De zoekbalk die we nu hebben, waarin mensen in alles
integraal kunnen zoeken was een belangrijke eis. Nu komen wij er een beetje van terug. Er
komen te veel resultaten terwijl mensen toch vaak gericht willen zoeken. Gemakkelijk in
verschillende databases zoeken heeft misschien toch wel de voorkeur. De vele verhalen op
de website zijn een succes. We wilden graag dat mensen rustig op onze site konden
rondkijken en ontdekken. Dat de website visueel aantrekkelijk is en mensen leuke dingen

38. 38
kunnen vinden. Als mensen nu eenmaal op de website zijn blijven ze daar ook een poos. Een
nadeel waar we ook mee zitten is dat we 231 aparte websites in de lucht hebben. Dit zijn
databases of websites van projecten die ook onder Tresoar vallen. Maar ze hebben allemaal
een andere huisstijl en het is niet altijd duidelijk dat het bij onze instelling hoort.
- Sociale media zijn voor ons erg belangrijk. De reacties op Twitter lijken wat af te nemen,
maar de verhalen die we op Facebook plaatsen zijn erg populair. We hebben bijvoorbeeld
een rubriek, waarin we elke week op hetzelfde tijdstip een foto met verhaal plaatsen. We
proberen dat aan de actualiteit te koppelen. Wat we zelf erg bijzonder vonden is dat via
Pinterest heel veel mensen geïnteresseerd zijn. Momenteel groeit de Instagramgroep, maar
daar kunnen we minder tekst bij kwijt, terwijl we merken dat veel mensen het verhaal juist
leuk vinden.
Overig
- Op de afdeling publieksdiensten & webdiensten werken ongeveer vijftien mensen, maar niet
allemaal fulltime. We houden elke week op maandagochtend een overleg van een half uur
waarin iedereen in één minuut mag zeggen waar hij of zij mee bezig is en van plan is te doen
in de komende week. Dat werkt bijzonder goed en medewerkers zijn erg gemotiveerd om te
vertellen en te luisteren.
Medewerkers van de BC achter de balie in de leeszaal.