Die Einführung von Social Collaboration-Plattformen, wie z. B. Jive oder IBM Connections, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen! Was kann Kommunikation leisten, um Führungskräfte und Mitarbeiter zu aktivieren und die Akzeptanz für neue Formen der Zusammenarbeit ab "Tag 1" zu steigern? Und welche Maßnahmen helfen, Schwellen zu überwinden? Hier einige Ansätze und das Vorgehen, die die Arbeitsweise von JP KOM zu diesen Fragen beschreiben.

1. Social Collaboration: Schwellen durch
Kommunikation überwinden
Arbeitsweise und Vorgehen JP│KOM
Jörg Pfannenberg/Oliver Chaudhuri, 20. Januar 2014

2. Social Collaboration
Schlüssel für den Wandel
Kompetenzen
Motivation
Kultur
Menschen
Integration
Regeln
Verantwortlichkeiten
Prozess
Technologie
Infrastruktur
Design
Vernetzung
Nach Dilip Bhatt, 2000
 Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen!
2

3. UMH-CCO-UK
Social Collaboration
Akzeptanz und reibungslose Integration in den Arbeitsalltag
durch Kommunikation unterstützen
INFORMATION
INTERAKTION
Collaboration-Plattform
Zum Mitmachen
bekannt machen
anregen
Persönlichen Nutzen
Erste Schritte
darstellen
einleiten
 Die kritischen Pfade sind nicht die technischen Herausforderungen!
3

4. UMH-CCO-UK
Social Collaboration
Strategie und Kommunikationsstil
No Go’s: Teaching, Preaching & Technik-Protz
 Vorsicht! Wenn das Herz voll ist, wird die Kommunikation oft schmerzhaft
4

5. Social Collaboration
Kommunikative Schwerpunkte in den einzelnen Phasen
Entwicklung



Unterstützung der
Führung sichern
Hürden und
Erwartungen der
Stakeholder
identifizieren
Mitbestimmungsgremien früh
involvieren
Einführung



Social Intranet wie
ein Produkt
vermarkten (inkl.
Key Visual, Story)
Klare Regeln für
die Nutzung
kommunizieren
Anhand von Use
Cases Nutzen
vermitteln
Community
Management
 Silodenken
entgegenwirken,
Themen
vernetzen
 Schnell
antworten
 Interessante
Poweruser
gewinnen
 Was haben Sie schon gemacht? Was haben Sie bereits aufgeplant?
5

6. Schritt 1
Analyse Erwartungen und Bedarfe
Wie motiviere ich
mein Team zum
Mitgestalten?
Wie schützen wir
vertrauliche
Themen?
Was bewegt die
Mitarbeiter in
meinem
Bereich?
Führungskräfte
Wie begegne
ich Kritik?
Wie gehen wir
mit dem
Kontrollverlust
um?
HR
Wie binden wir
unterschiedliche
Mitarbeitergruppen
ein?
Mitarbeiter
Wie offen
wollen wir
den Dialog
führen?
Wie viel Zeit
darf ich im
internen Netz
verbringen?
Geschäftsführung
Wie stellen wir
Usability sicher?
IT
Wie integrieren
wir die
Plattformen?
Hat mein Beitrag
Folgen für meine
MA-Bewertung?
Wie geben wir
Orientierung in der
internen
Medienlandschaft?
Wie bleiben wir
offen für die
Einbindung
neuer Tools?
Wie regen wir
zum Mitmachen
an?
(Lokale)
Kommunikatoren
Wie fördern wir den
Dialog über
Standorte hinweg?
 Sind die Erwartungen erhoben/erfasst?
Über welche
Themen darf
ich sprechen?
Wie
identifizieren
wir neue
Themen?
6

7. Schritt 1
Analyse Erwartungen und Bedarfe

Online-Umfrage zur Ermittlung

Inhaltlicher Schwerpunkte

Funktionalitäten

Bereitschaft zur Interaktion/zu eigenen Aktivitäten

Abgleich Nutzenvorstellungen, z. B. Verwaltung vs. Produktion,
Headquarter vs. Standorte etc.

Rasche Identifizierung von Schwellen, z. B. besondere Anforderungen
der Rechtsabteilung, des Betriebsrats, der IT etc.
7

8. Schritt 2
Check „Social Readiness“/Priorisierung
„Sind Sie bereit?“
Kultur
Strategie
Ressourcen
Rahmen
Inhalt
 Sind Unternehmensstrategie/-kultur und Projektdetails abgeglichen?
8

9. Schritt 2
Check „Social Readiness“/Priorisierung
„Gewichten
Sie die Ziele in ihrer Bedeutung“ (1=sehr unwichtig, 5=sehr wichtig)
Zielsetzung
1
2
3
4
5
∑
Mitarbeiterbeteiligung/Dialogkultur
Austausch über Grenzen hinweg
Gelebte Perspektivvielfalt/Diversität
Transparenz
Kommunikation mit und unter FK
Strategieverständnis der MA
Unternehmerisches Handeln der MA
Mitarbeiterbindung/-motivation
Themenradar (Was bewegt die MA?)
…
9

10. Schritt 3
Leitplanken setzen, Regeln vermitteln

Sprache?

Themen?

Content Owner für Beantwortung von Anfragen?

Nutzerhierarchien?

Eröffnung neuer Foren, Threads, User Groups?

Umgang mit Kritik/Netiquette?

…
 Wie setzt man Leitplanken – ohne einzuengen?
10

11. Schritt 3
Leitplanken setzen, Regeln vermitteln
Nicht so …
… sondern so!
11

12. UMH-CCO-UK
Schritt 4
Pre-Marketing/Launch-Kampagne
Kennen
Mitarbeiter wissen von der Einführung und kennen Vorteile der Plattform
Können
Mitarbeiter sind ab „Day 1“ fähig, die neue Plattform zu nutzen
Wollen
Mitarbeiter integrieren Plattform selbstständig in ihren Arbeitsalltag
 Was passiert, wenn am „Day 1“ gar nichts passiert? Und danach ...?
12

13. Schritt 4
Pre-Marketing/Launch-Kampagne

Artikelserie: „Vorteile & Funktionen“

Tutorial-Videos

Z-Cards/Infografiken „10 Tipps für den Start“

…
13

14. Schritt 4
Pre-Marketing/Launch-Kampagne
Welche Funktion belegt welche Vorteils-/Nutzenversprechen?
Aktualität
Einfachheit
Übersichtlichkeit



Enterprise Search


Responsive Design


Single-Sign-On

Seitenbewertung



Feedback-Modul



Personalisierung
Wissensaustausch

Forum


Blog



Wechsel-Teaser
Widgets





14

15. Schritt 4
Pre-Marketing/Launch-Kampagne
Stories dramatisieren die Schlüsselfunktionen
1.
Personalisierung: Was wichtig ist, entscheiden Sie
2.
Enterprise Search: Das „interne Google“
3.
Responsive Design: Wenn die Seite mitwächst …
4.
Single-Sign-On: Alles auf einen Klick
5.
Seitenbewertung: Das gefällt Ihnen bestimmt
6.
Das Feedback-Modul: Lob und Anregungen willkommen!
7.
Forum: Marktplatz der Meinungen und des Wissens
8.
Blogs: Ein ganz neues Wir-Gefühl
9.
Wechsel-Teaser: Multimedia im Intranet
10. Nachrichten- und Wissens-Widgets: Einfach im Bilde bleiben
15

16. Schritt 5
Verantwortlichkeiten definieren und implementieren
Support/Steuerung/
Governance
Technischer Support
IT
HR
Moderation/Inhalte
Foren zu IT-Themen
Bereitstellung
Monitoring Tool(s)
Regelung zu Nutzung
während der Arbeitszeit
Content Owner HR-Themen:
Inhaltlicher Support
Zulassung neuer Foren-Owner
Regeln und Anleitung
Kommunikations-Support
Fachabteilungen
Best Practice Austausch
Lokale
Kommunikatoren
Moderation eigener Foren zu
konzernweiten Themen
Verweise auf verwandte
Themen in anderen Foren
Lokale fachübergreifende
Themen
Kritische Beiträge melden
Posten von Artikeln
Mitarbeiter anleiten und
unterstützen
FK
Interne Foren übergreifend
Motivation/ Promotion
Ranking aktivste
Community/aktivste
Nutzer (tbd.)
Support Einbindung FK
Ggf. Moderation eigener HRForen (z. B. Karriere)
Issues Management Prozess
CCM
Corporate Foren
Moderieren von
Diskussionen
Kampagne zur Einführung
Laufend: Verlinkung aus
internen Medien
Lokale Berichte zur
Einführung
Team zur Beteiligung an
Foren motivieren
 Organisationsberatung der Kommunikation ?!?Foren für den internen Dialog I CCM-IS I 30. April 2013I Folie: 16
16
BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE

17. Schritt 6
Optional: Aktivierung der Mitarbeiter durch Gamification
 Bitte nicht sofort ablehnen – es könnte der Königsweg zur
Aktivierung sein ...
17

18. Schritt 7
Konsequentes Mashing mit übriger Medienlandschaft
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Artikeln
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Bildergalerien,
Videos
Links zu
verwandten
regionalen
Artikeln
Übernahme ausgewählter Inhalte
(z. B. Newsteaser, Forenbeiträge)
Links zu News, Bildergalerien, Videos, Foren, Blogs…
Intranet
(global)
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Videointerviews: Link zu Volltext in MAZ
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Adaption
von
regionalen
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Intranet
(regional)
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Mitarbeiterzeitschrift
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Übernahme
redaktionelles
Material;
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Standortzeitschrift
Verweis auf
nächste/letzte
Ausgabe
18

19. Herzlichen Dank!
JP│KOM GmbH, Erkrather Straße 228b, 40233 Düsseldorf, www.jp-kom.de