Aula 02 escopo

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Aula 02 escopo

  1. 1. Gerenciamento de Escopo, Tempo GESTÃO DE PROJETOS
  2. 2. OBJETIVO DESTA AULA 1. 2. 3. 4. Introdução, Planejamento do Escopo; Definição do Escopo, Criação da Estrutura Analítica do Projeto, Verificação do Escopo, Controle do Escopo.
  3. 3. PROCESSOS E ÁREAS DE CONHECIMENTO PMBOK
  4. 4. ONDE ESTAMOS? Termo de Abertura Definição de ESCOPO EAP Dicionário EAP Atividades Custo Tempo Todas as demais áreas de GP RESULTADO entregas A todo momento consultaremos a EAP e a lista de atividades (dicionário).
  5. 5. DECOMPOR E ESTIMAR ESCOPO ENTREGAS ATIVIDADES RISCOS E PREMISSAS TEMPO CUSTO
  6. 6. O QUE É ESCOPO? Escopo se refere a aquilo que se pretende atingir. É um substantivo masculino, com origem na palavra gregaskopos que significa "aquele que vigia, que protege". Escopo é a finalidade, o alvo, ou o intento que foi estabelecido como a meta final. O escopo é o objetivo que se pretende atingir, é o fim, o propósito, o desígnio. Em projetos podem-se entender também como o limite de, ou o que vai atingir uma determinada operação e dentro de qual recursos de sistema podem ser utilizados. www.significados.com.br
  7. 7. RESPOSTAS DO ESCOPO • • • • • • • • Qual o objetivo principal? Quais os objetivos secundários? O que queremos que aconteça? O que não queremos que aconteça? Qual caminho será tomado? Qual caminho não poderá ser tomado? O que deve ser feito? O que não deve ser feito?
  8. 8. PLANEJAMENTO DE ESCOPO Legislação Contratos Condições do Negócio Conhecimento Modelos Procedimentos acumulado Templates adotados Pressão de Estratégias de stakeholders Priorização ESCOPO
  9. 9. CONCEITOS PMBOOK ESCOPO PRODUTO ESCOPO PROJETO (pág 103) • As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. • O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.
  10. 10. PORQUE GERENCIAR O ESCOPO? • Garantir que sejam realizadas todas as ações necessárias e acordadas, e apenas estas, para que o projeto atinge exatamente o resultado proposto. • Impedir a realização de trabalho extra, que não esta acordado entre as partes, que não faz parte do escopo e que invariavelmente resultam em desperdícios de recursos;
  11. 11. COMO FAZER A GESTÃO DE ESCOPO? PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO: GUIA PMBOOK Pág 103
  12. 12. O QUE SÃO REQUISITOS? Uma condição ou capacidade que deve ser atendida ou possuída por um sistema, produto, serviço, resultado ou componente para satisfazer um contrato, uma norma, uma especificação ou outro documento imposto formalmente. Os requisitos incluem necessidades, desejos e expectativas quantificadas e documentadas do patrocinador, do cliente e de outras partes interessadas. (PMBOOK 442)
  13. 13. COLETAR REQUISITOS ENTRADAS • Termo de abertura do projeto; • Registro das partes interessadas; FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Entrevistas; • Dinâmicas de Grupo; • Oficinas; • Pesquisas, observações, protótipos e outros... SAÍDAS • Documentação dos Requisitos; • Plano de Gerenciamento dos Requisitos; • Matriz de Rastreabilidade dos requisitos;
  14. 14. MODELO CANVAS (ferramenta)
  15. 15. VÍDEO MODELO CANVAS • Jose Finocchio Jr. • http://www.pmcanvas.com.br/
  16. 16. COLETAR REQUISITOS • Envolvimento das comprometimento; partes cria • Necessidade primordial de documentação, quem participou, o que e como ficou definido; • Validar as conclusões alcançadas;
  17. 17. DEFINIR O ESCOPO ENTRADAS FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Termo de abertura do projeto; • Documentação dos requisitos; • Ativos de processos organizacionais. • Opinião especializada; • Análise de produto; • Identificação de Alternativas; • Oficinas. SAÍDAS • Declaração do escopo do projeto; • Atualizações dos documentos do projeto.
  18. 18. DECLAÇÃO DE ESCOPO DE PROJETO
  19. 19. DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO • Descrição do escopo do produto – descreve detalhadamente as caraterísticas do projeto, com base em seu termo de abertura; • Critérios de aceitação do produto – Processos e critérios de aceitação, expectativa das partes; • Entregas do projeto – Todas as saídas, resultados diretos e auxiliares, tais como relatórios e etc;
  20. 20. DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO • Exclusões do projeto – Define o que não faz parte do escopo, ou seja, o que não será realizado, contribuindo para o gerenciamento das expectativas das partes. • Restrições do projeto – Lista de restrições que limitem a execução do projeto. Ex.: Orçamento, contrato de execução. • Premissas do projeto – Lista de premissas que possam ocorrer e seu impacto sobre o resultado do projeto, informação importante para a gestão de risco.
  21. 21. RESTRIÇÃO E PREMISSA Restrição – Estar restrito a uma determinada ação ou inatividade, limitação aplicável, interna ou externa ao projeto. Ex. Imposição de data. Premissa – Fatores que mesmo sem comprovação são tomados como certos para efeito de planejamento. Ex. Continuidade da importação de insumos.
  22. 22. VAMOS PRATICAR? Responda com suas palavras: 1. Qual o conceito de Escopo de Projetos? (mínimo 5 linha) 2. Qual importância de termos um escopo bem definido e documentado? (10 linhas) Individual, entrega, cerca de 20 minutos.
  23. 23. CRIAÇÃO DA EAP (WBS) ENTRADAS • Declaração do escopo do projeto; • Documentação dos requisitos; • Ativos de processos organizacionais; FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Decomposição SAÍDAS • EAP; • Dicionário da EAP; • Linha base do escopo; • Atualizações dos documentos do projeto.
  24. 24. O QUE É EAP? A EAP é considerada como uma representação gráfica do escopo do projeto, o que facilita uma rápida visualização dos pacotes de entrega, das etapas e tarefas para realização do projeto, bem como as demais estimativas como tempo e custo. EAP – Estrutura Analítica de Projetos; WBS - Work Breakdown Structure;
  25. 25. EAP
  26. 26. EAP – (tipo índice) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 1. Projeto “Correspondência Eletrônica nos Correios” 1.1. Gerenciamento do projeto 1.1.1. Plano de gerenciamento do projeto 1.1.1.1. Escopo 1.1.1.1.1. Declaração de Escopo 1.1.1.1.2 . EAP 1.1.1.1.3. Dicionário da EAP 1.2. Estudo de Viabilidade 1.2.1. Estudo Viabilidade 1.2.1.1. Relatório da pesquisa com os clientes 1.2.1.2. Medida dos impactos nos negócios 1.2.1.3. Restrições legais 1.2.1.4. Definição Agências centralizadoras 1.2.1.7. Relatório consolidado 1.3 .Pesquisa 1.3.1. Opções de tecnologia1.3.2. Benchmarking 1.3.4. Fornecedores potenciais1.3.5. Relatórios consolidado1.3.6. Aprovação do relatório da pesquisa (Marco) 1.4. Seleção 1.4.1. Avaliação 1.4.2. Relatório da avaliação 1.4.3. Relatório de tecnologia e fornecedores selecionados 1.4.4. Aprovação do resultado da seleção (Marco)
  27. 27. PROJETO EXPANSÃO SENAI 1 - Qualificação de mão-de-obra para Construção civil. 1.1 – Elaboração detalhada. 1.2 - Galpão para aulas. 1.3 - Equipamento e material. 1.4 - Inauguração do curso. 1.1.1 - Diagnóstico da indústria. 1.2.1 - Licença ambiental para construção. 1.3.1 - Especificação de material e equipamento. 1.4.1 Coquetel para industriários da construção civil. 1.1.2 - Projeto de Expansão da unidade. 1.2.2 - Alvará para construção. 1.3.2 - Orçamento. 1.4.2 Divulgação dos cursos. 1.1.3 - Plano de Curso. 1.2.3 - Licitação da empreiteira 1.3.3 - Processo de licitação e compras. 1.1.4 Contratação de Instrutor. 1.2.4 - Término da obra
  28. 28. DICIONÁRIO EAP COD EAP PACOTE ESPECIFICAÇÃO CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO Diagnóstico da indústria Levantamento da necessidade de capacitação da industria local. Verificação da necessidade de capacitação de mão-de-obra e disposição da industria para contratação. Projeto de Expansão da unidade Elaboração de documento de expansão da unidade, formulário padrão do DR MG. Ser aprovado pela Comissão de Expansão do SENAI DR MG, e classificação de prioridade do projeto frente a outros do Estado. Plano de Curso Elaboração de Planos de Curso, para cada capacitação a ser oferecido, conforme necessidade da industria local. Contratação de Instrutor Definição de perfil de instrutor e elaboração de Solicitação de Pessoal. Licença ambiental para construção. Utilização de consultoria especializada para obtenção da licença ambiental para construção do galpão. Obtenção da licença ambiental. Alvará para construção. Entrada de processo conforme legislação municipal. Licitação da empreiteira Realização de processo licitatório, levando em consideração o projeto de engenharia de construção do galpão. Aprovação da auditoria do Sistema FIEMG. Término da obra Finalização da obra de construção do galpão, conforme descritivo do projeto d eengenharia. Aprovação do departamento de engenharia da FIEMG. Especificação de material e equipamento. Processo de especificação de todo o equipamento, ferramentas e materiais a serem usados durante os cursos. Aprovação pela Gerência de Educação do SENAI DR MG. Orçamento. Processo de orçamentação de toda a especificação para compra, essa informação será utilizada para o processo de licitação. Aprovação pela comissão de licitação da FIEMG. Processo de licitação e compras. Realização de processo licitatório para aquisição de equipamento, ferramentas e material de consumo para realização de cursos. Aprovação da auditoria do Sistema FIEMG. Coquetel para industriários da construção civil. Evento festivo para apresentação da estrutura do CPF CABB para área da construção civil e novas soluções em qualificação. Impressão de material institucional sobre a nova área de atuação, divulgação junto a escolas publica de Muriaé e Região. 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4.1 Divulgação dos cursos. 1.4.2 Ser aprovado pela Gerência de educação do DR MG. Aprovação pela Diretoria do SENAI e execução do processo de seleção. Obtenção do alvará municipal para construção. Participação de cerca de 150 empresários e lideres locais. Obtenção de 200 inscrições.
  29. 29. VAMOS PRATICAR? • Criando sua própria EAP e respectivo dicionário; • Mínimo de 3 fases e 3 níveis de pacotes; • Tempo estimado de 30 minutos; • Tema CHURRASCO DE CONFRATERNIZAÇÃO; • Individual e valendo pontos; • Entrega obrigatória;
  30. 30. INSTRUÇÕES - EAP • • • • • Top: Nome do Projeto; 1º Nível – Fases do Projeto; 2º Nível – Entrega; 3º Nível – Pacotes de Trabalho; Dicionário – Descrição dos Pacotes de Trabalho;
  31. 31. TEMPLATE EAP PROJETO Fase 01 1.1 Entrega 1.2 Entrega 1.1.1 Pacote de Trabalho 1.1.2 Pacote de Trabalho Fase 02 Fase 03
  32. 32. CHURRASCO • • • • • • • • Definição de Local, Data e Convidados; Cardápio e acompanhamentos; Analisa da infraestrutura; – Coberto, chuva? – Equipamento de som? Convite e confirmação de pessoas; Definição de valores, estimativa de orçamento; Listagem de especificação de compras; – Carne, qual? – Cerveja, qual? Preparação do local e dos insumos; Requisitos de qualidade – – Cerveja quente? Carne dura?
  33. 33. VERIFICAR O ESCOPO ENTRADAS • Plano de gerenciamento do projeto; • Documentação dos requisitos; • Matriz de rastreabilidade dos requisitos; • Entregas validadas. FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Inspeção; SAÍDAS • Entregas aceitas; • Solicitações de mudanças; • Atualização dos documentos do projeto;
  34. 34. VERIFICAR O ESCOPO Verificar o escopo é o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. Inclui a revisão das entregas com o cliente ou patrocinador para assegurar que foram concluídas satisfatoriamente e obter deles a aceitação formal das mesmas. Validação com público: chefe, cliente, patrono e etc;
  35. 35. CONTROLAR O ESCOPO ENTRADAS • Plano de gerenciamento do projeto; • Informações sobre o desempenho do trabalho; • Documentação dos requisitos; • Ativos de processos organizacionais; FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Análise de variação. SAÍDAS • Medição do desempenho do trabalho; • Atualização dos ativos de processos organizacionais; • Solicitação de mudança; • Atualização do plano de gerenciamento do projeto; • Atualizações dos documentos do projeto.
  36. 36. TRÍPLICE RESTRITIVA • Quando um elemento é alterado, os outros dois sofrem impacto: ESCOPO PROJETO TEMPO CUSTO
  37. 37. MUDANÇAS NO ESCOPO • A mudança é inevitável, por isso exige-se alguma forma de controle sobre esta, Processo de Controle de Mudança; • Mudança sem controle resultará invariavelmente em desperdício de recursos (Financeiro, Tempo, Pessoas, etc);
  38. 38. VÍDEO ESCOPO • EXERCITO
  39. 39. LINHA DE BASE DO ESCOPO Promover a comparação entre os resultados reais com o planejado com o objetivo de determinar a necessidade de uma ação corretiva ou preventiva; • Ex. Orçado/Realizado/Execução • Reunião dos documentos: – Declaração do Escopo + EAP + Dicionário EAP;
  40. 40. COMO FAZER A GESTÃO DE ESCOPO? PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO: GUIA PMBOOK Pág 103
  41. 41. VÍDEO - FINAL
  42. 42. EXERCÍCIO !!!
  43. 43. RESUMO E DICAS • O escopo deve ser muito bem definido e esclarecido com todos os públicos referentes ao projeto, pois qualquer mudança irá impactar diretamente sobre custos e tempo; • O escopo é toda a estratégia que será realizada para se alcançar o objetivo do proposto no projeto, portanto vital que seja claro, objetivo e o mais assertivo possível; • As mudanças de escopo devem ser analisadas do ponto de vista do tempo e custos adicionais e suas alterações descritas e documentadas com a aprovação do cliente; • O escopo é a alma do projeto, sua essência, o como será realizado, quais caminhos serão tomados, é o detalhamento do como fazer; • A EAP, representação gráfica do projeto, é a forma mais clara e rápida de visualização das principais entregas, esta deve ser colocado em local visível, afim de orientar e lembrar de sua missão diária; •
  44. 44. RESUMO E DICAS • Uma boa EAP deve refletir também o sentimento da equipe quanto as fases do projeto, portanto sugerimos que seja elaborada de forma coletiva, com a participação de todos; • Toda entrega, ou seja, todo resultado alcançado deve ser formalizada em reunião com o cliente, momento especial para registrar as lições aprendidas em cada etapa, às dificuldades e sucessos alcançados servirão de lição para as etapas e projetos seguintes. Além disso, a formalização através de documento assinado é importante para reduzir as possibilidades de litígios futuros; • As mudanças de escopo valias são as escritas e aprovadas, caso contrário é mero “achismo” sem valor documental; • Foque o resultado de seu cliente, o que ele realmente quer, para isso tente entender o problema ou a necessidade e não apenas o que esta dizendo ou o que esta escrito em um relatório; •
  45. 45. RESUMO E DICAS • Pergunte também o que ele não quer, ou o que ele não aceita que seja feito, estas serão as restrições de seu escopo de projeto; • Escreva, registre e aprove o que será feito, como será feito e também o que não pode e não será feito; • Execute estritamente o que está no escopo do projeto, observamos muitos gerente que tentam encantar o cliente fazendo algo mais, via de regra gera aumento de prazo e custo, foque no escopo e realize dentro do prazo, dentro do recurso e com a qualidade especificada, este é o segredo do sucesso.

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