La dématérialisation s’inscrit dans les mœurs de chaque entreprise, des solutions existent pour de nombreuses raisons. Grâce à JeSuisEnCours, des solutions pour les feuilles d’émargements en CFA sont désormais sur le marché. JeSuisEnCours.com est une solution complète de gestion des présences, de création automatisée des fiches d'émargement, d'archivage et de signature numérique à valeur probante et enfin de transmission des preuves et justificatifs nécessaires aux financements, contrôles administratifs.

1. Livre Blanc
Émargement et signature
électronique pour la
dématérialisation dans les
centres de formation
Digitalisation des entreprises
Edition 2016
Édition publique
Version intégrale disponible
sur www.jesuisencours.com

2. Sommaire
La dématérialisation
La signature électronique
Les chiffres clés
La législation et
dématérialisation
des contrats
La dématérialisation
dans les centres de formation
La dématérialisation
pour tous
Le glossaire
Vers une
dématérialisation totale
La législation
OPCA et FSE
Le témoignage
P.4
P.5
P.6
P.7
P.8
P.9
P.10
P.11
P.12
P.13
( Version
intégrale )
( Version
intégrale )

3. Introduction
Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions
numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de
documents à la signature numérique en passant par les factures, la
dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles
solutions présentes sur le marché permettent de réunir sur une interface
tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se
fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui
permet un gain de productivité non négligeable. C’est dans ce cadre que les
experts JDS Conseil et Scanpoint Software se sont associés pour vous parler
de ce qu’ils savent faire de mieux : la dématérialisation.
Organismes
de formation
Écoles
Entreprises

4. La dématérialisation, c’est quoi ?
En bref, la dématérialisation permet un classement informatique et un
archivage de toutes vos informations entrantes et sortantes. Ce système
permet : un gain de place dans les bureaux, un gain de temps pour les
personnes en charge des dossiers, un gain d’argent pour toute entité
(frais d’impression, frais d’affranchissement, frais de stockage, etc.) et
forcément, un gain de productivité !
De nombreux prestataires de services proposent aujourd’hui des
solutions de Gestion Electronique des Documents qui permettent :
 L’acquisition de documents papiers numérisés, de documents
électroniques natifs et l’échange de documents électroniques entre
deux entités (e-mails).
 L’indexation des fichiers permettant une recherche facile et rapide.
 Le stockage et l’archivage des donnés selon les besoins d’une entité.
 La diffusion des données auprès de personnes internes ou externes.
Ces solutions impactent l’ensemble de l’entreprise de manière positive
en optimisant le temps de traitement des demandes d’information que
ce soit avec les stagiaires, les apprenants, les clients, les fournisseurs, les
collaborateurs, les partenaires, les formateurs et même les prestataires.
Pour les services administratifs des organismes de formation, c’est la fin
de longues heures de formalités et de paperasse liées aux dossiers
entreprises, stagiaires, apprenants, financements …
La dématérialisation désigne
tout un processus
permettant de passer
des conventions, feuilles
d’émargements, factures,
contrats, courriers ou tout
autre document physique,
à un format entièrement numérique.
Ce système désigne également tout fichier créé numériquement dans un
système qui permet l’archivage électronique natif des données.

5. La signature électronique
Signature électronique, signature numérique, quelle différence ?
La signature électronique est une signature à même valeur que la signature
manuscrite papier, elle assure l’intégrité d’un document numérique (elle le scelle).
Elle garantit l’authenticité du document en identifiant la personne physique ou
morale et est reconnue par l’état Français.
La signature électronique avancée permet la signature de documents non soumis à
des règles formelles légales et peut s’appliquer pour une personne physique, morale,
ou même un serveur.
La signature électronique qualifiée est une signature sécurisée à partir d’un certificat
valide pour une personne spécifique. Ce certificat doit venir d’un fournisseur
homologué et est à destination d’une personne physique uniquement.
La signature numérique est la mise en œuvre technique de la signature électronique
avec : un certificat pour le titulaire, une clé privée ainsi qu’un document à signer.
Quels en sont les points forts ?
 La réduction des dépenses en temps (collecte, circulation, photocopies, diffusion …).
 La réduction des dépenses en coûts (stockage, impressions, affranchissement…).
 Des solutions disponibles en mode Saas avec un ROI à court terme : pas
d’investissement lourd à l’installation, gain de temps immédiat dès la mise en place,
peu de sollicitations des ressources internes).
 Une traçabilité des documents fortement améliorée.
 Un archivage à long terme 3 ou 10 ans facilité.
 Des documents à même valeur probante que le papier.
 Une image de l’entreprise modernisée et améliorée :
Signature sur tablette, affichage interactif, modernité,
mobilité, innovation, ergonomie, etc.).
 L’amélioration globale des processus de traitement des documents.
Pourquoi les utilisateurs sont-ils réticents ?
 Le manque de connaissance de la dématérialisation
 Le manque de temps pour s’en préoccuper
 Le volume faible de documents à traiter
 Le cadre juridique peu familier de ces processus
 La résistance humaine au changement

6. des entreprises ont une utilisation
du papier qui augmente⅓
des factures fournisseurs
sont encore papier85%
des données des entreprises
sont sous format papier90%
des organisations ont besoin de plus d’un
mois pour fournir des documents dans le
cadre d’une procédure judiciaire28%
En moyenne par étudiant par an pour
la gestion des dossiers de facturation
dans les centres de formation
45€
par an en moyenne par employé
est dédiée uniquement à la
recherche de documents papiers275
hdes documents d’une entreprise
restent introuvables ou sont
inutilisables
35%
des 16-25 ans effectuent leur scolarité en
alternance, soit 402 144 alternants en 2013
5,2
%
Les chiffres clés

7. Glossaire
SaaS : est l'acronyme pour Software as a Service. Le mode SaaS est un mode
d'utilisation d'une solution logicielle, sa particularité est de faire fonctionner
l’application à distance en étant hébergée par des tiers.
RAD : La Reconnaissance Automatique des Documents est un système qui permet
de reconnaître un document. Grâce à une expression, la RAD analyse le document
et peut définir de quel type de document il s’agit.
LAD : La Lecture Automatique des Documents est un ensemble de technologies
utilisées pour lire, indexer et stocker les données contenues dans un support
physique.
OCR : La Reconnaissance Optique des Caractères est un matériel ou logiciel de
conversion d’un document image en un document texte avec ou sans
enrichissement typographique et conservation de la structure du document
associée, exploitable par des programmes informatiques.
GED : La Gestion Electronique des Documents est un procédé faisant intervenir
des moyens électroniques (logiciels ou matériels) pour prendre en charge la
gestion des documents. À savoir : les opérations et actions destinées à traiter et
exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la
validation, la diffusion, le classement, l’indexation et l’archivage de documents.
OPCA : Les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés sont chargés de collecter,
mutualiser et redistribuer les obligations financières des entreprises en matière
de formation professionnelle. Ils sont agréés et contrôlés par l'État.
FSE : Le Fond Social Européen est un fond structurel communautaire dédié aux
projets locaux, régionaux et nationaux. Il fonctionne sur le principe de la
redistribution et soutiennent l’emploi dans les états européens.

8. Attention cependant à veiller aux bonnes pratiques :
• Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une
valeur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable.
• Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est
ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique).
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur
support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il
émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir
l’intégrité. » (article 1316-1 du Code Civil du 13 Mars 2000).
Selon l’article D6325-1 du Code du Travail : « Lorsqu’un employeur et un salarié
débutent un contrat de professionnalisation, celui-ci doit être adressé dans les 5 jours à
l’OPCA. Son document annexe avec toutes les mentions obligatoires portant sur les
objectifs, les modalités d’organisation, d’évaluation et de sanction de la formation doit
être joint au contrat.
Le décret n°2015-1093 du 28 Août 2015 relatif aux modalités de dépôt du contrat de
professionnalisation autorise les entreprises à effectuer la démarche en ligne.
A compter du 1er Septembre 2016, la transmission des contrats de professionnalisation
auprès des OPCA devra se faire de manière dématérialisée directement sur le portail
Internet de l’alternance. Les décisions d’accord ou de refus de financement par les OPCA
seront alors notifiées à l’employeur par l’intermédiaire de ce portail. L’OPCA transmettra
également ces décisions à l a DIRECCTE de la même manière. Si le contrat est
interrompu de manière anticipée, l’employeur devra dans les 30 jours notifier cette
décision par le biais du portail. »
La législation et la
dématérialisation
des contrats

9. La dématérialisation dans les
centres de formation
Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un
stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant
dans le cadre de la formation initiale du secondaire.
La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle
seule les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :
 Edition et distribution des feuilles de présence.
 Collecte des feuilles quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.
 Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature
d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).
 Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.
 Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.
 Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec
des justificatifs joints si nécessaire).
 Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.
 Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE
 Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les
intervenants externes …
Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation des
feuilles de présence : le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.

10. La dématérialisation
pour tous
De la collecte des signatures à l’archivage des émargements : tous
concernés
 Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles
d’émargement.
 Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités
et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.
 Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement
papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …
 Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement
pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au
secrétariat.
 Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier.
Les Organismes de Formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne :
qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées
existent afin de dématérialiser les documents spécifiques à la formation.
Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les
contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et
adaptabilité, car il n’y a plus de contrainte géographiques ni temporelle : elles sont
accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus
rapide et facile puisqu’elles ne nécessitent pas d’investissement d’infrastructure et peu
de ressources informatiques.
Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de
sécurité ne sont plus à la charge de l’Organisme de Formation, mais sous la
responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre
de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de
confiance.

11. Vers une dématérialisation totale
La dématérialisation des documents touche tous les services administratifs :
Les factures fournisseurs restent pour l’instant les documents les plus dématérialisés,
cependant, la tendance semble se diriger vers les factures clients, les contrats, les bons
de commande, le courrier entrant, etc.
La dématérialisation des signatures en règle générale, est également un enjeu majeur
que ce soit pour les commerciaux, les banques, les assurances, les transporteurs, et
même les centres de formation, comme toutes les entreprises qui font le choix d’aller
de l’avant.
Il existe depuis peu des solutions « clés en main » pour bénéficier des services de
signature numérique en mode SaaS et sur tablette, proposant des tarifs raisonnables et
une intégration forte avec les autres logiciels de gestion administrative.
Le suivi et l’archivage
Les documents traités grâce à la GED sont analysés par des procédés OCR, RAD et LAD
qui permettent d’identifier les documents automatiquement, de les indexer, de les
classer, puis ensuite d’effectuer des recherches rapides au sein de la base
documentaire. Des fichiers de suivi sont attachés à chaque document afin de garantir
une traçabilité intégrale de toutes les modifications et consultations d’un document.
Les documents archivés doivent être stockés de manière sécurisée pendant 3 à 10 ans
sur des serveurs Web localisés en France, et fortement redondants afin d’assurer la
sauvegarde fiable des données hébergées. Ce qui permet aux entreprises concernées
d’accéder à toutes leurs données archivées dont elles auraient besoin avec une
disponibilité de 99,98% à l’année.

12. Le 1er « Tiers de Confiance » pour la dématérialisation
des feuilles d’émargement dans les centres de formation.
JeSuisEnCours
La fin des feuilles d’émargement
Signature sur tablettes, calcul des heures de présence, rapprochement
automatique des feuilles d’émargement, signature en ligne des contrats et
conventions, transmission électronique des factures et justificatifs vers les
OPCAs, Régions, Départements, Pôle Emploi, Apprenants et Entreprises.
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complète du Livre Blanc
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pour chaque Organisme de Formation, ainsi que pour
les entreprise disposants de formateurs internes,
externes, itinérants ou sédentaires.
Denis SCHIRRA
Tél : 02 51 70 82 34