Un’innovativa applicazione basata su Microsoft SharePoint Server e Office 2007 ha permesso alla Provincia di Perugia di informatizzare in poche settimane la procedura di formazione, approvazione e conservazione delle delibere della Giunta e del Consiglio. L’integrazione in Microsoft Office Word 2007 di tutte le funzionalità necessarie ha reso semplice e veloce per gli utenti l’adozione della nuova procedura, che assicura all’amministrazione un salto di qualità in termini di efficienza, trasparenza e sicurezza.

1. La parola ai clienti
P.A. LOCALE
Collaboration
“È stato entusiasmante poter calare
una piattaforma di collaborazione
e cumunicazione in un soggetto
pubblico che ha sempre creduto
negli strumenti innovativi”.
Luca Bacchi
Provincia di Perugia Corporate & Government Account Manager
Ecobyte Tecnology
Addio carta, le delibere si approvano
direttamente dal PC
Un’innovativa applicazione basata su Microsoft SharePoint
HANNO OTTENUTO
Server e Office 2007 ha permesso alla Provincia di Perugia
• Gestione completamente dematerializzata
di informatizzare in poche settimane la procedura
dell’iter di formazione, approvazione
di formazione, approvazione e conservazione delle delibere e conservazione delle delibere della Giunta
e del Consiglio
della Giunta e del Consiglio. L’integrazione in Microsoft
• Elevata semplicità di utilizzo e integrazione
Office Word 2007 di tutte le funzionalità necessarie con i software di produttività personale
della suite Microsoft Office
ha reso semplice e veloce per gli utenti l’adozione
• Eliminazione della carta per i processi
della nuova procedura, che assicura all’amministrazione informatizzati, con conseguente taglio
dei costi
un salto di qualità in termini di efficienza, trasparenza
• Sensibile riduzione dei tempi
e sicurezza. per l’approvazione delle delibere
• Positive ricadute sui livelli di trasparenza
dell’ente
• Forte incremento dell’efficienza
dell’amministrazione e della produttività
del personale coinvolto
• Archiviazione digitale delle delibere
e dei documenti preparatori
• Tempi estremamente ridotti
per la realizzazione dell’applicazione
• Potenziamento delle infrastrutture
tecnologiche a disposizione della Provincia
• Elevata affidabilità e sicurezza
In collaborazione con

2. Informazioni generali
CHI
La Provincia di Perugia è una delle più
avanzate e innovative amministrazioni
locali italiane. L’elevato livello tecnologico
raggiunto e la preparazione dello staff
di programmatori ha permesso di ottenere
negli ultimi anni importanti risultati
ed esperienze di successo.
PERCHÉ
• Informatizzare la procedura di
elaborazione, approvazione e Il team dei sistemi informativi della Provincia di Perugia
conservazione delle delibere della Giunta
e del Consiglio Le Esigenze del flusso documentale, che ha aumentato
• Realizzare una piattaforma per la gestione sensibilmente l’efficienza e,
documentale in grado di essere Dematerializzazione, una contemporaneamente, i livelli di sicurezza
utilizzata in futuro anche per gli altri
rivoluzione che coinvolge e di trasparenza dell’Ente”, spiega Gabriele
workflow dell’amministrazione provinciale
anche le delibere Giglioni, Responsabile Ufficio Sistema
COME Informativo della Provincia di Perugia.
Gestire l’intero iter di elaborazione,
• Il team di sviluppo dell’Ufficio Sistema
approvazione e archiviazione delle
Informativo ha realizzato “Gestione
delibere della Giunta e del Consiglio
La Soluzione
documentale degli atti deliberativi”,
un’innovativa applicazione basata su Provinciale dall’interno di Word 2007 Dalla carta alle scrivanie
Microsoft SharePoint Server e Office 2007 grazie a componenti aggiuntive realizzate virtuali
• Grazie a componenti aggiuntive realizzate in .NET dal team di sviluppo dell’Ufficio
in tecnologia .NET, sono state integrate
Sistema Informativo: per vincere la sfida L’importanza e la complessità della
in Microsoft Office Word 2007 tutte
della dematerializzazione e dell’efficienza, procedura da informatizzare ha richiesto
le funzionalità necessarie inclusa la firma
digitale, rendendo semplice e veloce la Provincia di Perugia ha scelto questa uno sviluppo attento delle diverse
l’adozione del nuovo applicativo da parte soluzione innovativa, che assicura rapidità funzionalità. Ogni passaggio dell’iter
degli utenti e trasparenza al processo di formazione e le possibili varianti procedurali sono stati
delle decisioni degli organi politici analizzati e previsti dall’applicazione di
SOFTWARE E SERVIZI
dell’amministrazione. “Avevamo l’esigenza workflow, con il pieno rispetto dei requisiti
• Microsoft® Office 2007
di modernizzare tutte le fasi di una di legge in materia di produzione di atti
• Microsoft Office SharePoint® Server
procedura complessa quale la creazione amministrativi. Dalla creazione del testo
2007 Enterprise Edition
• Microsoft SQL® Server 2005 delle delibere, cui partecipano numerosi all’aggiunta di note e modifiche, fino
soggetti della Provincia, dagli addetti all’approvazione con la firma digitale, tutto
degli uffici competenti per materia avviene sulle “scrivanie virtuali” dei soggetti
ai dirigenti d’area e di servizio, al livello coinvolti. In questo modo anche l’accesso
politico. Con il nuovo applicativo Web- agli atti è divenuto più sicuro e trasparente,
oriented, basato su Microsoft SharePoint rendendo facilmente tracciabili e identificabili
e Office 2007, siamo riusciti ad abbandonare le modifiche (evidenziate con la logica
carte e faldoni che rallentavano l’iter del post-it) e le varie versioni del testo,
e appesantivano ogni passaggio. così come gli autori delle variazioni.
Il risultato è la dematerializzazione completa La bozza di delibera non viene approvata

3. finché non ha apposte le firme digitali soluzione così avanzata né che sia riuscita Il consolidamento, nella già diffusa
del Presidente, dell’Assessore competente, a farlo con risorse interne, sebbene interfaccia di Office, delle funzionalità
del Dirigente di riferimento e del Segretario affiancate dai consulenti di Ecobyte, necessarie per la gestione del processo
Generale. Microsoft Gold Certified Partner, da anni di elaborazione e approvazione della
“Gestione documentale degli atti società partner dell’Amministrazione delibera è stato realizzato in tecnologia
deliberativi”, questo il nome dato nello sviluppo di progetti tecnologici. .NET dallo stesso team di sviluppo
alla soluzione dalla Provincia di Perugia, Nel panorama della P.A. locale, la Provincia dell’Ufficio Sistema Informativo
che dopo una fase di test, che si sta di Perugia si è sempre distinta della Provincia, in meno di due mesi.
concludendo con successo, governerà per la propensione all’innovazione Particolarmente utile la possibilità di
il processo di elaborazione e approvazione e per la competenza del suo team integrazione con sistemi di autenticazione
delle delibere di Giunta e Consiglio di sviluppo. Ricorda infatti Giglioni: “Già single sign on personalizzati e con Active
della Provincia di Perugia, per un totale – nel 1997 avevamo creato una piattaforma Directory per l’attuazione di politiche
in media – di circa mille atti l’anno. per informatizzare l’iter di formazione avanzate di sicurezza e targeting
delle determinazioni dirigenziali. La nostra delle informazioni. Attraverso il sistema
I Benefici idea è che mantenersi al passo con gli ultimi documentale di SharePoint Server,
sviluppi della tecnologia può essere documenti e informazioni sono memorizzati
Il vantaggio di un’interfaccia più complesso, ma è comunque sempre su una base dati SQL Server, che garantisce
nota e apprezzata pagante, perché aumenta la qualità la loro archiviazione, assicurando capacità
e la velocità di risposta dell’amministrazione di backup e restore.
L’introduzione dell’applicativo di workflow,
alle esigenze dei cittadini, riduce la In prospettiva, conclude Giglioni, l’idea
richiesta dal Direttore Generale Stefano
dipendenza dai fornitori e aumenta il livello guida della Provincia di Perugia
Mazzoni, ha riscosso subito l’apprezzamento
culturale e di competenze dell’intera è di uniformare la gestione degli atti
da parte degli oltre 400 utenti che, a vario
amministrazione”. con un’unica applicazione, nonché
titolo, possono essere coinvolti nel processo
di estendere l’uso del progetto “Gestione
di formazione delle delibere.
Microsoft, il valore documentale degli atti deliberativi” anche
L’integrazione con gli strumenti di di una partnership alle 14mila determine dirigenziali
produttività personale da sempre utilizzati
realizzate ogni anno, ora gestite con una
dai dipendenti – Microsoft Office e, Sono quasi otto anni che la Provincia
soluzione legacy.
in particolare, Word – ha reso immediata di Perugia ha scelto Microsoft per i più
l’adozione della soluzione negli uffici importanti progetti di informatizzazione.
e ridotto al minimo l’attività di formazione “La decisione di puntare su Microsoft
per gli utenti. “Abbiamo dovuto prestare Office SharePoint Server 2007 – afferma
maggiore attenzione solo al livello politico, Giglioni – è la naturale conseguenza
il quale, pur avendo appoggiato fin dei risultati che siamo riusciti a ottenere
dall’inizio la dematerializzazione, non era finora con la tecnologia Microsoft.
“Grazie alle potenti feature
ancora abituato a svolgere tutte Inoltre, l’insieme di Office e SharePoint di Microsoft Office SharePoint
le operazioni esclusivamente da computer, offre soluzioni innovative per la gestione Server 2007, la Pubblica
senza l’utilizzo di documenti cartacei”, documentale digitale e il workflow di Amministrazione ha innalzato
aggiunge Giglioni. processo utilizzato nel nostro applicativo”.
sensibilmente il livello
di interazione tra gli utenti”.
Da un punto di vista architetturale,
Un’amministrazione locale il progetto “Gestione documentale
all’avanguardia degli atti deliberativi” è stato caratterizzato Enrico Lorenzini
Senior Microsoft Certified
fin dall’inizio proprio dall’integrazione Systems Engineer
Non sorprende che sia stata la Provincia tra la piattaforma server Microsoft Ecobyte Tecnology
di Perugia ad adottare per prima una SharePoint e Office in uso nei client.

4. Ecobyte
Luglio 2008
opera dal 1993 nel settore dell’Information
Technology ed è Microsoft Gold Certified
Partner. Si rivolge alle PMI e alle Pubbliche
Amministrazioni offrendo fornitura
di sistemi informativi “chiavi in mano”
e integrazione del parco installato presente
in azienda. Lavora con i leader mondiali
dell’informatica moderna. Ecobyte, con sede
a Perugia, ha ottenuto la certificazione
UNI-EN ISO 9001/2000 per il proprio
sistema di qualità aziendale.
Per ulteriori informazioni
su Ecobyte:
www.ecobyte.it
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