THE POOL utilise depuis peu iExtranet, la solution Oodrive de gestion et de partage de fichiers en ligne. THE POOL facilite la coordination et la réalisation de projets multimédias au sein de De Vijver Media, pour le compte des annonceurs. iExtranet constitue dans ce cadre une plate-forme centrale depuis laquelle les divers projets peuvent être délégués et traités. Les collaborateurs de la régie peuvent ainsi accéder aux fichiers qui les concernent.

1. Du sur mesure pour les annonceurs chez THE POOL grâce à iExtranet
d’Oodrive
THE POOL utilise depuis peu iExtranet, la solution Oodrive de gestion et de partage de
fichiers en ligne. THE POOL facilite la coordination et la réalisation de projets multimédias au
sein de De Vijver Media, pour le compte des annonceurs. iExtranet constitue dans ce cadre
une plate-forme centrale depuis laquelle les divers projets peuvent être délégués et traités.
Les collaborateurs de la régie peuvent ainsi accéder aux fichiers qui les concernent.
De Vijver Media appartient à Corelio, Sanoma et Waterman&Waterman. Ce holding est
propriétaire de plusieurs grands groupes médias tels que SBS Belgium, Woestijnvis et Humo.
Marc Vroonen a créé THE POOL en mars 2012 : « En tant que cellule spéciale au sein du
groupe, nous relions les diverses régies entre elles et élaborons des projets multimédias sur
mesure pour les annonceurs. À la demande de plusieurs annonceurs et agences, THE POOL
offre un service sur mesure qui s'appuie notamment sur une collaboration étroite avec les
départements créatifs des diverses entités de De Vijver Media. »
iExtranet : le partage en ligne de fichiers volumineux via une gestion centralisée
En tant que responsable final de tous les projets multimédias, THE POOL joue un rôle de
superviseur. L'élaboration de projets publicitaires créatifs génère des fichiers volumineux qui
doivent ensuite être traités. Il s'agit essentiellement d'imprimés de haute qualité ainsi que
de fichiers photo et vidéo. THE POOL s'est donc mis en quête d'un espace central sur le
Cloud afin de fluidifier l'échange et le partage de tous ces fichiers avec les diverses régies, les
annonceurs et les agences. THE POOL utilisait déjà Dropbox, mais la cellule avait besoin
d'une solution capable de rendre des fichiers volumineux facilement accessibles à tous les
intervenants. Après concertation avec le département informatique du groupe, le choix s'est
finalement arrêté sur la solution iExtranet d’Oodrive.
« D’une part, THE POOL fonctionne comme une cellule centrale à partir de laquelle tous les
projets sont gérés, mais d'autre part, nous sommes très dépendants des personnes qui
collaborent au sein des diverses régies », explique Marc Vroonen. « Cela revient à dire que
chaque projet constitue un objectif auquel plusieurs intervenants contribuent et
collaborent. » Les fichiers traités ont souvent un niveau de confidentialité important, ce qui
signifie que seules les personnes compétentes doivent y avoir accès. iExtranet d’Oodrive
permet à THE POOL de déléguer aisément des fichiers déterminés aux personnes qui doivent
s'en charger. « Par ailleurs, nous fonctionnons selon un planning spécifique pour chaque
projet, avec des mises à jour régulières. Il est donc bien pratique de disposer d'une plateforme centralisée où toutes les parties prenantes peuvent retrouver et partager les versions
les plus récentes des fichiers. »
Une collaboration optimale grâce à une plate-forme transparente
La plate-forme iExtranet de THE POOL héberge un dossier central pour chacun des projets. À
ce stade, une trentaine de personnes ont accès au système et à leur dossier spécifique. Marc
Vroonen en assure la gestion centralisée depuis iExtranet. « De Vijver Media offre un service
étoffé qui inclut des imprimés, du contenu en ligne et des médias audiovisuels. De ce fait,
nous disposons souvent de fichiers de travail volumineux pour les divers projets en cours »,
ajoute Marc Vroonen. « iExtranet héberge et gère tous ces fichiers de manière centralisée,

2. sans le moindre problème. » THE POOL parvient ainsi à envoyer des fichiers volumineux par
e-mail, à partager les fichiers à contenu confidentiel et à garantir un traçage précis à chaque
étape. La sécurisation absolue est une priorité. iExtranet est proposé selon la formule
d'utilisation SaaS ou sous licence.
« Notre principal objectif est que chacun puisse travailler correctement avec le matériel
adéquat et parvienne aisément et très rapidement à échanger et partager des données au
départ d'un seul point central. iExtranet répond à ces exigences. » Il n’a d’ailleurs pas fallu
longtemps pour qu’iExtranet d’Oodrive soit mis en avant par le département informatique.
Après une phase de test de quelques mois, la plate-forme est devenue définitivement
opérationnelle. Dans l'intervalle, Marc Vroonen s'est familiarisé totalement avec le système.
« En tant que gestionnaire central, j'utilise iExtranet quotidiennement et je reste en contact
étroit avec les utilisateurs qui ont accès aux fichiers. Le plus grand avantage pour moi réside
dans la facilité avec laquelle je parviens à coordonner et partager des fichiers. Aujourd'hui,
j'utilise iExtranet de la même façon que notre propre Intranet. »
A propos du Groupe Oodrive
Créé en 2000, le Groupe Oodrive, éditeur pionnier des solutions SaaS en France, développe
pour les professionnels des solutions sécurisées de gestion de fichiers en ligne : la gamme
AdBackup, services de sauvegarde en ligne ; iExtranet et PostFiles, solutions de partage de
fichiers en ligne ; la gamme de solutions Omnikles pour la dématérialisation des appels
d’offres et CertEurope, la gamme de solutions de e-confiance, ainsi que la gamme de
navigateurs entreprise sécurisés. Oodrive s’appuie sur un réseau de plus de 1.000
revendeurs pour distribuer ses solutions aux TPE-PME, et sur une force commerciale
organisée par secteurs d’activité pour la commercialisation de ses offres auprès des moyens
et grands comptes. La société a également noué des partenariats stratégiques avec les
opérateurs télécom et la GMS (Completel, Orange, Fnac, Darty, Datart, Auchan…) pour
développer des offres packagées à destination du grand public. Aujourd’hui, le Groupe
Oodrive emploie 240 personnes en France, en Belgique, en Allemagne, en Espagne, en
Suisse, en UK et en Asie dont 40% en R&D. Ses solutions sont utilisées par près de 14.500
entreprises et plus d’un million de personnes dans 90 pays à travers le monde.
Pour en savoir plus : www.oodrive.com