1. ROLE OF PROGRAM MANAGEMENT CONSULTANT
PROVINCIAL ROAD IMPROVEMENT & MAINTENANCE (PRIM) PROGRAM
BRIEFING TO THE ASSOCIATION OF CONTRACTORS AND CONSULTANT
30 SEPTEMBER 2013

2. PERAN KONSULTAN MANAJEMEN PROGRAM
PROGRAM MANAGEMENT CONSULTANT (PMC)
PROVINCIAL ROAD IMPROVEMENT & MAINTENANCE (PRIM) PROGRAM
BRIEFING KEPADA ASOSIASI PENYEDIA JASA BIDANG KONSTRUKSI
30 SEPTEMBER 2013

3. 3
Technical Assistance for PRIM
TA will be provided by 3 Consultants:
•Project Implementation Unit Consultant (PIUC) -
who will support the Program Implementation
Unit in NTB
•Program Management Consultant (PMC) - who
will support the DGH Technical Team (TT).
•Monitoring and Evaluation (M&E) Consultant,
who will review progress and prepare an annual
M&E report.

4. 4
BANTUAN TEKNIK PRIM
Untuk Bantuan Teknik akan disiapkan 3 Konsultan
yang meliputi dengan anggaran 100% Hibah
AusAID meliputi:
•Project Implementation Unit Consultant (PIUC) –
membantu Unit Implementasi Program/Program
Implementation Unit dalam hal ini Dinas PU NTB
•Program Management Consultant (PMC) –
membantu Tim Teknis Ditjen Bina Marga.
•Monitoring and Evaluation (M&E) Consultant-
melakukan evalusi kemajuan kegiatan dan
menyiapkan Laporan Tahunan Monitoring dan
Evaluasi atas capaian PRIM.

5. 5
Role of the PMC
PRIM has been designed to ensure that the work
funded by the AusAID grant is carried out in strict
accordance with good practice and the specifications
for the works and includes the following categories of
work:
• Technical Assessment of works carried out under
PRIM
• Financial (Procurement) Assessment of the PRIM
contracts
• Verification of the defined outputs and outcomes
of PRIM and reporting to the Technical Team in
DGH – which will trigger grant payments to the
Province.
• Independent assessor (if required) in case of
disupute

6. 6
Tugas PMC
PRIM telah di rancang bahwa pekerjaan yang sebagian
dibiayai oleh dana Hibah AusAID akan dilaksanakan
berdasarkan ketentuan spesifikasi yang menghasilkan
hasil kerja yang baik dan dengan kegiatan sebagai
berikut:
• Melaksanakan pengujian atas hasil pekerjaan
PRIM
• Melaksanakan pengujian finansial (pengadaan
baran dan jasa) atas kontrak PRIM
• Melaksanakan Verifikasi atas output dan outcome
serta melaporkan kepada Tim Teknis Ditjen Bina
Marga dan sebagai dasar pembayaran dana hibah
ke Provinsi.
• Penguji independen (jika ada) jika terjadi
permasalahan

7. 7
Technical and Procurement Assessments
Technical and Procurement Assessment will be carried out
for the following:
• Contractor implemented packages which include
routine maintenance, backlog and minor works,
periodic maintenance and rehabilitation;
• Contractor implemented backlog and minor works
packages – anticipated to be contracted in 2014;
• Swakelola implemented ongoing routine maintenance
progressively implemented on the provincial road
network in NTB.
• Performance of the consultant in supervising the
works
The assessments and verification, are being carried out to
oversight the performance of all parties to the grant and to
provide recommendations on the verification of milestone
grant payments to the DGH Technical Team

8. 8
Pengujian Teknik dan Pengadaan Barang/Jasa
Pengujian Teknik dan Pengadaan Barang/Jasa akan dilakukan
dengan lingkup sebagai berikut:
• Hasil pekerjaan Penyedia Jasa yang terkontrak untuk
pekerjaan pemeliharaan rutin, backlog dan pekerjaan
minor, pemeliharaan berkala dan rehabilitasi;
• Hasil pekerjaan Penyedia Jasa yang terkontrak untuk
pekerjaan backlog dan pekerjaan minor yang dilaksankan
pada tahun 2014;
• Hasil pekerjaan Swakelola untuk Pemeliharaan Rutin yang
akan meningkat panjang penanganan di jaringan jalan
Provinsi NTB.
• Evaluasi Kinerja atas hasil pekerjaan Konsultan Supervisi
Pengujian dan Verifikasi akan dilakukan untuk pengawasan
kinerja atas semua pihak atas kegiatan hibah dan memberikan
rekomendasi atas hasil verifikasi kepada Tim Teknis dan dasar
pembayaran dana hibah.

9. 9
Procurement Assessments
An assessment will be carried out for all contracts on the
compliance with procurement process in accordance with
current regulations and will include:
• Available Integrity Pact signed by PPK, Service
Procurement and Provider Service Unit;
• Available Minutes of Work Clarification;
• Available Minutes of Bidding Result Evaluation and
Report on Bidding Evaluation Result;
• Announcement of Bidding Winner; and
• Document on Settlement and Response to
Protest/Appeal Protest.

10. 10
Pengujian Pengdaan Barang/Jasa
Pengujian akan dilakukan atas semua kontrak untuk
memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa sesuai
dengan ketentuan yang meliputi :
• Tersedianya Pakta Integritas yang sudah
ditandatangani PPK, Panitia Lelang dan penyedia
barang/jasa;
• Tersedianya Notulen atas permintaan klarifikasi
dokumen lelang;
• Tersedianya Berita Acara Hasil Pelelangan, Laporan
Hasil Evaluasi Pelelangan dan;
• Telah dilaksankan Pengumuman atas Pemenang
Lelang; dan
• Dokumen Sanggahan telah dijawab dan selesai.

11. 11
Purpose of the Technical Assessments
The PMC will carry out site reviews and material testing to
determine:
• If the work is being carried out in accordance with the
bidding documents / agreed programs and to determine
where there are problems
(Note if the work is sub-standard either in quality or
quantity it will be found out)
• To provide recommendations on corrective actions that
will achieve contractual standards and achieve
verification.
(Note PMC is not just a policeman but is trying to help
achieve a successful outcome)
• To check the adequacy of all the processes employed
during project implementation by all parties including
PIU, PIUC, Contractors and Supervision Consultants

12. 12
Tujuan Pengujian Teknik
Konsultan PMC akan melakukan evaluasi di lapngan dan
pengujian material untuk memastikan bahwa:
• Hasil pekerjaan sudah sesuai dengan dokumen
kontrak/program yang telah disetujui dan memastikan bahwa
hasil pekerjaan tidak ada masalah
(Catatan: apakah diketemukan/ada hasil pekerjaan yang
ternyata dibawah standard spesifikasi dalam hal kualitas dan
atau kuantitas)
• Menyiapkan rekomendasi atas hasil pekerjaan yang
memerlukan tindakan korektif/perbaikan agar supaya hasil
pekerjaan dapat memenuhi spesifikasi dan kontrak dan bisa
lulus verifikasi.
(Catatan : Konsultan PMC tidak hanya sebagai polisi namun
juga akan membantu agar tujuan outcome bisa tercapai)
• Melakukan checking atas pemenuhan semua proses yang
digunakan dalam pelaksanaan oleh semua pihak termasuk
PIU, PIUC, penyedia jasa dan konsultan supervisi

13. 13
Purpose of the Verification
The PMC with the DGH Technical Team will verify if the
following key areas have been achieved:
• Governance components including:
– Improved planning, programming introduced for maintenance;
– APBD Budget allocated for the works
– Details of the program are on the NTB website
– Training program for stakeholders including PIU, Contractors and
Consultants has been carried out.
• SOPs prepared and implemented for the RTTF
• Physical works either contracted or swakelola have been
completed and achieved verifiable quality.
• The achievement of verification will be determine the grant
payments to NTB provincial government
(Note the grant is designed to pay for 40% of verified works. If
works do not meet the required standard then it will affect
the grant payments to NTB – and this in turn will almost
certainly affect payments of measured works)

14. 14
Tujuan Verifikasi atas Hasil Pekerjaan
Konsultan PMC bersma Tim Teknis Ditjen Bina Marga akan
melaksanakan Verifikasi Hasil Pekerjaan yang harus dicapai dan
mencakup:
• Aspek Governance meliputi:
– Peningkatan atas pelaksanaan perencanaan, program untuk pemeliharaan
jalan;
– Telah dialokasi dana APBD untuk kegiatan PRIM
– Program yang terinci telah diunggah di website Provinsi NTB
– Program Pelatihan untuk pemegang kepentingan termasuk PIU, penyedia
barang/jasa telah dilaksanakan.
• SOPs telah disiapkan dan dilaksankan oleh FLLAJ
• Pekerjaan Fisik yang di kontrakkan dan atau swakeloal telah selesai
dilaksanakan dan memenuhi verifikasi atas kualitas.
• Pencapaian verifikasi akan menentukan pembayaran hibah kepada
pemerintah provinsi NTB
(Catatan: hibah ini dirancang untuk penggantian dengan nilai sampai dengan
40% atas pekerjaan yang lulus verifikasi. Jika hasil pekerjaan tidak memenuhi
standar yang disyaratkan maka hal itu akan mempengaruhi pembayaran
hibah kepada NTB- dan ini pada gilirannya akan hampir pasti mempengaruhi
pembayaran atas hasil volume yang dikerjakan)

15. 15
Timing of Assessments and Verification
• It is anticipated that the verification will be undertaken
predominantly during four (4) separate phases.
– End of 2013
– May 2014
– October 2014
– May 2015
• Prior to verification technical assessments will be carried out
over a period of approximately 2 months.
• The assessments will recommend to the PIU / PIUC where
improvements are needed to be made to achieve verification
• This is intended to allow the corrections to be undertaken to
achieve verification
• The PMC will also undertake oversight of routine works and
carry out periodic site visits to the contracts throughout the
implementation of PRIM

16. 16
Jadual Waktu Pengujian dan Verifikasi
• Verifikasi direncanakan akan dilakukan 4 tahap sebagai
berikut:
– Akhir 2013
– Mei 2014
– Oktober 2014
– Mei 2015
• Sebelum Verifikasi dilaksanakan, pengujian teknik akan
dilakukan paling lambat 2 bulan sebelum pelakasanaan
verifikasi
• Hasil pengujian teknik akan memberikan rekomendasi kepada
PIU/PIUC atas hasil pekerjaan yang perlu diperbaiki sehingga
dapat dicapai persyaratan untuk lulus verifikasi.
• Hal tersebut diatas mempunyai tujuan agar penyedia jasa
dapat melakukan perbaikan yang diperlukan agar verifikasi
dapat dicapai
• Konsultan PMC akan melakukan pengawasan atas pelaksanaan
pemeliharaan rutin dan melakukan kunjungan lapangan secara
periodik atas semua paket pekerjaan PRIM yang terkontrak.