Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na Era Digital

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Palestra realizada pelo Sr. Odair Rodrigues no E-DOC 2012 Curitiba.

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Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na Era Digital

  1. 1. Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na Era Digital Odair Rodrigues AGO/2012 2012 Curitiba
  2. 2. 2
  3. 3. 3
  4. 4. 4 Principais desafios com a gestão em papel  Incomodado com a falta de organização do seu arquivo?  Pouco espaço físico para guardar documentos?  Falta de agilidade na busca da informação?  Conservação das informações mais antigas  Inconsistência na comunicação entre as áreas funcionais  Lentidão na tomada de decisão, aumento de custo.  Descumprimento de prazos e normas internas internal e com o governo  Perda de clientes / diminuição da satisfação do cliente.
  5. 5. 5 Gerenciamento “básico”do Papel Nenhuma solução implementada Estágios e necessidades dos clientes Adotar Expandir Otimizar Pequenas empresas, escritórios, SOHO Grande Empresas Média Empresas Departamentos e Governo Organização Documentos são digitalizado e armazenado por tipo de documento para simples consulta e acesso. Colaboração Os documentos são compartilhados através da empresa para consulta, referência, aprovação de diversas áreas. Linha de frente do negócio Os documentos são digitalizados nas áreas que recebem os documentos e as informações são enviadas de forma eletrônica para outras áreas de tomada de decisão. Fluxo de informação do negócio Informações específicas são extraídas dos documentos digitalizados e encaminhadas para permitir o fluxo da informação do negócio (transação)
  6. 6. 6 Digitalização de Documentos Principais benefícios da digitalização de Documentos. • Rapidez e agilidade no acesso à informação • Baixo custo na distribuição de informação • Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel • Automação de entrada de dados • Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer lugar • Melhoria no atendimento ao cliente • Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos documentos
  7. 7. 7 21/8/2012 7 • O documento digital também é vulneravel: • Depende de: – Hardware (computador) – Meio de armazenamento – Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem) • Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit – Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc. – Qualidade do meio de armazenamento – Forma de gravação • Há limitações com respeito a legalidade Obsolescência Digital
  8. 8. 8 O Custo do Arquivo Digital 2012 >> 2015 >> 2020 >> 2025 Fase InativaFase Ativa • O tempo que você ira manter as imagen “on-line” irá determinar o custo de migração • Com o avanço dos softwares e hardwares, os arquivos digitais deverão ser migrados para uma outra tecnologia mais moderna. Índice de busca da informação Custo do Armazenamento Digital Preservação da informação digital
  9. 9. 9 • Como preservar os documentos digitais ? – Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos) – Com baixo custo de armazenamento – Com segurança e integridade – Sem necessidade de muitas atualizações – Legalmente • Resposta • Sistema Híbrido • Fazer BACK-UP em um meio análógico Pergunta Principal
  10. 10. 10 GBA-12/01
  11. 11. 11 Microfilme • Paradigma: “Mídia ultrapassada??” • Mídia analógica • Durabilidade: 500 anos (filme prata) • Melhor meio arquivístico • Microfilmagem sem indexação por documento • Lei do Microfilme Preservação da informação digital
  12. 12. 12 Sistema Híbrido • É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos. • Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital • Arquivo digital somente na fase ativa Fase InativaFase Ativa Indíce de busca da informação Custo do Armazenamento Digital Preservação da informação digital Digitalização do Microfilme
  13. 13. 13 Comparação dos Sistemas Microfilmagem Vantagens: • Custo baixo de armazenagem • Melhor meio arquivístico (Durabilidade) • Aceito como um meio legal • Excelente compactação • Existência de normas para criação, processamento, duplicação e armazenamento Digitalização Vantagens:  Excelente acesso, distribuição e transmissão dos registros  Acesso múltiplo do arquivo  Melhor qualidade da imagem  Impressão de alta qualidade  A copiagem sucessiva não provoca degradação Desvantagens: • Off-Line • Acesso individual • Perda de resolução devido a copiagem sucessiva • Se não for indexada possui uma velocidade de recuperação lenta Desvantagens:  Dependência de Hardware e Software  Não aceito como meio legal  Alto custo para manter a informação acessível ao longo prazo
  14. 14. 14 Microfilmadora Eletrônica: Processo Digitalização, indexação e controle de qualidade dos documentos Microfilmadora Eletrônica i9600
  15. 15. 15 Arquitetura Microfilmagem Eletrônica GED Mainframe Scanner Microfilme Virtual Lista ou Diretório de imagens AWIS 16 mm Microfilme •Livros • Plantas • Folhas soltas • Word •PPT • Arquivo TXT • Arquivos PDF/A e PDF • E-mail •JPEG
  16. 16. 16 GBA-12/01 Exemplo de Microfilme
  17. 17. 17 Microfilmadora Eletrônica – i9600 Decreto 1.799 de 1996 • Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006
  18. 18. 18 Legalidade do Microfilme – Parecer 736/2006 M. Justiça 18
  19. 19. 19 Beneficios do Arquivo de Referência • Gerenciamento do ciclo de vida da Informação • Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas • Recuperação de Desastres • Gerenciamento de Armazenamento da Informação • Segurança no conteudo
  20. 20. 20 Status no Brasil • Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente • Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça • Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Juciciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH • Back up de informação / Preservação
  21. 21. 21 Microfilmagem eletrônica no Brasil •Mercado em Crescimento - 10% •Instalações nos principais centros •Estudos de implantação •Migração do Convencional •Preservação Digital / Back Up •Redução custos •Uso da Imagem •Legalmente Aceito – Parecer 736/2006 do Min.da Justiça 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
  22. 22. 22 • Segmentos: Birô de Serviço – Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a microfilmagem. – Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional – Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem eletrônica – Baixo custo operacional – As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD. – Pesquisa rápida devido a indexação por imagem Casos de Sucesso - Brasil
  23. 23. 23 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Governo  Atualização dos equipamentos de microfilmagem tradicional  Redução de custo para fazer a microfilmagem: • Mão de obra para fazer a captura e indexação dos documentos • Manutenção de equipamentos antigos. • Preservação da Informação • Explosão de imagem Digital - Justiça  Melhoria de atendimento • Atendimento com imagem no curto prazo
  24. 24. 24 Típico processo de microfilmagem eletrônica Captura descentralizada em diversos locais Microfilmagem centralizada num unico ponto Redução de Custos com movimentação de documentos Imagem movimentada via link , Cd/DVD . Microfilmagem Centralizada
  25. 25. 25 DV 2400 A saída da informação em PAPEL, EMAIL, FAX e como Imagem Digital. Recuperação da Informação Digitlização do Microfilme por demanda ScanPro 2000
  26. 26. 26 Digital para Filme Preparar Documentos Capturar as imagens “Processar” as imagens Gravar imagens no filme Digitalizar a imagem do filme DOCUMENTOS PROCESS / GRAVAÇÃO ARMAZENAMENTO/ PESQUISA • O processo de digitalizar a imagem , e gravar no filme
  27. 27. 27 Conclusão A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de documentos deve considerar os seguintes aspectos: •Expectativa de vida do documento •Integridade do documento •Flexibilidade( analógico para digital e vice versa) •Redução de espaço Físico – 98% •Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento •Estratégia de preservação digital •Nível de complexidade / interatividade •Aspecto Legal Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de investimento para preservar documentação.
  28. 28. 28 Desejo de todos os clientes…..
  29. 29. 29 Tipos de Captura - Volume
  30. 30. 30 Tendências • Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo • Captura Descentralizada • SharePoint • Mobilidade • Aplicações em Nuvem • Botão inteligente • Route information faster • Enable collaboration, customer engagement • Save time and costs derived from shorter information access cycles • Use paper rather than eliminate it
  31. 31. 31 Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para documentos digitalizados - Lei 12.682/2012 http://trt-12.jusbrasil.com.br/noticias/3178621/dilma-veta-garantia-de-efeitos-juridicos-para- documentos-digitalizados 11 julho 2012 A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico aos documentos digitalizados De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados. Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça...
  32. 32. 32 Componentes da solução de digitalização Servidor Base de Dados SQL Software de GED Diretórios da rede Software de ECM Sharepoint File Net Qualquer SW de Gestão Microfilmagem eletronica Tipo de Papel Scanners Estação de Captura Captura das imagens Indexação OCR Código de barras Separadores Drivers WIA
  33. 33. 33 ScanMate i1120 Scan Station 500/520EX/550 i1405 / i1420 / i1440 i1860 Truper 3210 i4200 / i4600 i2600 / i2800 i5200 / i5600 / i5800 i2400 Truper 3610 ScanMate i940 Captura - Portfólio de Scanners Scanners: • Departamentais • Rede • Produção
  34. 34. 34 Auto-Crop e Auto-Deskew
  35. 35. 35 Remoção Automática de verso em Branco • Automaticamente identifica imagens em branco baseado na porcentagem de conteudo de informação. – Recurso muito mais preciso comparado a opção de remover por tamanho de imagem (kbytes) – A configuração da % do conteudo é feito de forma simples através dos driver ISIS e TWAIN
  36. 36. 36 Rotação Automática de Imagem  Automaticamente rotaciona as imagens na posição correta de leitura  Frente e verso  Ganho de tempo na preparação do documentos
  37. 37. 37 Função de Junção – Frente e Verso • Automaticamente cria uma única imagem contendo a frente e verso do documento. – Aplicação: documentos de identidade e notas fiscais e papel A3 – Disponivel somente no driver TWAIN
  38. 38. 38 Original ATP 161KB Scanner 1 c/ add-n IP 235KB Scanner 2 c/ add-on IP 189KB 62KB Business Confidential iThresholding - exemplos
  39. 39. 39 iThresholding-2
  40. 40. 40
  41. 41. 41 iThresholding-2 @ 200 dpi
  42. 42. 42 Drop out – Vermelho, Azul e Verde Colorida PB normal PB com drop out
  43. 43. 43 Novos Scanners série i2000 Recursos do Perfect Page Preenchimento Inteligente de Borda
  44. 44. 44 Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400 Recurso do preenchimento inteligente de borda: disponíveis nos scanners i2000
  45. 45. 45 Duas lâmpadas por camera – a partir do i2000
  46. 46. 46 Sistema completo Documentos Digitalização Controle de Qualidade Indexação Armazenamento Digital Software de Pesquisa Gerenciamento do documento digital Microfilmagem eletrônica
  47. 47. 47 Fluxo de Captura de Documentos
  48. 48. 48 Tipos de Scanners
  49. 49. 49 Captura Rotativo Planetário Elementos funcionais •Lâmpada •Lentes •Sensor i4200 i940
  50. 50. 50 Scanner Multi-funcional Scanner Professional Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex Tratamento/Melhoramento de imagem Muito básico, quase nenhum Varios recursos para gerar imagem excelente Software de Captura Interface complicada Softwares de captura orientados a digitalização de documentos ou lotes de documentos Tempo de digitalização ( supondo documento com 10 folhas) 15 Minutos 40 Segundos Transporte Curvatura interna Limita os tipos de docs no Alimentador Autom. – ADF Sistema de transporte robusto Scanner Profissional X Multi-Funcional
  51. 51. 51 • Tipo de documento – Tamanho (A4,A3,Legal, etc) e gramatura – Estado de conservação – Quantidade de folhas por documento • Indexação – Identificar qual é o software de captura indicado • Manual , OCR , Cod. Barras , • Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado (USB) • Produção – Volume diário, mensal de documentos, picos de produção – Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada • Assistência técnica – On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA – Consumíveis e peças disponíveis Como escolher um Scanner Profissional ?
  52. 52. 52 Segmentação do Mercado - Scanners Segmento de Produtos Velocidade Alto Volume > 100 ppm Médio Volume 65 – 100 ppm Baixo Volume 51 – 75 ppm Departamental 31 – 50 ppm Workgroup 16 – 30 ppm Pessoal 8 – 15 ppm
  53. 53. 53 Scanner Profissional vs Multifuncional • Velocidade de captura do documento – A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto – Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance – Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e gramatura de documentos • Processamento de imagem – Correção inclinação – Detecta o tamanho exato de cada documento – Auto- Brilho e rotação automático do documento – Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem) – Tratamento da imagem do documento • Facilidade de uso – Smart Touch – Botão inteligente • Fluxo de trabalho pré-definido – Interação e integração com sistema de gestão documentos • Personalização do software interno do scanner
  54. 54. 54 54 Fluxo do Documento – áreas envolvidas • Recepção Área Final “Arquivo” Áreas usuárias Documento Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner?  Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)  Software de Captura e GED  Tipo de documento (cartão PVC )
  55. 55. 55 Fluxo do Documento – áreas envolvidas • Recepção Área Final “Arquivo”Áreas Usuárias Documento i1120 Scanner de Rede Scanner de Rede Scanner Recomendado i4200/i4600 i5200/i5600/i5800 i2400/ i2600/ i2800 i940
  56. 56. 56 Principais Scanners Kodak Scanner i940 – 20 folhas por minuto alimentação rede elétrica ou via USB i940
  57. 57. 57 21/8/2012 57 • Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro) • Digitaliza 30 folhas por minuto • Envia imagens para: – Impressora da rede – FTP – FAX – Diretório da rede – Pen Drive – Email Principais Scanners Kodak 47.wmv
  58. 58. 58 Mesas A3 e A4
  59. 59. 59 Scanners da Série i5000 Duplex –A3 140 / 170 / 210 ppm Volume ilimitado ADF de 750 folhas 05 sensores ultra-som LED CCD (duas lamp.) Scanners de alta produção i5200 / i5600 / i5800
  60. 60. 60 Scanners da Série i5800 Scanners de alta produção
  61. 61. 61 Smart Touch – Botão inteligente • Software de Captura orientada a digitalização de Documento • Acionado pelo botão ou pelo PC •Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP • Até 9 tipos de fluxo diferentes • Digitalize para: • Email • Web e-mail • Rede - diretório • FTP • Microsoft Word • SharePoint • Impressora da rede • Folha em branco para separar documentos • Incluir palavra “chave” em arquivo PDF • Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização • Imprime etiqueta com os tipos de fluxo • Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem.
  62. 62. 62 Atendimento a clientes - Digitalização • Controle de contas a pagar e receber – Diminuição do tempo de processamento das faturas – Controle de datas de pagamento • Gerenciamento das ordens de serviços • Controle dos documentos de vendas e pedidos – Proposta e confirmação de pedidos – Documentos complementares • Departamento de Crédito – Melhor controle e atualização dos dados dos clientes. – Facilidade para analise de conta. Soluções para área de administrativas
  63. 63. 63 Segmentos: Comércio – Armazenar cadastro de cliente – Contratos de Financiamento – Garantias – Seguros – Back up de informação Casos de Sucesso - Brasil Feiras de Imovéis Stand de Vendas Vendas de Campo Abeetura de Credito Venda de automoveis
  64. 64. 64 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Saúde  Otimizar fluxo de documentação  Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes  Redução dos tempos de pagamento  Redução de custos operacionais e armazenamento  Redução de espaço de armazenamento de papéis ClinicasConsultorios
  65. 65. 65 Perguntas? Odair Rodrigues benedito.rodrigues@kodak.com Tel: 011-9940-6781 / 011 2132 6067 ou www.kodak.com.br Netscan Digital Ltda www.netscandigital.com.br Tel: 041 3072 0559 2012 Curitiba

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