Fabrica de eventos. Manual para organizar eventos de alto impacto

FÁBRICA DE EVENTOS:
MÉTODOLOGÍA PARA EL
DESARROLLO DE CONGRESOS Y
SEMINARIOS

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
TIPOS DE EVENTOS
METODOLOGÍA
OPERACIÓN DEL STAFF
MANEJO DE CONTINGENCIAS
NÚMEROS DE EMERGENCIA
FAQ
FORMATOS
o Organización
§ Ficha de evento
§ Programa del evento
§ Presídium
§ Conferencistas
§ Control de boletaje
o Oficios
§ Invitación de presídium
§ Invitación invitado especial
§ Invitación a sponsor
§ Invitación a conferencista
§ Solicitud de apoyo OCV
o Otros
§ Boletín de prensa
§ Discursos
§ Registro y reglamento de expositores
§ Formato de registro de asistentes
§ Formato de Evaluación
o Recursos
§ Control general
• GLOSARIO
•
•
•
•
•
•
•
•

INTRODUCCIÓN
Fábrica de Eventos, es un libro que tiene la finalidad de proporcionar
la información necesaria para la realización de eventos de alto
impacto para todos aquellos interesados en perfeccionar sus
procedimientos e identificar los factores clave de éxito de los
mismos.
Para la realización de Fábrica de Eventos, se recopiló la información
sobre las mejores prácticas en la organización de Convenciones,
Congresos y Seminarios a lo largo de varios años.
Al consultar este Manual, el lector encontrará formatos de aplicación
práctica inmediata en sus eventos, que son sin duda, una sugerencia
susceptible de ser mejorada.
Si usted, como experto en la organización de eventos, quiero
contribuir al perfeccionamiento de este libro, le pedimos ponerse en
contacto a la siguiente cuenta de correo:
eventos@ideasdisruptivas.com
Apreciaremos mucho su colaboración.
Mucha gracias.
Lino Romero
Director General
Ideas Disruptivas S.A.

TIPOS DE EVENTOS
Un evento aglutina recursos de diversa índole que se traducen
posteriormente en una experiencia, a continuación listamos lo tipos
de eventos según sus características.
No.
Tipo
Características
1
Conferencia Es una ponencia de al menos una
hora que presenta asuntos de
diversa índole por parte de un
conferencista experto
2
Reunión.
Personas que discuten un asunto
específico o para celebrar algo.
3
Seminario. Ciclo de conferencias sobre un tema
determinado. Se reúnen personas
de un mismo sector o giro.
4
Congreso.
Se trata de un evento sobre un
tópico determinado en donde se
exponen conceptos, problemas y
soluciones.
5
Simposio.
Consiste en reunir a un grupo de
personas expertas en un tema.
6
Foro.
Reunión para discutir temas frente a
un auditorio y en donde usualmente
existe un Secretario que toma los
acuerdos y las reflexiones.
7
Convención Reunión de personas de una
agrupación para intercambiar
experiencias, generar networking, y
plantear ideas o proyectos.
8
Cursos y
Se trata de capacitaciones en
Talleres
formatos diversos, los talleres
difieren de los cursos en que los

Aforo
100 +

Tipo
Ordinaria o
Magistral

3 – 12
Pax
200+

Públicas o
privadas

400+

Nacionales o
internacionales

300 +

Nacionales o
internacionales
Temática
social, cultural,
tecnológico

100 –
300
pax
300+

Hasta Online o
30 pax Presenciales

primeros son prioritariamente
prácticos

METODOLOGÍA
A lo largo de varios años de trabajo en la planeación, organización y
dirección de eventos de alto impacto, hemos llegado a la conclusión
que así se trate de Convenciones de miles asistentes o eventos de
pocos cientos de personas, todos tienen características comunes.
La metodología sugerida consiste en el desarrollo de los 3 pilares
fundamentales de todo evento, a saber, Promoción, Producción y
Aforo.
La metodología denominada PPA, integra los procesos de
producción, con la cadena de valor del evento agregando los
componentes de Promoción y Aforo.
Ya sea para eventos gratuitos o cobrados, el PPA considera el
evento como una triple hélice que al articularse provoca el éxito.
En el descriptivo de los componentes determinamos lo siguiente:
• La Promoción corresponde a todos los procesos para dar a
conocer el evento, ya sea a través de estrategias BTL o ATL
• La Producción asegura la calidad el evento y todos los
aspectos logísticos y de vinculación con proveedores.
• El Aforo garantiza que asistan el número de personas
determinado.
El éxito de un evento sólo se asegura a partir de garantizar que cada
uno de los elementos – Promoción, Producción y Aforo – sean
cuidados.

Un evento con la adecuada producción, implica la correcta selección
de proveedores, el cumplimiento en tiempo y forma de los
requerimientos y la logística necesaria para cubrir las expectativas de
los asistentes.
La promoción consiste en llevar a cabo todas las acciones para
difundir el evento considerando las acciones de bajo costo – BTL – y
aquellas que contemplan los medios tradicionales – ATL -.
Asegurar el Aforo tiene que ver con los procesos de venta de
boletaje o aseguramiento de que el número de personas que deben
estar esté conforme al diseño de la planeación efectuada.
Con estos conceptos claros, es importante conocer las siguientes
combinaciones:
Promoción Producción
Aforo
Malo
Buena
Bueno

Buena

Mala

Bueno

Buena

Buena

Malo

Resultado
Un evento mal promovido pero
bien producido y aforado dará
como resultado una experiencia
exitosa a los asistentes pero
perderá la oportunidad de
difundir con el público cautivo la
realización del mismo.
Un evento bien promovido y bien
aforado
pero
con
mala
producción
no
cubrirá
las
expectativas de los asistentes.
Un evento mal aforado con
buena producción y buena
promoción, será una gran
experiencia pero un desperdicio
por el bajo número de asistentes.

Existe un componente fundamental en lo que toca a la realización de
eventos de alto impacto, se trata del Post evento, que se determina
por todas las acciones llevadas a cabo una vez finalizado el
momento del evento.

OPERACIÓN DEL STAFF
La presente sección correspondiente al staff se realizó con la
finalidad de establecer las actividades específicas de cada área que
conforma el personal de apoyo para la realización de eventos.
Comprende cada una de las áreas necesarias para una mejor
organización, garantizando el éxito del evento.
Adicionalmente se plantea un plan de contingencias que tiene como
objetivo principal servir como base ante los distintos problemas que
se puedan presentar en cualquier evento de seminario, congreso,
etc., ofreciendo algunas sugerencias de pasos a seguir para saber
actuar ante estas emergencias.
Este plan identifica circunstancias riesgosas que pueden causar
daño físico a las personas o a la infraestructura, y llegar hasta el
punto que el evento se cancele.
Fue diseñado para brindar en todo momento la seguridad de los
asistentes y buscar que los eventos se realicen con todo éxito.

ÁREAS SUSTANTIVAS
Operación Staff
• En esta parte del manual se especifican las áreas y funciones del equipo
de staff, desde la convocatoria a participar hasta el último día.
• Convocatoria.- Para cada evento que se programe para su realización, se
procederá a emitir una convocatoria para la selección del staff.
• Reuniones previas.- Para tener una mejor organización del evento y
comunicación entre el equipo de trabajo, se deberán realizar reuniones
previas para dar a conocer las actividades a desarrollar por cada equipo.
• Áreas y funciones.- En este apartado se especifican las áreas y sus
principales funciones que el equipo de staff tiene que desarrollar.
Registro.- Es el área responsable de estar en la entrada del salón sede para
hacer el registro de los participantes, haciendo uso de una solución de registro
que permite recabar los datos de los asistentes para su integración como base
de datos.
Stands.- Es el área encargada de
expositores.

coordinar los lugares destinados a los

Accesos.- Es el área encargada de los accesos de entrada y salida, que estos
se encuentre en excelente condiciones y que nunca estén saturadas ante
cualquier siniestro que se pueda presentar.
Logística.- Es el área encargada de la distribución de las demás áreas que
participan en el evento, distribuyendo estas áreas de la manera que más
convenga para el staff.
Timer/Videos.- Es el área encargada de ir marcando los tiempos de cada
ponencia, valiéndose del uso de tarjetas con los minutos restantes. Además se
encargará de reunir en una sola computadora todas las presentaciones de los
speakers para un mejor manejo.

Sonorización.- Es el área encargada de verificar que los micrófonos se
encuentren en buen funcionamiento, además que a la hora de preguntas y
respuestas sean llevados hasta el lugar del participante para mayor comodidad.
Camerinos.- Es el área encargada de estar pendiente de los conferencistas se
encuentren en su camerino ya preparados para su ponencia
Comunicación digital.- Es el área encargada de hacer uso de las redes sociales
para difundir el evento conforme se vaya desarrollando.
Montaje.- Es el equipo a cargo de la instalación y desmontaje del evento.
Alimentos.- Para esta área se designará un responsable, el cual será el
encargado de la alimentación de los demás integrantes de la organización.
Padrinos.- Es el responsable del cuidado del conferencista, sobre el corren los
gastos menores de anfitrionía del ahijado.
Productor General.- Es el encargado de la producción de todo el evento,
mediante el uso de una escaleta donde se encuentra todo lo programado.

MANEJO DE CONTINGENCIAS
A continuación de describen algunas de las contingencias que
pueden ocurrir en la organización de un evento de alto impacto.
No.
Problema
1
Conferencista(s)
que no asiste.

2

Incendio

Descripción
o Por cualquier molestia que
imposibilite trabajar y por la cual
tenga que estar en reposo
(enfermedad).
o Por sueño (que se haya dormido y
no pueda estar a tiempo para dar
su ponencia)
o Por pérdida del vuelo y por
consiguiente no pueda llegar al
evento.
o Otras que se puedan presentar.
Se entiende como incendio, toda
creación de fuego no controlada o
prevista, el cual ocurra en el área física
destinada para realizar el evento
(seminario, congreso, etc.). Y por
consiguiente represente un peligro
para los participantes o daño físico de
la infraestructura.
Los incendios se pueden presentar de
la siguiente forma:
I.
II.

Por un corte circuito en las
instalaciones 3eléctricas.
Por el uso de fuego, y
pérdida de control del mismo

Solución
Se procederá a tener una
persona preparada en el
tema, el cual pueda suplir al
conferencista, y de este
modo
solucionar
este
problema, por lo que en todo
momento se debe buscar
que el público que asiste no
se dé cuenta del cambio y la
conferencia cumpla con su
objetivo.
Se procederá a tener un
extinguidor lleno, en un área
visible para poder ser usado
en cualquier momento que
se presentará un imprevisto
como este.
Si se presentará un incendio
no grave que puede ser
controlado rápidamente, se
procederá a desalojar a la
gente cercana a no memos
de 5 metros de distancia del
fuego y se pasará a hacer
uso del extinguidor y de la
alarma de incendio (en este
caso si existe en el edificio).

y por consiguiente cause un
incendio.
Por colillas de cigarros no
apagadas y que sean tiradas
en una zona donde pueda
provocar un incendio.
Entre otras que se puedan
presentar.

En caso de un incendio
grave, activar la alarma de
incendio si existe en el
edificio, desalojar el área la
más rápido posible y dar
aviso a los bomberos al
siguiente número telefónico
(3-58-12-71).

del Por el no pago del recibo de luz y por
consiguiente la empresa encargada de
brindar el servicio proceda al corto del
suministro.
por cualquier otro imprevisto, que se
pudiera presentar antes o después de
que haya iniciado el evento causando
que no se pueda hacer uso de los
equipos eléctricos.

La empresa debe de contar
con una planta de luz, que
entre en función en estos
casos para evitar que se
suspenda el evento.
Evitando quedarles mal a los
asistentes.

III.

IV.

3

Corte
suministro
eléctrico

4

Tráfico

Se
entiende
por
tráfico,
el
embotellamiento de carros que impide
la circulación en una avenida o calle,
por la cual se necesita traficar para
llegar al evento.

I.

II.

Se buscara una
ruta más próxima
por la cual se
pueda circular.
Se pasara a dar
aviso
a
las
autoridades
correspondientes
en
este
caso
tránsito, para que
envíe un elemento
que controle la
situación y haga
que circulen los
autos.

5

Marchas
plantones

y Se entiende por marcha o plantón,
toda aquella manifestación de un
grupo número de personas que se
pudiera presentar cerca de la sede del
evento (congreso, seminario, etc.) y
que impida que los participantes
lleguen a tiempo o que no pueda
llegar.

6

Brote
epidemiológico

7

Derrumbe
sede

Buscar el dialogo con los
líderes de estos grupos,
para el levantamiento
plantón o para permitir el
acceso
por
un
determinado tiempo para
llegar a la sede.
Contar con una segunda
sede opcional la cual
entraría
en
función
cuando se presentaran
estos casos.

Se entiende por brote epidemiológico,
todo
aquel
virus
que
cause
enfermedad en las personas, además
que se trasmita con el contacto de las
personas, siempre y cuando la
Secretaria de Salud emita un boletín
de brote epidemiológico.

Mantener limpias las
instalaciones de la sede.
Hacer
uso
de
gel
antibacterial.
Hacer uso de cubre
bocas o en determinado
caso…
Suspender el evento,
para
evitar
cualquier
contagio
por
conglomeración
de
personas.

de

Desalojar
a
los
asistentes, si estos se
encuentran en el edificio.
Si el problema se puede
remediar se continuara
con el evento.
Si las instalaciones no

son propias para el
evento, se cambiara de
sede informándole a los
asistentes.
Si no se cuenta con una
segunda
sede,
se
cambiara la fecha de
realización, a la fecha
más pronta para realizar
el evento y se le
informara rápidamente a
los asistentes de los
nuevos
cambios,
ofreciendo disculpas
8

Lluvia excesiva,
Inundación,
nevada,
granizada

Lluvia excesiva; la cual
puede causar que las
coladeras se tapen por la
basura en las calles y por
consiguiente
el
encharcamiento.
Cuando se presente una
inundación
por
desbordamiento de ríos o
por la excesiva lluvia.
Por nevada que cause
que no se pueda circular
en auto para llegar a la
sede del evento.
Y
por
último
por
granizada, se procederá
a cambiar de sede para
no interrumpir la fecha
programada o en dado

caso dependiendo del
tamaño de la emergencia
y al reporte meteorológico
de
las
autoridades
correspondientes,
se
suspenderá el evento y
se programara una nueva
fecha.
9

Campaña
mediática
contra
(Sabotaje)

Se entiende por sabotaje toda aquella
en conspiración o acción en contra de la
empresa, que busca que el evento que
se vaya a realizar salga mal o en un
extremo caso que ya no se realice.
Echando a perder los planes previsto
de antemano. Es por ello, que en toda
planeación se deben tomar las
medidas de seguridad que no permita
que se infiltre información a gente
ajena a la empresa. Además se debe
contar con un plan de contra sabotaje,
que contra reste esta acción cuando se
detecte.

Nunca
dar
más
información
de
lo
convenido
a terceros,
sobre los planes de
organización de eventos
de la empresa.
Ubicar todo aquello que
represente una amenaza
para la empresa ( la
competencia)
Mantener vigilada a la
competencia sobre lo que
hace.

10

Ataque
epiléptico

Siempre que se realice un evento
(congreso, seminario, etc.), a la hora
del registro hoja deberá contener un
apartado donde mencione si sufre de
alguna enfermedad epiléptica o
alergia. Para estar al tanto de cualquier
situación que se llegara a presentar
entre los asistentes.

Si se llegara a presentar una
emergencia de estas que no
se pueda controlar se
procederá a llamar al servicio
médico:
CRUZ ROJA
3-15-55-55, 065

11

Pleitos y
ofensas

Ante cualquier situación de
pleitos y ofensas, entre el
público en general, se
procederá a tranquilizarlos y
separarlos en dado caso que
la situación se complique se
pasara a dar aviso a las
autoridades correspondiente.
SECRETARÍA DE
SEGURIDAD PÚBLICA
315-66-33,315-74-97,35812-00, EXT. 2500 Y 2501
Se conoce como proveedor incumplido Para dichas situaciones la
aquel, que no entrega a tiempo el
empresa
siempre
debe
producto o servicio que ofrece, el cual
contar con un plan B (un
es necesario para la realización de una segundo proveedor) que
actividad de la empresa y por
supla el servicio o producto
consiguiente retrasa o impide que la
de inmediato aunque sea a
actividad se realice.
un costo más elevado.

12

Proveedor
incumplido

13

Reprogramación
de fecha por
sede

En dado caso que se
presentaran algunos de los
casos
de
contingencias
antes mencionados y que
causen que el evento
(congreso, seminario, etc.)
no pueda realizarse se
procederá a programar una
nueva fecha lo más antes
posible, para cumplirle al
público que compro su
boleto.

14

Secuestro de un

Ante el la emergencia de un

conferencias.

15

Amenaza
explosivo

16

Otras
emergencias

caso de secuestro de un
conferencista,
que
participaría en el evento se
procederá con toda cautela,
dando aviso a la autoridad
competente. Así también se
dará aviso, a sus familiares
para analizar cómo se
procederá para lograr rápido
su rescate.
de

En caso de una amenaza de
explosivo, se procederá a
desalojar el área y llamar a
los grupos de emergencias
para controlar el siniestro.
Siempre se debe de buscar
la
seguridad
de
los
asistentes y dejar que sea un
profesional
maneje
las
situaciones.
En dado caso que se tratara
de una contingencia la cual
no esté prevista en este
manual, se procederá con
calma analizando la mejor
respuesta al problema que
se presente.

NÚMEROS DE EMERGENCIA
NO
ORGANIZACIÓN
1
BOMBEROS
2
COMISIÓN ESTATAL DE DERECHOS
HUMANOS
3
CRUZ ROJA
4
HOSPITAL DEL NIÑO
5
HOSPITAL JUAN GRAHAM CASASUS
6
HOSPITAL ROVIROSA
7
ISSET
8
ISSSTE
9
LOCATEL
10

POLICÍA FEDERAL DE CAMINOS

11
12
13
14

POLICIA FEDERAL PREVENTIVA
POLICÍA JUDICIAL DEL ESTADO
RADIO PATRULLAS
RESCATE

15
16

SECRETARIA DE MARINA ARMADA DE
MEXICO
SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA

17
18
19

SEGURIDAD PARA EL TURISTA
SEGURIDAD PÚBLICA
SEGURO SOCIAL

TELÉFONO
3-58-12-71
315-34-67,315-35-45
3-15-55-55, 065
3-51-10-90
3-10-03-00
3-57-07-80
315-64-34,315-63-95,315-19-86
3-15-23-41
358-12-00,315-58-03,315-5569,Ext. 2713 y 2714
315-34-10,315-13-46,315-8470,315-55-69
315-34-10,315-13-46,315-84-70
352-06-59,352-25-04
060
315-66-09,358-12-00,Ext. 2711,
2716, 2701, 2700
*SOS MARINA (*767 627 462)
315-66-33,315-74-97,358-12-00,
EXT. 2500 Y 2501
01-800-03-9200
315-26-33
315-14-44,316-5

F.A.Q.
1. ¿Sobre qué trata el congreso?
2. ¿Cuánto cuesta el boleto?
3. ¿Incluye constancia de asistencia?
4. ¿Incluye hospedaje?
5. ¿Incluye alimentación?
6. ¿Dónde puedo hacer el pago?
7. ¿Habla venta de boletos el día del evento?
8. ¿Hay descuento para estudiantes?
9. ¿Hay descuentos para grupos?
10. ¿A qué hora da inicio?

FORMATOS/Organización/Ficha del evento

FICHA DEL EVENTO

•
•
•
•
•

•

•

•

Nombre del evento: __________________________
Descripción: Texto que explica el contenido del evento y su impacto para
los asistentes.
Fecha: DD/MM/AA
Lugar: Sede del evento
Contenido
o # Conferencias Magistrales
o # Paneles de ideas
o Expo Empresarial (en caso que aplique)
o Talleres (en caso que aplique)
o Eventos simultáneos (en caso que aplique)
Razones para participar en el evento:
1. Razón 1
2. Razón 2
3. Razón 3
¿Quiénes pueden asistir?
o Perfil 1.
o Perfil 2.
o Perfil 3.
Impacto del evento
o Aforo esperado: XXX asistentes con boleto pagado y acceso a las
conferencias.
o Evento de talla (regional, nacional o internacional
o Presencia en blogs y medios digitales

FORMATOS/Organización/Programa del evento

PROGRAMA DEL EVENTO

◦ 8:00-8:30: Registro
◦ 8:30-9:00 Bienvenida
◦ 9:30-10:30 Conferencia 1:
■ …….
■ …….
◦ 10:30-11:30 Conferencia 2:
■ ……..
■ ……..
◦ 11:30-12:30 Conferencia 3:
■ ……...
■ ……...
◦ 12:30-13:30 Networking break
◦ 13:30-16:00 Comida
◦ 16:00-17:00 Conferencia 4
■ -----■ -----◦ 17:00-18:00 Conferencia 5
■ -----■ -----◦ Cierre del evento

FORMATOS/Organización/Presidium

FORMATO DE PRESIDIUM

PRESIDIUM DEL EVENTO

10 8 6 4 2 0 1 3 5 7 9
0.- Nombre completo y cargo
1
3
5
7
9

Nombre Completo y Cargo

2
4
6
8
10


Nota: Los números representan la posición en el presídium. Al centro se ubica el
invitado de mayor relevancia para el evento.

FORMATOS/Organización/Conferencistas

LINEAMIENTOS PARA CONFERENCISTAS
Estimado Conferencista:
Con el propósito de establecer los lineamientos para conferencistas nacionales e
internacionales, nos permitimos solicitarle lo siguiente:
Requerimientos de información
•
•
•
•
•
•
•

Título de la Ponencia
Nombre y cargo del conferencista
Foto del conferencista
Bio del conferencista
Abstract de la conferencia
Definir si necesita traducción simultánea
Presentación en formato power point

Consideraciones para sus presentaciones:

•

Enfoque – Deberán tener un enfoque educativo, de asesoramiento y
responder cuestiones para usuarios de tecnología. Esto es mucho más
impactante y efectivo que un "selling speech".

•

Mensaje-‐ Fortalecer el mensaje con ejemplos, casos reales. La audiencia se
siente mucho más identificada cuando encuentra casos similares a los que
está viviendo.

•

Creatividad.-‐ Sean todo lo creativos posible. Las presentaciones que
combinan elementos audiovisuales e interactivos fortalecen el mensaje y
capturan la atención de la audiencia.

•

Competencia-‐ Evitar incluir y hacer menciones o comentarios de otras
empresas, a fin de cuidar la imparcialidad de las sesiones y la buena imagen
de todas las marcas.

•

Logística-‐ nuestra empresa realiza un reel de presentaciones con el fin de
asegurar la continuidad y agilidad durante las conferencias, por lo cual es muy
IMPORTANTE que cumplan con las fechas de entrega de las mismas. Todas
las proyecciones de presentación serán consolidadas en una portátil
perteneciente a nuestra empresa. Le pedimos que por favor respete la fecha
de entrega, ya que así podremos revisarlas y emitir algunas recomendaciones
con suficiente anticipación.

•

Tiempo de las presentaciones.-‐ El ponente tendrá control sobre el tiempo de
su presentación. El control del tiempo será estricto para asegurar el éxito del
Congreso.

Atentamente

Nombre
Cargo
Empresa

FORMATOS/Organización/Control de boletaje

CONTROL DE BOLETAJE
•

Este formato ofrece un informe detallado de la distribución de los boletos,
manifiesta quienes son los responsables directos de su venta. En un
análisis más detallado toma en cuenta aspectos como por ejemplo: el
responsable, la organización, contacto, teléfono, mail, entre otros.

No. Contacto Organización Teléfono

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Email

Folio de los
boletos

Cantidad
de boletos

FORMATOS/Oficios/Invitación a Presidium

INVITACIÓN A PRESIDIUM
Villahermosa, Tabasco a 18 de octubre de 2012
Asunto: Invitación a presídium
Nombre
Cargo
Dependencia/Organización
PRESENTE:
Estimado (Nombre)
En el marco del Tercer Congreso Internacional de Tecnologías de
Información: El Futuro MX, organizado por la empresa Ideas Disruptivas S.A
de C.V., el cual dará inicio con la inauguración del evento el día XX de Octubre
en punto de las 10:00 am en el Hotel Camino Real.
Nos permitimos invitarle a forma parte del presídium para la inauguración de
dicho evento.
No omito manifestar la importancia de su presencia.
Sin otro particular, hacemos propicia la ocasión para reiterar nuestras
distinguidas consideraciones.

Atentamente

Nombre
Cargo
Empresa

c.c. archivo

FORMATOS/Oficios/Invitación a Invitado especial

INVITACIÓN A INVITADO ESPECIAL
Asunto: Invitación a Invitado Especial
Ing. Fernando Castillo Tenorio
Gerente de Mercado Empresarial (Área Villahermosa)
TELMEX
PRESENTE:
Por este conducto, nos permitimos comunicarle que el próximo 1 y 2 de
noviembre realizaremos en la ciudad de Villahermosa, Tabasco, el Tercer
Congreso Internacional de Tecnologías de Información: El Futuro MX,
www.elfuturo.mx , mismo que tendrá lugar en las instalaciones del Centro de
Convenciones Tabasco 2000.
Este evento, que es el más importante de su tipo en la región sur sureste, tiene
como objetivo fomentar la innovación y emprendedurismo, contando para ello
con ponentes destacados de talla internacional, en donde el público objetivo son
empresarios, profesionistas y estudiantes interesados en la tecnología.
Sobre la base de lo anterior, me permito convocarle a que nos acompañe como
nuestro invitado especial en tan importante evento. Agradecemos nos confirme
de asistencia a la siguiente cuenta de correo XXXXXXXXXXXX.

Atentamente
Nombre
Cargo
Empresa

c.c. Archivo

FORMATOS/Oficios/Invitación a Sponsor

INVITACIÓN A SPONSOR
Asunto: Carta de Patrocinio
Estimado Empresario
PRESENTE
Por este conducto le comunicamos que el próximo (FECHA) realizaremos en la
(LUGAR), el (NOMBRE DEL EVENTO), mismo que tendrá lugar en las
instalaciones del Centro de Convenciones Tabasco 2000.
Este evento tiene como objetivo fomentar……………………………, contando
para ello con ponentes destacados de talla internacional, en donde el público
objetivo son empresarios, profesionistas y estudiantes interesados en la
tecnología.
En el marco del Congreso, contaremos con un área de exposiciones en el que
se
promoverá
………………………………………………………………………………………………
….
Sobre la base de lo anterior, en el anexo encontrará los esquemas de patrocinio
que estamos comercializando, a fin de que sean considerados por su
organización.
Sin otro particular y agradeciendo la atención a la presente, envío un cordial
saludo.
Nombre
Cargo
Empresa
c.c. Archivo

FORMATOS/Oficios/Invitación a Conferencista

INVITACIÓN A CONFERENCISTA
Asunto: Invitación a conferencista
Nombre
PRESENTE
Es para nosotros un honor contar con la confirmación de tu participación en el
Tercer Congreso Internacional de Tecnologías de Información: El Futuro en Tus
Manos (www.elfuturo.mx), cuyos temas serán Tecnología, Emprendimiento e
Innovación y que se realizará en el Centro de Convenciones Tabasco 2000 de la
Ciudad de Villahermosa, Tabasco, el próximo 1 y 2 de noviembre. Estamos
seguros que tu participación será fundamental para hacer el evento más
importante de Tecnologías de Información en el Sureste de México. Con base en
la información que te enviamos nos permitimos solicitarte lo siguiente
Confirmar lo más pronto posible la fecha de tu visita a Tabasco para gestionar el
traslado en avión (favor de indicar la Ciudad de Salida del Vuelo).
• Enviar la siguiente información: Biografía y fotografía (esta información en
caso que no nos la hayas hecho llegar previamente)
• Enviarnos un video de tu participación en el Congreso mencionando los
generales del mismo
o Evento: Tercer Congreso Internacional de Tecnologías de
Información: El Futuro MX se escribe Digital
o Fecha: 1 y 2 de noviembre
o Lugar: Centro de Convenciones Tabasco 2000
o Mencionar tu nombre y la invitación al evento.
o Te enviamos un ejemplo
§ http://www.youtube.com/watch?v=VVk1kgYvf8&feature=player_embedded

Quedamos pendientes de tus comentarios. Muchas gracias y saludos.
Atentamente
Nombre

FORMATOS/Oficios/Solicitud de Apoyo a OCV

SOLICITUD DE APOYO A OCV
Asunto: Solicitud de Apoyo a OCV
Maestra Cecilia García
Directora General
Oficina de Convenciones y Visitantes
Presente
Le saludamos con mucho gusto para comentarle que el próximo (FECHA)
realizaremos en el (LUGAR) el (NOMBRE DEL EVENTO).
Este evento que promueve el a la llamada industria creativa, y será un evento de
alto impacto en el Sureste Mexicano.
En razón de lo anterior y reconociendo el apoyo que siempre nos brinda
(DEPENDENCIA), nos permitimos solicitarle los siguientes apoyos que forman
parte de los requerimientos para llevar a cabo nuestro Congreso y que me
permito listar a continuación:
•
•
•
•
•

Impresión de XXX carteles y XXX Programas del evento.
Rueda de prensa 4 semanas previas al evento.
XX Obsequios VIP.
Actividades de turismo de aventura para conferencistas.
Promoción en medios tradicionales.

Agradeciendo anticipadamente el apoyo que nos brinda, sin otro particular,
hacemos propicia la ocasión para reiterarle mis distinguidas consideraciones.
Atentamente
Nombre
Cargo
Empresa

FORMATOS/Otros/Boletín de prensa

BOLETÍN DE PRENSA
El FUTURO MX es el evento de tecnologías de información más importante
del Sureste Mexicano, cuyo propósito es servir como espacio de reunión,
reflexión y análisis de las prácticas de vanguardia en el sector de TI con énfasis
en los temas de tecnología, emprendimiento e innovación como ejes de las
tendencias del sector de TI global y nacional.

o
o
o
o
o

o
o
o
o
o

Dirigido a:
Estudiantes.
Institutos de Educación Superior.
Empresarios/Emprendedores.
Profesionistas Independientes.
Público en General.
Se llevarán a cabo 8 Conferencias Magistrales y 4 Paneles de Ideas por
ponentes expertos en el tema.
Promover la cultura emprendedora en Tabasco.
Promover la construcción de alianzas de negocios entre los empresarios
asistentes así como su vinculación con estudiantes y los proyectos que realizan.
Presentar las áreas de oportunidad que existen en el mercado global de TI y de
manera especial en la web.
Dar a conocer las nuevas tendencias en cuanto a desarrollos web.
Generar la interacción entre conferencistas y participantes.
El magno evento organizado por el CITI Tabasco se llevará a cabo en el Centro
de Convenciones Galerías Tabasco 2000 el 1 y 2 de Noviembre.
Presentación ejecutiva del congreso: http://www.slideshare.net/Cititabasco/elfuturo-mx
Si requieres las piezas en algún otro tamaño no dudes en pedirlas.
Quedo atenta, saludos!

FORMATOS/Otros/Discursos

EJEMPLO DE DISCURSO

•
•

(Pausa)

•

Muy
buenos
días
a
todos

Agradecemos
a
Juliano
Tubino,
Director
Mundial
de
Negocios
Emergentes
en

Microsoft
Corporation,
Bem-‐vindo
ao
Tabasco
Juliano.

También
apreciamos
que
nos
acompañe
hoy
Lic.
Elizabeth
Arguello
Maya,

Directora
General
de
Economía
Digital
y
Representante
personal
del
Dr.

Bruno
Ferrari,
Secretario
de
Economía
Federal.

•

•

•

•

A
todas
las
autoridades
y
representantes
empresariales
que
hoy
nos

acompañan

No
quiero
dejar
de
mencionar
a
la
comitiva
de
Microsoft
México
que
nos

acompaña
en
este
evento
y
quienes
realizarán
en
esto
días
reuniones

estratégicas.

A
todos,
les
agradecemos
nos
hayan
aceptado
la
invitación
a
construir
el

futuro
desde
hoy.

•

(Pausa)

•

En
esta
tercera
Edición
del
Congreso
de
Tecnologías
de
Información,
nos

dimos
a
la
tarea
de
buscar
a
los
mejores
exponentes
de
Tecnología
en
México

y
el
Mundo,
y
los
encontramos.

Trabajamos
todo
un
año
en
concentrar
todo
nuestro
esfuerzo
y
dedicación

para
reunir
en
este
Centro
de
Convenciones
a
quienes
tienen
una
urgencia

por
hacer
del
Futuro
un
lugar
mejor.

•

En
el
marco
del
programa
del
Congreso,
escucharemos
a
Juliano
Tubino,

Jorge
Soto,
Adelina
Filigrana,
Claudio
Cossio,
Diego
Huerta,
Ruy
Cervantes,

Juan
Lozada,
Jason
Baptiste,
Engel
Fonseca
(desarrollar
puntos)

• También
contaremos
con
la
presencia
de
panelistas
de
primerísimo
nivel

como
son
Andres
Hoffman/Mauricio
Pastrana/David
Ochoa/Ricardo

Medina/Victor
Reyes,
César
Salazar/Ivan
Zavala/Andrés
Barreto/Heberto

Taracena/Arturo
Garrido/Oscar
Rojas/Pável
Álvarez

• Con
estos
temas
y
conferencistas,
lo
que
estamos
buscando,
lo
que
queremos

en
Tabasco
son
más
NiNi´s,
si,
NiNi´s,
jóvenes
que
ni
coman
ni
duerman
con

tal
de
hacer
proyectos
para
emprender,
para
hacer
empresas,
para
crecer.

Sólo
así,
podemos
asegurar
que
México
y
Tabasco
salgan
adelante.

• No
quiero
dejar
pasar
la
oportunidad
de
agradecer
a
nuestros

patrocinadores,
aquellos
que
apostaron
y
creyeron
primero
en
el
sector
de

Tecnologías
de
Información
Tabasqueño
y
segundo
en
el
CITI
Tabasco,
y

quienes
tienen
perfectamente
claro
que
eventos
como
este,
son
un
parte

aguas
en
el
sureste
mexicano

• Enunciar
a
los
sponsors

• También
quiero
aprovechar
para
dar
las
gracias
al
equipo
organizador,
todos

aquellos
que
se
desvelaron
y
pusieron
su
mejor
esfuerzo
desde
meses
atrás,

para
que
hoy
podamos
ser
desde
Tabasco
el
centro
del
futuro.

• Quiero
que
nos
pongamos
de
pie,
para
darnos
un
fuerte
aplauso
porque
el

Futuro
está
en
nuestras
manos,
aquí
en
México…
en
Tabasco.

Bienvenidos
al
Futuro.
•

FORMATOS/Otros/Registro de expositor
REGISTRO DE EXPOSITORES

Estimado expositor: Con el objeto de incluir la información de su empresa en el
Directorio de Empresas Participantes y asignar el espacio (STAND) que le
corresponde a (NOMBRE DEL AVENTO), agradecemos enviar el presente
documento antes (FECHA)
al Comité Organizador al siguiente correo
electrónico……………. o entregarlo de manera física en las oficina de Ideas
Disruptivas, (dirección).

INFORMACIÓN DE SU EMPRESA PARA REGISTRO.
RAZON
SOCIAL

RFC

CURP

NOMBRE
COMERCIAL

DIRECCIÓN
(CALLE
Y
NUMERO)

COLONIA

CIUDAD,
ESTADO

CODIGO
POSTAL

NOMBRE
DEL
CONTACTO

CARGO

TELÉFONO
(LADA)

CORREO
ELECTRONIO

PAGINA
WEB

GIRO
O
ACTIVIDAD
PRINCIPAL

DESCRIPCIÓN
DE
SU
PRINCIPAL
PRODUCTO
O

SERVICIO

NOMBRE PARA ELABORACIÓN DE GAFETES
NOMBRE COMPLETO
CARGO DE LA
TELEFONO
EMPRESA
(EXT)

CORREO
ELECTRÓNICO

1
ANOTAR EL NOMBRE DE SU EMPRESA COMO DESEA APAREZCA EN EL
STAND.
________________________________________________________________________________________________________________________________________

Reglamento Interno de Expositores
Podrán participar como expositores toda aquella empresa relacionada con el
sector…….. así como de actividades complementarias.
1. (NOMBRE DEL CONGRESO) se llevará a cabo los días (FECHA), con
horario de exposición de (HORARIO).
2. El registro deberá estar firmado y enviados vía electrónica al Comité
Organizador al siguiente correo electrónico …………….. o entregarlo de
manera física en la oficina de (nombre de la empresa); (dirección), antes
del día (FECHA).
3. Para la elaboración en tiempo de los gafetes de sus colaboradores
deberá hacernos llegar mediante el formato establecido los 3 nombres
completos para atender el stand el día del evento. (Mismo formato que el
punto anterior).
4. Para efectos de montaje de los stands, se destinará el día anterior a la
exposición a partir de las (HORARIO).
5. Es responsabilidad de expositor, dotar a sus respectivos stands del
equipamiento que consideren necesario para la exhibición de sus
productos o servicios. La descarga y carga de todo material promocional
del Expositor deberá ser ingresado por las áreas de servicio (LUGAR DEL
EVENTO).
6. Queda prohibido realizar modificaciones a la estructura original de los
stands, además de utilizar instrumentos o productos que rebasen los 2.20
metros de altura o que impidan la vista o estética de los expositores
vecinos. Así como utilizar la estructura del inmueble para colocar
cualquier tipo de material promocional. Se solicita a los expositores y
agencias de edecanes utilizar vestimenta acorde al tipo de evento.
7. El personal de seguridad de las instalaciones del (LUGAR DEL EVENTO),
tendrá la facultad de revisar y en su caso prohibir el ingreso de cualquier
objeto que se considere riesgoso para las personas que se encuentren
dentro y fuera de las instalaciones de la exposición.
8. No se permite la introducción de sustancias peligrosas. En caso de ser
necesario por la naturaleza de la empresa, éstas deberán encontrarse en

muestras de reducido volumen y almacenadas en recipientes adecuados
con las medidas de seguridad pertinentes.
9. En el caso de exhibir maquinaria o equipo es indispensable montarlo en la
base o soporte adecuados a fin de no dañar el piso del inmueble, así
como asegurarse que no derrame ningún tipo de líquido. Cualquier daño
al inmueble que se derive de la exposición, las reparaciones serán
cubiertas por el expositor.
10. Solo se permite repartir material publicitario dentro del stand, quedando
prohibida la distribución de souvenirs u otros materiales promociónales en
áreas comunes. Se reserva también el derecho a permitir el uso de
aparatos de sonido, que alteren los niveles de audición del recinto de
exposición.
11. (NOMBRE DEL EVENTO) se reserva el derecho de utilizar o conceder el
uso de pasillos o cualquier área de la exposición para fines publicitarios o
promocionales.
12. Queda prohibida la introducción de bebidas alcohólicas.
13. Sólo se permitirá la participación a los expositores que previamente hayan
cumplido con los requerimientos de registro de su stand.
14. El horario para desmontar es después de las (HORARIO) el último día de
su exposición. Todos los stands deberán estar desmontados el segundo
día de exposición de la empresa a más tardar a las 22:00 horas.
(NOMBRE DEL EVENTO) no se hace responsable del mobiliario,
productos, implementos, objetos o documentos que permanezcan en el
stand, antes, durante o después del evento.
15. El presente reglamento sólo podrá ser modificado por el Comité
Organizador del evento.
16. El expositor por el sólo hecho de haber celebrado su contrato de
participación en (NOMBRE DEL EVENTO), acepta someterse a los
términos y condiciones del presente reglamento y conviene que toda
violación a lo estipulado en el mismo podrá ser suficiente para que sea
excluido de la exposición o rescindir el contrato de forma unilateral.

17. Cualquier situación no prevista en el presente reglamento, será revisada y
resuelta por el Comité Organizador.

Firma de Aceptación: ________________________________
Fecha:
________________________________
Nombre:
________________________________

FORMATOS/Otros/Registro de asistentes

FORMATOS/Otros/Formato de evaluación

FORMATOS/Recursos/Control General

Ver formato en excel

GLOSARIO
1. Evento.- Proyecto con duración reducida que integra una serie
de recursos.
2. Promoción.- Proceso de difundir la realización de un evento de
alto impacto.
3. Producción.- Actividades requeridas para la puesta en marcha
de un evento.
4. Aforo.- Número de personas dentro de un evento.
5. Logística.- Acciones del proceso de producción dedicadas al
encadenamiento de las actividades del evento
6. Speaker.- Conferencista. Persona que integra el contenido del
evento.
7. Panel de ideas.- Panel de discusión dentro de un congreso o
evento de alto impacto.
8. Plataforma de boletaje.- Existen plataformas diversas para la
venta de boletos de eventos que operan a través de una
plataforma web a través de una comisión por costo del boleto,
a continuación se listan algunas de las más importantes:
a. www.boletia.com
b. www.eventbrite.com

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