Puilt jouw archiefkast uit met ordners waarin je jaaropgaven, salarisstroken, belastingaangiften, offertes, contracten, verzekeringspolissen, rekeningen en diploma’s bewaart? Als je de boel digitaliseert, bespaar je behoorlijk wat kastruimte. Bovendien kan je veel gemakkelijker belangrijke documenten terugvinden en digitaal gebruiken. In deze cursus lees je hoe je een papierloze administratie opzet.

1. Cursus: Documenten digitaliseren

2. Inleiding
Puilt jouw archiefkast uit met ordners waarin je jaaropgaven,
salarisstroken, belastingaangiften, offertes, contracten,
verzekeringspolissen, rekeningen en diploma’s bewaart? Als je
de boel digitaliseert, bespaar je behoorlijk wat kastruimte.
Bovendien kan je veel gemakkelijker belangrijke documenten
terugvinden en digitaal gebruiken. In deze cursus lees je hoe je
een papierloze administratie opzet.

3. 01 Documenten scannen
Op de meeste printers zit tegenwoordig ook een scanapparaat. Hiermee creëer je van
een papieren vel gemakkelijk een digitale versie. Het loont de moeite om alles wat je per
post ontvangt voortaan onder je scanner te leggen. Daarnaast kan je ook alle papieren
digitaliseren die je momenteel in ordners bewaart.
Iedere fabrikant levert eigen software mee bij de scanner. Je selecteert in dit programma
de gewenste scaninstellingen. Zo bepaal je onder meer in welk bestandsformaat je de
documenten opslaat. Kies bij voorkeur voor pdf. Dit bestandsformaat wordt op grote
schaal gebruikt, omdat het niet is gebonden aan een specifiek programma. Daarnaast
kan de inhoud van pdf-documenten niet zomaar gewijzigd worden.
Stel verder de gewenste resolutie in. Voor tekstdocumenten is een resolutie van 150 dpi
veelal ruim voldoende. Een bescheiden resolutie zorgt ervoor dat de bestanden weinig
opslagruimte opeisen. Selecteer ook het papierformaat en de opslaglocatie. Kies een
logische bestandsnaam waarin je het document zo nauwkeurig mogelijk beschrijft. Het is
slim om als eerste de datum in de bestandsnaam te vermelden, zodat de documenten
op volgorde zijn gesorteerd.
Verder bieden de meeste programma’s de mogelijkheid om meerdere A4’tjes in een pdf-
document op te slaan. Nuttig voor het geval een verzekeringspolis of contract uit
verschillende velletjes bestaat. Je kan eerst een voorbeeldscan maken om een idee te
krijgen van het eindresultaat. Tevreden? Scan het document dan definitief naar jouw
harde schijf.

5. 02 Windows Faxen en scannen
Wil je geen extra software installeren? Windows Vista, 7 en 8 zijn standaard
uitgerust met een programma om documenten te scannen. Wel heb je hiermee
minder mogelijkheden dan met de meeste andere scansoftware. Je vindt het
programma in het startmenu onder de naam Windows Faxen en scannen. XP-
gebruikers downloaden het desgewenst gratis van de Microsoft-website (dan
moet je dus alsnog extra software installeren).
Zorg ervoor dat het scanapparaat is ingeschakeld. Klik in het programma
linksonder op Scannen en via Nieuwe scan opent er een nieuw dialoogvenster.
Als het goed is, herkent het programma jouw scanner automatisch. Is dat niet
het geval, dan klik je eerst op Wijzigen. Kies achter Profiel voor Documenten.
Bij Kleurenindeling heb je de keuze tussen Kleur, Grijstinten of Zwart-wit.
Helaas ondersteunt het programma geen pdf. Je slaat documenten daarom als
afbeelding op, bijvoorbeeld jpg of tiff. Dat is natuurlijk niet ideaal, maar voor een
eenvoudige administratie kan je daarmee volstaan.
Kies de gewenste Resolutie, bijvoorbeeld 150 dpi. Klik op Voorbeeld en
bestudeer het resultaat. Via de knop Zoeken maakt het programma een
definitieve scan. Het bestand verschijnt in het overzicht van het programma. Klik
erop met de rechtermuisknop, via Opslaan als geef je aan waar en onder welke
naam je het bestand wilt bewaren.

7. 03 Tekstherkenning
Als je documenten digitaliseert, kan je normaal gesproken de gescande tekst niet
bewerken. De reden hiervoor is dat jouw scanner het A4’tje als afbeelding beschouwt.
Gelukkig is het via OCR (Optical Character Recognition) wel mogelijk om papieren
rekeningen, offertes en formulieren bewerkbaar te maken. Met deze technologie zet je
gedrukte tekst namelijk om naar een aanpasbaar tekstbestand. Handig, want het stelt je
in staat om documenten zo nodig te actualiseren, waarbij je geen zinnen hoeft over te
typen.
Je hebt software nodig die in staat is om tekst te herkennen. Veel fabrikanten leveren
een geschikt OCR-programma mee met de scanner. Als je bijvoorbeeld een Epson-
printer hebt gekocht, doe je een beroep op ABBYY FineReader Sprint. Overigens is de
professionele versie van ABBYY FineReader ook los verkrijgbaar voor 99 euro.
Belangrijk is dat je het papieren vel zo recht mogelijk op de glasplaat legt. Zodra je het
programma opstart, selecteer je een taak. Voor de hand ligt de optie Scannen naar
Microsoft Word. Selecteer de juiste scanner in het overzicht en bevestig met OK. Laat
de overige instellingen staan. Een resolutie van 300 dpi is ideaal voor het gebruik van
OCR. Als het A4’tje kleine letters bevat, selecteer je eventueel 600 dpi. Klik op
Voorbeeld en bestudeer het resultaat. Als je tevreden bent, klik je op Scannen. Wil je
meerdere velletjes scannen naar één document, dan herhaal je dit proces. Zodra de taak
is afgerond, klik je op Sluiten. De tekst van het papieren vel verschijnt op het scherm.
Controleer of het programma alle woorden correct heeft geïnterpreteerd en voer zo
nodig wijzigingen door in het Word-document.

9. 04 Doorzoekbaar pdf-bestand
OCR helpt je ook om doorzoekbare pdf-documenten te maken. Op deze manier is het
eenvoudig om specifieke informatie in lange teksten te vinden. Ook hiervoor kan je met
ABBY FineReader Spint uit de voeten. Klik in het startvenster op Scannen naar PDF.
Neem de instellingen door, waarna je bevestigt met Scannen. Herhaal deze handelingen
als je verschillende A4’tjes in een pdf-document wilt stoppen. Klik op Sluiten en bewaar
het bestand ergens op jouw harde schijf. Open het bestand in Adobe Reader en
controleer of er geen fouten in de tekst staan. Via Bewerken / Werkbalk Zoeken tonen
vind je voortaan eenvoudig trefwoorden in het pdf-document.

11. 05 SimpleOCR
Ondersteunt het meegeleverde programma van jouw scanner geen OCR? Geen
probleem, want er bestaat ook alternatieve software, zoals ABBY FineReader Pro,
Readiris en Nuance OmniPage. Helaas dien je voor veel OCR-programma’s te betalen.
SimpleOCR vormt hierop een uitzondering. Je downloadt het programma vanaf
www.simpleocr.com.
Na de installatie geef je aan of je getypte of handgeschreven teksten wilt digitaliseren.
Kies hier voor Machine Print. Selecteer onder Language de optie Nederlands. Via
Select kom je in het hoofdscherm terecht. Ga naar Tools / Options en stel de gewenste
scaninstellingen in. Je selecteert onder meer het juiste scanapparaat en de resolutie.
Bepaal onder het tabblad Save as of je de tekst als doc- of txt-bestand wilt bewaren.
Onder File Locations geef je aan in welke map SimpleOCR de bestanden opslaat.
Zodra je alle instellingen hebt doorgenomen, sluit je het venster met OK. Klik vervolgens
bovenaan op Add Page. Markeer Scanner en bevestig met OK.
SimpleOCR gaat het A4’tje nu scannen. Bekijk het voorbeeld en klik op Continue. Voeg
desgewenst met Add Page nog meer pagina’s aan het document toe. Handig is dat je
met de optie Picture region kunt aangeven welke afbeeldingen je naar het doc-bestand
wilt omzetten. Via Convert to tekst controleer je of het programma de woorden goed
interpreteert. SimpleOCR is onzorgvuldiger dan commerciële OCR-software, dus
waarschijnlijk zijn er behoorlijk wat correcties noodzakelijk. Overigens komt het
programma zelf met suggesties op de proppen. Na afloop sla je met File / Save As het
tekstbestand op.

13. 06 Online OCR
Je kunt pdf-bestanden ook op een later moment converteren naar een bewerkbaar
tekstbestand. Je hoeft dan geen OCR-software te gebruiken, terwijl je evengoed allerlei
zaken in het document aanpast. De conversie voer je online uit op de website
www.onlineocr.net.
Gebruik de knop Bladeren om het pdf-bestand te selecteren waarvan je de inhoud wilt
bewerken. Via Upload verzend je het document naar de server. De bestandsgrootte
mag niet groter zijn dan 4 MB. Kies onder Recognition language voor DUTCH en
selecteer het gewenste uitvoerformaat. Je hebt hierbij keuze tussen een doc-, xls- en txt-
bestand. Voer de juiste code in, waarna je klikt op Recognize. De tekst verschijnt in
beeld. Controleer of alles klopt en voeg zo nodig spaties toe. Klik ten slotte op
Download Output File om het bestand op jouw computer te bewaren.
Zonder account mag je maximaal vijftien conversies uitvoeren per uur. Daarnaast kan je
alleen pdf-documenten omzetten die uit één pagina bestaan. Als je een account
aanmaakt, heb je geen last van deze beperkingen.

15. 07 Papierloos bankieren
Rekeningafschriften hoef je in principe niet te scannen. Bij iedere bank kan je die
namelijk downloaden, zodat je al een digitale versie bij de hand hebt. Dat scheelt je heel
wat werk!
Log in op de website van jouw bank en zoek het gedeelte met af- en bijschrijvingen op.
Als het goed is, kom je ergens een downloadfunctie tegen. Zo niet, zoek dan even in
jouw persoonlijke instellingen of bel naar de klantenservice van jouw bank. Je geeft aan
voor welke periode je afschriften wilt downloaden. Je kiest bijvoorbeeld het meest
recente afschrift of je vult een datum in. Vervolgens downloaden de afschriften als pdf-
bestand naar uw computer.

17. 08 Evernote
Het is belangrijk om jouw gedigitaliseerde administratie overzichtelijk op te bergen, zodat
je alles snel terugvindt. Evernote is hiervoor een ideaal hulpmiddel. In dit programma kan
je allerlei informatie eenvoudig ordenen, waaronder dus jouw volledige administratie. Je
bewaart de bestanden op een online server, dus het programma zorgt meteen voor een
veilige kopie. Naast jouw pc, heb je ook toegang tot jouw administratie met een
smartphone en tablet. De makers bieden namelijk ondersteuning voor iOS, Android,
BlackBerry en Windows Phone.
Surf naar www.evernote.com om het installatiebestand te downloaden. Na de installatie
maak je een account aan. Met een gratis account sla je honderdduizend notities op van
maximaal 25 MB. Daar kan je dus wel even mee vooruit, aangezien je aan iedere notitie
een pdf-bestand toevoegt. Houd er wel rekening mee dat gratis gebruikers maximaal 60
MB per maand naar de online server van Evernote kunnen verzenden. Via Gebruik
rechtsboven houd je de uploadlimiet in de gaten. Wens je meer opslagruimte, dan kan
dat tegen betaling.

19. 09 Pdf-documenten toevoegen
Je ordent simpel pdf-bestanden in Evernote. Klik Bovenaan op Nieuwe notitie. In het
rechterdeelvenster stop je de notitie vol met allerlei informatie. Als eerste voeg je een
pdf-bestand toe. Je sleept het pdf-bestand met bijvoorbeeld jouw energierekening vanuit
Windows Verkenner naar het deelvenster. De inhoud van het document is gelijk
zichtbaar binnen Evernote. Geef de notitie een logische titel. Verder is het slim om labels
aan de notitie te koppelen. Dit zijn trefwoorden (tags) waarmee je bepaalde onderwerpen
snel terugvindt.
Als je bijvoorbeeld consequent bij iedere notitie het jaartal als label opgeeft, vraag je
eenvoudig de volledige administratie van ieder jaar op. Handig als je bijvoorbeeld je
aangifte inkomstenbelasting gaat indienen, want je hebt vlot alle relevante informatie bij
de hand. Je herhaalt bovenstaande stappen om alle pdf’jes (en afbeeldingen) uit jouw
administratie aan Evernote toe te voegen. Alle labels verschijnen aan de linkerkant.
Evernote is in staat om de inhoud van pdf’jes te doorzoeken. Voorwaarde is wel dat de
pdf-bestanden met een OCR-programma zijn gescand. Gebruik de zoekfunctie
bovenaan in Evernote om de gewenste documenten te vinden.

21. Deze presentatie wordt je aangeboden in samenwerking met de redactie van
Computer!Totaal, het grootste computermagazine van de Benelux. Kijk voor meer
informatie over abonnementen op onderstaande url.
www.computertotaal.nl/abonneren
www.facebook.com/computertotaal
www.twitter.com/computertotaal