Welche Rollen soll der Verwaltungsrat im Kontext Information Governance wahrnehmen? Vortrag an der Swiss Board School.

1. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015
!
Information Governance!
!
Der Umgang des VR mit dem Strategischen Produktionsfaktor
Information!
!
Dr. iur. Bruno Wildhaber, CIP CISA CISM CGEIT!
1

2. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 2
Daten beherrschen heisst, sie vernichten zu können!!
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3. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 3
„Daten“verarbeitung gestern und heute!
3
© John Mancini, AIIM 2012!
SharingEconomy
OnDemand
Economy

4. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 4
Der veränderte Umgang mit Information!
4
Themen! Enterprise 1.0! Enterprise 2.0!
Inhalt! Transaktion! Interaktion!
Steuerung /
Governance!
Hierarchisch! Kollaboration!
Kernelemente! Fakten, Daten, ! Erkenntnisse, Ideen, Werte!
Wert! Korrektheit, Vollständigkeit! Geschwindigkeit, Verfügbarkeit!
Inhalt! gesteuert, kontrolliert „Autor“! dezentral, anonym, „kommunal“!
Typus! Text, Bilder! Konversationen, Interaktion!
Datenqualität! Hoch, langzeit! tief, transient!
Suchbarkeit! Einfach, weil strukturiert! Schwieriger, weil unstrukturiert!
Benutzerfreundlichkeit! Nach Ausbildung, Support! Erfahrung, Standards!
Zugriff! Reguliert, kontrolliert! Ad hoc!
Archivierung! Langzeit! transient!
Governance Fokus! Sicherheit (physisch, logisch)!
Beherrschung der Datenmenge, Wert-
und Risikoerkennung!
Governance Perimeter!
Umfassend, Organisation und
Schnittstellen!
Kaum definierbar, starke
Fremdbestimmung!

5. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 5
=
68% der Unternehmensdaten belasten die
Systeme und kosten nur.
5% der Daten sind aus
rechtlichen Gründen
(Nachweis- und/oder
Aufbewahrungspflichten) von
Bedeutung, 25% aus
betrieblichen Gründen und
2% betreffen aktuelle
Rechtsfälle
Das Problem des Datenwachstums!
Das Datenwachstum ist
erschreckend:!
• 90% aller weltweiten Daten wurden in den
letzten beiden Jahren erzeugt!
• 40% Wachstum bedeutet, 15 Petabyte
heute sind 39PB in 3 Jahren.!
5
Quellen: AIIM Information Governance Study 2013 and Forbes“ You
Can't Keep All Your Data Forever, 'Forbes,'7/17/2012'
1GB = ca. 10 Laufmeter Bücher
1TB = 1024GB
1PB = 1024TB = ca. 20 Millionen Archivschränke à 4
Schubladen gefüllt mit Text

6. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 6
Information ⇏ IT!
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Die IT (das Unternehmen) ist nicht mehr Herrin der Informationsverarbeitung!
Der Anwender steuert die Qualität der Organisationsdaten!
Die Rolle der IT wandelt sich grundlegend!
Der Geschäftsbereich muss zusätzliche Verantwortung übernehmen!
Es erfolgt eine Kaskadierung des Sourcing (Verträge UND Daten)!
aber!
Wo sind die Daten wirklich gespeichert und wer gibt darüber ehrlich Auskunft?!
Wer ist Data Owner?!
Wann sind Daten richtig?!
Wer übernimmt die führende Rolle?!
Wer trägt die Verantwortung und wofür?!
!

7. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 7
VR Herausforderungen !
„Every Business is an Information Business“!
• Es droht die Vernichtung ganzer Wertschöpfungsketten!
• Was der Musikindustrie passiert ist, kann fast jeder Industrie passieren !
(Bsp. Ersatzteilgeschäft bedroht durch 3D Druck)!
On Demand Economy!
• Ressourcenbeizug nur für konkrete Aufgabe!
• Abbau von fixen Strukturen und Ressourcen (Technologie, Personal, Wissen)!
Neue und unbekannte Datenschutz-Risiken!
Beherrschung des Information-Business durch Betreiber
von „Sirenen Servern“!
!
Lesenswert: !
„Who owns the future“ (J. Lanier, 2013)!
Gegenposition!
Race Against the machine (Erik Brynjolfsson und Andrew McAfee, 2011)!
!
Gestal-
tung!
Team-
entwick-
lung!
Kommuni
-kation!Kontrolle!

8. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 8
Information im VR Kontext (VR Governance)!
Funktion! Innenwirkung! Aussenwirkung!
Gestaltung /
Führung!
Knowledge Management! Strategieentwicklung!
Lageeinschätzung!
Teament-
wicklung!
Personalauswahl!
Profilierung!
Vernetzung!
Profilbildung!
Nutzung der Social Media Kanäle!
Kontrolle! Revisions Mgmt. !
Int. Risiko – Mgmt.!
Reporting!
Ext. Risiko Mgmt. !
Compliance Mgmt.!
Kommuni-
kation!
Board Information System (BIS)! Vernetzung mit Peers!
Krisen - Kommunikation!

9. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 9
Rolle der Information in der VR Agenda!
• Innen!
• Board Information
System!
• VR Information
Mgmt!
• Aussen!
• Vernetzung mit
peers!
• Krisen
Kommunikation!
• Innen!
• Risiko Mgmt!
• Compliance Mgmt!
• Aussen!
• Bewertung der ext.
Risiken!
• Innen!
• Ausbildung!
• Change
Management!
• Aussen!
• Profilbildung!
• Vernetzung!
• Innen!
• Knowledge
Management!
• Arbeitsmitteleinsatz!
• Aussen!
• Lageeinschätzung!
• Strategieentwicklung!
Gestaltung!
Teament-
wicklung /
HR!
Kommuni-
kation!
Kontrolle!

10. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 10
Information Governance!
10
Information Governance ist darauf ausgerichtet, die
informationsbezogene Risikobewältigung des
Unternehmens zu optimieren.
Beschreibt die Verfahren, Organisation und Technologien welche benötigt
werden, um Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus (Nutzen,
Erfassen, Klassieren, Speichern, Löschen) in Übereinstimmung mit den strategischen
Vorgaben des Unternehmens und den externen und internen Vorschriften aktiv
zu bewirtschaften. Information Governance umfasst Teilbereiche des Information
Managements, der IT-Governance und des Risk Managements.
verstehen - nutzen - optimieren - beherrschen

11. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 11
Information Governance aus Management - Sicht!
11
Information Governance!
Gestal-
tung!
Team-
entwick-
lung!
Kommuni
-kation!Kontrolle!

12. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 12
Was ist die MATRIO® Methode?!
Die Methode beschreibt, wie die Information Governance entwickelt
und gepflegt werden kann!
Was unterscheidet die MATRIO® Methode von anderen Ansätzen?
Sie ist sowohl Top Down wie auch Bottom up einsetzbar.!
• Damit eliminiert sie das Grundproblem der Information Governance
Implementierung, nämlich die überlangen Einführungszeiten.!
• Sie hat einen interdisziplinären Ansatz.!
• Sie eliminiert Doppelspurigkeiten in den Organisationen durch die
Verknüpfung verwandter Themen.!
Die MATRIO® Methode führt zu schnelleren und besseren Resultaten

13. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 13
Normative
(Board
Level)!
Strategic
(Mgmt. Board
Level)!
Operational!
(Execution)!
Tactical
(Mid Mgmt.)!
Governance & Compliance Rahmenwerk !
Grundlegende Steuerung & Red Flag
Themen, Strategische & Risiko Vorgaben
Aufbau der unternehmensweiten Information
Governance (Information Management,
Datenschutz, IT Governance, Sicherheit &
Risiko Management, Sourcing Strategie)!
Records Management Konzept!
Business Classification, RM Weisung,
Architektur!
Implementiere IM Lösungen für
verschiedene Medien!
Aufbau und Betrieb von IM-Komponenten
(z.B. Scan, DMS, Archiv)!
Bottomup
TopDown
?
Red Flags are paramount rules which MUST be followed
(example: Cloud Services prohibited for client data) ⚑
?
? !
!
!
⚑
Vorgehensmodell!
⚑
Gestal-
tung!
Team-
entwick-
lung!
Kommuni
-kation!Kontrolle!

14. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 14
Information Governance!
Internal Control (ICS)
Privacy Mgmt.
Information Management
Business Alignment
Value Delivery
Asset Mgmt
Compliance Projects
Security Technology
normative!
strategic!
operational!
tactical!
Data Quality
Lifecycle Mgmt.
Archiving
Business Intelligence
Big Data
Corporate Governance!
Information Risk
Management IT Governance
Service Delivery
Business Classification
Security Classification
Mgmt Layer!
Themen der Information Governance! Gestal-
tung!
Team-
entwick-
lung!
Kommuni
-kation!Kontrolle!

15. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 15
Beispiel einer resultierenden Projektstruktur (Themen)!
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Bottomup
TopDown

16. © KRM/Wildhaber Consulting, Zürich 2014© Wildhaber Consulting, Zürich 2015© KRM/Wildhaber Consulting, Zürich 2014
Vielen Dank!
16
Wildhaber Consulting
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CH 8301 Glattzentrum /
Switzerland
Tel. +41 44 826 21 21
www.wildhaber.com
info@wildhaber.com

17. GOVERNANCE
INFORMATION
LEITFADEN
Heerausgeber:
Koompetenzzenzenttrurumm Records Management
«TThe Swiswiss IInfonformation Governance
Comompetpeteence Center»t C t
mit Checklisten, Mustern und Vorlagen
Von Bruno Wildhdhaber
AAutoren: Daniel Burgwinkel,
Jürg Hagmann, Stephan Holländer,
Peter K. Neuenschwander,
Dieter Schmutz, Daniel SpicichthtyDieter Schmutz Daniel Spichtyty
Wir leben in der Welt der Daten(über)flut. Noch nie nahm das Da-
tenwachstum so rasant zu. Dies wird für viele Unternehmen zu einer
immer grösser werdenden Herausforderung. Selbst KMU kämpfen heu-
te mit einer Flut von Mails, überlaufenden Servern und Datenträgern.
Soziale Medien machen auch vor Unternehmen nicht halt, doch soll
man deren Daten in die eigene IT integrieren? Gleichzeitig stellt sich die
Frage, welche Daten noch im Unternehmen gespeichert werden müs-
sen oder ob eine Cloud-Lösung nicht die bessere Alternative wäre. Diese
Herausforderungen werden an die Information Governance adressiert.
Information Governance ist das unternehmensweite, proaktive
Management von Information, um die Wertschöpfung zu stei-
gern und die Risiken zu minimieren.
Als Teil der Corporate Governance wird Information Governance zum
strategischen Wettbewerbsfaktor. Die Fähigkeit, Daten gezielt löschen
zu können, wird zu einem zentralen Kostenfaktor. Doch nebst den
Kosten müssen auch die juristischen Anforderungen beachtet werden.
Nicht alles, was gelöscht werden kann, darf auch gelöscht werden.
Daten bzw. Informationen werden je länger je mehr auch strategisch
genutzt und können für den entscheidenden Wettbewerbsvorteil
sorgen. Wie reagiert man auf diese Herausforderung richtig? Wer soll
sich dieser Fragen überhaupt annehmen?
Diese Themen werden in der Neuauflage des Praxisleitfadens Informa-
tion Governance angesprochen. Eine Gruppe erfahrener Praktiker aus
diversen Disziplinen des Informationsmanagements sowie Lösungsan-
bieter erarbeitete den Leitfaden unter der Leitung von Bruno Wildhaber.
Highlights:
• Eigenständiger und neuer Leitfaden
• Vom Records Management zur Information Governance
• FokusaufdieUmsetzungspraxismitFallbeispielen(eHealth,eDiscovery,
ERP-Anbindung, IG-Strategie)
• Praxisorientiertes Information-Governance-Modell:
MATRIO® Methode
• Kommunikations- und Informationshilfen
• Entscheidungshilfen
Wem nützt der Leitfaden?
Verantwortlichen und Beratern im obersten Management und zuge-
hörigen Abteilungen, der IT, dem Accounting, Juristen in Compliance-
und Rechtsabteilungen, der Revision und der Verwaltung, Anbietern
von Archivlösungen, Records Managern, Geschäftsleitung und Verwal-
tungsrat, Kader in öffentlich-rechtlichen Institutionen.
Der Leitfaden wird im ersten Quartal 2015 erscheinen und als gedruck-
tes Werk wie auch als E-Book verfügbar sein.
Leitfaden
Information Governance
Von Bruno Wildhaber
Autoren: Daniel Burgwinkel,
Jürg Hagmann, Stephan
Holländer, Beat Lehmann,
Peter K. Neuenschwander,
Dieter Schmutz, Daniel Spichty.
Mit Unterstützung von Jacques
Beglinger, Christian Bläuenstein,
Alexandre Mestre, Michael
Rumpf und Jürg Stutz sowie
Gastautoren
Das Kompetenzzentrum
Records Management (KRM)
fokussiert sich interdisziplinär auf
die Information Governance und
betreibt dazu das erste Kompe-
tenzzentrum in Europa.
www.aufbewahrung.ch
#IGCCCH
ISBN 978-3-9524430-0-2
Vertrieb über den Buchhandel;
ca. 300 Seiten, gebunden,
empf. Verkaufspreis CHF 95.–
Subskriptionspreis CHF 75.–,
gültig bis am 15. Februar 2015,
exkl. Versandkosten;
Bestellung direkt bei
Kompetenzzentrum
Records Management
Rotfluhstrasse 91
8702 Zollikon
bestellung@aufbewahrung.ch
Erscheint 1.3.2015!

18. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015 18
http://de.slideshare.net/Humoback/information-management-strategie-leitfaden!
Download des Leitfadens: http://wildhaber.com/index.php/materialien/rmundim/3-imecmstra!
Wie kombiniert man das St. Galler Management Modell
mit Information Management?!
!
Dieser Leitfaden beschreibt eine Methode für die
informationsfokussierte Entwicklung des Unternehmens.!

19. © Wildhaber Consulting, Zürich 2015
Kontakt & Unternehmen!
19
Wildhaber Consulting!
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CH 8301 Glattzentrum /
Switzerland
!
Tel. +41 44 826 21 21!
www.wildhaber.com!
info@wildhaber.com
Wildhaber Consulting berät Unternehmer und Manager, wie sie Ihre kritischen Daten in den Griff bekommen
können. Dies beginnt bei grundsätzlichen Überlegungen zum Umgang mit Informationen und der Datenflut
(Information Governance), führt zu Themen wie Information Management (IM/ECM/Records Management), Risk
Management und Informationssicherheit und letztendlich zur richtigen Umsetzung (IT Governance, ITG).!
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Das Kompetenzzentrum Records Management (KRM) ist aus den Arbeiten an der Revision der handelsrechtlichen
Aufbewahrungspflichten (Art.957 ff OR) und der Geschäftsbücherverordnung («GeBüV») hervorgegangen. Es
versteht sich als Plattform für die Vermittlung von Know-how und Dienstleistungen für die ECM und RM Anbieter
und Kunden.!
Hinter beiden Unternehmen steht ein Team erfahrener Experten mit langjähriger Praxiserfahrung aus
Privatwirtschaft und Verwaltung.!
Dr. iur. Bruno Wildhaber CIP / CISA / CISM / CGEIT