Präsentation beim gfwm-KnowledgeCamp in Passau 2010

1. Wissensmanagement-Ist-/Soll-Analyse
Was braucht die Firma/Organisation, was kann sie schon
und was läuft organisationsabhängig sehr unterschiedlich?
Oder: Wie bekomme ich die Schlüsselpersonen
der Organisation ins WM-Boot?
KnowledgeCamp, Passau, 8.-9.10.2010
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis
Unternehmensberater für Wissens- & Innovationsmanagement
Integriertes Management des Intellektuellen Vermögens Kompetenzen | Vernetzung | Information | Ideen | Patente | Standards
Partner, Amontis Consulting, josef.hofer-alfeis@amontis.com
Design: Ron Hofer

2. Siemens CIO ICap Strategy
Agenda
1
Wissen … Wissensmanagement
2
Analyse- und Gestaltungs-Instrument für die AnwenderOrganisation: WM-Gestaltungsgespräche
3
Diskussion – andere Instrumente und Erfahrungen
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 2

3. Rohstoff und Ressource „Wissen“ –
umfassend betrachtet im Wissensmanagement (WM)
Kunden, Lieferanten, Partner, ... die Welt
Beziehungen ... Wissen
Unternehmen
Ideen / Innovationspotentiale
Wissen
• individuelle Kompetenzen
Patente ...
• organisationale Fähigkeiten
Standards,
Vorschriften ...
• Wissen in Information
anderer gleichwertiger Begriff: „Intellektuelles Vermögen“
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 3

4. Rohstoff und Ressource „Wissen“ –
umfassend betrachtet im Wissensmanagement (WM)
Kunden, Lieferanten, Partner, ... die Welt
Beziehungen ... Wissen
Unternehmen
Ideen / Innovationspotentiale
WM-Partner:
Personalentwicklung /
Talentmanagement,
„Lernen/Training“ …
Wissen
• individuelle Kompetenzen
Patente ...
• organisationale Fähigkeiten
Standards,
Vorschriften ...
weitere WM-Partner
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 4
• Wissen in Information
WM-Partner:
Informationsmgt.,
Kommunikation, QM …,
Informationsdienste, …
WM-Partner:
Organisationsentwicklung,
Prozessmgt., QM. …
„Kollaborationsmgt.“

5. Gesamtsicht: Wissensgebiete und Wissensträger –
vernetztes Wissen – WM-Maßnahmen
Gesamtwissen des Unternehmens
in geschäftsrelevanten Wissensgebieten
Wissensgebiete
Quality mgt.,
Risk Mgt.,
…
Wissensgebiet
Service XX
bereitstellen
Wissensgebiet
PLM
Wissensgebiet
CRM
zirkuliert spezifisch
in Wissensträgern
Individuum
Organisation
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 5
Information
vernetztes Wissen
...

6. Gesamtsicht: Wissensgebiete und Wissensträger –
vernetztes Wissen – WM-Maßnahmen
Wissen in geschäftsrelevanten Wissensgebieten
Wissensgebiete
Quality mgt.,
Risk Mgt.,
…
Wissensgebiet
Service XX
bereitstellen
Wissensgebiet
PLM
Wissensgebiet
CRM
...
zirkuliert spezifisch
in Wissensträgern
einzelne Wissensträger
mit unterschiedlicher
Wissensqualität:
• Wissenstiefe
• W-Verteilung & -Vernetzung
• Wissenskodifizierung –
Handlungsbedarf?
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 6
Individuum
Organisation
Information
Wissensvernetzung

7. Gesamtsicht: Wissensgebiete und Wissensträger –
vernetztes Wissen – WM-Maßnahmen
Wissen in geschäftsrelevanten Wissensgebieten
Wissensgebiete
Quality mgt.,
Risk Mgt.,
…
Wissensgebiet
Service XX
bereitstellen
Fach-ExpertenAufgabe
Wissensgebiet
PLM
Wissensgebiet
CRM
zirkuliert spezifisch
in Wissensträgern
Fachwissens-Maßnahmen für
spezifisches Wissensgebiet
Individuum
allgemeine WM-Maßnahmen
für jedes Wissensgebiet
WM-TeamAufgabe
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 7
...
strateg. Steuerung,
Ressourcen,
Mgt.-Energie
ManagementAufgabe
Organisation
Information

8. BITKOM-Leitfaden
WM-Prozess-Systematik
zum kostenfreien Herunterladen auch
für Nicht-Mitglieder:
http://www.bitkom.org/de/publikationen/54
938_61676.aspx
1. Auflage am 5. Mai 2007 ins Web gestellt.
Statistik Mai 2010:
Downloads: ca. 2000
seit Nov. 09:
vollständig überarbeitete Neuauflage
>225 WM-Prozesse (Instrumente/Tools/…)
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 8

9. Wissensmanagement-(WM)-Kernprozesse
Die drei Prozessgruppen der BITKOM WM-Prozess-Systematik
Wissen und WM:
Fokussieren wir auf das geschäftskritische Wissen und das richtige WM?
Handlung (Prozess, Vorgehen, Aktion, …),
die Wissen (Befähigung zum effektiven Handeln) erfordert
 ja
Wissen und WM-Systeme
strategisch planen und steuern
Management
Wissen:
Haben wir das Wissen dazu in
adequater Qualität (Tiefe, Vernetzung,
Beschreibung)?
Sozio-technisches WM-System:
Haben wir das richtige WM-System?
WM-System bereitstellen/verbessern
SollWissen
X nein
IstWissen
Wissensqualität
anpassen/verbessern
Wissensarbeiter
WM-Supportorg.
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 9
WM-System

10. WM-Detailprozesse für Wissensqualität verbessern :
Instrumente für alle Wissensarbeiter
• vertiefen
• kodifizieren
• verteilen &
vernetzen
• lokalisieren &
aufnehmen
• erfassen &
transferieren
• In W-Gebiet
vernetzen & zus.arbeiten
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 10
mehr-dimensional
Wissen
ein-dimensional
Wissensqualität
verbessern:

11. Siemens CIO ICap Strategy
Agenda
1
Wissen … Wissensmanagement
2
Analyse- und Gestaltungs-Instrument für die AnwenderOrganisation: WM-Gestaltungsgespräche
3
Diskussion – andere Instrumente und Erfahrungen
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 11

12. Vorgehen mit Gestaltungsgesprächen
 Interviews á 2,5 Stunden
 6 - 10 Interview-Partner aus verschiedenen Organisationsteilen und
Hierarchie-Ebenen
 Fragen und Diskussion zu relevanten Wissensmanagement (WM)-Instrumenten
in der Firma
 Nicht nur Analyse – gleichzeitig intensive Kommunikation für
gemeinsames Verständnis von WM und
Reflektion der Notwendigkeit und Möglichkeiten
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 12

13. WM-Zustands-/Bedarfs-Analyse über
Gestaltungsgespräche mit Schlüsselpersonen
Bedeu
-tung
Leis-tung
• Experten | Team/Netzwerk | Dokument/Information erschließen
sehr
wichtig
läuft
schlecht
• Wissenstransfer bei Team-Meilenstein | bei Expertenwechsel
sehr
wichtig
läuft
schlecht
... mittel
sehr
wichtig
läuft
schlecht
nicht ...
sehr
wichtig
läuft
schlecht
typische Ergebnisse
• In Organisations-übergreifendem Experten-Netzwerk
(Community) Wissen austauschen und zusammenarbeiten
• Soziales Netzwerken (Bookmarking ... Weblogging ... „internes
XING“ ... ) und adhoc-Zusammenarbeiten (Instant Messaging ...
Video-/Web-Konferenz ... Wiki ... )
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 13

14. WM-Zustand-/Bedarfs-Analyse über Interviews mit
Schlüsselpersonen Bed: Bedeutung [1 ... 3], Lst: Leistungsstand [1 ... 3]
Prozess- & Erfahrungstransfer ?
Unterschiedliche Bewertungen
nach Funktion/Prozess (Beispiel):
• Entwicklung
• Produktmanagement
• Produktion
• Support
Dringender Handlungsbedarf
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 14

15. Großer Handlungsbedarf – typische Beispiele
es ergeben sich viele WM-Defizite /-Baustellen
- wie planen und fokussieren?
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 15

16. WM-Zustands-/Bedarfs-Analyse
miterfasste Erfahrungsgeschichten (Beispiele)
Zu Wissenssuche:
Zum Wissenstransfer:
 Am Standort geht man zu den
 Interne Experten für Trainer-Aufgaben gewinnen gelingt
Experten; an anderen Standorten
nicht bekannt.
 Suche über persönliche
Netzwerke für TeilzeitBeschäftigte schwierig
 Wissenssilos werden gebaut,
ohne sich um andere zu
kümmern.
 Suche in Emails, Wiki, Dokumentensammlung ... frustrierend.
manchmal nicht, da Motivation fehlt, z.B. wegen
Überlastung, dann teurer mit externen Trainern.
 Ein Nachfolger hat bis heute nach 5 Monaten noch
keinen Überblick bei ... ehem. Mitarbeiter hat sehr viel
über Produkte gewusst - Verlust ist nach 12 Monaten
noch schmerzhaft ... Übergabe: seitenweise WordDokumente selbst eingestellt - kein systematisches
Vorgehen.
 QM lud neuen Mitarbeiter ein für einen Tag reinschauen sehr gut.
 Fragen werden ineffektiv immer wieder beantwortet.
Zu Wissensvernetzung & Zusammenarbeit:
 Teams gut vernetzt – Communities über versch. Gebäude ... versch. Länder … - Fehlanzeige
 Koordinierungsprobleme bei größeren, länger laufenden Projekten.
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 16

17. Siemens CIO ICap Strategy
Agenda
1
Wissen … Wissensmanagement
2
Analyse- und Gestaltungs-Instrument für die AnwenderOrganisation: WM-Gestaltungsgespräche
3
Diskussion – andere Instrumente und Erfahrungen
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 17

18. Kontakt
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis
Unternehmensberater für Wissens- & Innovationsmanagement
Integriertes Management des Intellektuellen Vermögens Kompetenzen | Vernetzung | Information | Ideen | Patente | Standards
Post: Josef-Sterr-Str. 4, 81377 München
T +49 89 85661623
F +49 6221 141693
M +49 173 9775943
Email josef.hofer-alfeis@amontis.com
Skype JHofer-Alfeis
BrainGuide http://www.brainguide.de/dr-ing-josef-hofer-alfeis/persondetail,1,,,,,69354.html
XING https://www.xing.com/profile/Josef_HoferAlfeis
Bookmarking http://del.icio.us/HoferAlfeisJ
yasni http://person.yasni.de/josef-hofer-alfeis-17021.htm
Twitter HoferAlfeisJ
Partner
Competence Center
Knowledge | Innovation | Intellectual Capital Mgt.
Amontis Consulting AG
Kurfürsten Anlage 34
D-69115 Heidelberg
Germany
www.amontis.com
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 18

19. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis:
Beratungsangebot zum Wissensmanagement (WM)
 WM-Zustands- und Bedarfs-Analyse über Interviews mit Schlüsselpersonen und Beratung zur Verbesserung der
„Basis-Ausstattung“ mit WM- und Ideen-/Innovationsmanagement-Prozessen und –Systemen.
 Moderation der Erarbeitung einer "Wissensstrategie“ zum Geschäft durch das Managementteam:
fokussiert auf das geschäftskritische Wissen, konzertiert mit beteiligten Supportdisziplinen und ausgewogen in den
verschiedensten Lösungswegen werden die effektivsten Maßnahmen für Weiterbildung & Methodenentwicklung,
Expertenvernetzung & Prozessmanagement sowie Erfahrungsdokumentation & Informationsmanagement definiert.
In der Wissensstrategie werden die wichtigsten Handlungsräume (Wissensgebiete) beplant und damit wird oft erst die
anstehende Geschäftstransformation gemeinsam verstanden und präzisierbar.
 Unterstützung bei der Wissensstrategie-Umsetzung und effektivem Controlling, z.B. mit professionellen
Instrumenten, geeigneten Organisations- und Projektstrukturen, Messungen oder einer Wissensbilanz.
 Systematische und transparente Gestaltung eines Fachkarrieresystems auf Basis einer Wissensstrategie (meist in
Zusammenarbeit mit der Personalabteilung).
 Moderation der Erarbeitung der WM-Strategie durch die WM-Support-Organisation,
z.B. Workshop mit abgestimmter WM-Roadmap und WM-Arbeitspakten/-Projekten als Ergebnis
 Einsatzunterstützung bei Detail-Instrumenten des Wissensmanagements – Beispiele:
- Debriefing von Teams oder ausscheidenden Experten, d.h. gezielte Wissenstransfer-Maßnahmen planen
und umsetzen, damit wertvolle Erfahrungen und Methoden nicht verloren gehen,
- Auf- und -Ausbau von Experten-Netzwerken in wichtigen Fachgebieten zur Förderung der
Zusammenarbeit und Wissensvernetzung mit zeitgemäßen Methoden und Technologien.
 Coaching mit Erarbeitung einer individuellen Wissensstrategie und Beratung zum persönlichen
Wissensmanagement
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 19