Guide de la collection "Voici le Rotaract", par Cyril Noirtin

1. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - La communication
Introduction
• Pourquoi la communication :
Un club Rotaract connu et reconnu est plus fort. Parce q'un club qui organise
un week-end ou une soirée a besoin d'attirer les autres clubs à participer à ses
actions, parce que communiquer, aller vers les autres, c'est le Rotaract...
En effet, un club dont les objectifs, le programme et les résultats sont connus
et appréciés de tous, membres et public, n'aura aucune peine à concrétiser
toutes ses actions :
- il trouvera plus facilement des partenaires ou sponsors pour ses
manifestations;
- le recrutement ne sera plus un problème;
- l'image de marque du Rotaract en sera valorisée;
- la motivation des membres ne pourra être que plus grande.

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Voici le Rotaract - La communication
• Pour cela, un club Rotaract dispose de nombreux moyens :
- la communication interne:
La réalisation de bulletins de club ou de compte-rendus réguliers, attractifs,
complets permettent une bonne information des membres. De plus, il montre
concrètement ce que fait un club Rotaract.
Le bulletin de district facilite la coordination et la transmission des
informations à l'intérieur du district. Il permet au Représentant de District de
transmettre les nouvelles des autres clubs, districts et pays.
Les clubs profitent aussi des idées et expériences de tous.
- La communication externe, ou les relations publiques :
La participation active, ou même la création de forums d'association, ou de
semaine de la jeunesse sont autant d'évènements propres à faire mieux
connaître le Rotaract.
La réalisation de plaquettes de présentation permet aussi de concrétiser les
objectifs et programmes d'un club Rotaract.
Des communications de presse, pour annoncer des évènements particuliers du
club (célébrations, conférenciers exceptionnels, manifestations originales,
actions d'intérêt public...)
Il faut cependant ne pas tomber dans l'excès inverse et distribuer à tort et à
travers n'importe quelle information...
" Son insigne en évidence chaque Rotaractien est un porte-parole du
Rotaract "

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Les Relations publiques
Les relations publiques sont menées différemment de par le monde. Mais sans
même prendre en compte les différences culturelles, les clubs doivent aller à la
rencontre de leur public. Des relations publiques efficaces reposent sur un
message et les moyens appropriés de le délivrer.
Les relations publiques devraient avoir pour cible plusieurs auditoires :
- les pouvoirs publics - le monde des affaires
- les clubs et districts Rotary - les autres associations
Les bonnes campagnes de relations publiques ne sont pas dues au hasard. Elle
demandent du temps, de la patience et une planification.
Vendre les actions du Rotaract :
Tout comme les fabriquants font de la publicité pour leurs produits, les
Rotaractiens doivent “ vendre ” leurs nouvelles aux médias. Il faut donc se
livrer à une étude de marché. Avant d'envoyer des articles à un jounral,
assurez-vous de bien cerner son lectorat. Le messager est aussi primordial que
la qualité du message. Vos porte-paroles doivent être informés, compétents,
accessibles et avoir un certain abattage.
Lorsqu'une personne connue participe à une manifestation Rotaractienne,
assurez-vous qu'elle possède les bonnes informations et qu'elle est en mesure
de diffuser un message approprié sur le Rotaract.
Aborder les médias :
Il existe différents moyens à cet effet (Téléphone, Fax, Courrier, Internet).
Dans tous les cas, soyez persuasifs et persistants sans être agressifs.
Il faut savoir essuyer un refus et accepter la décision du journaliste. Il ne sert à
rien d'argumenter ; cela ne pourra qu'envenimer les contacts ultérieurs.

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Voici le Rotaract - La communication
Le Rotaract et sa communication
Avec la Collaboration de l'E.F.A.P.
Les étudiants de dernière année de l'Ecole Française des Attachés de Presse
(E.F.A.P.) ont apporté leur concours, leurs idées et leur nouvelle expérience
des métiers de la communication en réalisant un "audit" du Rotaract.
En voici les grandes lignes :
• Constat :
Points forts Points faibles
- Jeunesse : motivation, dynamisme
- Présence internationale
- Horizons professionels divers
- Liens privilégiés entre les membres
- Volonté de servir autrui
- Image de marque insuffisante
- Communication trop ponctuelle
- Déséquilibre entre les clubs
- Anonymat des actions
• Diagnostic :
- Rechercher une identité propre
- Se faire reconnaître à part entière
- Tisser un jeu de relations efficaces et constructives entre les clubs
- Intéresser la presse aux actions entreprises

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Voici le Rotaract - La communication
• Quelques " remèdes " proposés :
- Commission permanente de l'Information et de la communication ;
- Participation à " Rotaract France Magazine", à la Newsletter d'ERIC, ... ;
- Réalisation d'un bulletin annuel du club ;
- Application de la "Charte de Communication" ;
- Une cuvée Rotaract ;
- Organisation d'un séminaire annuel de communication ;
- Informations auprès des entreprises, des étudiants ;
- Utiliser les moyens professionnels d'informations (TV, Radios, Journaux,...)
- Réalisation de Press-book ;
- ...
• Les trophées "Hermes de la Communication "
Crées en 1989 en collaboration avec l'EFAP-Lyon, les trophées ont pour but
d'inciter les clubs à communiquer.
Sur la foi de critères établis et de réponses données par les clubs, le conseil
d'administration de la Coordination Nationale Rotaract club de France décerne
3 trophées :
- Hermes de la Communication Interne
- Hermes de la Communication Externe
- Hermes de la Communication la plus originale
Crée en 1995 en collaboration avec la Revue "Le Rotarien", l'Hermes du
Rotarien a pour but d'inciter les clubs et districts à réaliser un journal
d'information interne.
Il est décerné, suite à une évaluation des bulletins par le Coordinateur National
et le Rédacteur en Chef du magazine Le Rotarien.

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Voici le Rotaract - La communication
La Charte
Moi Rotaractien, je veux communiquer ...
- Ma première préocupation sera de véhiculer une information objective au
sein du club.
- Je m'efforcerai de faire circuler ces informations au sein des districts et
dans tous les clubs de France.
- Je mettrai tout en oeuvre pour donner la meilleure image du Rotaract.
- Je ferai tout pour être à l'écoute des rotaractiens, pour favoriser le dialogue
porteur d'idées nouvelles.
- Je m'investirai dans chaque démarche contribuant à faire connaître le
Rotaract autour de moi et faire partager ma passion.
- Je m'engage à ce que toute initiative aboutisse à l'obtention du Trophée de
la Communication.
- Je ferai mon possible pour respecter les différents points de cette charte afin
que le Rotaract ait une politique de communication cohérente et durable.
" Une force nouvelle : La Communication ..."

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Le Rotaract et Internet
Le Rotaract et le Rotary sont bien représentés sur les autoroutes de
l'information. Internet et les autres réseaux informatiques sont des moyens
d'échanger des textes, des images, du son, etc...
Tous ces services sont accessibles par l'intérmédiaire d'un ordinateur personel
branché sur le réseau téléphonique grâce à un modem ou une carte RNIS
(NUMERIS).
L'Internet est aujourd'hui un outil essentiel de recherche et de communication.
Les réseaux télématiques fournissent un moyen de communication instantané,
fiable et intéractif dans le monde entier. Ils permettent également un accès
rapide à l'information.
La plupart des responsables Rotaract se connectent à Internet et possèdent une
adresse électronique.
L'information rotaractienne et rotarienne est aujourd'hui rapidement disponible
sur les pages Web du Rotary International ou des organisations multidistrict
d'information comme E.R.I.C. ou la Coordination Nationale Rotaract France.
On peut trouver sur Internet des informations sur les activités, manifestations,
et programmes en Europe et dans le monde entier, des statistiques, des
communiqués de presse récents, des logos et d'autres documents qui peuvent
être importés pour appuyer les efforts de relations publiques, menées par les
clubs.

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Voici le Rotaract - La communication
Les principales adresses internet pour le Rotaract sont :
• Page Mondiale (officieuse) : http://www.mcs.net/~dhartung/rotaract
• Page ERIC : http://www.rotaract.de/eric
• Page du Rotary International : http://www.rotary.org
• base de données d'action : http://www.rotaract.de/service
• RTC France : http://www.ourworld.compuserve.com/homepage/vpineau
• District Rotaract 1660 : http://www.creaspace.fr/rotaract1660
Les principales adresses E-mail :
• Liste de diffusion Rotaract : world@Rotaract.de
• E.R.I.C. : ERIC@Rotaract.de
• Coordination Nationale Rotaract France : France@Rotaract.de
• Rotary International (Bureau du Rotaract, siège du R.I. à Evanston) :
- John Gherardini : Gherardj@RIORC.MHS.CompuServe.COM
- Christine Michonski : MichonsC@RIORC.MHS.CompuServe.COM