Este documento describe un sistema automatizado para gestionar el proceso de creación, revisión y publicación de documentos empresariales como procedimientos. El sistema utiliza formatos de InfoPath y flujos de trabajo de SharePoint para agilizar los tiempos de autorización de hasta 17 días. Esto mejora la estructuración, seguimiento y acceso a la documentación de la empresa.

1. Automatización del Proceso de
Publicación Documental
Haarón Gonzalez
Consultor Independiente en .NET y SharePoint
http://msmvps.com/blogs/haarongonzalez
haarongo@prodigy.net.mx
Microsoft MVP, MCT, MCAD, MCTS

2.  Automatizar el proceso de elaboración de
procedimientos
 Estructurar la documentación empresarial
de acuerdo a procesos empresariales
 Agilizar los tiempos de revisión y
autorización de documentos
 Medir el uso y aplicación de los
procedimientos

3.  Categorización ágil de los documentos
empresariales
 Seguimiento del proceso de
elaboración, revisión y aprobación
 Facilidad de acceso y operación

4.  Uso de formatos con InfoPath 2007
 Flujo de trabajo de SharePoint para la
aprobación de un documento con envíos
de notificaciones por correo electrónico
 Tablero de control del estado de
aprobación de un documento
 Integracion completa con Microsoft Office
2007

5. Un gerente o jefe de área «Solicitante» solicita la creación de un
procedimiento para su departamento especificando la información
general del mismo y asignando a un responsable «Persona
Asignada» interno para su gestión

6. Solicita la creación,
modificación, eliminación o
suspensión de un
procedimiento
Solicitante
Organización y Métodos
asigna un líder y notifica
a persona asignada y
solicitante
Solicitante
Líder de Proyecto Persona Asignada
revisa e inicia el análisis
Poner solicitud en
análisis

7. Un encargado del área de procedimientos «Líder de Proyecto»
atiende la solicitud y colabora con el solicitante y la persona
asignada en recabar la información necesaria para crear la versión
borrador del documento

8. Nueva Modificación Suspensión Eliminación
A
Líder de Proyecto
analiza la información
adjunta a la solicitud
1
Obtiene copia de la
versión publicada Líder de Proyecto
actualmente ingresa contenido del
procedimiento en el
documento
¿falta NO Poner solicitud en Se genera borrador
informa
generar borrador acorde al estándar
ción?
Líder de Proyecto
analiza la información Solicitar mas
SI
adjunta a la solicitud información
SI
¿ Ya se
envió la
informaci
ón?
Persona Asignada

9. El “Líder de Proyecto” somete a
autorización el documento borrador

10. 1 A
Somete a
Aprobación
Líder de Proyecto
termina el procedimiento
borrador
¿esta de SI
acuerdo Aprueba
?
involucrados involucrado
NO
Líder modifica
procedimiento NO ¿se
requiere Dar comentarios y
reunión sugerencias
?
SI
¿Es NO
¿hubo
NO eliminac SI respuest
ión o
a de
Involucrados suspensi
todos?
se reúnen ón?
Involucrados SI
Se libera el Se elimina y se
documento borrador manda al histórico
y notifican

11. Una vez autorizado el procedimiento el responsable del área de
procedimientos prepara y aplica la seguridad al documento para
proceder a publicarlo en la Intranet

12. Subsitio de
“Procedimiento 001”
Subsitio de
“Procedimiento 002”
Accede al sitio de
“Gerencia de Subsitio de
Organización y “Procedimiento 003”
Métodos”
Usuario Final
Subsitio de
“Procedimiento 004”
Subsitio de
“Procedimiento 005”
Procedimiento Flujo del Formulario del Tablero de
en Formato XPS Procedimiento Procedimiento Control

13.  El
costo en tiempos de autorización de un
procedimiento no automatizado es de 21 días
• Gestión de aprobadores
• Identificación de cuellos de botella
 El
costo en tiempos de autorización de un
procedimiento automatizado es de 4 días
• Reglas de escalamiento
• Facilidad de uso e información accesible todo el
tiempo
• Consolidación del contenido

14.  Incluye consultoría e implementación
 No incluye plataforma o licenciamiento de
Software Microsoft

15. Automatización del Proceso de
Publicación Documental
Haarón Gonzalez
Consultor Independiente en .NET y SharePoint
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haarongo@prodigy.net.mx
Microsoft MVP, MCT, MCAD, MCTS