1. HP DUTCHWORLD 2008
OUTSMART THE FUTURE!
Een nieuwe kijk op
digitalisering en
duurzaameheid
Boudien Glashouwer

2. Mw. B.J. (Boudien) Glashouwer
RE RI CISA
• Plv. directeur van Het Expertise Centrum,
ICT en bestuur in de publieke sector
• Bestuurslid Noord-Hollands Archief
• Onderzoeker Algemene Rekenkamer
• Auditor Gemeente Amsterdam

3. Inhoud
• Situatie bij organisaties
• Situatie bij archiefinstellingen
• Bedrijfsvoering
• Landelijke ontwikkelingen
• Architectuur
• Governance

4. Wat is er aan de hand bij
organisaties?
• Het archief op het bureau van de medewerker
• Bewaarbeleid niet uitgewerkt
• Hybride situatie papier en digitaal
• Workflow management
• Documentaire systemen
• Enterprise content/information management
• Records management
• Van DIV naar werkprocessen
• Eisen voor digitale overdracht diffuus

5. Taken, bevoegdheden, Sectoren
verantwoordelijkheden •Wat
•Proceseigenaar
•Informatie-eigenaar
•Functionele eisen
•Ondersteuning door
documentmanagers
Waarom
Informatiemanagement
ICT Informatiebeheer
•Waarmee •Hoe
•ICT-beleid •Systeemeigenaar
•ICT-ontwikkeling •Functioneel beheer
•Technisch beheer •Applicatiebeheer / Metadata

6. Wat moet er gebeuren?
• Wegwerken papieren achterstanden
• Uitwerken en toepassen bewaarbeleid
• Redden van archiefwaardige digitale bestanden
• Opheffen hybride situatie papier en digitaal
• Substitutie met getoetst protocol
• Proactief beïnvloeden organisatie-, werkproces- en
systeemontwikkeling
• Bewust benutten ICT
• Rekening houden met overbrengingseisen

7. Hoe bewaren?
• Voorschriften (bijv. informatiebeveiliging)
• Normen en standaarden (architectuur)
• Kwaliteitssysteem (ISO, INK, IKZ-DIV)
• DoD-norm 5015.2 voor software
• ISO 15489 voor records management
• ISO 23081 voor metadata
• NEN 2082: norm voor records management in
bedrijfsapplicaties
• Eigen bewaarbeleid

8. Taak en functie archiefinstellingen
• Conform de Archiefwet zijn de
overheidsorganen verplicht de onder hen
berustende archiefbescheiden (ongeacht
hun vorm, dus papier, beeld, geluid,
digitaal bestand, etc.) in goede,
geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren. De zorgdrager
breng na twintig jaar de bescheiden over
naar een archiefbewaarplaats.

9. Wat is er aan de hand
bij archiefinstellingen?
• Veranderende eisen van de
bezoeker ICT als kans voor
archiefinstellingen
• Behoefte aan virtuele studiezaal
en koppeling collecties
• Ontwikkeling wettelijk digitaal
depot?

10. Beheersfunctie
• Plaatsbepaling papieren en digitale archiefcollecties
• Beschrijving van papieren en digitale
archiefcollecties
• Duurzaam beheer van beeldmateriaal (foto, film,
dia).
• Beheer atlas en woonomgeving
• Bibliotheek
• Genealogie
• Acquisitiefunctie
• Verdergaande digitalisering
• Moeizame integratie bestanden/collecties
• Gezamenlijke metadata nodig
• Geen vuist naar ICT-leveranciers

11. Publieksfunctie
• Studiezaal
• Tentoonstellingen
• Contentmanagement website
• Kansen virtuele studiezaal
• Kansen voor samenwerking van
archiefinstellingen of erfgoedinstellingen
• Analyseer publiekswensen
• Nieuw publiek?

12. Landelijke ontwikkelingen
• Samenwerking op cultuurgebied
• Taskforce digitale archieven, kennis en
kwaliteit
• Subsidie ‘Digitaliseren met beleid’,
Senternovem
• Erfgoed Nederland,
deskundigheidsbevordering
• DEN, bijv. toekomstvaste websites,
kwaliteitszorgsysteem
• ‘Informatie op orde’: BZK en OCW
• LOPAI ED3

13. Overdracht
• Informatie zelf houden (Kadaster, KNMI)
• Digitale archieven in beheer geven bij
archiefinstelling (DIGIDOC, Nat. Archief).
• Wie beheert, wie is zorgdrager/informatie-
eigenaar?
• Wie betaalt.
• Wie is verantwoordelijk voor
kwaliteit/duurzaamheid?
• Wie controleert op kwaliteit?

14. Architectuur
• NORA, MARIJ, PIA, GEMMA
• Bedrijfsarchitectuur
• Informatiearchitectuur
• Technische architectuur

15. ICT-governance
• Risicoanalyse bedrijfsprocessen
• Bewustwording nemen risico’s
• Keuze normenset
• Baseline beveiligingsniveau
• Rollen: manager, security-officer,
taakaspecthouder, auditor
• Afspraken: SLA, nakomen hiervan: SLM
• Certificatie conform bijv. de Code voor
Informatiebeveiliging

16. Resterende vragen
• www.hec.nl
• b.glashouwer@hec.nl
• 06 - 206 02 209