If a call centre is not covering your office and personal management needs then you might want an Outsource Assistant in Greece.

2. .
ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ
Αναλαµβάνονται οι έκτακτες ανάγκες οποιασδήποτε Γραµµατείας της εταιρίας σας και των
πελατών σας άµεσα, µε τον µικρότερο χρόνο προσαρµογής γιατί υπάρχει 20ετής Εµπειρία,
Πτυχίο Σχολής Γραµµατέων Βοηθών ιοίκησης, Πιστοποίηση Επαγγέλµατος από το
Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο, Συνεχής Εκπαίδευση και Επιµόρφωση, καθώς και
υπερσύγχρονο δίκτυο ενηµέρωσης. Το γραφείο εργάζεται σύµφωνα µε το Πρότυπο 1437
Λειτουργίας Γραµµατείας του ΕΛΟΤ. Επιθυµία και στόχος είναι οι στρατηγικές
συνεργασίες µε µεγάλες εταιρίες ευρέσεως προσωπικού προς διασφάλιση αµοιβαίων
επιχειρηµατικών συµφερόντων. Για τις εργασίες υπογράφονται συµφωνητικά και
εκδίδονται τιµολόγια παροχής υπηρεσιών.

3. .
brief c.v.

4. Χαρά Καψανάκη
Η ιδρύτρια αποφοίτησε από το τµήµα ελληνοαγγλοµαθών γραµµατέων του St. George
Commercial College και εργάστηκε σε εταιρίες ως γραµµατέας διοικήσεως, γενικών
διευθυντών και δ/ντων συµβούλων. Παράλληλα, από το 1996 πρωτοπορεί
δηµιουργώντας δική της επαγγελµατική δραστηριότητα στον τοµέα των υπηρεσιών
γραφείου και outsource γραµµατειακής υποστήριξης, Από το 2005 ασχολείται
αποκλειστικά µε το outsourcing ως ελεύθερος επαγγελµατίας.
Πιστοποιήθηκε από τον Τεχνοβλαστό ACTA του Αριστοτελείου Πανεπιστηµίου, διαθέτει
κωδικό εισηγήτριας στον ΟΑΕ , είναι µέλος του Επαγγελµατικού Επιµελητηρίου
Αθηνών και του δικτύου Επιχειρηµατικών Αγγέλων (Business Angels) του ΕΟΜΜΕΧ.
Είναι εµπειρογνώµονας του Προτύπου Λειτουργίας Γραµµατείας 1437 του ΕΛΟΤ και
επιστηµονικός συνεργάτης της ACTA για τις Πιστοποιήσεις Γραµµατέων Βοηθών
ιοίκησης.
ιαθέτει αξιόλογη βιβλιογραφία από την Ελλάδα και το εξωτερικό, όπου και συµµετέχει
σε δίκτυα οµάδων outsourcing, προκειµένου να εξυπηρετεί και στελέχη ξένων
επιχειρήσεων που επισκέπτονται για επαγγελµατικούς λόγους (επενδυτικούς ή
συνεδριακούς) τη χώρα µας.
Έχει δηµοσιεύσει πλέον των 400 άρθρων στην ιστοσελίδα της αλλά και σε κλαδικά
περιοδικά, ιστοσελίδες και ιστολόγια της Ελλάδος και του εξωτερικού.
Μιλάει και γράφει άπταιστα αγγλικά και έχει γνώσεις γερµανικής.

5. Ενδεικτικά ορισµένα έργα που έχει αναλάβει ως outsourcer:
Πολιτιστικό Κέντρου του ήµου Ψυχικού:
•Οργάνωση γραµµατείας
•ανάληψη προγράµµατος εκδηλώσεων και δηµοσίων σχέσεων
•έκδοση περιοδικού του ήµου
Everest ΑΕ Συµµετοχών & Επενδύσεων και τις θυγατρικές της:
•Οργάνωση γραµµατειών διοίκησης
•Αρχειοθέτηση των πλέον των 150 ανωνύµων εταιριών της Νοµικής Υπηρεσίας σε έγχαρτη και
ηλεκτρονική µορφή,
•Project leader σε ιαγωνισµούς δηµοσίου (όπως η ανάληψη σίτισης των ολυµπιακών αγώνων του
Αθήνα 2004)
•Οργάνωση Γραµµατείας Τµήµατος Προµηθειών και Υπεύθυνη Αναδιοργάνωσης Προµηθειών µε
σύγχρονα συστήµατα της Olympic Catering
•Υπεύθυνη Μετοχολογίου και Οργάνωση-Παρακολούθηση ιαδικασιών ηµοσιεύσεων Εταιρικών
Ανακοινώσεων στο σύστηµα Ερµής του ΧΑΑ
Για γνωστές ΕΤΑΙΡΙΕΣ ΙΚΗΓΟΡ Ν:
•Οργάνωση Γραµµατείας –ανασχεδιασµός, υποστήριξη µε ανθρώπινο δυναµικό, οργάνωση και
διευθέτηση εξοπλισµού, αναδιοργάνωση µηχανογραφικού συστήµατος, οργάνωση αρχείου µε
συγκεκριµένα πρότυπα
•Οργάνωση Αρχείου Πελατών και βάσης δεδοµένων της
Για την Σοκολατοβιοµηχανία ΓΙΑΝΝΙΚΑΣ ΑΕΒΕ:
•Οργάνωση παρουσίασης εταιρικού προφίλ και αποτελεσµάτων στον κεντρικό της προµηθευτή
σοκολάτας, την πολυεθνική BarryCallebaut που εδρεύει στο Βέλγιο.
•Συµµετοχή σε εκθέσεις και συνεργασία µε τµήµα πωλήσεων

6. ΑΘ. ΤΕΤΟΡΟΣ – Π. Λ ΝΗΣ:
Οργάνωση παρουσίασης εταιρικού προφίλ στην ιοίκηση του κεντρικού τους προµηθευτή που εδρεύει
στην Ινδία και την Νέα Υόρκη. Πλάνο ιαπραγµάτευσης.
Σχεδιασµός και Οργάνωση ταξιδιού
Oργάνωση πωλήσεων και συµµετοχή σε εκθέσεις
Lex Computers:
•Οργάνωση αρχείου και προετοιµασία για την Πιστοποίηση ISO της εταιρίας
Εργασίες και Σεµινάρια
•Mentoring builds Acropoli(e)s – Εργασία που παρουσιάστηκε στους Γερµανούς εταίρους του
προγράµµατος µέντορινγκ
•So you think you can be(come an outsourcer) – παρουσίαση για προετοιµασία γραµµατέων στο
Outsourcing
•Home sweet homebusiness – παρουσίαση για προετοιµασία µονογονεϊκών, διαβητικών και άνω των
50 οµάδων γυναικών να εργαστούν κατ΄ οίκον
•Εργαλεία ηµιουργικής Γραφής – παρουσίαση και ύλη σεµιναρίου
• ιαγωνισµοί ηµοσίου – ύλη σεµιναρίου
• ηµιουργικές Παρουσιάσεις – ύλη σεµιναρίου σχετικά µε την δηµιουργία παρουσιάσεων χωρίς χρήση
έτοιµων κοινότυπων προτύπων
ΠΛΑΤ ΝΟΣ 16-18, ΚΑΛΛΙΘΕΑ, 17674
ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ «ΠΛΑΤ Ν»
ΤΗΛ.210 9524 960

7. .
ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙ Ν

8. Η grammateas.gr έχει συνεργάτιδες µε εµπειρία σε µεγάλες
εταιρίες της Ελλάδας και του εξωτερικού σε όλους τους τοµείς της
διοικητικής στήριξης των επιχειρήσεων, άριστα εκπαιδευµένες και
µπορεί να προσφέρει υπηρεσίες κοµµένες και ραµµένες στα µέτρα
του πελάτη.
Γραµµατείες τµηµάτων διευθύνσεων και υποδιευθύνσεων, καθώς και
τµηµάτων αυτών που εξυπηρετούνται:
•διοικητικού συµβουλίου
•νοµικού συµβούλου
•µετόχων
•οικονοµικής δ/νσης & λογιστηρίου
•ανάπτυξης
•διαγωνισµών
•αγορών – προµηθειών
•ποιοτικού ελέγχου και ασφάλειας
•αποθήκης
•πληροφορικής
•γενικής διεύθυνσης
•µετόχων
•εσωτερικού ελέγχου
•marketing
•δηµοσίων σχέσεων & εκδηλώσεων
•δικτύου καταστηµάτων
•εξυπηρέτησης πελατών
•υποδοχής & πληροφοριών

9. “η grammateas.gr είναι η
Γραµµατέας ιοίκησης της
εταιρίας σας και η
προσωπική σας βοηθός ή
των επίσηµων καλεσµένων
σας”
administrative assistance service
•εκτελεστική υποστήριξη έργων
•επικοινωνία µε αρχές για την διευθέτηση του έργου
•συντονισµός συνεργατών για την διευθέτηση του έργου
•οργανογράµµατα έργου
•ρύθµιση, παρουσία απαιτούµενων συναντήσεων έργου
•επιµέλεια αναφορών
•επίβλεψη χρονοδιαγράµµατος
•αναφορές πορείας έργου & αποτελέσµατα
•διοικητικά συµβούλια
•συνέδρια, ηµερίδες

10. “η
grammateas.gr
έχει λύσεις στα
µέτρα σας ”
Ρωτήστε τα ανώτερα και ανώτατα στελέχη
των εταιριών που συνεργάζεστε:
Μήπως έχετε και άλλες επιχειρηµατικές
δραστηριότητες εκτός της γενικής
διευθύνσεως της εταιρίας που σας έχει
προσλάβει και δεν θέλετε να εµπλέκετε την
γραµµατέα της εταιρίας σας σε αυτές;
Τότε, είµαστε η λύση σας.

11. “η
grammateas.gr
προνοεί για σας ”
personal assistance service
•επαγγελµατικά ραντεβού –ατζέντα
•επικοινωνία για ρύθµιση – συντονισµό ραντεβού
•υπενθυµίσεις οικογενειακών – κοινωνικών υποχρεώσεων
•ιατρικά – ασφαλιστικά θέµατα
•διευθετήσεις και συντονισµός εργασιών αυτοκινήτου,
καθαριστηρίου, προσωπικής φροντίδας, οικιακής βοηθού
•συναλλαγές
•εκτροπή κλήσεων
•επιµερισµός χρόνου

12. “η
grammateas.gr
είναι
εξειδικευµένη ” ιαγωνισµοί ηµοσίου
Για πολλούς, πρόκειται για τον Τοµέα της πιο υψηλής εξειδίκευσης.
Η συνεργασία Outsource Γραµµατέα µπορεί να περιλαµβάνει:
•Χτίσιµο επιχειρηµατικού image αποδεκτό και σύµφωνα µε τις
προδιαγραφές του ηµοσίου
•Μελέτη προκηρύξεων σχετικών µε την δραστηριότητα της
επιχείρησης
•Επιλογή σύµφωνα µε προσόντα και επάρκεια επιχείρησης για
συµµετοχή
• ιευκρινίσεις-αποσαφηνίσεις από την υπηρεσία του οργανισµού
•Συνεργασία µε δικηγόρο ή νοµική υπηρεσία - Συλλογή
δικαιολογητικών
•Συνεργασία µε τµήµατα, στελέχη και συνεργάτες της επιχείρησης -
Συλλογή κειµένων τεχνικών προδιαγραφών
•Συνεργασία µε οικονοµολόγο και λογιστήριο – Σύνταξη
επιχειρηµατικού σχεδίου και οικονοµικής προσφοράς
•Σχεδιασµός σελίδων φακέλων σύµφωνα µε προδιαγραφές
• ηµιουργία φακέλων κατάθεσης και απαιτούµενων αντιγράφων
•Κατάθεση φακέλου
•Συµµετοχή στη διαδικασία αποσφράγισης
•Παρακολούθηση πορείας αξιολόγησης
•Συµµετοχή σε επαναληπτικές διαδικασίες και προσαρµοστικότητα
έργου σε επανακατάθεση

13. Γραµµατεία H.R.
ς Outsource Γραµµατέας Τµήµατος Ανθρώπινου υναµικού, µπορεί:
“η •Να συντάξει την αγγελία
grammateas.gr •Να την δηµοσιεύσει στα συµφωνηµένα έντυπα ή ηλεκτρονικές
σελίδες
είναι δικός σας •Να παρακολουθήσει την δηµοσίευση
•Να παραλάβει τα βιογραφικά
συνεργάτης ” •Να τα κατηγοριοποιήσει, να τα αρχειοθετήσει
•Να παραδώσει τον φάκελο στον Αρµόδιο Συνεργάτη σας
•Να υποδεχτεί τους υποψήφιους
•Να τους παραδώσει τα τεστ σας
•Να συνοµιλήσει µαζί τους αν της δώσετε εντολή
•Να τους συνοδέψει στην συνέντευξη (εφόσον παρευρίσκεται στο
χώρο σας, ή εφόσον ο αρµόδιος βρίσκεται στο γραφείο µας)
•Να παρακολουθήσει την συνέντευξη και να κρατήσει σηµειώσεις
•Να συντάξει αναφορές και περιλήψεις συνεντεύξεων
•Να συνεργαστεί για κάθε περαιτέρω ενέργεια και να λειτουργήσει
τα εργαλεία αξιολόγησης που έχει εγκρίνει και προµηθευτεί η
επιχείρησή σας
Μπορεί να κάνει και Αξιολόγηση Προσωπικού;
Η Outsource Γραµµατέας Τµήµατος Ανθρώπινου υναµικού µπορεί να κάνει ό,τι θα
έκανε και η Εσωτερική Γραµµατέας που θα εκπαιδευόταν ανάλογα και θα της έδινε
εντολή να εκτελέσει ο Εργοδότης. Μέχρι εκεί µπορεί να φτάσει και την ευθύνη την
αναλαµβάνει ο εργοδότης για τις αποφάσεις του. Η Υπηρεσία δεν αµείβεται µε
ποσοστό και δεν εγγυάται αύτά που εγγυώνται τα γραφεία ερεύσεως προσωπικού.
Η Outsource Γραµµατέας Τµήµατος Ανθρώπινου υναµικού µπορεί να
εργάζεται για εταιρία εξεύρεσης ανθρώπινου δυναµικού. Ειδικότερα σε αυτή
τη περίπτωση, εξυπηρετεί αν όχι σε µόνιµη ετήσια βάση, τουλάχιστον στις
περιόδους του έτους που πιο έντονα οι επιχειρήσεις αναζητούν προσωπικό, καθώς
και ως Σταθµός πρώτης αξιολόγησης -βάσει οδηγιών της εταιρίας- Νοτίων
Προαστίων. ς Σταθµός, αν δεν επιθυµείτε τις υπηρεσίες της Γραµµατέως HR
µπορείτε να ενοικιάσετε για περιορισµένη διάρκεια το γραφείο για να
εξυπηρετήσετε ανάγκες σας, µε Γραµµατέα Reception.

14. “η
grammateas.gr
είναι ευέλικτη ”
Συνεργασία
ριαία απασχόληση
Μηνιαίο µίσθωµα
Ετήσιες συµβάσεις
Μεµονωµένες υπηρεσίες
Στρατηγικές συνεργασίες
Χώροι εργασίας:
•Το γραφείο του πελάτη
•Το γραφείο της grammateas
•Λοιποί εξωτερικοί επαγγελµατικοί χώροι

15. .
ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ
Πλάτωνος 16-18, 17672, Καλλιθέα
210-9524960
info @ grammateas.gr

16. “η
grammateas.gr
είναι Ο Εξοπλισµός
επαγγελµατίας” •Σταθµοί εργασίας µε καρέκλες επισκεπτών
•Τέσσερις ηλεκτρονικοί υπολογιστές µε UPS
• ύο laptop
•Ένα επαγγελµατικό scanner HP
•Τηλεφωνικό κέντρο και συσκευές Panasonic
•Μια συσκευή Fax
•Έναν εκτυπωτή HP laser black-white
•Έναν εκτυπωτή HP inject colour
•Dsl Internet access
•Συρτάρια
•Ντουλάπες αρχειοθέτησης
•Aircondition (ζεστού και ψυχρού αέρα)
•Plugging for extra pc’s/laptops
ΚΙ ΑΚΟΜΑ: Κοπτικό µαχαίρι, µηχανή πλαστικοποίησης κ.λπ.,
για ολοκληρωµένη εξυπηρέτηση
Πλήρης εξοπλισµός κουζίνας για service πελατών σε
διαµορφωµένο χώρο.

18. Το πλήρες βιογραφικό µου, αλλά και
των συνεργάτιδών µου, µπορούν να
είναι στη διάθεσή σας, εφόσον
ζητηθούν.
Θα είναι χαρά µου να
συνεργαστούµε και από κοινού να
προσφέρουµε τις καλύτερες
υπηρεσίες στους πελάτες σας.
Με εκτίµηση,
Χαρά Καψανάκη

19. Before you print
Adjust settings to black&white
Print more slides/page
Recycle paper