Evaluation, planification et pilotage de projets

1. Atelier
Gestion de projets
Olivier Dommange

2. Objectif
Identifier les processus et outils destinés
à la gestion de projets.

3. Sommaire
Qu'est-ce qu'un projet
Évaluation de la faisabilité d'un projet
Planification du projet
La documentation
Le chargé de projets
Pilotage

4. Quelques chiffres…
En 2009, projets informatiques :
39% ont rencontrés les objectifs fixés au départ
44%
n'ont pas atteints les objectifs (délais, coûts,
moins de fonctions)
24% se sont avérés être un échec (n'ont jamais
été terminés)
Source :
Standish Group (http://www.projectsmart.co.uk/the-curious-case-of-the-chaos-report-2009.html)

5. Projet Passer du stade d'idée à
sa réalisation
[pʀɔʒɛ] n.m.
Concrétisation d'un concept Limité dans le temps
planifié dans le temps Compétences, outils et
selon des moyens méthodes adéquates
et des ressources définis et réalistes.
Avoir les moyens (financiers,
temps) de ces ambitions

6. Source : Project cartoon (http://www.projectcartoon.com)

7. Evaluer les risques
financiers ressources
humains degrés des compétences
relationnels temps
1. Mettre en évidence les problèmes potentiels
2. Définir les risques « contrôlés »
perte de crédibilité, gouffre financier, démotivation

8. Causes fréquentes d'échec
Le projet est mal défini et mal délimité
Le projet repose sur des objectifs mal définis
(carte blanche = faire plaisir au client... Mais attention s'il est déçu ! )
Le planning est organisé à la semaine, sans les acteurs ou est trop rigide
Les budgets sont trop verrouillés ou ne sont pas en phase avec le projet
Les responsables et répondants sont mal définis
Les membres de l'équipe ne communiquent pas leurs objectifs et
l'avancement de leur travail
Le chef de projet bloque l'information à son niveau
Les enjeux (finance, délais, qualité,... ) bousculent les priorités.
Les ressources sont mal utilisées ou inappropriées
Le pilotage se fait à vue et ne permet pas d'observer l'avancement
En savoir plus : Chef de projet.org (http://www.chef-de-projet.org/facteur-echec/causes_echec.html)

9. Triangle des contraintes
Qualité
Coûts Délais
Un rapport incompressible !

10. Stratégies de réussite
Identifier les marges de manoeuvre en début de projet dans l'un des trois
axes clés
Intégrer les membres de l'équipe dans la définition des spécificités
techniques (fonctionnalités, contenus, graphisme) et les délais qui les
concernent.
Impliquer le client dans tous les processus de la conception à la
réalisation.
Définir des processus de réalisation validés par des projets antérieurs.
Indique les compétences techniques et temps à disposition + Capitaliser
sur des développements déjà financés.
Suivi permanent du projet et anticipation des problèmes.
Planifier des solutions dans le temps.
Réaliser une audit.
Contrôle la faisabilité du projet.

11. La planification

12. Planification
L’art de :
Conjuguer dans le temps
les ressources humaines et financières
selon une répartition des tâches
qui évolue au rythme du projet.

13. Planification
Dans les projets informatiques…
La création documentation technique
Aussi appelé spécifications techniques (programmes, langages,
techniques et technologies) et fonctionnelles (fonctionnalités) et
réalisée par le responsable technique des programmeurs. Cette
documentation est mise à jour tout au long du projet.
Une période de tests, définie par un protocole.
La conception d'un guide utilisateur est à prévoir.

14. Diagramme de Gantt
Gestion des ressources
financières
Niveau d’avancement
Gestion des délais des tâches
Gestion des livrables
Découpage des tâches Gestion de la disponibilité
Avancement du projet
des ressources humaines

15. Cahier des charges
Synthèse (10 à 20 pages)
définit le champ opératoire du projet
Rédaction par le client
avec l'éventuelle collaboration du prestataire
Accorde le budget, les délais, les
objectifs, les livrables et les aspects
?
juridiques

16. Cahier des charges
1. Contexte
Société et son secteur d'activité
Stratégie de communication et de la place
qu'occupe le projet
Présentation du contexte
(concurrence, évolutions technologiques, …)
Les raisons de sa concrétisation
(nouveau produit, évolution stratégique, …)

17. Cahier des charges
2. Généralités
Rappel du mandat
Synthèse du projet
Objectif du projet
Propriété intellectuelle
Le budget (dépenses matériels et services)

18. Cahier des charges
3. Matière du projet
Définir le type de contenu et comment il sera
obtenu
textes, arborescence, données et images
Présenter les outils et leurs fonctionnalités
Présenter les technologies employées
Spécificités techniques utiles complémentaires

19. Cahier des charges
4. Logistique
Délais des livraisons et validations
Planning de ce que chaque parti (client et prestataire) doit livrer
Les livrables
Chartes graphiques, codes d'accès, fichiers sources, projet fini…
Définir les personnes de contact
Perspectives
Futurs développements, les mises à jour

20. L’offre commerciale (devis)
Description des phases + temps de
réalisation
Experts techniques estiment le temps de
production
Taux horaire réaliste
en fonction de toutes les charges
?
Inclure une marge
en fonction des risques identifiés
Proposer un forfait, réductions

21. Contrat
Étendue de l'offre Dispositions commerciales
Description de la mission Montant
Documents de référence Mode de règlement
Prestation est fournie Livraison
Résultats livrés
Conditions générales
Ce qui est exclu de l'offre
Aspects légaux
Obligations du client
Modification du contrat
?
Durée du projet
Dispositions particulières relatives à la
collaboration ou au déroulement
Source :
Livre « Gestion de projet informatique » (ISBN : 9782212117523), Pascal Mangold, p. 68

22. Documentation technique
et fonctionnelle
Base de travail pour l’équipe de
production
Détaille les contenus techniques
Les processus interactifs, les formulaires et la structure
de la base de données
Langage simple, glossaire, sommaire
?
Suivra le projet, pas le prestataire.
Informations utiles pour l'analyse des
développements futurs

23. Charte graphique
Définir une norme et une identité
visuelle authentique et cohérente.
Outils concernés :
Corporate (logo, papeterie,... )
Outils promotionnels
Outils de communication
?
Site Internet / Intranet

24. Le chargé de projets
Equipe …
Délais Tests
Client
Livrables
Budget

25. Le chargé de projets
Social
Motiver une équipe de travail
Négocier avec le client mais également avec
ses collaborateurs
Être disponible
Assister aux séances d'équipe, épauler les responsables de
secteurs (techniques, design) et assister le client dans le
travail attendu de sa part
Être communicant

26. Le chargé de projets
Méthodologie
Analyser des contenus
Récolter et archiver les informations clés
(e-mails, fichiers et versions du projet)
Assurer la disponibilité des contenus et de leurs
versions
Valider les versions du projet à présenter au
client

27. Le chargé de projets
Organisationnel
Assurer la proximité et la contribution du
client tout au long du projet
Coordonner les activités de manière à ce que
les périodes d'attente des collaborateurs
soient courtes ou combler par d'autres tâches
Avoir un sens pointue de l'organisation
Anticiper les problèmes
(financier, délai, technique et humain)

28. Le pilotage
C’est une super idée
l’avion en papier !
On en reparlera à
l’atterrissage…

29. Pilotage
1. Maquettes
1er Maquette technique
Validation : arborescence, navigation et organisation du
contenu
2e Interfaces graphiques
Validation : ergonomie, composition visuelle et la lisibilité

30. Pilotage
2. Le prototype
Simulation du produit fini
Essai en condition réelle auprès d‘utilisateurs(focus group)
Validation : ergonomie, fonctionnalité-clés, interfaces
utilisateurs et navigation du front-end et back-end

31. Pilotage
3. Versions
1er Version alpha
Fonctionnalités et interfaces graphique complètes. Premiers
essais en condition réelle
Validation : fonctionnalité, aspects techniques et environnement
2e Version beta
Fonctionnalités, interfaces graphiques et contenus complets
Validation : produit entier et sécurité
3e Version en production (v. 1.0)

32. Tests
Définition des fonctions
Audit Développement
Améliorations vs Risques
Tests
Fonctionnalités (bugs)
Utilisabilité et navigation
(test utilisateur)
Performance et
vulnérabilité (sécurité)

33. Outils logiciels
Synchronisation de fichiers
SVN (subversion) : archivage serveur
DropBox, iCloud : synchronisation en ligne
Travail collaboratif
Lotus Notes, Share point : logiciel serveur
Google Docs : logiciel en ligne
Tests
BugZilla, Testlink
Pilotage
MS Project, Gantt project
MS Outlook

34. Conclusion
L’expérience permet d’anticiper le déroulement d’un projet
et son pilotage.
Chaque projet à son histoire et est différent des précédents.
Les turbulences sont des indicateurs
Le client est un membre de l‘équipe
Les collaborateurs sont des consultants