1. „Budgetierung SLUB –
Zukunft durch Flexibilisierung III
Mitarbeiter für Mitarbeiter, 21. Dezember 2011

2. „Budgetierung SLUB
Was bisher geschah
„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 18. Mai 2011
Ø Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess
Ø Neues Steuerungsmodell: essentials
Ø Projektziele und Projektorganisation
Ø Zeitplan für die erste Ausbaustufe
Michael Golsch 21. 12. 2011 2

3. „Budgetierung SLUB
Was bisher geschah
„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 18. Mai 2011
Ø Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess
Ø Neues Steuerungsmodell: essentials
Ø Projektziele und Projektorganisation
Ø Zeitplan für die erste Ausbaustufe
„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 21. September 2011
Ø Ergebnisse der Arbeitsgruppen (Fachkonzepte)
Ø Produkte und Leistungssteckbriefe
Ø Zeiterfassung
Ø Vorbereitung der Testphase
Michael Golsch 21. 12. 2011 3

4. „Budgetierung SLUB
Was bisher geschah
4. Quartal 2011
Ø 1. Oktober: Testbeginn
Ø 21. November: Beginn Auditierung (WIBERA)
Ø 25. November: 3. Staatssekretärsrunde (SMWK+SMF)
Ø 16. Dezember: Präsentation für das Controlling-Referat der Staatskanzlei
Ø 20. Dezember: Abschluss Auditierung
Michael Golsch 21. 12. 2011 4

5. „Budgetierung SLUB
Arbeitsgruppen für die Fachkonzepte (Sommer 2011)
AG Produktbildung AG Stundenrechnung
Henrik Ahlers, Frank Aurich, Birgit Klagge, Anke-Katrin Dietzsch,
Kathrin Gläßer (PR), Michael Golsch, Jenny Herkner, Ines Schott (PR),
Kerstin König (PR), Dr. Katja Roland Schramm (PR), Katrin
Leiskau, Dagmar Wohlfarth, Schüler, syncwork
syncwork
AG proweb.sax AG Kostenrechnung
Dr. Andreas Kluge, Katharina Meyer Christine Brandenburger, Corina
(PR), Katrin Schüler, syncwork Döge, Daniel Ehrlich, Annegret
Gäbler, Heidrun Schönig (PR), Karin
Uhlig (PR), syncwork
Michael Golsch 21. 12. 2011 5

6. „Budgetierung SLUB
Was wir bereits erreicht haben: Flexibilisierung ab 2012
Zusagen für das Haushaltsjahr 2011:
Ø Aufhebung der Einstellungsstopps (bei fortgesetztem Personalabbau)
Zusagen für das Haushaltsjahr 2012:
Ø Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8
Ø Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. €
Ø Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und
Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10%
überschritten werden.
Michael Golsch 21. 12. 2011 6

7. „Budgetierung SLUB
Das Prinzip NSM
Quelle: Syncwork AG
Michael Golsch 21. 12. 2011 7

8. „Budgetierung SLUB
1. Darstellung der Projektergebnisse
Zeitplan 2011
Alle Meilensteine der Projektplanung wurden erreicht.
Vorbereitung
Vorbereitung flexibilisierte
flexibilisierte
Anpassungsvereinbarung
Anpassungsvereinbarung
Ressortvereinbarung
Ressortvereinbarung Rahmenbedingungen
Rahmenbedingungen
Auditierung/Evaluierung
Auditierung/Evaluierung
Fachkonzepterstellung
Fachkonzepterstellung Kostenverrechnung
Kostenverrechnung
Produktbildung
Produktbildung Auswertungen/Analysen
Auswertungen/Analysen
Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung
Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung
Controlling
Controlling
Stundenerfassung proweb.sax
Stundenerfassung proweb.sax
Einführung proweb.sax
Einführung proweb.sax
Schulungen
Schulungen
Testbetrieb Stundenerfassung
Testbetrieb Stundenerfassung Produktivbetrieb
Produktivbetrieb
Entscheidung
Entscheidung
2. Schritt
2. Schritt
Mai
Mai Juni
Juni Juli
Juli August
August September
September Oktober
Oktober November
November Dezember
Dezember Januar
Januar
Quelle:
2011 2012
Syncwork AG
Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 1
Michael Golsch 21. 12. 2011 8

9. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011
Stundenanteile Projekte
je Leistungsart 5%
Abwesenheit
Interne
Tä9gkeiten
18%
18%
Produkte
59%
Basis: 45.872 Stunden, Erfassungsquote: 99% Quelle: Syncwork AG
Michael Golsch 21. 12. 2011 9

10. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: November 2011
Stundenanteile
je Leistungsart Projekte
Abwesenheit
6%
11%
Interne
Tä9gkeiten
19%
Produkte
64%
Quelle: Syncwork AG
Basis: 52.756 Stunden, Erfassungsquote: 103%
Michael Golsch 21. 12. 2011 10

11. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011
$((-& Stunden je Leistungsart
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$(-&
(-& Quelle: Syncwork AG
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Michael Golsch 21. 12. 2011 11

12. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011
Mediennutzung Information/Auskunft
• Information/Auskunft Std.
Mediennutzung Std.
Benutzerberatung 1.192,75
Magazin- und Freihhanddienste 1.951,50
Auftragsrecherchen 35,00
Ausleihservice 3.373,75
Summe 1.227,75
Lieferservice (inkl. Fernleihe) 1.482,50
Buchsemester-/ Handapparate 107,00
Foto- und Rechtemanagement 555,50 Präsentation
Summe 7.470,25 Präsentation Std.
Webpräsenz 792,75
Leihgaben 25,50
Insgesamt 9.726 h für die Benutzung
Datenstand: 31.10.11
Ausstellungen 210,00
Quelle: Syncwork AG Summe 1.028,25
Michael Golsch 21. 12. 2011
1. 12

13. Zukunft für die SLUB
NSM in der SLUB – erste Ergebnisse: Oktober 2011
Landesweite Produkte Interne Tätigkeiten
Landesweite Produkte Std. Interne
Tä9gkeiten
Std.
Innerer
Dienst
707,00
Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit 130,00 Beschaffung
338,00
Publikationen 22,50 Leitung/Führung
562,00
Sonderveranstaltung 69,00 Dienstberatung
326,00
Ausbildung 571,00 Nutzerbezogenes
Bau-­‐
und
876,00
Gebäudemanagement
Fort- und Weiterbildung 30,00
Personalmanagement
514,50
Summe 822,50
Angelegenheiten
der
BeschäKigten
394,75
Controlling
306,50
Planung
85,00
BuchungsgeschäK
Finanz-­‐
und
390,50
Rechnungswesen
Prüfungswesen
43,50
IT-­‐Dienstleistungen
1.235,00
DriSmiSelanbahnung
129,00
Arbeitsschutz
(technisch
u
sozial-­‐
6,00
medizinisch)
Teilnahme
an
Ausbildung
2.368,00
Datenstand: 31.10.11 Teilnahme
an
Fort-­‐
und
243,00
Weiterbildungsmaßnahmen
Quelle: Syncwork AG Summe
8.524,75
Michael Golsch 21. 12. 2011 13

14. „Budgetierung SLUB
2. Wesentliche Projektergebnisse
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse
Kostenrechnung Berechnung der Stundensätze
Berechnung der Stundensätze
Anteilige Anteilige BWB 2010 Pensions- Summe Jahresarbeits-
Anzahl Jahresarbeits-
Laufbahnstufe Personalausgaben Anteil Sachausgaben Sach- und zuschlag Personal- und zeit für VZÄ Stundensatz
VZÄ* zeit in Std.
2010 Kap. 1250 2010 Kap. 1250 Personalausgaben 30% Sachausgaben in Std.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (2) x 0,3 (7) = (2)+(4)+(5)+(6) (8) (9) = (8) x (3) (10)=(7) / (9)
IST 2010 344,5 100,0% 1603
mD - mittlerer Dienst 119,5 30,3% 1603 191.559
gD - gehobener Dienst 145,5 45,4% 1603 233.237
hD - höherer Dienst 49,5 20,5% 1603 79.349
hD - höherer Dienst Beamte 4,0 1,8% 1603 6.412
Auszubildende 25,0 1,8% 1603 40.075
Volontär 1,0 0,1% 1603 1.603
Summe 344,5 100,0%
* die Vollzeitäquivalente (VZÄ) entsprechen nicht den Stellen gem. Stellenplan (bspw. sind in den VZÄ auch Drittmittelbeschäftigte und Auszubildende enthalten)
Durchschnittliche Investitions-
ausgaben (Jahre 2008-2010)
Zuschlagssatz für Investitionen 2,60%
Michael Golsch 21. 12. 2011 14

15. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011
Stundenkosten je Produktbereich (€) Gesamt-Stundenkosten: 1.260.617 €
F2$"#3.$2-)#'"/314+
5H*HH84:E+
I2.&233/"J/31K++
5H:*EH94H@+
F2$"#3.$23"<&G>'/314+
856*H9E478+
F23/"J/31K++
76@*?8H49H+
L30(-M#N(3OP/$>/3QK+
?5*6E5458+
=-R$23"#N(34+?@*9:E49E+
A2B"2-32C+=-(D2>"24+
E98*7@?477+
!"##"$%&%'&(")*+
;#3.2$<2&"2+ ,((-.*#/01#%234+
=-(./>"24+7?*8?@4::+ 56*7894:6+ Quelle: Syncwork AG
Michael Golsch 21. 12. 2011 15

16. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: November 2011
Stundenkosten je Produktbereich (€) Gesamt-Stundenkosten: 1.638.677 €
E2$"#3.$2-)#'"/314+
57*=58468+
I2.&233/"J/31K++
5>=*HH84D8+
E2$"#3.$23":&F<'/314+
>G6*5>54HC+ E23/"J/31K++
8>>*C=846G+
L30(-M#N(3OP/$</3Q4+
CDH*HDD4D7+
;-R$23"#N(34+>G*7C>4G>+
?2@"2-32A+
;-(B2<"24+
C8=*D==4>D+
!"##"$%&%'&(")*+
9#3.2$:2&"2+;-(./<"24+ ,((-.*#/01#%234+
66*=>>45>+ 56*776468+ Quelle: Syncwork AG
Michael Golsch 21. 12. 2011 16

17. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011
Stundenkosten je Produktbereich (€)
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Quelle: Syncwork AG
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Michael Golsch

18. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011
Produkt-Vollkosten – Beispiel: Bestandsentwicklung Monografien (physisch)
PRODUKT:
132321010101
-­‐
Bestandsentwicklung
Monografien
(physisch)
Stundenkosten:
282.328,18
€
+
Verr.
Interne
Täbgkeiten:
157.818,91
€
=
Produktkosten
(1)+(2):
440.147,10
€
+
Investzuschlag:
11.443,82
€
=
Prod.kosten
inkl.
Investzuschlag:
451.590,92
€
Quelle: Syncwork AG
Michael Golsch 21. 12. 2011 18

19. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Routinebetrieb NSM-Basiscontrolling
Ø Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax
Ø Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“)
Ø Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte
Ø Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouse
Michael Golsch 21. 12.. 2011 19

20. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Routinebetrieb NSM-Basiscontrolling
Ø Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax
Ø Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“)
Ø Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte
Ø Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouse
Umsetzung der 2. Ausbaustufe (kaufmännisches Rechnungswesen)
Ø Fachkonzept Buchhaltung
Ø NSM-Software
Ø Verankerung der Budgetierung im Doppelhaushalt 2013/14
Ø Vorbereitung Staatsbetrieb SLUB
Michael Golsch 21. 12.. 2011 20

21. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Parallel und zusätzlich zum Neuen Steuerungsmodell
Ø stärkere Verankerung der SLUB im Sächsischen Hochschulgesetz
Ø Novellierung des SLUB-Gesetzes als Bibliotheksstrukturgesetz SN
Ø Ausbau strategischer Partnerschaften
Michael Golsch 21. 12.. 2011 21

22. 2. Ausblick auf die zweite Projektstufe
„Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht zweiten Stufe kann
Mit der Vorbereitung der
unmittelbar begonnen werden.
Echtbetrieb aller
IST-
Fachkonzepte
NSM-Ausbaustufen
Echtbetrieb Stufe1,
Vorbereitung
Stufe 2:
FK Buchhaltung,
Einrichtung ERP-
Software,
Umsetzung Anpassung
1. Stufe FK KR, CO
2011 2012 2013 (geplant)
Quelle: Syncwork AG
Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 10
Michael Golsch 21. 12.. 2011 22

23. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Inhaltliche
Anforderungen
Technische
Anforderungen
● NSM-­‐Konformität
● Prüfung
der
Anbindung
an
das
SVN-­‐Netz
● Prüfung
der
Notwendigkeit
einer
kameralen
● Prüfung
der
Notwendigkeit
von
Nachweispflicht
SchniSstellen
zu
Fachverfahren
● Spezifizierung
Mengengerüste
(Anzahl
Arbeitsplätze
etc.)
Anforderungen an
eine
● Kein
eigener
Betrieb
der
ERP-Software ● Umsbeg
zum
1.
Januar
2013
SoKware
erscheint
grundsätzlich
● Betrieb
entweder
über
einen
realisierbar
externen
Dienstleister
oder
über
die
Anbindung
an
das
SVN-­‐Netz
Organisatorische
Anforderungen
Weitere
Rahmenbedingungen
Michael Golsch 21. 12.. 2011 23

24. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
2. Ausblick auf die zweite Projektstufe
Die Planung der zweiten Stufe geht von der Herstellung
der Buchungsfähigkeit zum 1. Januar 2013 aus.
Auditierung Fachkonzepte AuditierungSW-Einführung
Fachkonzepterstellung
NSM-Trainings
Inventarisierung / Inventur
Softwarebeschaffung
Leistungsbeschreibung Teilnahmewettbewerb Angebote / Auswertung / Präsentation
Entscheidung über Bieterentscheidung
Betriebsform der
ERP-Software
Softwareeinführung
Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember
Quelle: Syncwork AG
2012
Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 13
Michael Golsch 21. 12.. 2011 24

25. „Budgetierung SLUB
Wie es weitergeht
Michael Golsch 21. 12. 2011 25

26. „Budgetierung SLUB –
Zukunft durch Flexibilisierung III
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.