Budgetierung für die SLUB - Staatsbetrieb und Flexibilisierung des Haushaltes

Budgetierung für die SLUB
Staatsbetrieb und Flexibilisierung des Haushaltes
Abschlusspräsentation zum NSM-Projekt der SLUB
Sächsisches Staatsministerium der Finanzen, 28. Januar 2014

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden
Michael Golsch, Stellvertreter des Generaldirektors, SLUB Dresden

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Abschlusspräsentation zum NSM-Projekt 2011-2013
Agenda:
(1)  Sachstandsberichte zum NSM-Aufbaucontrolling 2013
(2)  Die SLUB als Staatsbetrieb
(3)  Ziele und Aufgabenschwerpunkte der SLUB
(4)  Weitere Informationen, Verschiedenes

Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

Januar 28, 2014 | Seite 2
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Ausgangssituation bis 2010
Gespräch im SMWK, 29.10.2010 ;

Eröffnungsrunde 05.01.2011

Organisatorische Rahmenbedingungen
Die SLUB rangiert noch unter den „top five der Bibliotheken auf einem
hochdynamischen Verdrängungsmarkt. Nachhaltiger Erfolg erfordert
deutlich mehr unternehmerische Spielräume.

Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden

Die Möglichkeiten kameraler Verfassung: Unternehmerische Freiräume?
Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?

-

Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)?

-

Strategisches Personalmanagement?

-

Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?

-

Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?

-

Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist
unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich.
Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige
Flexibilität und Planungssicherheit nicht.
5. Januar 2011

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Ausgangssituation bis 2010
Gespräch im SMWK, 29.10.2010 ;

Ergebnisse 31.12.2013

Eröffnungsrunde 05.01.2011

Organisatorische Rahmenbedingungen
Die SLUB rangiert noch unter den „top five der Bibliotheken auf einem
hochdynamischen Verdrängungsmarkt. Nachhaltiger Erfolg erfordert
deutlich mehr unternehmerische Spielräume.
Die Möglichkeiten kameraler Verfassung: Unternehmerische Freiräume?

Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden

Die SLUB hat sich in der Spitzengruppe
der deutschen Bibliotheken etabliert und
als Staatsbetrieb dringend benötigte
unternehmerische Freiräume gewonnen.

Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?

-

✓

Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)?

-

✓

Strategisches Personalmanagement?

-

✓

Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?

-

✓

Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?

-

Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist
unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich.
Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige
Flexibilität und Planungssicherheit nicht.

Diese Rahmenbedingungen bedeuten für
das Haus einen „Quantensprung“.
Dauerhafter Erfolg setzt jedoch auch künftig
eine aufgaben-adäquate Finanzierung voraus.
5. Januar 2011


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Kostentransparenz für unternehmerische Freiräume
NSM in der SLUB: zwei Ausbaustufen
NSM-Einführung in zwei Phasen

(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral

2011, produktiv ab 2012
!  Produktbildung
!  Stundenrechnung
!  Controlling / Reporting
!  Haushaltsflexibilisierung

2012 + 2013, produktiv ab 2014
(2)  Kaufmännisches Rechnungswesen

!  NSM-konformes ERP-System

!  Kosten- und Leistungsrechnung
!  Anlagebuchhaltung + Bilanzierung
!  Umfassende Budgetierung

Michael Golsch | Stellvertreter Staats- und Universitätsbibliothek Dresden
Sächsische Landesbibliothek – des Generaldirektors

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4.

Präzisierung des Zeitplans für die Ausbauphase (Meilensteine für 2013)

Grober Zeitplan für die Ausbauphase
NSM-Basiscontrolling 2011

Anlage 4 zum Protokoll der StS-Runde zum NSM in der SLUB, 23.11.2012

Vorbereitung
Anpassungsvereinbarung

Staatsbetrieb
flexibilisierte
in Kraft; 1.1.14
Rahmenbedingungen

Vorbereitung
Vorbereitung Staatsbetriebsgründung

Änderung SLUB-Gesetz

Ressortvereinbarung

Auditierung/Evaluierung
Anpassung Ist-Fachkonzepte

Soll-Fachkonzepte Planung/Zielv.
KR, LR, CO
Budgetierung
Erarbeitung Ist-Fachkonzept
Fachkonzepterstellung
Zielvereinbarung SMWK-SLUB

Kostenverrechnung

Buchhaltung

Produktbildung

Fortschreibung

Auswertungen/Analysen

Stundenrechnung

Erm.Std.sätze
Controlling

Excel-Verrechnung

Stundenerfassung
Beschaffung proweb.sax
EinführungsEinführung proweb.sax dienstleistungen,
Organisation Betrieb
Schulungen

Entscheidung
über Nutzung
der vom SID
beschafften
Software
1. Quartal

Mai

2. Quartal

3. Quartal

Juni

Juli

Vorbereitung/
Durchführung Inventur

Aufbau Buchhaltungskompetenz

Testbetrieb Stundenerfassung

1. Quartal

September

2011

= termingerecht erledigt

2. Quartal

Oktober

Produktivbetrieb

Testphase

Entscheidung
2. Schritt

4. Quartal
August

2012

Einrichtung
der Software

3. Quartal

November
2013

4. Quartal

Dezember

Januar
2012

= termingerecht in Arbeit
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4.

Präzisierung des Zeitplans für die Ausbauphase (Meilensteine für 2013)

Grober Zeitplan für die Ausbauphase
NSM-Aufbaucontrolling 2012/13

Anlage 4 zum Protokoll der StS-Runde zum NSM in der SLUB, 23.11.2012

Staatsbetrieb
Vorbereitung Staatsbetriebsgründung Staatsbetrieb
in Kraft; 1.1.14
Vorbereitung Staatsbetriebsgründung

Vorbereitung Änderung SLUB-Gesetz
Vorbereitung Änderung SLUB-Gesetz

in Kraft; 1.1.14

Anpassung Ist-Fachkonzepte KR,
Soll-Fachkonzepte Planung/Zielv. Anpassung Ist-Fachkonzepte
LR,
KR, LR, CO
Budgetierung
Budgetierung
Buchhaltung
Buchhaltung

Fortschreibung
Fortschreibung
AnpassungsAnpassungsvereinbarung
vereinbarung

Vorbereitung/
Vorbereitung/
Durchführung InventurInventur
Durchführung

Beschaffung
Beschaffung
EinführungsEinführungsdienstleistungen,
dienstleistungen,


Entscheidung
Entscheidung
über Nutzung
über Nutzung
der vom SID
der vom SID
beschafften
beschafften
Software

Einrichtung
Einrichtung
der Software

Praxistest

der Software
Testphase

Software

1. Quartal

1. Quartal

2. Quartal

3. Quartal

2. Quartal

3. Quartal

4. Quartal

4. Quartal

2012

2012

termingerecht erledigt
==termingerecht erledigt

1. Quartal

1. Quartal

2. Quartal

2. Quartal
2013

3. Quartal

3. Quartal

4. Quartal

4. Quartal

2013

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Konzeptionelle Grundlagen

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4.

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Präzisierung des Zeitplan

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Anlage 4 zum Protokoll der StS-Runde zum
!

Grober Zeitplan für
M+!N'9#'&!0*-0!

Umsetzung des NSM-Rahmenhandbuches:
Ø 

NSM-Einrichtungsprofil (Basis- und Aufbaucontrolling)

08.10.2013 Vorbereitung Änderung S

Ø 

Spezifisches IT-Konzept (Basis- und Aufbaucontrolling)

08.11.2013

Ø 

Trainingskonzept (Basis- und Aufbaucontrolling)

Ø 

Fachkonzepte NSM-Basiscontrolling: Produktbildung,
Leistungsrechnung, Stundenrechnung, Kostenrechnung,
Controlling

Ø 
Ø 
Ø 

Soll-Fachkonzepte NSM-Aufbaucontrolling: Planung/
Zielvereinbarung, Budgetierung
Ist-Fachkonzepte NSM-Aufbaucontrolling: Kostenrechnung,
Controlling, Buchhaltung

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24.07.2013

Fortschreibung

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!

!

!

Audit 09.01.2012
!

Audit 15.11.2012

!

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der vo
besch
Sof

!

Audit 16.04.2013
1. Quartal

2. Quartal

Systemdemonstration ABW

3. Quartal
2012

Audit 24.01.2014


Anpassung Is
KR, L
Erarbeitung Is
Buch

*+*,-,.//+**00!

!
Budgetierung
!

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= termingerecht

NSM-Reporting
Gestuftes Reporting:
Ø 

Monatsberichte seit Januar 2012: Stundentabellen der Abteilungen,
Stundenübersichten nach Leistungsbereichen

Ø 

Quartalsberichte seit 2012/1, verbalisiert mit SLUB-spezifischen und
landesweiten Controllingtabellen, regelmäßige Controllinggespräche im SMWK

Ø 

Zwischenberichte zur Zielvereinbarung seit 2012/2

Gestuftes Feedback:
Ø 

Integration in die Monatsberichte der Abteilungen zum operativen Geschäft

Ø 

Fallweise Feedbackgespräche der Generaldirektion mit den Abteilungsleitern

Ø 

Fallweise Integration in die Monatsgespräche zwischen Generaldirektion und
Personalrat

Ø 

Halbjährliche Workshops mit Abteilungsleitern und Personalrat seit 2012

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NSM-Reporting


Intranet der SLUB

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NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse
Stunden als Kostentreiber
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Quartalsbericht 2013/3
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Stundenvolumen im Bibliotheksservice
Mediennutzung

3. Quartal 2013
Vorgänge
Std. Vorg./
Std.

2. Quartal 2013
Vorgänge
Std. Vorg/
Std.

Ausleihservice,
89,3
gesamt
914.426
10.241
951.342
10.076
94,4
davon
112
Dass die Zahl der Schulungen/Führungen um rd. 35% hinter dem Ergebnis des 2.
- Ausleihservice
827.509
7.398
864.804
7.519
115
35.7
- Hintergrundlogistik
80.343
2.253
79.163
39,5
Quartals zurückbleibt, ist dem Semesterverlauf und damit 2.003
saisonalen Effekten
11,1
- Forderungs6.574
591
554
13,3
geschuldet. Erfahrungsgemäß wird das Aufkommen in7.375
diesem Segment mit Beginn
management
des Wintersemesters wieder deutlich steigen.
Magazin- und
Freihanddienste
272.032
5.395
50,4
254.675
5.458
46,7
Die derzeit +
hohen Aufwände für Open Access Publizieren und insbesondere für
Lieferservice
Bibliometrie sind auch weiterhin mit der Evaluation und Einarbeitung in ein neues
Fernleihe, gesamt
23.079
4.203
5,5
26.365
4.123
6,4
Fachgebiet begründet, um diese Services an der SLUB als neue Dienstleistungen zu
davon
etablieren. Die Grundlage16.183
der gezählten Vorgänge sind18.656 Kontaktanbahnungen,
hierbei 3.045
- Fernleihe
3.039
5,3
6,1
- Subito
3.075
574
5,3
3.331
549
6,1
Beratungsgespräche und Kooperationsbeziehungen mit Wissenschaftlern der TU
- TULieferdienst
3.821
591
6,5
4.378
529
8,3
Dresden.
Summen
1.209.537
19.839
1.232.382
19.657

Tabelle 2 bietet eine Übersicht zum Bereich „Information/“Auskunft“.
Tabelle 1: Eckwerte der physischen Mediennutzung, auf ganze Stunden gerundet

Information / Auskunft

3. Quartal 2013

2. Quartal 2013

Vorgänge
Std.
Eine Gesamtübersicht mit den Werten für das Std. Quartal 2013 und den
1. Vorgänge
Gesamt
22.237
21.370
7.670
Quartalsdurchschnitten des Vorjahres bietet Anlage 57.553 Berichts.
dieses
davon

- Benutzerberatung
21.864
6.273
20.972
6.656
Für die Geschäftsanfälle im Ausleihservice verdeutlicht der Zahlenvergleich auch im
129
551
198
449
3.- Schulungen / Führungen
Quartal, dass im Zuge des elektronischen Medienwandels die physische Nutzung
- Openzurückgeht, was den seit 2010 festzustellenden Trend fortsetzt.
Access Publizieren
187
541
158
400
weiter
- Bibliometrie
49
176
34 im 4. 158
Erfahrungsgemäß ist jedoch zum Semesterstart und Studienbeginn
Quartal
- Auftragsrecherchen Geschäftsanfällen im Ausleihservice zu rechnen.
8
13
8
8 Quartalsbericht 2013/3
wieder mit steigenden

In die Betriebsergebnisse „Information/Auskunft“ flossen neben den mündlichen | Seite 12
Tabelle 2: Eckwerte der Informationsvermittlung, auf ganze Stunden gerundet
Januar 28, 2014
und schriftlichenGolsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Auskünften bisher auch die besonders zeitintensiven
Michael
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Beratungsformen mit ein, z.B. Auskünfte per Wissensbar, neue Beratungsthemen zum
Open-Access-Publizieren oder zu bibliometrischen Analysen, sowie die Organisation,
3.2.3 Staatsbibliothekarische Koordinierungsaufgaben
Konzeption und Durchführung von Schulungen und Führungen, aber auch die
Software- und Anforderungsentwicklung für das Veranstaltungsmanagement, die

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3.3

Stundenkosten für interne Tätigkeiten

Für die Internen Tätigkeiten der SLUB wurden im 2. Quartal rd. 13% der
Budgetierung rd. 1,06 Mio.SLUB
Stundenkosten, d. h. für die ! aufgewendet (2. Quartal: rd. 1,14 Mio. ! = rd. 15%, 1.
Quartal: rd. 1,2 Mio. ! = rd. 16%; Quartalsdurchschnitt 2012: rd.
NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse 1,13 Mio. ! = rd. 16%).
Die einzelnen Anteile sind im Quartalsvergleich in Tabelle 3 zusammengestellt. Alle
Relationen entsprechen den Ergebnissen des Vorjahres.
Overhead

Stundenkosten
Interne Tätigkeiten ges.
davon
IT-Dienstleistungen
Leitung/Führung
Innerer Dienst
Gebäudemanagement

3. Quartal

2. Quartal

1. Quartal

1.057.286,99 !

1.140.624,69 !

1.204.813,81 !

145.137,78 !
144.238,10 !
71.448,89 !
134.235,46 !

193.649,06 !
119.264,49 !
111.836,94 !
134.779,93 !

216.691,12 !
128.610,15 !
124.341,38 !
127.279,60 !

Tabelle 3: Stundenkosten für interne Tätigkeiten 2013

4.

Analyse der Produkt- und Auftragskosten

Während die Stundenkosten den Personalaufwand (aufgewendete Stunden
multipliziert mit den Stundensätzen der Beschäftigten je Laufbahngruppe)
einschließlich verrechneter Sachkosten darstellen, beinhalten die Produkt/Auftragskosten auch noch die Kosten für die Internen Tätigkeiten, einen
kalkulatorischen Investitionszuschlag in Höhe von 2,6% und die Abwesenheiten.
Die Produkt-/Auftragskosten beinhalten damit alle Kosten der SLUB und können
somit auch als Vollkosten bezeichnet werden.

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3.3

Stundenkosten für interne Tätigkeiten

Für die Internen Tätigkeiten der SLUB wurden im 2. Quartal rd. 13% der
Budgetierung rd. 1,06 Mio.SLUB
Stundenkosten, d. h. für die ! aufgewendet (2. Quartal: rd. 1,14 Mio. ! = rd. 15%, 1.
Quartal: rd. 1,2 Mio. ! = rd. 16%; Quartalsdurchschnitt 2012: rd.
NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse 1,13 Mio. ! = rd. 16%).
Die einzelnen Anteile sind im Quartalsvergleich in Tabelle 3 zusammengestellt. Alle
Relationen entsprechen den Ergebnissen des Vorjahres.
Overhead

Stundenkosten
Interne Tätigkeiten ges.
davon
IT-Dienstleistungen
Leitung/Führung
Innerer Dienst
Gebäudemanagement

3. Quartal

2. Quartal

1. Quartal

1.057.286,99 !

1.140.624,69 !

1.204.813,81 !

145.137,78 !
144.238,10 !
71.448,89 !
134.235,46 !

193.649,06 !
119.264,49 !
111.836,94 !
134.779,93 !

216.691,12 !
128.610,15 !
124.341,38 !
127.279,60 !

Tabelle 3: Stundenkosten für interne Tätigkeiten 2013
NSM-Aufbau-Controlling 2013

NSM-Aufbaucontrolling

4.

4. Quartal
3. Quartal
2. Quartal
Analyse der Produkt- und Auftragskosten

1. Quartal

Während die Stundenkosten Std.-Kosten
den Personalaufwand (aufgewendete Stunden
Stunden
Std.-Kosten
Stunden
Stunden
Std.-Kosten
Stunden
Std.-Kosten
multipliziert 110.500 ! den 1.777 h
mit
Stundensätzen der 1.338 h
Beschäftigten je Laufbahngruppe)
1.893 h
108.000 !
79.800 !
1.320 h
80.070 !
einschließlich verrechneter Sachkosten darstellen, beinhalten die ProduktAnteil am Gesamtaufkommen
/Auftragskosten auch noch die Kosten für die Internen Tätigkeiten, einen
kalkulatorischen%
von
1,29 %
1,50 Investitionszuschlag in Höhe 0,88 % 2,6% und die Abwesenheiten.
1,09 %
1,30 %
1,06 %
0,83 %
1,03 %
Die Produkt-/Auftragskosten beinhalten damit alle Kosten der SLUB und können
somit auch als Vollkosten bezeichnet werden.

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Annäherung an die Vollkosten im Bibliotheksservice
Produkt
Magazin- und
Freihanddienste (ohne
Freihandrevision)
Ausleihservice
Hintergrundlogistik
Forderungsmanagement
Fernleihe

Produktkosten
418 Tsd. !

Menge
272 Tsd.

Stückkosten
1,54 ! je Vorgang

Vorgänge
626 Tsd. !
171 Tsd. !
43 Tsd. !
258 Tsd. !

Subito

49 Tsd. !

TU Lieferdienst

50 Tsd. !

Buchsemesterapparate

8 Tsd. !

Foto- und
Rechtemanagement

197 Tsd. !

Benutzerberatung

655 Tsd. !

Open Access Publizieren
Bibliometrie
Schulungen und
Führungen
Auftragsrecherchen

55 Tsd. !
18 Tsd. !
56 Tsd. !
1 Tsd. !

828 Tsd.
Vorgänge
80 Tsd.
6,6 Tsd.
16 Tsd.
Bestellungen
3,1 Tsd.
Bestellungen

2,12 ! je Vorgang
6,51 ! je Vorgang
15,95 ! je Bestellung

3,8 Tsd.
Bestellungen
1,2 Tsd.
Vorgänge
Exemplare
Tsd. Vorgänge


22 Tsd.
Auskünfte
187 Auskünfte
49 Auskünfte
129 Schulungen
und Führungen
8 Aufträge

29,96 ! je Auskunft


z
ur Erläuterung siehe Pkt. 3.2.2, S. 10
Tabelle 6: Produktkosten in der Benutzung

0,76 ! je Vorgang

7,27 ! je Exemplar
41,08 ! je Vorgang

293,37 ! je Auskunft
357,53 ! je Auskunft
434,50 ! je
Schulung/Führung
161,25 je Auftrag
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Zielvereinbarung 2013: ausgewählte Ergebnisse

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Sächsische Landesbibliothek – StaatsG&+&45":"%'7&+';:'%&H,5+&"7&"'*+,-.&I' und Universitätsbibliothek Dresden

© by SLUB Dresden

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slub-dresden.de

Zielvereinbarung 2013: ausgewählte Ergebnisse
!
Benutzung und Information

!

!!

Quantitative Ziele:

IST
2010
2.175
2.383.407
124.400

2011
2.203
2.244.338
134.000

2012
2.203
2.168.785
132.333

/
104
341
/

2.700.000
104
345
5.800.000

3.003.476
104
346
10.353.862

Auskünfte (mündlich und schriftlich)**
70.300
Angemeldete Benutzer (min.)
73.600
Benutzerneuaufnahmen
13.931
*
rückläufig im Zuge des Medienwandels
**
einschliesslich Social Media

66.500
74.700
14.378

88.414
76.839
15.220

Benutzerarbeitsplätze
Physische Entleihungen (min.)*
Vormerkungen (max.)
Downloads (elektronische Texte, min.)
Wochenöffnungsstunden
Öffnungstage
Katalogzugriffe

!

SOLL
Ist per
2013 31.12.2013
2.203
2.215
2.000.000 2.082.475
120.000
120.729
3.000.000 3.485.155
104
104
345
347
10.000.000 12.680.511
70.000
90.900
75.000
77.109
15.000
14.540

!

!

"#$!%&'(&)!"#*+!

%
101 %
104 %
101 %
116 %
100 %
101 %
127 %
130 %
103 %
97 %

In der Rubrik „Katalogzugriffe“ war in der Zwischenabrechnung zum 30. September 2013 ein Schreibfehler enthalten. Statt 17.826.696
Zugriffe muss das IST per 30.09.2013 auf 11.826.696 lauten.
Erläuterungen zu den quantitativen Zielen:
-

Sächsische Landesbibliothek Staats- und Universitätsbibliothek Dresden
Januar 28, des Nutzerbedarfes und damit slub-dresden.de
Die Anzahl vorgemerkter –Exemplare lässt Aussagen über die Abdeckung 2014 | Seite 17
über die Qualität der
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Literaturversorgung zu. Gleichzeitig bedeutet jede Vormerkung aufgrund der damit verbundenen logistischen Prozesse Kosten für
Bibliothek. Beides sind Gründe, eine Absenkung dieser Anzahl anzustreben. Gesehen auf das gesamte Jahr 2013 konnte die Anzahl
von Nutzern ausgelösten Vormerkungen an die Zielvorgabe von 120.000 Stück angenähert werden. Das hat zunächst einen positive

Die SLUB auf dem Weg zum Staatsbetrieb
Agresso Business World als ERP-System

DATEN

VERTRAGSECKDATEN
= Umsetzung per 1. Januar 2014
= als zweite Ausbaustufe geplant
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, schwerpunktmäßig die in Anlage 1a
September benannten Mitarbeiter bei
2013
zuSächsische Landesbibliothek Staats- undAngebotes vom 31.08.2012Dresden| Seite 6in Anlage slub-dresden.de
Anlage sich, schwerpunktmäßig 9,die
2 seines Universitätsbibliothek Dresden
verpflichtetStellvertreter–des Generaldirektors
1a slub-dresden.de
Michael Golsch |
© by SLUB
© by
derMichael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Bearbeitung der Einzelaufträge einzusetzen. SLUB Dresden

! 

nehmer
seines Angebotes vom 31.08.2012 benannten Mitarbeiter bei
ung der Einzelaufträge einzusetzen.

BUDGETIERUNG FÜR DIE SLUB
AGRESSO BUSINESS WORLD (ABW) ALS ERP-SYSTEM

Was hat die SLUB mit ABW per 2.Januar 2014 erreicht hat:
Ø  Finanzbuchhaltung + Anlagenbuchhaltung
Ø  Kosten- und Leistungsrechnung
Ø  NSM-konformes Reporting (Controllingtabellen)

Unit4 dankt allen Beteiligten !

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W. Hoch

28.01.14

slub-dresden.de

Seite 19

STANDARDISIERTES VORGEHENSMODELL

Modulkomponenten ABW:
Kaufmännische Buchhaltung
(mit kameraler Überführung)

NSMRahmenhandbuch
(Werkzeugkasten)

Nachnutzbarer

NSMMandant
(ABW )

Anlagenbuchhaltung
Produktkatalog (Projekte)
Kostenrechnung
Leistungsrechnung
Stundenrechnung
Budgetierung
Reporting
(mit Bereitstellung der
Controllingtabellen)
IntellAgent zur Automatisierung

31.12.13

Flexible Nachnutzung für die SLUB
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W. Hoch

28.01.14

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Seite 20

NSM-EINFÜHRUNG IN DER SLUB

Besonderheiten in der SLUB
Ø NSM-Standardmandant (Basis SID) wurde in der SLUB präzisiert.
Ø Einarbeiten von kameralen Aspekten (Mittelfestlegung).
Ø Einrichten von Unterprodukten.
Ø Erweiterte Nutzung / Einbindung von epayment, insbesondere für die
Behandlung der Gebühren der Studenten (ca.37.000).
Ø Anpassung der KIDICAP-Schnittstelle zur Abbildung Drittmittel.
Ø Spezielle Anforderungen an das Reporting für eine weitere Detailebene der
Controllingtabellen.

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W. Hoch

28.01.14

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Seite 21


Vorteile für die SLUB
Ø Entwicklungsverbund mit anderen Staatsbetrieben.
Ø Anwenderfreundlichere Programmoberfläche.
Ø Vereinfachung von Prozessen in der Finanzbuchhaltung, wie z.B. Wegfall von
zusätzlichen Auswertungen in Excel (z. B. vereinfachte Massenbuchhaltungen in
der Anlagenbuchhaltung, Anbindung an das Abrechnungssystem der KasseKABU).
Ø Einfacheres Berichtswesen, flexiblere Gestaltung spezifischer Berichte,
integrierte landesweite NSM-CO-Tabellen (z. B. Tabelle aller Betriebsergebnisse
auf Produktebene).
Ø grafisch gut aufbereitete Controllingberichte (Plan-Ist Vergleiche,
Cockpitfunktion).
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W. Hoch

28.01.14

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Seite 22


Positive Bewertung aus der Sicht von UNIT4
Ø  Produktivstart zum 2. Januar 2014.
Ø  Seit 12 Monaten gibt es eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Ø  NSM-Mandant SID wurde dupliziert und angepasst.
Ø  Schnittstellen aus dem Projekt SID konnten nachgenutzt werden.
Ø  Betreiberkosten sinken mit Anzahl der Nutzer.
Ø  Standardisiertes Vorgehensmodell – tendenzielle Kostenersparnis
(Nachnutzung von Fachkonzepten / Schulungsunterlagen).
Ø  Konzeptionelle Mitwirkung SLUB in den Arbeitsgruppen Mandanten Standardisierung und Sollkonzepte.

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W. Hoch

28.01.14

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Seite 23

NSM – EINFÜHRUNG
AKTUELLER PROJEKTÜBERBLICK

SID

K

U

SLUB

Ü

Komplettierung

T

JVA Waldheim

K

T

K

U Ü

K U Ü

LfA

T

K

Komplettierung

U

Ü
T

SIB

T = Testinstallation
K = Konzeptphase
U = Umsetzungsphase
Ü = Übergabephase

Komplettierung

01 / 2013

Komplettierung

K

01 / 2014

U

05 / 2014

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W. Hoch

Ü

12 / 2014

28.01.14

slub-dresden.de

Seite 24

POSITIVER NSM-EINFÜHRUNGSSTAND
IM GESCHÄFTSBEREICH SMWK
Ø  Die Einrichtungen SLUB und LfA befinden sich seit dem 02.01.14 im
Produktivbetrieb.
Ø  Die DZB Leipzig steht unmittelbar vor dem Vertragsabschluss, das Projekt startet
im Februar 2014, Produktsetzung zum 01.01.15.
Ø  In 2014 erfolgen Vorbereitungen für einen NSM-Projektstart bei

§  Staatliche Kunstsammlungen Dresden
§  Sächsische Staatstheater
= > DAS SMWK WÄRE DANN DAS ERSTE RESSORT, IN DEM IN ALLEN STAATSBETRIEBEN DAS NSM MIT UNIT4 EINGEFÜHRT IST.
>> NEUE MÖGLICHKEITEN > TEILKONZERNABSCHLUSS SMWK
> EINHEITLICHE STEUERUNGSMECHANISMEN
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W. Hoch

28.01.14

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Seite 25

UNIT4 IST UND BLEIBT EIN STARKER PARTNER FÜR DEN
FREISTAAT SACHSEN

Zentrale in Sliedrecht, NL

NSM-Umsetzung hat Praxistest bestanden
Weiterhin Investitionssicherheit (starker Konzern)
Ø  Neue Konzernspitze sieht Deutschland als
Wachstumsmarkt.
Ø  Weitergehende Verzahnung mit dem Konzern
hinsichtlich Entwicklung und Support.

München

Fördert Regionalität und Eigenständigkeit
Ø  Projektbüro in Dresden geplant.
Ø  Regionaler NSM-Kundentag in Vorbereitung.
Ø  Aufbau von User-Gruppen.

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Hr. Mors

28.01.14

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Seite 26

UNIT4 IST UND BLEIBT EIN STARKER PARTNER FÜR DEN
FREISTAAT SACHSEN

Zentrale in Sliedrecht, NL

Die NSM-Einführung in der SLUB passt in die Strategie
der UNIT4

Ø  UNIT4 ist bereit, die angebotene NSMLandeslizenz zur Anwendung zu bringen.
Ø  UNIT4 verstärkt seine Aktivitäten im
Hochschulbereich mit neuen Partnern.
Ø  Das ERP-Produkt ABW wächst mit Ihren
Anforderungen Ausbaustufen sind möglich.
München

Ø  UNIT4 erachtet den NSM-Lösungsansatz als
Einstieg in die europäischen
Rechnungsnormen (EPSAS) und kann sich hier
eine erweiterte Zusammenarbeit mit dem SMF
vorstellen.

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Hr. Mors

28.01.14

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Seite 27

Auditierung ABW als NSM-System
Ø 

Im Rahmen des Projektes wurden spezifische NSM-Fachkonzepte erarbeitet,
die von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Wibera auditiert wurden.

Ø 

Bei der Erarbeitung der NSM-Umsetzungskonzepte durch Unit4 und die SLUB
hat Syncwork fachlich beraten und konnte sich von der NSM-Konformität der
NSM-Umsetzungskonzepte überzeugen.

Ø 

Die Einführung von ABW auf Grundlage der NSM-Umsetzungskonzepte wurde
von Syncwork fachlich unterstützt (projektbegleitende Auditierung).

Ø 

In einer Systempräsentation am 24. Januar 2014 wurde das ABW-System
anhand NSM-relevanter Geschäftsvorfälle von Mitarbeitern der SLUB
vorgeführt.

Ø 

Die NSM-Konformität des in der SLUB eingerichteten ABW-Systems kann
bestätigt werden.

Ø 

Die in kraft gesetzte ABW-Dienstanweisung sowie die Freigabeerklärungen der
Hauptkasse für die KaBu-Schnittstelle wurden schriftlich vorgelegt.

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Die SLUB als Staatsbetrieb
Rechtliche Grundlagen:

Ø 

Novelle des SLUB-Gesetzes (SLUBG)

Ø 

Verwaltungsvorschrift (VwV SLUB)

Ø 

Fortgeschriebene Ressortvereinbarung

Ø 

Nominierung des Verwaltungsrates


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Inventur und Vorbereitung der Eröffnungsbilanz
Inventuren:
Ø 

Medien (Stichproben)

Ø 

IT-Hardware (Einzelaufnahme)

Ø 

Kunstobjekte in den Sammlungen (Einzelaufnahme)

Ø 

Betriebs- und Geschäftsausstattung (Abschluss Februar 2014)

Inventurbegleitung und prüfungsnahe Beratung

Prüfung der Eröffnungsbilanz
Die SLUB beabsichtigt, ihre Eröffnungsbilanz zur Jahresmitte 2014 vorzulegen.

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Fazit zum NSM-Projekt
Ø 

Die SLUB hat die Einführung des Neuen Steuerungsmodells erfolgreich
abgeschlossen.

Ø 

Das NSM-Rahmenhandbuch wurde vollständig umgesetzt.

Ø 

Alle Meilensteine sind termin- und qualitätsgerecht erreicht worden.

Ø 

Als Staatsbetrieb ist die Bibliothek seit Januar 2014 budgetiert.

Ab 2015 sollte die SLUB dauerhaft budgetiert werden.

Voraussetzung ist eine positive Evaluation des NSM-Aufbaucontrollings zum
Jahresende 2014.

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Leistungsführerschaft als Unternehmensvision
Die SLUB gehört zu den leistungsfähigsten wissenschaftlichen Bibliotheken der
Bundesrepublik. Sie ist ein bedeutendes Innovations- und Koordinierungszentrum
im deutschen und internationalen Bibliothekswesen und arbeitet engagiert an der
Entwicklung ihrer digitalen Informations- und Kommunikationsdienste.
Die SLUB versteht die „Digitale Revolution“ als Chance und gestaltet den
elektronischen Medienwandel erfolgreich mit. Sie ist damit Zentrum und Motor
im Leistungsverbund der sächsischen Bibliotheken.
Konsequente Strukturentwicklung erschließt der sächsischen Informationslandschaft
weitere Synergien. Mit der Bündelung von Investitionen und Nachfragemacht sowie
über den koordinierten Roll Out zentral gehosteter Dienste leistet die Sächsische
Staatsbibliothek dazu die entscheidenden Beiträge.


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Budgetierung für die SLUB Unternehmensvision
Leistungsführerschaft als
Strategiebausteine:
Strategiebausteine:
-  Vorfahrt für digitale Dokumente
-  Konsequente Distribution von Diensten und Inhalten auch auf mobile Geräte
-  SLUB-Katalog als umfassendes Recherche- und Zugangssystem mit Merkmalen,
die ihn von Google deutlich unterscheiden
•  Kombination von analogen und digitalen Medien
•  Kombination von gemeinfreien und lizenzpflichtigen Medien
•  Besondere Erschließungstiefe mit Unterstützung semantischer Technologien
-  Stärkung der Innovationskraft und der Bündnisfähigkeit
•  Ausbau der Bibliotheks-IT
•  Steigerung des Drittmittelaufkommens
•  Kooperation mit innovativenWissenschaftlerInnen und start-ups

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Investitions- und Finanzierungsbedarf (Wirtschaftsplan 2015/16):

Ø 

IT-Ersatzinvestitionen zur Erneuerung der in 2001/02 in der
Zentralbibliothek installierten Erstausstattung

Ø 

Verstetigung der digitalen Langzeitarchivierung

Ø 

Bestandsentwicklung für die Technische Universität Dresden unter
Berücksichtigung der Marktentwicklung

Ø 

Umsetzung des Landesdigitalisierungsprogramms als
staatsbibliothekarische Koordinierungsaufgabe


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Contracting
Langfristige unternehmerische Ziele:

Wettbewerbsfähigkeit stärken durch solide Ressourcenausstattung
Ø 

Personalentwicklung

Ø 

Stellenbewertung

Ø 

Beteiligungsmanagement


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Contracting
Eckwerte zur Zielvereinbarung SMWK + SLUB 2014:

Ø 

Weitere Gestaltung des elektronischen Medienwandels durch Erwerbungsziele
für elektronische Medien

Ø 

Fortsetzung der Digitalisierung auf dem bisherigen hohen Niveau

Ø 

Verstetigung der Langzeitarchivierung und Roll Out auf die Bibliotheken im
Geschäftsbereich des SMWK

Ø 

Vereinbarung von Qualitätszielen für die Informationsvermittlung

Ø 

Steigerung des Drittmittelaufkommens

Ø 

NSM-Aufbaucontrolling: Eröffnungsbilanz und positive Evaluierung

SMWK und SLUB beabsichtigen, ihre Zielvereinbarung im März 2014 zu unterzeichnen.

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Abschlusspräsentation zum NSM-Projekt 2011-2013

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Kontakt:
michael.golsch@slub-dresden.de


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Budgetierung für die SLUB - Staatsbetrieb und Flexibilisierung des Haushaltes

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