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7 dicas práticas para organizar seu
consultório
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A falta de uma rotina definida faz com que
muitos consultórios odontológicos reduzam
sua eficiência e, consequentemente, sua
rentabilidade. Para mudar esse cenário, é
preciso organizar todas as tarefas
desenvolvidas no estabelecimento e, como
em toda mudança, envolver as pessoas
diretamente relacionadas ao processo,
como secretárias, auxiliares e o próprio
dentista.
Confira, a seguir, como organizar as
atividades do seu consultório odontológico
da melhor maneira possível:
Muitas vezes, funcionários não tomam a
iniciativa para fazer certas atividades porque
essa atribuição não foi formalmente delegada
a eles. Para evitar que isso aconteça,
descreva todas as atividades do consultório
informando como, com qual frequência e por
quem elas devem ser realizadas.
•Atividades como limpeza e organização
podem ser feitas por empresas terceirizadas,
mas, caso não sejam, devem ser bem
definidas e verificadas com frequência, pois a
higiene está diretamente ligada à credibilidade
da clínica. Se for preciso, elabore um quadro
de tarefas e deixe-o disponível para consulta
de todos os colaboradores.
Primeira dica: Defina tarefas
01
www.institutoceramica.com.br
Softwares especiais podem ajudar muito na
automatização de atividades do consultório:
prontuário eletrônico, plataformas de gestão
de pagamentos e agendas online fazem com
que se perca menos tempo com essas
tarefas. Faça uso desse tipo de ferramenta e
treine todos os envolvidos para que consigam
usá-las também. Gastando menos tempo com
tarefas burocráticas, você consegue
aproveitar melhor seu funcionário para
atividades que exigem mais atenção e
planejamento.
Segunda Dica: automatize atividades
rotineiras
02
www.institutoceramica.com.br
Terceira Dica: Tenha uma agenda
impecável
03
www.institutoceramica.com.br
Explique à secretária a
importância de ter uma agenda
completa e bem preenchida. Crie
um roteiro de informações
essenciais que precisam ser
registradas e mantenha uma
rotina de atualização. Se o seu
processo de agendamento foi
informatizado há pouco tempo,
não deixe de alimentar o sistema
com os dados das agendas
antigas.
Não basta ligar para o cliente apenas para
confirmar consultas, é preciso manter um
contato ativo e permanente com ele,
lembrando, por exemplo, que a última limpeza
que ele fez foi há um ano e recomendando
uma nova limpeza.
Quarta Dica: Mantenha Contato Permanente
com o Cliente
04
www.institutoceramica.com.br
Se o paciente esteve no consultório para fazer
um canal mas perguntou sobre implante, essa
informação deve constar na ficha dele. A
mesma regra vale para outros tratamentos
como clareamento, que são muito procurados
e têm forte apelo estético. Se o paciente
passou por um tratamento de saúde que
impede intervenções odontológicas por um
certo período, esse dado também deve estar
registrado em sua ficha.
Quinta Dica: Atualize a ficha dos seus
pacientes
04
www.institutoceramica.com.br
Registre os contatos de fornecedores de
serviços diversos, como laboratórios de
próteses; clínicas de exames de imagem; e
contatos de outros especialistas em áreas
específicas que são sempre indicados. É
importante manter parcerias com empresas
que possam complementar os serviços do seu
consultório. Assim, um profissional colabora
com o outro de forma mútua.
•Junto com a informação de cada fornecedor,
deve constar também os contatos e principais
produtos e serviços que ele oferece, assim
como prazos e formas de pagamentos. Dessa
maneira, quando você precisar de qualquer
um desses serviços ou produtos, já terá todas
as informações à mão e não precisará perder
tempo perguntando novamente.
Sexta Dica: Organize os contatos dos
fornecedores
04
www.institutoceramica.com.br
Não adianta organizar toda uma rotina e, ao
final de alguns meses, constatar que ela não
funciona. Para se certificar da eficácia da sua
organização, avalie-a constantemente e faça
melhorias quando necessário.
Sétima Dica: Revise processos
regularmente
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www.institutoceramica.com.br
Você conhece outras formas para organizar
o consultório de um odontologista?
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06
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  • 3. Muitas vezes, funcionários não tomam a iniciativa para fazer certas atividades porque essa atribuição não foi formalmente delegada a eles. Para evitar que isso aconteça, descreva todas as atividades do consultório informando como, com qual frequência e por quem elas devem ser realizadas. •Atividades como limpeza e organização podem ser feitas por empresas terceirizadas, mas, caso não sejam, devem ser bem definidas e verificadas com frequência, pois a higiene está diretamente ligada à credibilidade da clínica. Se for preciso, elabore um quadro de tarefas e deixe-o disponível para consulta de todos os colaboradores. Primeira dica: Defina tarefas 01 www.institutoceramica.com.br
  • 4. Softwares especiais podem ajudar muito na automatização de atividades do consultório: prontuário eletrônico, plataformas de gestão de pagamentos e agendas online fazem com que se perca menos tempo com essas tarefas. Faça uso desse tipo de ferramenta e treine todos os envolvidos para que consigam usá-las também. Gastando menos tempo com tarefas burocráticas, você consegue aproveitar melhor seu funcionário para atividades que exigem mais atenção e planejamento. Segunda Dica: automatize atividades rotineiras 02 www.institutoceramica.com.br
  • 5. Terceira Dica: Tenha uma agenda impecável 03 www.institutoceramica.com.br Explique à secretária a importância de ter uma agenda completa e bem preenchida. Crie um roteiro de informações essenciais que precisam ser registradas e mantenha uma rotina de atualização. Se o seu processo de agendamento foi informatizado há pouco tempo, não deixe de alimentar o sistema com os dados das agendas antigas.
  • 6. Não basta ligar para o cliente apenas para confirmar consultas, é preciso manter um contato ativo e permanente com ele, lembrando, por exemplo, que a última limpeza que ele fez foi há um ano e recomendando uma nova limpeza. Quarta Dica: Mantenha Contato Permanente com o Cliente 04 www.institutoceramica.com.br
  • 7. Se o paciente esteve no consultório para fazer um canal mas perguntou sobre implante, essa informação deve constar na ficha dele. A mesma regra vale para outros tratamentos como clareamento, que são muito procurados e têm forte apelo estético. Se o paciente passou por um tratamento de saúde que impede intervenções odontológicas por um certo período, esse dado também deve estar registrado em sua ficha. Quinta Dica: Atualize a ficha dos seus pacientes 04 www.institutoceramica.com.br
  • 8. Registre os contatos de fornecedores de serviços diversos, como laboratórios de próteses; clínicas de exames de imagem; e contatos de outros especialistas em áreas específicas que são sempre indicados. É importante manter parcerias com empresas que possam complementar os serviços do seu consultório. Assim, um profissional colabora com o outro de forma mútua. •Junto com a informação de cada fornecedor, deve constar também os contatos e principais produtos e serviços que ele oferece, assim como prazos e formas de pagamentos. Dessa maneira, quando você precisar de qualquer um desses serviços ou produtos, já terá todas as informações à mão e não precisará perder tempo perguntando novamente. Sexta Dica: Organize os contatos dos fornecedores 04 www.institutoceramica.com.br
  • 9. Não adianta organizar toda uma rotina e, ao final de alguns meses, constatar que ela não funciona. Para se certificar da eficácia da sua organização, avalie-a constantemente e faça melhorias quando necessário. Sétima Dica: Revise processos regularmente 04 www.institutoceramica.com.br
  • 10. Você conhece outras formas para organizar o consultório de um odontologista? www.institutoceramica.com.br 06 Fale com agente nas redes sociais Qual das dicas acima já adota ou pretende adotar no seu consultório? Compartilhe conosco através dos comentários!
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