O documento fornece 7 dicas para organizar o consultório odontológico de forma eficiente: 1) Defina claramente as tarefas de cada funcionário; 2) Automatize atividades rotineiras com software; 3) Mantenha uma agenda atualizada e completa.
1. 7 dicas práticas para organizar seu
consultório
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2. 7 dicas práticas para organizar seu
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A falta de uma rotina definida faz com que
muitos consultórios odontológicos reduzam
sua eficiência e, consequentemente, sua
rentabilidade. Para mudar esse cenário, é
preciso organizar todas as tarefas
desenvolvidas no estabelecimento e, como
em toda mudança, envolver as pessoas
diretamente relacionadas ao processo,
como secretárias, auxiliares e o próprio
dentista.
Confira, a seguir, como organizar as
atividades do seu consultório odontológico
da melhor maneira possível:
3. Muitas vezes, funcionários não tomam a
iniciativa para fazer certas atividades porque
essa atribuição não foi formalmente delegada
a eles. Para evitar que isso aconteça,
descreva todas as atividades do consultório
informando como, com qual frequência e por
quem elas devem ser realizadas.
•Atividades como limpeza e organização
podem ser feitas por empresas terceirizadas,
mas, caso não sejam, devem ser bem
definidas e verificadas com frequência, pois a
higiene está diretamente ligada à credibilidade
da clínica. Se for preciso, elabore um quadro
de tarefas e deixe-o disponível para consulta
de todos os colaboradores.
Primeira dica: Defina tarefas
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4. Softwares especiais podem ajudar muito na
automatização de atividades do consultório:
prontuário eletrônico, plataformas de gestão
de pagamentos e agendas online fazem com
que se perca menos tempo com essas
tarefas. Faça uso desse tipo de ferramenta e
treine todos os envolvidos para que consigam
usá-las também. Gastando menos tempo com
tarefas burocráticas, você consegue
aproveitar melhor seu funcionário para
atividades que exigem mais atenção e
planejamento.
Segunda Dica: automatize atividades
rotineiras
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5. Terceira Dica: Tenha uma agenda
impecável
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Explique à secretária a
importância de ter uma agenda
completa e bem preenchida. Crie
um roteiro de informações
essenciais que precisam ser
registradas e mantenha uma
rotina de atualização. Se o seu
processo de agendamento foi
informatizado há pouco tempo,
não deixe de alimentar o sistema
com os dados das agendas
antigas.
6. Não basta ligar para o cliente apenas para
confirmar consultas, é preciso manter um
contato ativo e permanente com ele,
lembrando, por exemplo, que a última limpeza
que ele fez foi há um ano e recomendando
uma nova limpeza.
Quarta Dica: Mantenha Contato Permanente
com o Cliente
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7. Se o paciente esteve no consultório para fazer
um canal mas perguntou sobre implante, essa
informação deve constar na ficha dele. A
mesma regra vale para outros tratamentos
como clareamento, que são muito procurados
e têm forte apelo estético. Se o paciente
passou por um tratamento de saúde que
impede intervenções odontológicas por um
certo período, esse dado também deve estar
registrado em sua ficha.
Quinta Dica: Atualize a ficha dos seus
pacientes
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8. Registre os contatos de fornecedores de
serviços diversos, como laboratórios de
próteses; clínicas de exames de imagem; e
contatos de outros especialistas em áreas
específicas que são sempre indicados. É
importante manter parcerias com empresas
que possam complementar os serviços do seu
consultório. Assim, um profissional colabora
com o outro de forma mútua.
•Junto com a informação de cada fornecedor,
deve constar também os contatos e principais
produtos e serviços que ele oferece, assim
como prazos e formas de pagamentos. Dessa
maneira, quando você precisar de qualquer
um desses serviços ou produtos, já terá todas
as informações à mão e não precisará perder
tempo perguntando novamente.
Sexta Dica: Organize os contatos dos
fornecedores
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9. Não adianta organizar toda uma rotina e, ao
final de alguns meses, constatar que ela não
funciona. Para se certificar da eficácia da sua
organização, avalie-a constantemente e faça
melhorias quando necessário.
Sétima Dica: Revise processos
regularmente
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10. Você conhece outras formas para organizar
o consultório de um odontologista?
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adotar no seu consultório? Compartilhe conosco
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