Digitalisering binnen een overheid. Hoe kunnen we onze medewerkers actief ondersteunen tijdens het uitvoeren van hun taken. Hoe kunnen we rollout van de nieuwe manier van werken, de nieuwe processen, procedures en tools vergemakkelijken voor de eindgebruikers?

1. tts knowledge matters. www.tt-s.com
SUCCESS STORY
Gemeente Venlo kiest tt guide voor
ondersteuning tijdens het werk
Gemeente Venlo realiseerde zich dat een structurele verandering van een proces alleen bereikt kan worden
door actieve begeleiding van de
medewerkers op de werkplek. tt guide biedt exact de gewenste ondersteuning middels stap-voor-stap
instructies bij de Digitale Besluitvorming.

2. Gemeente Venlo kiest tt guide voor ondersteuning tijdens het werk
tts knowledge matters. www.tt-s.com

3. Gemeente Venlo kiest tt guide voor ondersteuning tijdens het werk
tts knowledge matters. www.tt-s.com
woorden geformuleerd op de uitdagingen van
verdergaande digitalisering, regio- nalisering,
decentralisaties, voortdurende eisen aan efficiency
en effectiviteit en de eisen van een nieuwe
generatie werk- nemers en burgers.
De uitdaging
Invoering van een zaaksysteem was nood- zakelijk om te voldoen aan de
doel- stellingen met betrekking tot de snelheid waarmee vragen van de
burger kun- nen worden afgewikkeld. Op elk moment moet er inzicht zijn
in de voortgang van het proces waarin een zaak wordt afgewikkeld.
Digitale Besluitvorming is nieuw voor de organisatie. Vanuit het
zaaksysteem worden besluiten voorgelegd aan directie- team en college.
Dit moet gebruikersvriendelijk zijn, handig in gebruik en aan- sluiten op de
systemen die men al gebruikt. Als dat niet zo is, dan wordt er al snel
gegrepen naar alternatieve oplossingen of oude bekende werkwijzen. Dat
wilde Gemeente Venlo nu juist voorkomen. Iedereen moet met hetzelfde
systeem voor Digitale Besluitvorming werken
om de beoogde doelstellingen te realiseren.
„Binnen de gemeente Venlo zijn we druk bezig met de
introductie van Digitale Besluitvorming. tt
guide blijkt een prima hulpmiddel om
gebruikers vertrouwd te maken met deze
compleet nieuwe manier van werken.”
JOHN VAN DEN HOUT, PROJECT MANAGER
Het project
Er moesten instructies
worden ge- realiseerd
die de gebruikers direct in het proces en op elk
Gemeente Venlo is met ruim 100,000
inwoners de grootste gemeente in Noord-
Limburg en qua inwonertal de tweede van de
Nederlandse provincie Limburg.
De gemeente Venlo is een moderne, ambitieuze
organisatie die bouwt aan de
ontwikkeling van de stad en het verbe- teren
van de dienstverlening aan de inwoners. De
ontwikkeling is gericht op verbetering van de
bestuurlijke en amb- telijke aansturing,
klantgerichter opereren, meer integraal werken
en meer ruimte en verantwoordelijkheid aan
de medewerkers te geven. Daarnaast worden
ant-

4. Gemeente Venlo kiest tt guide voor ondersteuning tijdens het werk
knowledge matters. www.tt-s.com
gewenst moment verder konden helpen.
Hiervoor heeft gemeente Venlo gekozen voor
tt guide.
Na een korte implementatie van tt guide was
Gemeente Venlo in staat zelf deze instructies,
zogenoemde guides, te ontwikkelen. Deze
guides begeleiden de gebruiker nu stap-voor-
stap door het proces in het systeem. Deze
instructies zijn zelf verklarend en sturend
waardoor de gebruiker het eigenlijk niet kan
fout doen.
De guides worden contextgevoelig
aangeboden waardoor de gebruiker niet hoeft
te zoeken naar instructies. Binnen enkele
seconden en hooguit 2 muisklikken is de juiste
instructie beschikbaar. Dat scheelt veel tijd.
„In augustus 2016 is het stadskantoor
(craddle2craddle) in gebruik genomen.
In deze fantastische, nieuwe, flexibele
werkomgeving wordt ook de Digitale
Besluitvorming geïntroduceerd, met
gebruikmaking van nieuwe software. De
tt guides leveren een substantiële
bijdrage aan de implementatie van de
nieuwe systemen.”
PETER PAUL DUIJF, TRAINER
De implementatie
Met name door de eenvoud in het gebruik
voor de medewerkers en de snelheid waarmee
de instructies gebouwd kunnen worden, heeft
gemeente Venlo gekozen voor tt guide.
Na een snelle en eenvoudige technische
implementatie is een team van 4 medewer- kers
van gemeente Venlo door tts opgeleid in het
ontwikkelen van de guides. Dit team heeft
vervolgens in zeer korte tijd alle benodigde
instructies ontwikkeld waarmee ze de
verwachtingen hebben waargemaakt.

5. Gemeente Venlo kiest tt guide voor ondersteuning tijdens het werk
tts knowledge matters. www.tt-s.com
deze nieuwe manier van ondersteuning minder vragen op de supportdesk komen tijdens het werk en de snelheid waarmee omdat
de gebruikers een hogere zelf- de instructies gemaakt konden worden. redzaamheid hebben nu ze de guides inzetten als ze
vastlopen.
Grote tevredenheid van de
gebruikers
Aanzienlijke tijdwinst Onafhankelijke
probleemoplossing
De voordelen
Gemeente Venlo is met name zeer tevreden over
het enthousiasme waarmee gebruikers hebben
gereageerd op
Dit bespaart substantieel op ontwikkeltijd en tijd
dat gebruikers anders in het klaslokaal hadden
moeten komen. Daar- naast is ook duidelijk
merkbaar dat er

6. tts knowledge matters. www.tt-s.com
Wilt u hier meer over weten? Wij
informeren u graag!
T +32 16 44 22 40
M +32 495 234 435
E geert.fierens@fern.eu
Chartreuzenberg 39, 3220 Holsbeek