Interview de Marc Sarton, Ingénieur Environnement chez Vinci Construction France. Pourquoi il a choisi Gathering Tools pour outiller le reporting environnemental du groupe, comment s'est déroulé le projet, quel bénéfice le groupe en retire.

1. VINCI CONSTRUCTION FRANCE utilise
Gathering Tools pour son reporting
environnemental
Marc Sarton,
Ingénieur Environnement,
VINCIConstruction France
La mission : outiller le reporting environnemental
La recherche d’un outil pour la réalisation du reporting
environnementala été une de mes premières missions chez VINCI
Construction France. Cela faisait suite à la mise œuvre de la loi de
2010 sur les Nouvelles Régulations Economiques (NRE) appliquées
aux sociétés cotés et notamment l’article 116. Celui-ci stipule
principalement deux exigences :
1. Faire figurer dans le rapport annuel remis aux actionnaires des informations sur la manière
dont la société prend en compte les impacts sociaux et environnementaux de son activité
ainsi que sur ses engagements sociétaux en faveur du développement durable.
2. Ces informations doivent faire l'objet d'une vérification par un organisme tiers indépendant.
Le groupe n’avait pas attendu la publication de la loi pour mettre en œuvre une publication
d’indicateurs environnementaux et une méthodologie de collecte auprès de ses 9000 chantiers et
sites fixes. En revanche il restait à automatiser et fiabiliser ce processus, le rendre pleinement
auditableet limiter son coût de maintenance.
Notre contexte, nos alternatives
Le processus s’appuyait sur un formulaireréalisé avec Excel. Concrètement, un modèle de fichier
Excel servait de support de collecte et était transmis aux 34 animateurs Qualité Sécurité
Environnement (QSE) répartis sur le territoire afin qu’ils saisissent leurs indicateurs locaux, puis un
autre modèle Excel servait à consolider les données issues de ces 34 fichiers. Le processus avait été
testé en 2008 et 2009 et il s’était révélé pleinement satisfaisant dans sa conception. En revanche, la
charge de travail occasionnée était importante car il pouvait arriver que certains animateurs ne nous
renvoient pas leurs données dans les temps, ou bien nous renvoient des informations incomplètes ou
non conformes. Au siège, l’équipe avait utilisé au maximum les possibilités d’Excel pour sécuriser les
données (validation de types, alertes graphiques…) mais cela n’empêchait pas les erreurs de saisie et
il nous apparaissait clairement que nous devions réaliser un travail de sensibilisation auprès de nos
animateurs afin qu’ils ne considèrent pas ce processus comme une charge de travail supplémentaire
au seul bénéfice du siège, mais bien comme une création de valeur dont tout le groupe pourrait
profiter.
En mai 2010, lors de mon arrivée dans le groupe, nous avons réfléchi aux différentes possibilités qui
s’offraient à nous :
Notre Direction Informatique s’est montrée force de proposition et nous a offert de réaliser
pour nous un développement spécifique, mais nous n’avons pas retenu cette option car nos
délais étaient trop courts

2. Nous avons également considéré les outils du marché spécialisés dans la gestion QSE. Tous
ces outils pouvaient répondre à notre besoin mais ils nous semblaient surdimensionnés pour
notre projet. Et surtout, faire un tel choix nous aurait de fait obligés à abandonner tout
l’investissement de conception que nous avions réalisé dans notre processus : il aurait fallu
tout reconstruire.
Le choix de Gathering Tools
Cette phase d’investigation nous a fait réaliser à quel pointle travail que nous avions effectué
correspondait à nos attentes. Les problèmes que nous rencontrions étaient dus aux lacunes d’Excel
mais le matériel de données, de formules de calcul, de graphiques, de règles de gestion… Tout ce que
nous avions créé était conforme à nos objectifs.
C’est alors que j’ai entendu parler de Gathering Tools. Cela s’est fait de façon fortuite : c’est notre
directeur comptable et financier qui m’a suggéré de jeter un œil à cette solution. J’ai alors contacté la
société Calame Software, qui édite le produit, et ils sont venus nous faire une démonstration. Leur
discours semblait totalement en phase avec notre projet : leur grande idée était que bien souvent,
quand une direction fonctionnelle souhaite mettre un projet en production, c’est Excel qui sert de
cahier des charges. Nous ne pouvions que nous reconnaitre dans ce contexte !
Nous avons demandé à l’éditeur de réaliser un prototype et celui-ci nous a permis de constater les
bénéfices que Gathering Tools pouvait nous apporter :
Nos documents Excel, convertis au format Gathering Tools, étaient parfaitement identiques
aux documents d’origine : mise en forme, règles de gestion, formules, tout y était.
Gathering Tools permettait d’ajouter les fonctions de sécurité qui nous manquaient :
certaines cellules devaient obligatoirement être saisies, et nos règles de gestion Excel
pouvaient empêcher la transmission des données si leur résultat était non conforme à nos
attentes.
Surtout, Gathering Tools comporte un module de gestion de flux, permettant de diffuser
automatiquement à nos animateurs les documents pré-remplis des données correspondant à
leur périmètre, de consulter en temps réel l’état d’avancement du processus, de gérer les
relances, les versions, de mettre un place un workflow de validation… Tout ce qui manquait à
Excel !
Enfin, l’outil permet de générer des tableaux de bord, au format Excel, à l’aide des données
collectées ou provenant de notre système d’information et là, encore, les modèles de
tableaux de bord sont définis à l’aide de nos classeurs Excel.
A l’issue du prototype, la conclusion s’imposait : au-delà des fonctionnalités techniques de l’outil,
Gathering Tools était La solution qui nous permettait de conserver tout l’investissement que nous
avions réalisé ! Il était évident que nous allions pouvoir tenir nos délais et surtout, que cette solution,
qui reproduisait à l’identique nos documents Excel, n’occasionnait pas un risque de changement pour
nos animateurs : nous avons rapidement contractualisé avec l’éditeur.
Un projet rapide, conforme à nos attentes
Comme nous avions décidé de ne pas nous investir techniquement dans la mise en production, nous
nous sommes tournés, sur les conseils de l’éditeur, vers une société d’intégration. Nous avons choisi
la société Cogiteam, qui a mis à notre disposition un consultant connaissant parfaitement bien le
produit.

3. L’intégration proprement dite a été très rapide : notre support informatique interne a mis à notre
disposition un serveur applicatif ainsi qu’un accès à une base de données après quoi le consultant a
réalisé le projet sur la base de nos classeurs Excel et des spécifications que nous avons fournies en
matière de workflow. Deux mois après, nous avons communiqué sur le nouvel outil auprès des
animateurs QSE et le projet était en production en septembre, sans surprise. En réalité, l’essentiel de
mon travail a consisté à tester les éléments livrés par l’intégrateur. A l’heure actuelle, je me
préoccupe surtout de l’animation du réseau : m’assurer que chaque entité fournit ses données dans
les temps et valider les données. Il peut m’arriver de laisser passer de petites erreurs qui seront
relevées par les commissaires aux comptes, dans ce cas, Gathering Tools me permet d’invalider et de
demander à l’animateur une correction, et chaque étape du processus est enregistrée dans l’outil, ce
qui permet à la fois d’avoir une vue d’ensemble mais aussi d’assurer la traçabilité de chaque
information.
Par rapport au périmètre initial, nous avons pu
profiter des fonctionnalités de Gathering Tools
pour produire à l’attention de chacune de nos
entités régionales des tableaux de bord Excel
(évolutions d’indicateurs, calcul des émissions
de gaz à effet de serre…)
Dans les faits, cela équilibre la relation : nous
leur demandons de fournir des données, mais
en échange, nous les alimentons en
information à forte valeur ajoutée Exemple de restitution générée par Gathering Tools et transmise aux animateurs
QSE
Bilan et perspectives
Aujourd’hui, nous sommes toujours aussi satisfaits. Le projet évolue chaque année et le processus
est pour nous bien rodé : nous modifions nos classeurs Excel et nous les transmettons à l’intégrateur
qui implémente nos demandes, tout cela est très rapide.
Quand je replace le projet en perspective, par rapport aux différentes options techniques qui se
présentaient à nous lors de mon arrivée dans le groupe, je pense qu’une des principales qualités de
Gathering Tools est sa légèreté. Cela se manifeste notamment dans le choix qu’ont mis en œuvre
certaines de nos entités de déléguer leurs formulaires à des entreprises externes qu’elles ont choisies
et ces dernières peuvent fournir leurs données et les transmettre, nous n’avons plus ensuite qu’à les
valider. Dans le même ordre d’idées, notre structure évolue régulièrement : des entités se créent,
d’autres fusionnent, les correspondants changent... Et notre annuaire d’entreprise implémente ces
changements avec un petit délai. Mais avec Gathering Tools, je peux maintenir mon référentiel
comme je l’entends. Cela montre bien qu’il est possible de concilier souplesse d’utilisation et
sécurité.
Nous avons certaines idées pour faire encore progresser notre projet. Nous pourrions interfacer
Gathering Tools avec notre outil de comptabilité pour gagner en automatisation et donc en rapidité
sur certains reportings.
Peut-être en parlerai-je à l’éditeur lors du prochain Club Utilisateurs ?