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Teil 1: Grundlagen der Ganzheitlichen Prozessoptimierung
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Teil 1: Grundlagen der Ganzheitlichen Prozessoptimierung
1.
© 2011 M.
Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
2.
GappBridging Together
Prozess.Innovation.Gipfelsturm™ Teil 1: Grundlagen für Ganzheitliche Prozessoptimierung Dr. Markus Gappmaier GappBridging International/Academy © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
3.
© 2011 M.
Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
4.
Unsere Praxis GappBridging fördert
erfolgreiche Leistungserstellung und Zusammenarbeit von Experten in Organisationen jeder Art. GappBridging macht das sichtlich einfach, spürbar energetisierend, begeisternd umfassend, in Zeiten von Wirtschaftswachstum und Rezession gleichermassen. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 4
5.
GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung)
Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 5
6.
GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung)
Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 6
7.
GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung)
Wirksame Methoden GPM-Methoden sind besonders erfolgskritisch: Grösste Differenz zwischen Erfolg und Misserfolg: 115% Und wirksame GPM- Methoden sind noch immer viel zu wenig verbreitet! Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 7
8.
Wahrgenommener Methodenbedarf jetzt:
Ein Beispiel Layna Fischer Future Strategies Inc.; langjährige Hrsg. von Büchern über Prozess- und Workflow- Management: „Retter in der Not: Händisch anwendbare Modellierkarten für nicht-technische Prozess- simulation! ... Haben Sie je versucht mit Hilfe von Haftnotiz-Zetteln einen Prozess zu durchdenken, bevor Sie GPM-Software verwendet haben? Und dann war später nicht mehr klar, was Sie mit den einzelnen Notizzetteln darstellen wollten? Wir haben das auch schon erlebt!“ (Email v. Mai 2010 über neues „Hands-on Modelling Toolset“ mit BPMN-Symbolen, für Arbeit am Whiteboard/an der Magnettafel) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 8
9.
Prozessmanagement: Bewährte Regeln
für Methodeneinsatz • Alle Mitarbeiter arbeiten mit (Prinzip Partizipation) • Veränderungsmöglichkeiten und –bedarfe werden für alle sichtbar und spürbar gemacht (Prinzip Reflexion) • Aufmerksamkeit wird auch auf das Funktionierende gerichtet (Prinzip Lösungsorientierung) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 9
10.
BKM-basierte Prozessmodellierung als
Dialog © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 10
11.
Typisches BKM-Geschäftsprozessmodell (IST)
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 11
12.
Vereinfachtes BKM-Modellierungsverfahren • Integrierte
Überblicks- und Detailmodellierung • Wesentliche Strukturelemente – Start- und Zielereignis (Ausgangs-/Endzustand) – Sub-/Teilprozess – Aktivität – Mitarbeitende bzw. Rolle – Ressource – Weitere wichtige Prozess- bestandteile/-merkmale wie z.B. Dokument © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 12
13.
Einfache Prozessmodellierung Step
1: Start- ereignis festlegen; z.B. “Bestellung ist eingelangt” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 13
14.
Step 2: Zielereignis
(-zustand) festlegen; z.B. “Waren sind beim Kunden eingelangt” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 14
15.
Step 3: Subprozesse
definieren (Gruppen zusam- mengehörender Aktivitäten); z.B. „„Auftragsdefinition” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 15
16.
Step 4: Alle
Aktivitäten der Teilprozesse definieren; z.B. “Auftragserfassung” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 16
17.
Step 4 (Forts.):
Aktivitäten so detailliert erfassen, wie vom Modellierungszweck gefordert © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 17
18.
Step 4 (Fortsetzung:
2. Modellteil) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 18
19.
Step 5a: Für
Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 19
20.
Step 5b: Für
Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 20
21.
Step 5b: Für
Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Ressourcen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 21
22.
Step 5b: Für
Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Ressourcen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 22
23.
Step 5c: Für
Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 23
24.
Step 5c: Für
Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 24
25.
Step 5c: Für
Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 25
26.
Step 5c: Für
Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 26
27.
Ergebnis vereinfachter, integrierter
BKM-Modellierung © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 27
28.
Tipps für wirksame
und verständliche BKM-Modellierung • Bildkarten mit Gross-/Blockbuchstaben leserlich beschriften • Kurze Formulierungen wählen; ideal 1 – max. 6 Worte • Nur 1 Info-Objekt (z.B. Aktivität) auf 1 Karte schreiben • Ereignis als Zustand formulieren: z.B. „Ware ist eingetroffen“ • Teilprozess-/Aktivitäts-/Aufgabenformulierungen möglichst mit Verb! Keine Namen von Organisationseinheiten verwenden • Aktivitäts- bzw. Aufgabenformulierungen sollen nichts beinhalten, was das „wer?“ oder „wie?“ (= Ressource) erklärt • Abbildung von Redundanz im Prozessmodell (z.B. gleiche Rolle bei aufeinanderfolgenden Aktivitäten) gut = macht es klarer • „Dokument-Karte“ = nur für Ressourcen in Papierform gedacht • Jeden Modellierungsschritt vor Beginn des nächsten abschliessen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 28
29.
Modellierungsablauf, Ergebnis und
Stapelvorgang vereinfachter, integrierter BKM-Modellierung 1 3 2 4 5 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 29
30.
BKM-Prozess-Modelle: Wiederverwendbar, weiterentwickelbar
Im BKM-Entwicklungs- kreislauf vom IST-Modell zum SOLL-Modell und letztlich zur neuen Pro- zess- und Arbeitsrealität. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 30
31.
Andere BKM-Module für
Prozessmanagement • IST: Überblicks-Modellierung • IST: Detail-Modellierung • IST: Prozessanalyse • SOLL: Visioning • SOLL: Rahmen-Modellierung • SOLL: Umsetzungsmodellierung • SOLL: Detailmodellierung • Unternehmensprozessmodell • Massnahmenplanung © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 31
32.
BKM unterstützt Prozessverbesserung/-erneuerung Unterschiedliche Vorgehensweisen
für Prozessverbesserung (Prozessoptimierung) und Prozesserneuerung (Prozessinnovation), um den jeweiligen Anforderungen zu entsprechen. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 32
33.
Beispiel für integrierte
Prozessoptimierung 3 5 4b 4a 2 6 6 6 7 Umsetzungsmodellierung R-G R G 1 Z +1 +1 +1 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
34.
Beispiel eines BKM-Moduls
für Prozessinnovation 0 4 4 4 2 1 3 4 4 4 1 2 5 6 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
35.
Unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten der
BKM • In jedem Arbeitsbereich (Produktion, Verwaltung, R&D, Dienstleistungen ...) • Auf jeder Hierarchieebene und bei jeder Unternehmensgrösse • Findet allgemein Akzeptanz beim „Bewegen von Ein- stellungen und Verhalten“ (und nicht nur von BKM-Karten) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 35
36.
Beispiel für BKM
in anderem Anwendungsbereich 3 2 1 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
37.
Die BKM bewährt
sich auch bei • Prozessmanagment mit/bei BPMN, ARIS, SAP, ITIL, ISO-Zertifikation etc. • Projektmanagement (auch bei SCRUM-Analyse) • Coaching • Mitarbeiterführung (auch Mitarbeitergespräche) • Planung • Wissensmanagement • usw. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 37
38.
Das sagen Anwender
der GappBridging BKM • „Überzeugendes Tool, sehr praxistauglich, vielen Dank!” – Dr. Natalie Marty, EMH, Schweiz. Ärzteverlag AG, Basel • „Wir haben die Soll-Modelierung für die Errichtung einer neuen Geschäftseinheit ausgeführt. Dies war eine grosse Aufgabe, [aber] innerhalb von nur zwei Tagen haben wir die sieben wichtigsten Prozesse modelliert. Schlussendlich hat unser Wound Board unseren Businessplan und das benötigte zusätzliche Budget bewilligt und der Schaffung von zwei Stellen zugestimmt, deren Bedarf wir nur dank der BKM-Methode lückenlos nachweisen konnten.“ – Simon Daetwyler Country Manager, Mölnlycke • „Die Bildkarten sind vortrefflich und intuitiv anwendbar. Vielen Dank.“ – Beatrix Biwanke, Zertifizierte Prozessmanagerin, IT-Projektleiter, Business Analytiker Trading & Consulting 'H.P.C.' GmbH © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 38
39.
Danke Gerne erwarten
wir Ihre unverbindliche Anfrage nach einem kostenlosen Präsentationstermin. GappBridging International www.GappBridging.com info@GappBridging.com © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 39
40.
© 2011 M.
Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Baixar agora