2. Que son herramientas de
colaboración en la nube
Estas son las que te dejan que al subir algún archivo algún grupo de trabajo o
personas pueda verlo o cambiarlo de esta forma se da un trabajo eficiente
3. Ventajas y Desventajas
Ventajas
Ayuda mucho en trabajos escolares a distancia o educación a distancia
Sirve mucho en empresas para administrar y sacar el mejor probecho de
ella
Ayuda a guardar la información eficasmrente como videos imágenes o
archivos
Desventajas
No sirve sin internet
Necesitas tener mucho mantenimiento en hadware y software
4. Herramientas de colaboración utiles
Trello: listas y tarjetas contra el caos
Trello es otra gran herramienta para hacer seguimiento de proyectos. Es especialmente útil para tareas en las que
varios ítems pasan por diferentes etapas antes de su culminación. Cada uno de ellos ocupa una tarjeta. Las tarjetas se
agrupan en columnas, que pueden ser etapas del proyecto o tipos de tareas.
¿Qué tiene cada tarjeta? En ellas puede publicarse la descripción de la tarea, una serie de comentarios de las
personas involucradas, una lista de cosas por hacer, una etiqueta, una fecha límite y una manera de asignar las tareas
a los miembros del equipo. Además, es posible adjuntar imágenes, enlaces, fotos, videos o archivos.
La idea es que cada tarjeta atraviese por todas las etapas del proceso, de modo que todas las personas que
participan en el proyecto puedan saber en qué estado está cada cada tarea y cómo va el flujo de trabajo.
Una pequeña confesión: ENTER.CO usa Trello para gestionar su flujo de trabajo. En nuestro caso, cada tarjeta es un
tema que puede terminar como nota. Las diferentes propuestas pasan por varias etapas: propuesta. tema en
desarrollo, tema en producción o tema publicado. Cada una de estas etapas es una columna.
La herramienta nos permite además discutir sobre los enfoques de las propuestas, etiquetarlas, asignárselas a un
redactor y añadirles información. Su principal virtud es que nos permite saber, en tiempo real, qué está haciendo
cada uno de los miembros del equipo en todo momento y en qué estado está cada una de las asignaciones.
Por supuesto, este es uno solo entre muchos usos posibles. El equipo desarrollador del servicio asegura que “las
maneras en las que Trello puede funcionar para usted son incontables”.
La versión básica del servicio es gratuita, y Fog Creek (la empresa desarrolladora) promete que lo será para siempre.
Hay una versión llamada bussines class’ que permite llevar a cabo tareas avanzadas de administración, como
5. Antes de Basecamp, era una tarea muy difícil asegurarse de que todos los
participantes en un proyecto tuvieran toda la información y supieran bien qué tenían
que hacer y cuándo debían terminarlo. Este programa solucionó esta situación con
una sencilla interfaz web, y pronto se convirtió en el software favorito de millones de
microempresarios en todo el mundo.
Cada proyecto ocupa una página de navegador, la cual tiene cuatro secciones
diferentes: una en la que se llevan a cabo las discusiones, otra en la que están las listas
de tareas pendientes, una tercera que funciona como un repositorio de archivos y
una cuarta que es como una ‘libreta de apuntes’ colectiva que permite que todos los
participantes tengan acceso.
El administrador de proyectos permite organizar una agenda de contactos, en la que
puede estar incluido el equipo de trabajo, los clientes externos, los supervisores y otros
interesados. Cada uno tiene un calendario público, excelente para manejar los
tiempos de ejecución.
Adriana Santamaría, cofundadora del estudio bogotano de diseño Ledfish, dice que
lo utiliza “para organizar el equipo de trabajo y tener control sobre las fechas de
entrega y los entregables”. Desde que comenzó a usarlo por sugerencia de unos
clientes, se convirtió en su herramienta predilecta para tener el control del trabajo
diario y poder administrar las tareas de forma eficiente.
Santamaría recomienda que, “antes de comenzar a utilizar la herramienta, lo
importante es saber cómo te vas a organizar con el equipo. Tienes que haber
coordinado con ellos la forma en la que la van a utilizar” para evitar cruces de
información.
Basecamp tiene varios planes de facturación que cobran según la cantidad de
proyectos que se gestionen y la cantidad de espacio en la nube disponible para ellos.
El más básico cobra 20 dólares mensuales, permite gestionar hasta 10 proyectos y
tiene 3 GB de ‘disco’ para poder almacenar la información. El más costoso no tiene
límite de proyectos, tiene 100 GB de almacenamiento y vale 150 dólares mensuales.
Si se siente intrigado, puede tener una demostración gratuita de 60 días.
6. Luis Samra, Gerente General de Evernote para América Latina, alguna vez nos dijoque lo
que quiere la aplicación es “replicar su cerebro, de una manera en la que pueda
guardar las cosas importantes en tu vida”. Así pues, Evernote Business puede convertirse
en el ‘cerebro colectivo’ de su microempresa.
La versión para empresas combina las funcionalidades básicas de Evernote, que
básicamente permiten tomar apuntes en diferentes formatos (texto, audio, video,
imagen, mapas conceptuales, manuscritos o recortes de sitios web, entre otros) y
organizarlos en libretas o categorías, de modo que siempre estén disponibles para
cuando el usuario los necesite.
Lo que ofrece Evernote es una forma rápida y organizada de acceder al conocimiento
colectivo creado a la empresa. Piense en la herramienta como una gran libreta
colectiva de apuntes, donde hay borradores, discusiones, ‘insights’ y productos
terminados en una variedad enorme de formatos; todo a la mano. Para obtener
cualquier documento, solo es necesario buscarlo en el buscador.
La herramienta permite además administrar el acceso dentro de la compañía, tiene
estándares de seguridad muy altos –la única vez en la que Evernote fue atacado reinició
todas las contraseñas e implementó la verificación en dos pasos, a pesar de que las
cuentas afectadas fueron muy pocas–, garantiza que los contenidos almacenados
siguen siendo propiedad exclusiva del usuario y está disponible en web, Windows, Mac,
iOS, Android, Windows Phone y BlackBerry, con lo que ningún equipo de su organización
quedará por fuera.
¿Cuál es su experiencia con estas herramientas? ¿Utiliza otras? Cuéntenos en los
comentarios.
Evernote Business: el cuaderno de su compañía
