Redaccion informes administrativos

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Redacción de Informes
Administrativos
Autor: ismeoca
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Presentación del curso

Expresarse por escrito es una tarea compleja, no obstante la actividad moderna
impone el uso de la comunicación escrita, de allí que sea de gran importancia lograr
una redacción fluída y flexible, sobre todo en el ámbito administrativo donde cada
día hay la necesidad de transmitir informes, cartas, etc

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1. Redacción
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Redacción. Definición.
Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín
redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser:
argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar...
La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la
escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al
pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita
a dar forma escrita a un tema determinado.
Importancia en la Comunicación.
La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso
fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien
muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues
un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por
escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir
constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los
documentos (informes) a que haya lugar.
Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de
un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de
personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el
mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos.
Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte
se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue
procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica,
técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y
coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.



2. Proceso de redacción
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/proceso-redaccion]
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo
escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse
con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo
total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal
sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese
requisito fundamental.
Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir
en la redacción son los mismos.
a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir,
debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar.
b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para
sustentar sus planteamientos.
c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en
consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo,
de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas
más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de
acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de
desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de
conclusión.
d.- Redacción de un borrador. Redacte según el plan o bosquejo. Piense en la
forma como enlazará las ideas, pues éstas deben estar bien articuladas. emplee los
enlaces o conectivos adecuados. Lea con atención, revise la claridad, corrija
palabras mal empleadas, sustituya las que repita por sinónimos, elimine ideas ya
expresadas.
e.- Redacción definitiva Revisado el borrador, rectificado vocabulario, ortografía,
coherencia, así como el orden de las ideas, no queda más que expresarlo de manera
final. (Pasarlo en limpio)



3. Estructuración del escrito
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/estructuracion-escrito]
Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa.
Fase interna. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para
què?o sea el propósito del trabajo; el asunto o tema general ¿Sobre qué? se
esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados. Destinatario. ¿para quién o
quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?. Selección, de todo lo pensado
selecciona el material apropiado para la obra. ¿Cuál material? Jerarquización. de
acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento
¿De qué importancia?
Fase Externa. Adoptar un orden. Se define el orden más conveniente de
presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa. Además de la
forma de disposición del trabajo, de acuerdo con el plan ¿Dónde?. Principio.
desarrollo y cierre. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a
utilizar, éste dependerá del destinatario y el contexto. Tono: Trato adecuado,
cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al
escrito. ¿En cuál tono? Estilo. ¿De qué manera?, expresión conveniente. Buscar la
forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las
condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz.
ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la
estructuracion de un escrito; redacta un tema que verse sobre "Educación". Investiga
todo lo que sea necesario, pregunta, busca información documentada, anota tus
propias experiencias, habla con tus profesores e integra toda la información en un
esquema preciso. Procede a redactar.



4. Informe técnico
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/informe-tecnico]
Informe. definición. Documento escrito cuya finalidad es exponer información
objetiva de manera clara y ordenada. También se puede considerar como: Escrito
destinado a ser utilizado por más de un lector, preparado por lo general a
requerimiento o petición, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la
comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre
ellas.
Características:
- Es utilizado por más de un lector. aún cuando el informe vaya remitido a una o
más personas, con seguridad será utilizado, analizado y discutido por varias
personas de la empresa o institución.
- Es producto de un requerimiento, ya que la mayoría de las veces es requerido por
los niveles superiores o de entes externos de la empresa.
- Es de cierta extensión, aún cuando se habla de informes extensos e informes
cortos; la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los
análisis en ella basados, determinan que los informes propiamente dichos tengan
una extensión, en la mayoría de los casos, superior a cinco páginas.
- Su elaboracion se realiza conforme a un plan. Bajo este aspecto se quiere destacar
la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración, lo
cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la
información.
- Facilita la comprensión de una situación compleja, Este aspecto está relacionado
con la extensión final del escrito, pues, aunque no exista una relación lineal entre
complejidad y extensión, los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la
exposición de gran cantidad de información.
- Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. Las
decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las
organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión, el
lanzamiento de nuevos productos, la utilización de los recursos disponibles y, en
mayor o menor grado, a las personas que integran la organización.



5. Tipos de informes
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/tipos-informes]
Tipos de informes. Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se
hace, atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían
múltiples, en tal sentido podrían clasificarse así:
Según su extensión: Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su
extensión no pasa de ocho a diez cuartillas, tamaño carta a espacio y medio o a dos
espacios escrita a máquina o computadora. Es largo si su extensión sobrepasa las
diez cuartillas.
Según su función: Comunicativos, examinadores y analíticos.
Comunicativos. Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de
acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.
Examinadores. Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente,
el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propósito de
permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Su
fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada.
Analíticos. Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula
recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el
sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.
Segun su finalidad: Operacionales y para cambios.
Operacionales. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades
cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Todos los
informes que exponen las políticas, determinan las actividades y las relaciones de
las áreas de la organización.
Para cambios: Destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de
modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la
organización. Tienen carácter innovador, cambios planeados y se mantienen al día
en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial.
Según el grado de formalidad: Formales e informales.
Formales. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las
ayudas gráficas necesarias.
Informales. Se preparan de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la
forma. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla, e
incluso en formularios, formatos preelaborados.



6. Redacción del informe
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/redaccion-informe]
Redacción del Informe. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o
analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones, que
además ha de ser leído por una o varias personas, o bien puede quedar archivado
para consulta, el redactor debe ser directo, pero con estilo natural y espontáneo.
Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio, pero la expresión dentro de
la naturalidad y espontaneidad, debe ser clara, precisa, directa, armónica y
equilibrada, de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para
él lector, sus oraciones, ideas deben tener una secuencia lógica, coherente, o sea
perfectamente ligadas.
Pasos en la redacción del informe.
Esquema o Plan. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa,
gusto o necesidades de la empresa, para evitar duplicidad de formatos. Este paso
viene dado por la propia organización. De no existir un esquema preestablecido, se
recomienda seguir alguno de los sugeridos,según el tipo de informe, con las
adapaciones a que haya lugar.
Borrador. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el
informe. Escriba palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. Sencillamente
deje correr su pensamiento, la fluidez de las ideas.
Revisión. finalizado el borrador, REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los
errores que detecte en lo que se refiere a coherencia, concisión, claridad, cortesía,
ortografía.
Imprímase. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario, debe
pasarlo en limpio para su entrega, en forma manuscrita, mecanizada o
computarizada



7. Redacción gerencial efectiva
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/redaccion-gerencial-efectiva]
Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de
las normas ortgráficas, gramaticales, sintácticas y semánticas.
Atributos de la Redacción Gerencial. "Las cinco C"
Concisión. Enfocar directamente el asunto a tratar. Conciso se relaciona con
brevedad. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir,
sin rodeos ni adornos. Todo vocablo que sobre, debe ser eliminado sin llegar al
extremo de una comunicación telegráfica.
Claridad. Existe claridad en un escrito, cuando éste es comprensible para el mayor
número de lectores. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se
quiere expresar, ni más ni menos. Al redactar un informe, el redactor debe estar
claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara
con su inmediato superior. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas,
de manera que no se presten a segundas interpretaciones.
Coherencia. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones,
única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos
expresados. Coherencia es secuencia lógica, siguiendo el orden de los hechos,
como si se narrara una película. Para que esta película pueda ser entendida requiere
de un comienzo, un desarrollo y el lógico desenlace o final. Las ideas deben estar
en perfecto orden en la mente del redactor, para que las pueda expresar en forma
ordenada, coherentemente.
Cortés. Las expresiones de cortesía, moderadas en su uso, sin melosidad ni
servilismo, favorecen las relaciones interpersonales, tanto al hablar como al escribir.
Correcta. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión, sin errores
ortográficos. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado
cuidadosamente, de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las
fallas de ortografía, acentuación, semántica...



8. Conectores
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/conectores]
Conectores. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que
lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra, contribuyendo a efectuar
una transición. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se
desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente del lector, de
allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en
la redacción.
Enlaces de los párrafos o conectores. podrían clasificarse tomando en cuenta su
función sintáctica y su valor semántico. Aquí se presentará una de las clasificaciones
mas común: Conectores de adición, conectores concesivos, conectores
consecutivos, conectores de oposición.
Conectores de adición. Permite la agregación de ideas. Conclusión y suma.
Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química, así se tiene: Además, a saber,
desde luego, de la misma manera, por un lado, es más, es decir, al mismo tiempo,
en adelante, así mismo, otra vez, por otro lado,Igualmente, en definitiva, en
resumen, y entonces, por sobre todo, también, asimismo, o sea.
Conectores concesivos. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior.
Expresa dificultad superable. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré, algunos
conectore concesivos: aunque, a pesar de, no obstante, así , si bien, sin embargo,
por el contario, con todo, a pesar de, de otro modo, aún cuando, por que.
Conectores consecutivos. Expresión de la consecuencia de algo. Sirven para indicar
conclusión. Ejemplo: Te busqué, por eso te encontré. Ente ellos se encuentran: Por
consiguiente, así pues, así que, por tanto, de modo, como resultado de, con base
en, de acuerdo con, por eso, es por esto que, por esta razón, de esta manera,.
Conectores de oposición. Permiten el contraste de ideas, expresan la oposición de
una idea o concepto con otro. Ejemplo: Ella se va, pero yo me quedo. Se encuentran
en este grupo; ahora bien, antes bien, excepto, con todo, fuera de, mientras que,
todo lo contrario, por otro lado, mientras que, antes bien.
Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una
orientación al respecto, pues los elementos de enlace son muchos; por lo que
en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda
consulte un buen diccionario o una buena gramática)



9. Anexos
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/anexos]
Actividad Núm. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo.
Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato. Con aquellos
pensamientos en la mente, nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido. Bueno,
no todos: allí estaba el proyector de acetatos. ser robado, ¡qué desagradable sensación!
Faltaban todos los aparatos eléctricos. Cuando llegamos, la puerta estaba entreabierta. Más aún
porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. Ver y entender, todo sucedió en un
instante: nos habían robado. Alguien esta adentro, pensamos. recorrimos cada rincón. A medida
que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas, ( tomado de Manual de Redacción.
Santín Hodges, 2007)
Actividad Núm. 2. A continuación se presentan una serie de construcciones, su tarea consiste en
colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente, en cada caso.
1.- Se dedicó al toreo----------------------------------- muy
joven-------------------------------------------
2.- Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su
conciencia a una función
política------------------------------------------------------aquellos tipos no
comprendían bien sus palabras.
3.- Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma;---------------------------------- lo
comprendíamos mal.
4.- Se han
incumplido----------------------promesas.----------------------------------ilusiones
se han ido al foso.-------------
-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando.
5.- Venezuela tiene estabilidad política----------------- no estrategias frente a la crisis.
6.- El dinero hace ricos y famosos a los hombres,-------------------, les da la felicidad.
7.- "Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al
acusado;----------------------, éste se encuentra en pleno uso de sus derechos.
8.- Las razones expuestas por los obreros estaban bien
fundamentadas;---------------------------------, los patrones aceptaron las nuevas
cláusulas..
9.- Los niños corren, las mujeres cantan, los jóvenes bailan, los adultos se
divierten,--------------------- la ciudad está alegre.
10.- Pedro dijo que era divertido;--------------------------- a su vez Marcos expresó que
era insoportable.



10. Esquemas de informes técnicos
[http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/esquemas-informes-tecnicos]
SELLO OFICIAL
Membrete: Nombre de la institución o
dependencia------------------
Núm. del oficio---------------
Asunto:--------------------------
------------------------------------
Lugar y fecha-------------------------------------------------------------
Nombre y dirección del destinatario-------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
Cuerpo del oficio---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Frases de cortesía--------------------------------------------------------------------------------------
Antefirma--------------------------------------------
Firma------------------------------------------------
Iniciales de identificación---------------------------
Indicación de copias--------------------------------
se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo, una expresión, así: "Al contestar este
oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". Es decir las características del oficio mismo.
NOTA. En todo oficio, la redacción debe ser clara, atenta y sobria. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio.



11. Esquemas de informes técnicos (1/2)
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/esquemas-informes-tecnicos-1-2]
Esquema de Memorando. Se presenta esquema para redacción de memorando, sin
embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de
comunicación breve.
Membrete. (Identifica la institución remitente)
MEMORANDO
PARA: Nombre del destinatario
DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente.
ASUNTO: tema sobre el cual versará
TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos, por ser una
comunicación simple, utilizada para informes breves o para que un superior dé a
conocer, hacia los niveles inferiores: decisiones, órdenes, comunicar reemplazos,
fijar vacaciones, o bien solicitar información.
Iniciales o firma*
Anexos
Indicación de copias
* Por usarse generalmente como comunicación interna, se omite la salutación
inicial y el cierre de cumplimiento



12. Esquemas de Informes técnicos (2/2)
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/esquemas-informes-tecnicos-2-2 ]
Acta Administrativa. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las
relaciones laborales de una organización
Esquema
Encabezamiento: Número del acta- - - - - - - - - - -
Fecha y hora. En la ciudad------ siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008
Ubicación. E n l a s o f i c i n a s - - - - - - - - - - - - - - u b i c a d a e n - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Comparecencia de las partes. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y
por la parte patronal el Lcdo.------------------ en su carácter de Gerente de recursos humanos,
el señor-------------------------- representante sindical, así como los testigos: Señor----------------
y Señor-----------------------------------, a quienes le constan-------------------------------------------------
Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo
siguiente:--------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pruebas: S presentan las pruebas escritas, documentales, videos, testimoniales, científicas, de presunción legales y humanas. Cada parte presenta su alegato.
Cierre: Se da por concluída el acta, señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos, asi mismo se le entrega copia al representante sindical. Se lee el acta ,por
parte de todos los comparecientes,
y se procede a la firma para dejar constancia.


13. Informe interno informal
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Informe Interno Informal. Dentro de este tipo de informes se encuentran, las circulares, los oficios, los memorandos, las actas administrativas, actas de reunión. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. Como pudo observar, en ellos no se requiere car
Esquema de un informe (tipo memorando)
MEMORANDO
PARA. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo
ASUNTO: Título del informe FECHA: Día, mes y año
Introducción--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Descripción de los
hechos-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Análisis-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Conclusiones---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Recomendaciones---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Firma



14. Informe formal extenso
[ http://www.mailxmail.com/curso-redaccion-informes/informe-formal-extenso]
Informe formal extenso. Cualquier informe que se realice como resultado de una
investigación, debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato, de
manera que sea agradable y de fácil lectura. A continuación se presenta un modelo
que no pretende ser el único, pues hay variados modelos, en ningún caso, se
pretende implantar el que se presenta, sino una alternativa entre las diversas
formas, el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones, siempre y
cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere.
Partes del Informe formal extenso
Cubierta, anteportada, carátula, dedicatoria, carta de presentación, prólogo,
prefacio,introducción. resumen, índice, texto, apéndices, referencias, bibliografía,
glosario.
Normas que han de cumplirse dentro del formato.
a.- Use papel bond de máxima calidad.
b.- Use sólo una cara y escriba a doble espacio.
c.- Cuide que no haya errores ortográficos, ni de transcripción.
d.- Se recomienda obtener una copia.
e.- Para el margen lateral izquierdo 4 cms,con la finalidad de facilitar la
encuadernación-
f.- Para el margen lateral derecho 3 cms.
g.- Para el margen superior 3 cms. aproximadamente, para el resto de las páginas
que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados.
h.- Para el margen inferior de 2.5 a 3 cms.
Nota. Se considera que, la orientación proporcionada es un sistema eficaz para
la redacción de un informe lógico y ordenado, de manera que permita al lector
coordinar hechos e ideas en forma coherente.

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