El documento proporciona una guía para mejorar la productividad y reducir el estrés mediante la organización efectiva. Explica que es importante capturar todas las tareas y proyectos en un sistema de gestión para evitar distracciones mentales. También recomienda revisar periódicamente las listas de tareas, proyectos y compromisos para mantener el enfoque en las prioridades y las acciones siguientes. Además, sugiere dividir las tareas en categorías como oficina, casa y reuniones para completarlas de manera eficiente según el

1. El arte de la productividad sin estrés

3. Cantidades de cosas por hacer
Indefinición de que se debe hacer
Los cabos sueltos
Centrarse en principios
“Intento tomarme los días de uno en uno,
Pero a veces varios días me atacan de golpe”
Ashley Brilliant

4. “Tu habilidad para generar
poder es directamente
proporcional a tu
habilidad para relajarte”
“Usualmente hay una
proporción inversa entre
tener algo en la mente y
la cantidad de esta que se
esta llevando a cabo”

5. “Cualquier cosa que provoque en usted una reacción
desproporcionada, por exceso o defecto, puede
controlarle, y con frecuencia lo hace”

6. Capturar todas las cosas que necesitan
hacerse, para ser colocadas en un sistema
lógico y confiable FUERA DE LA MENTE
Adquirir la disciplina de tomar las decisiones
“de antemano” para tener una lista de
acciones siguientes

7. No se ha aclarado exactamente cuál es el
resultado que desea
No se ha decidido cuál es el resultado de una
acción física
No se ha colocado un recordatorio de la acción
Esta preocupación constante e improductiva que
experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la
que mas tiempo y energía consume.
Kerry Gleeson

8. no hagas el compromiso
mantener los compromisos
renegociar los compromisos

11. 1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer

12. Fuente: www.diyplanner.com

13. Cada frente abierto debe
estar en el sistema de
recopilación y no en la
cabeza
Mantener al mínimo la
bandeja
Vaciar la bandeja
periódicamente

14. Reglas
Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se
va a procesar!
Procesar de a uno por vez
Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la
bandeja.
Decidir que hacer o que es
Hacer las cosas no requiere
demasiado valor; en cambio, decidir
qué hacer SÍ lo requiere
Elbert Hubbard

15. ¿Requiere acción?
NO
▪ Basura
▪ Elementos para incubar (a futuro)
▪ Material de consulta

16. Requiere acción
Definir “Acción Siguiente”
▪ Si no se puede hacer directamente es un proyecto
Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
Agregarlo a la lista de acciones siguientes
Delegarlo
Aplazarlo

17. Fuente: www.diyplanner.com

18. Elementos necesarios para organizarnos
Lista de proyectos
Material de apoyo de Proyectos
Lista de “a la espera”
Agenda para fechas fijas
Lista de “acciones siguientes”
Material de consulta
Lista de “algún día/tal vez”
Archivo de Seguimiento

19. Agenda
Es sagrada
Cosas que solo se pueden hacer ese día
No mezclar con tareas que pueden delegarse o
atrasarse

20. Listas de acciones siguientes
Separadas por Contextos
Oficina
Calle
Casa
PC
Teléfono
Personas-reuniones
Leer/Revisar

21. Eventos o recordatorios a si
mismo en el futuro.
Listas de “Algún Día/Tal Vez”
Archivo de seguimiento
43 carpetas
12 para los meses
31 para los días

22. El sistema de archivos
Debe ser rápido y divertido
Al alcance de la mano
Ordenado alfabéticamente
Muchas carpetas limpias
Menos de 3/4
Etiquetas con referencias
EVITAR la pila “por archivar”
“Si necesita mas de 60 segundos
para archivar algo, no lo archivará:
lo amontonará”
David Allen

23. Listas de control
Afirmaciones personales
Listas de control de viajes
Revisión semanal
Áreas de atención y
responsabilidad
Personas clave en mí vida

24. Revisión Diaria
Revisión Semanal
Revisión General
“Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de
aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos
son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso
incapaz de seguir la marcha del mundo”
-James Fenimore Cooper

25. Revisión Diaria
Mirar la agenda
…. Y después la lista de acciones siguientes
Mirarlas en el contexto correcto

26. La clave del sistema “La revisión semanal”
Papeles Sueltos
Procesar notas
Citas previas
Citas futuras
Vaciar la mente
Revisar las listas
Para que el conocimiento sea productivo
deberemos aprender a ver tanto el bosque
como los árboles. Debemos aprender a
conectar
Peter Druker

27. El modelo de cuatro criterios para elegir
acciones en el momento
El modelo triple para evaluar el trabajo diario
El modelo de seis niveles para revisar su
propio trabajo

28. Para elegir
Contexto
Tiempo disponible
Energía
Prioridad
“En ultima instancia, debe confiar siempre en su
intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas
para potenciar esa confianza”
David Allen

29. Para evaluar el trabajo diario
Realizar trabajo predefinido
Realizar el trabajo a medida que surge
Definir su trabajo

30. Para revisar su propio trabajo
15.000 metros o más: vida
12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años
9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
6.000 metros: áreas de responsabilidad
3.000 metros: proyectos actuales
Pista de aterrizaje: acciones actuales

31. Fuente: www.diyplanner.com

34. proyecto es todo aquello que no se puede hacer
directamente para que se complete

35. El modelo de planificación natural
1. Definir propósitos y principios
2. Visualizar resultados
3. Generar lluvias de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes

36. 1. Definir
Propósito
Porque estoy haciendo esto?
Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto
Principios
Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...
“Si no está seguro de lo que está
haciendo, nunca hará lo suficiente”
David Allen

37. 2. Visualizar los resultados
Visión
ver el proyecto luego de completado los
resultados
Ver un éxito absoluto!
“La imaginación es mas importante que
el conocimiento”
Albert Einstein

38. 3. Generar lluvia de ideas
No hay que juzgar, criticar
ir tras la cantidad, no la calidad
Analizar y organizar Apagado
disparadores

39. 4. Organizar
Identificar las piezas Importante
Ordenar por
▪ Componentes
▪ Secuencias
▪ Prioridades
Detallar hasta el nivel necesario

40. 5. Identificar las acciones siguientes
¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las
partes del proyecto?
¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de
planeamiento?

41. “Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Urano
http://www.davidco.com/

42. Guillermo Matías Mazza
gmmazza@gmail.com
www.masemprendedor.com