Este documento describe los pasos para implementar una gestión electrónica de documentos sin papel. Explica cómo escanear documentos, utilizar programas de gestión de documentos para almacenar y buscar archivos de forma centralizada, y destruir de forma segura los originales de papel escaneados. Además, cubre formatos digitales comunes y normas para la gestión y clasificación de documentos electrónicos.

1. Gestión e-documental Paperless
Para esto utilizarás los papeles
en tu oficina

2. Gestión e-documental Paperless
DIGITALIZACION

3. Gestión e-documental Paperless
●
PASOS :
1. SCANEADO DOCUMENTOS
ESCANER
MESA DE REPRODUCCIÓN

4. Gestión e-documental Paperless
TIPOS DE SCANNER:
De mano: documentos o 3D
De cámara plana. Alimentadores
Rotativo (de tambor)

5. Gestión e-documental Paperless
ESCANER 3D

6. Gestión e-documental Paperless
IMPRESORA 3D

7. Gestion e-documental Paperless
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ICR (Reconocimiento Inteligente de
Caracteres). Textos manuscritos
OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Imágenes de caracteres a imágenes de bits.
OMR (Reconomiento de Marcas Ópticas).
Reconocer casillas validadas.
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BARCODE (Código de barras).
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Proyecto Transcriptorum. UPValencia

8. Gestion e-documental Paperless
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FORMATOS
BMP: Imagenes pequeñas o de poca resolución.
Logos, marcas, …
GIF: para animaciones o fondos transparentes
(webs). 256 colores
PNG: no animaciones. Millones de colores.
JPG/JEPG: imágenes a color real. Para transmitir
en Internet.
TIFF: para documentos en blanco y negro o color.
Multipágina.

9. Gestion e-documental Paperless
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PDF/A
–
Almacenamiento y archivo a largo plazo de la
documentación. Necesario por la insuficiencia del
PDF
–
Se describen a si mismos, llevan en si toda la
información necesaria y son independentes del
reproductor
PDF/UA: accesibilidad universal

10. Gestión e-documental Paperless
●
DIGITALIZACION CERTIFICADA:
Obtener copias digitales de las facturas con
valor de original.
Software homologado por la AEAT.
Utilización firma electrónica y sello de tiempo.
Eficacia jurídica de original-

11. Gestión e-documental Paperless
2. Programa gestión documental
●
Solución para nuevo problema
●
Mas problemólogos que solucionólogos
●
●
No hay problemas, solo soluciones que no
hemos encontrado
ECM (Enterprise Copies Management)

12. Gestión e-documental Paperless
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Archivo centralizado
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Copias de seguridad. Copias remotas
●
Control de acceso a documentos LOPD
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Búsqueda rápida de archivos

13. Gestión e-documental Paperless
3. DESTRUCCION ORIGINALES
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Destructora de papel (tiras, virutas)
Destrucción certificada: emisión de un
certificado de destrucción.

14. Gestión e-documental Paperless
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Gestión documental requiere:
registro, asignación, seguimiento, clasificación,
decisión de compartición o transferencia
–
El sistema de clasificación debe ser entendible por
otros departamentos.
–
Etiquetado. Utilización colores corporativos según
importancia aplicada.
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ISO 30300 – 30301
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ISO 15489

15. Gestión e-documental Paperless
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Actividades de manera ordenada, eficaz y responsable
Respaldar y documentar la creación de políticas y toma de
decisiones a nivel directivo
Coherencia, continuidad y productividad a la gestion y
administracion
Garantizar la continuidad en caso de catastrofe
Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios incluidas
auditorias y supervisiones
Proporcionar protección y apoyo en los litigios
Proteger los intereses de la organización, los clientes y las
partes interesadas presentes y futuras
Apoyar y documentar las actividades de investigación y
desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados
Establecer una identidad corporativa

16. Gestión e-documental Paperless
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Determinar los documentos que deberian ser
creados en cada proceso de negocio, y la
información que es necesario incluir en cada
uno de ellos.
Documentos: activo valioso y recurso
importante de la organización.
Conocimiento organizativo. Via esencial para
capturar el conocimiento tacito de las personas
y ponerlo en circulacion

17. Gestión e-documental Paperless
CERO PAPEL

18. Gestión e-documental Paperless
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JUEGO

19. Gestión e-documental Paperless
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ZERTIFIKA
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ABDI
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PLATAFORMA GESTION DOCUMENTAL
GLADTOLINK