Monitor readiness e-Factureren dienstverleners

Readiness Monitor e-Factureren : April 2009

Een productie van:

Readiness Monitor e-Factureren: April 2009

Colofon

Dit is een uitgave van ECP-EPN

Teksten:
Jelle Attema, ECP-EPN
Gerard Bottemanne, GBNED
Friso de Jong, Platform ELFA, Factuurwijzer.nl

Samenstelling en eindredactie:
Jelle Attema, ECP-EPN

Ontwerp omslag en binnenwerk:
ECP-EPN

© ECP-EPN 2009

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden
verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of
openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch,
mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder
voorgaande schriftelijke toestemming van de maker.

Alhoewel de auteur en uitgever uiterste zorgvuldigheid betracht hebben bij
het samenstellen van deze uitgave aanvaarden zij geen aansprakelijkheid
voor schade van welke aard ook, die het directe of indirecte gevolg is van
handelingen en/of beslissingen die (mede) gebaseerd zijn op de in deze
uitgave vervatte informatie.

2


Voorwoord
Elektronisch factureren staat volop in de aandacht: op 7 april 2009 hebben overheid en bedrijfsleven
een convenant ondertekend. Hierin spreken zij de steun uit voor het initiatief van staatssecretaris
Frank Heemskerk (ministerie van Economische Zaken) om in 2010 10% van de facturen die bij de
overheid binnenkomen elektronisch te ontvangen en te verwerken. In februari 2009 besloot
staatssecretaris Jan-Kees De Jager (ministerie van Financiën) om de elektronische factuur vormvrij te
maken. Banken, een aantal grote factureerders en Billing Service Providers hebben het initiatief
genomen voor het open e-invoicing project. Zij ontwikkelen een afsprakenstelsel om elektronische
facturen vrij tussen partijen te kunnen uitwisselen.

Deze en nog vele andere initiatieven maken het steeds aantrekkelijker voor ondernemers om
elektronisch te gaan factureren. En,voor dienstverleners en aanbieders van producten op het terrein
van elektronisch factureren om zich op die markt te begeven.

ECP-EPN heeft zich ten doel gesteld het elektronisch factureren te bevorderen door initiatieven te
bundelen en te versterken. Immers, het bedrijfsleven kan veel kosten besparen door facturen
elektronisch te verzenden en te verwerken. ECP-EPN heeft daarvoor het Stakeholdersoverleg
elektronisch factureren in het leven geroepen. Binnen dit overleg informeren de belangrijke
stakeholders e-factureren elkaar over hun initiatieven en stemmen zij hun activiteiten af. Sinds 2008 is
de Expertgroep Awareness eFactureren actief die ondernemers en hun adviseurs informeert over de
stand van zaken en ontwikkelingen op het gebied van elektronisch factureren.

Deze Readiness monitor is een initiatief van de Expertgroep Awareness e-factureren en brengt
halfjaarlijks in kaart (2009-2010) hoe het aanbod van diensten en producten op het gebied van e-
factureren zich ontwikkelt onder invloed van deze initiatieven en ontwikkelingen. De monitor laat zien
waar kansen en belemmeringen liggen en biedt een handreiking om inspanningen rond elektronisch
factureren bij te sturen en te focussen.

Een groeiend aanbod van informatie over dit onderwerp vindt u op de website van de Expertgroep
Awareness e-factureren www.e-factureren.info en op www.ecp.nl .

Arie van Bellen

Directeur ECP-EPN, platform voor de informatiesamenleving

3


Inhoud

Inleiding ............................................................................................................................... 5
Wat is de Readiness Monitor e-Factureren .................................................................................... 5
Achtergrond .................................................................................................................................... 5
Opzet van de monitor...................................................................................................................... 6
Expertgroep Awareness e-Factureren. ........................................................................................... 6
Steekproef............................................................................................................................ 8
Resultaten: scope van de dienstverlening ........................................................................ 8
Verzenden van facturen .................................................................................................................. 9
Ontvangen van facturen ............................................................................................................... 10
Verwerken ..................................................................................................................................... 11
Overig............................................................................................................................................ 12
Resultaten: bereik ............................................................................................................. 13
Resultaten: drempels en belemmeringen ........................................................................ 13
Groei van het aantal klanten dat gaat e-factureren ...................................................................... 13
Drempels ....................................................................................................................................... 14
Conclusie ........................................................................................................................... 15
Bijlage I. Deelnemende organisaties en dienstverleners................................................ 18
Bijlage II: Vragenlijst voor financieel dienstverleners .................................................... 22
Bijlage III: Vragenlijst voor IT-leveranciers en Billing Service Providers. ..................... 28

4


Inleiding
Wat is de Readiness Monitor e-Factureren

De Readiness Monitor e-Factureren’ brengt twee keer per jaar, in de periode 2009-2010, de
ontwikkelingen van dienstverlening rond eFactureren in Nederland in beeld. Drie groepen
dienstverleners vormen het onderwerp van dit onderzoek:

1. ICT-leveranciers, die producten leveren op het terrein van elektronisch factureren,
2. ‘Billing Service Providers’ die diensten bieden op het gebied van elektronisch factureren en
3. financieel dienstverleners zoals accountants en administratiekantoren.

Achtergrond voor de monitor zijn de verschillende initiatieven die bedoeld zijn om e-factureren te
versterken (zie de volgende paragraaf). De monitor brengt in kaart hoe het aanbod van diensten en
producten verandert onder invloed van deze initiatieven en ontwikkelingen. De monitor laat zien waar
kansen en belemmeringen liggen en biedt een handreiking om inspanningen rond elektronisch
factureren bij te sturen.

De monitor is ontwikkeld door de Expertgroep Awareness e-Factureren. In die groep hebben,
gefaciliteerd door ECP-EPN, vertegenwoordigers van het bedrijfsleven, overheid (EZ, Belastingdienst)
en zelfstandige experts zich verenigd om de kennis van e-factureren te verbeteren, zowel bij
dienstverleners als bij ondernemers ( potentiële – gebruikers) en aldus bij te dragen aan het
wegnemen van belemmeringen voor de verdergaande adoptie van e-factureren.

ECP-EPN werkt bij het opstellen en verspreiden van deze monitor nauw samen met Platform ELFA en
GBNED. De monitor is mede mogelijk gemaakt door het ministerie van Economische Zaken.

Meer informatie over de initiatieven rond elektronisch factureren vindt u op http://www.e-
factureren.info, de site van de Expertgroep Awareness e-Factureren. Vanaf 7 april 2009 is daar
informatie te vinden over het aanbod van leveranciers en dienstverleners e-Factureren. Vanaf eind
mei is deze informatie ook doorzoekbaar aan de hand van criteria. De volgende weken zullen daar
voor ondernemers handleidingen en handreikingen worden gepubliceerd, hoe zij met e-factureren
kunnen beginnen. Er wordt gewerkt aan een elektronische brochure speciaal gericht op accountants
en administratiekantoren met bijvoorbeeld informatie over het controleren van boekhoudingen met
elektronische facturen.

Achtergrond

Elektronische overdracht van informatie ter ondersteuning van handels- en bedrijfsprocessen vindt
steeds meer toepassing. De drijvende krachten erachter komen voor een deel uit het bedrijfsleven,
gelet op de zakelijke voordelen die er mee te behalen zijn, en voor een deel uit de publieke sector.
Deze ontwikkelingen houden niet op bij de landsgrenzen: zij vinden plaats op Europees, en zelfs op
mondiaal niveau. De Europese Commissie heeft bijvoorbeeld de Expert Group on e-Invoicing
ingesteld.
Ondanks alle inspanningen komt de adoptie van elektronisch factureren nog niet zo snel van de grond
als men op grond van de potentiële voordelen zou verwachten. Er worden – veelal losstaande –
initiatieven ontplooid om aan de adoptie bij te dragen. Zo heeft Staatssecretaris Frank Heemskerk van
het Ministerie van Economische Zaken gesteld dat in 2010 de overheid 10% van de facturen
elektronisch moet kunnen ontvangen en verwerken (!). Op 7 april 2009 hebben overheid en
bedrijfsleven een convenant ondertekend waarin het bedrijfsleven haar steun voor dit initiatief
uitspreekt.

Een van de belemmeringen voor elektronisch factureren is in februari 2009 weggenomen. Toen
besloot staatssecretaris Jan-Kees De Jager van het Ministerie van Financiën dat de
belastinginspecteur aan elektronische facturen dezelfde eisen moet stellen als aan papieren facturen:
in beide gevallen moeten de verzender en de ontvanger op verzoek van de belastinginspecteur

5


authenticiteit (is de factuur werkelijk afkomstig van de verzender) en integriteit (is de factuur veranderd
sinds verzending) kunnen aantonen. De manier waarop de ondernemer die authenticiteit en integriteit
aantoont is vrij.

Deze beslissing geeft softwareleveranciers, maar ook dienstverleners op het gebied van elektronisch
factureren (Billing Service Providers) en financieel dienstverleners, ruim baan om nieuwe e-
Facuratiediensten aan te bieden aan ondernemers. Accountants en administratiekantoren krijgen er
een nieuwe taak bij: ondernemers helpen om hun administratie zo op te zetten dat de risico’s die
(elektronisch) factureren oplevert geminimaliseerd worden.

Opzet van de monitor

De Readiness Monitor geeft antwoord op vragen over de volgende indicatoren om zo de effecten van
diversie inspanningen en ontwikkelingen te registreren:

Scope van de diensten en producten op het gebied van elektronisch factureren: Het
•
voordeel van elektronisch factureren is vooral gelegen in de elektronische verwerking. De
dienstverleners moeten daarom ondernemers in staat stellen om het hele administratieve
proces rond een factuur te ondersteunen: opstellen, verzenden, ontvangen, verwerken en
uiteindelijk betalen en archiveren van de factuur.
Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen welke fasen van verwerking verschillende
dienstverleners ondersteunen.

Bereik van de diensten en producten: Het is voor ICT-leveranciers en BSP’s vaak nog
•
moeilijk om alle klanten en toeleveranciers van een ondernemer te bereiken omdat er geen
breed geadopteerde manier is om elektronische facturen op te stellen en te verwerken. De
monitor brengt in kaart in hoeverre ICT-leveranciers en dienstverleners ondernemers in staat
stellen om met verschillende klanten en met verschillende toeleveranciers facturen uit te
wisselen en om in te spelen op de wensen over het formaat van de factuur1.
Door inspanningen op het gebied van standaardisatie en afspraken door tal van partijen zal
het bereik dat dienstverleners en ICT-leveranciers hun klanten bieden naar verwachting de
komende twee jaar groeien.

Drempels voor de doorbraak van elektronisch factureren:Er zijn tal van drempels die
•
verhinderen dat elektronisch factureren doorbreekt. Het beeld dat ondernemers hebben van
elektronisch factureren wordt vaak aangedragen als een drempel om te gaan e-factureren.
Het is dus zaak om aan die beeldvorming te werken door kennis bij ondernemers en hun
adviseurs te vergroten. Beoogd resultaat is dat de dienstverleners merken dat de vraag naar
diensten en producten op het gebied van e-factureren toeneemt.

In bijlage II en III zijn de vragenlijsten opgenomen zoals die zijn verzonden aan ICT-leveranciers,
Billing Service Providers en financieel dienstverleners.

Expertgroep Awareness e-Factureren.
Om elektronisch factureren te bevorderen heeft ECP-EPN het Stakeholdersoverleg Elektronisch
Factureren ingericht. Hierin wisselen stakeholders van de verschillende initiatieven op het gebied van
e-factureren informatie uit over hun plannen en stemmen zij activiteiten af om elkaar te versterken.
Vanuit het Stakeholdersoverleg is de Expertgroep Awareness e-Factureren ingesteld, initiatiefnemer
van de Readiness Monitor. De Expertgroep levert een bijdrage aan de doorbraak van e-factureren

1
Het open e-invoicing project zal naar verwacht die problemen grotendeels oplossen door het ontwikkelen van
een breed geaccepteerd afsprakenstelsel, waardoor partijen elkaar facturen kunnen sturen. Deze afspraken
zullen in lijn zijn met internationale afspraken over het uitwisselen van handelsinformatie, zoals die op dit moment
worden gemaakt binnen UN/CEFACT.
Tegelijkertijd werken de banken (www.viamijnbank.nl) aan mogelijkheden om consumenten elektronische
facturen te sturen en deze direct te laten verwerken.

6


door ondernemers en hun adviseurs op de hoogte te brengen van de mogelijkheden van e-factureren
en hen te ondersteunen bij de overstap naar e-factureren.

De Expertgroep hanteert de volgende uitgangspunten:

Elektronisch factureren omvat zowel de processen van het genereren en verzenden als
•
van het ontvangen en verwerken van een elektronische factuur. Het versturen van een
(wellicht beveiligde) PDF en vervolgens overtikken van gegevens door de ontvanger is
geen elektronisch factureren.
De Expertgroep gaat uit van een open model van e-factureren. Dat wil zeggen dat:
•
o de toegang tot e-factureren laagdrempelig moet zijn voor ondernemers (geen
hoge instapkosten);
o ondernemers vrij zijn aan te sluiten op wat in hun branche gebruikelijk is;
o ondernemers vrij zijn wel of geen gebruik te maken van intermediairs (Billing
Service Providers, banken of administratieve dienstverleners). De expertgroep
maakt geen keuze voor een specifiek model van e-factureren met een specifieke
rol van specifieke partijen.
De Expertgroep zoekt aansluiting bij bestaande initiatieven en projecten en probeert deze
•
te versterken.
Zij sluit aan bij nationale en internationale ontwikkelingen (relevante EU-wetgeving, CEN
•
Workshop Agreements, ontwikkelingen op standaardisatie gebied door o.a. UN/CEFACT).

7


Steekproef

Het aantal organisaties dat heeft gereageerd is 63. Van deze organisaties zijn er 30 ICT-
leverancier(op een totaal van naar schatting 40 die functionaliteit aanbieden op het gebied van e-
Factureren). Van de Billing Service Providers hebben 16 van de ongeveer 45 organisaties
gereageerd.

De organisaties van financieel dienstverleners zijn via de nieuwsbrief van ICTAccountany en van
NOVAK (Nederlandse Organisatie van Accountantskantoren)opgeroepen de vragenlijst in te vullen. In
totaal zijn meer dan 1.500 accountants- en administratiekantoren benaderd: de response was erg laag
(9). Dit is des te meer jammer omdat het juist de accountants- en administratiekantoren zijn die de
MKB ondernemer adviseren op het gebied van boekhoud(software) en dus ook elektronisch
factureren.

In de categorie “anders” zijn dienstverleners opgenomen die diensten aanbieden rond document
management, beveiliging, advisering of crediteurenbewaking.

Resultaten: scope van de dienstverlening
Elektronisch factureren is slechts een klein stapje in een heel proces van bestellen, levering, controle
en betaling. Dit hoofdstuk brengt in kaart in hoeverre de verschillende onderdelen van dit proces door
dienstverleners worden ondersteund.

Bovendien is het belangrijk dat de dienstverleners en hun producten ondernemers in staat stellen om
flexibel in te spelen op de wensen van hun klanten en toeleveranciers. Sommigen zullen kiezen voor

8


een factuur als bijlage bij een mail, of voor presentatie van factuurinformatie via internet, dan wel
factureren met behulp van web-services. Een ondernemer moet hierop kunnen inspelen.

Verzenden van facturen

Versturen per e-mail met factuurbijlage: 17 van de 30 ICT-leveranciers bieden met hun
•
producten de mogelijkheid een factuur te genereren en deze per e-mail te versturen. Bijna alle
BSP’s bieden die mogelijkheid (14/16).
Verzenden van facturen via web-services: 9 van de 30 ICT-leveranciers ondersteunen deze
•
mogelijkheid en 9 van de 16 BSP’s.
Verzenden van facturen met hulp van een BSP: 4 van de 30 ICT-leveranciers bieden deze
•
functionaliteit. 9 van de 16 BSP’s bemiddelen ook bij het verzenden van facturen naar een
klant via andere BSP’s.
Via de bank facturen verzenden: wordt ondersteund door 2 ICT-leveranciers en BSP’s.
•

ICT-leveranciers leggen, zo lijkt, vooral de nadruk op het kunnen versturen van een factuurbijlage
(meer dan 50% ondersteunt deze vorm). Andere vormen van elektronisch factureren, zoals het
aanbieden via webservices of het presenteren van een factuur bij de ontvanger ondersteunt een derde
van de ICT-leveranciers. Het kunnen versturen van facturen met behulp van Billing Service Providers
ondersteunt een kleine 6%.
Een ondernemer die op dit moment elektronisch wil gaan factureren zal dus goed moeten kijken welke
functionaliteiten en diensten hij nodig heeft en onderzoeken welke leverancier die kan leveren: uit
deze gegevens blijkt dat er grote verschillen zijn.

Voor BSP’s is het versturen van facturen een centrale taak. Ze kunnen bijna allemaal een
factuurbijlage versturen bij een e-mail, maar velen ook op andere manieren. Ook hier geldt, dat

9


ondernemers die een BSP zoeken goed moeten kijken naar de manier waarop hun klanten en
toeleveranciers willen en kunnen factureren. Veel BSP’s bieden maar een beperkt aantal diensten
aan.

Ontvangen van facturen

7 van de 30 producten van ICT-leveranciers kunnen via webservices facturen ontvangen. 2
•
van de 30 via BSP’s.
8 van de 16 BSP’s kunnen facturen ontvangen via web-services. 6 van de 16 kunnen facturen
•
ontvangen via andere BSP’s.

Ondernemers die hun factureerprocessen uitbesteden aan BSP’s of investeren in ICT-oplossingen
zullen ook voor het ontvangen van facturen een goede analyse moeten maken hoe hun
toeleveranciers facturen willen verzenden. Mogelijkheden om elektronische facturen te ontvangen zijn
beperkt bij veel leveranciers.

10


Verwerken

Voor het verwerken van facturen is er een diversiteit aan functionaliteiten:

De mogelijkheid om een factuur te boeken, zonder deze meteen betaalbaar te stellen: 11 van
•
de 33 ICT-leveranciers en 8 van de 16 BSP’s bieden die mogelijkheid.
Handmatig facturen inboeken: 9 van de 30 ICT-leveranciers en 7 van de 16 BSP’s bieden die
•
mogelijkheid.
Matchen van facturen met orders en ontvangst kan bij 9 van de 30 ICT-leveranciers en bij 7
•
van de 16 BSP’s.
Het inscannen van papieren facturen en vervolgens verwerken is mogelijk via 6 van de 30
•
ICT-leveranciers en bij 9 van de 16 BSP’s.

Het elektronisch kunnen verwerken van de factuur is een belangrijk voordeel van elektronisch
factureren: inboeken, betaalbaar stellen, matchen enz. Uit deze cijfers blijkt dat niet alle aanbieders
van ICT-oplossingen en BSP’s functionaliteiten op dit terrein bieden. Opvallend is dat ongeveer een
derde van de ICT-leveranciers producten aanbiedt met de mogelijkheid tot het verwerken van
elektronische facturen en ongeveer 50% van de BSP’s. Het inscannen van facturen zal vaak nog
nodig zijn, in een situatie waarin een deel van de klanten of toeleveranciers nog op papier factureert:
20% van de ICT-leveranciers en ruim 50% van de BSP’s biedt deze functionaliteit.

11


Overig

Archiveren van facturen is een wettelijke verplichting. Voordeel van elektronisch factureren is
•
dat de kosten van archiveren lager worden. 13 van de 30 ICT-leveranciers en 11 van de 16
BSP’s leveren diensten op dit gebied.
12 van de 30 ICT-leveranciers en 9 van de 16 BSP’s helpen ondernemers om facturen in te
•
brengen in de workflow-omgeving.
Om authenticiteit en integriteit van een factuur te waarborgen is de geavanceerde
•
elektronische handtekening een effectief middel. In veel Europese landen worden specifieke
eisen gesteld aan die handtekening. 6 van de 30 ICT-leveranciers bieden producten met de
mogelijkheid aan om met de “lichte” versie van de elektronische handtekening (de
geavanceerde elektronische handtekening) te werken, 4 van de 30 bieden de mogelijkheid om
met de “zware” vorm te werken (geavanceerde gekwalificeerde elektronische handtekening).
Van de Billing Service Providers bieden 5 van de 16 diensten aan op het gebied van de
geavanceerde elektronische handtekening en 7 van de 16 ondersteunen de geavanceerde
gekwalificeerde elektronische handtekening.

Uit deze data blijkt dat ondernemers kunnen kiezen uit een breed scala aan diensten en producten bij
elektronisch factureren. Er zijn echter grote verschillen tussen aanbieders van diensten en ICT-
producten, zowel bij het verzenden, ontvangen, verwerken als bij het archiveren van facturen.

12


Resultaten: bereik

Om elektronische facturen te kunnen verwerken moeten er afspraken zijn over het formaat van de
factuur en de inhoud.
• EDI: 10 van de 30 ICT-leveranciers en 8 van de 16 BSP’s ondersteunen EDI.
• XBRL: 7 van de 30 ICT-leveranciers en 7 van de 16 BSP’s ondersteunen XBRL
• UBL 2.0: 5 van de 30 ICT-leveranciers en 7 van de 16 BSP’s ondersteunen UBL 2.0

Uit deze cijfers blijkt dat de adoptie van formaten onder ICT-leveranciers achterblijft vergeleken met
die door BSP’s. Een derde van de ICT-leveranciers ondersteunt EDI en 25% en 20% ondersteunt
XBRL en UBL. Van de BSP’s ondersteunt ongeveer 50% formaten als EDI, XBRL, UBL en ebXML.

Ondernemers die flexibel willen inspelen op de eisen die hun klanten en toeleveranciers stellen aan
facturen, zullen ook hier goed op moeten letten. De afwezigheid van algemeen geaccepteerde
formaten betekent dat het veel moeite kost om gegevens uit te wisselen met anderen: formaten
moeten immers dan iedere keer onderling worden afgesproken of ontwikkeld.

Resultaten: drempels en belemmeringen

Groei van het aantal klanten dat gaat e-factureren
Op de vraag of respondenten een groei verwachten in het aantal afnemers van hun producten
•
of diensten zijn 13 van de 30 ICT-leveranciers (43%) en 3 van de 16 Billing Service Providers
(19%) positief.

13


Op de vraag of er vanaf begin 2009 belangrijke veranderingen zijn opgetreden in de plannen
•
van hun klanten om elektronisch te factureren en wat daarvan de oorzaak is, noemen 8 van
de 30 ICT-leveranciers en 4 van 16 BSP’s spontaan het besluit van staatssecretaris De Jager
in februari 2009.

Onder ICT-leveranciers is meer optimisme dan onder BSP’s wat betreft het aantal klanten dat zal
gaan e-factureren. Rond de 25% noemt het besluit van staatssecretaris De Jager in dat verband.

Drempels

Grafiek: de mate waarin respondenten belemmeringen zien. (1 = geen belemmering, 5 = grote belemmering)

Er zijn veel omgevingsfactoren die een doorbraak van elektronisch factureren verhinderen. Deze
belemmering zijn in bovenstaande grafiek geordend naar een overall-gemiddelde waarbij geldt: 1 =
geen belemmering, 5 = grote belemmering..

Opvallend is dat de dienstverleners de belemmeringen voor een deel bij de ondernemer zien:
• Als grootste belemmering zien respondenten dat de ondernemer onvoldoende kennis heeft
van elektronisch factureren (Gewicht is 3.5 bij ICT-leveranciers, bij Billing Service Providers
bijna 3).
• Op de tweede plaats staan de problemen bij internationaal elektronisch factureren:
buitenlandse belastingdiensten zijn vaak onduidelijk of stellen moeilijk op te volgen eisen aan
een elektronische factuur.
• Op de derde en vierde plaats staan het kunnen verwerken en opnemen in de workflow van
ontvangen facturen.
• Op de laatste plaats staat de stelling dat het accountant- en administratiekantoor
belemmeringen vormen bij elektronisch factureren en het imago dat elektronisch factureren
heeft bij allerlei dienstverleners..

Ook internationaal is elektronisch factureren een belangrijke bottleneck. Als minst grote belemmering
wordt genoemd het beeld dat ondernemers van elektronisch factureren hebben (imago) en de
bereidheid van accountants- en administratiekantoren om elektronisch factureren te ondersteunen..

14


Conclusie
Het aantal respondenten uit de groep Billing Service Providers (16) en ICT-leveranciers (30) is naar
schatting ongeveer 50% van het totale aantal BSP’s en ICT-leveranciers. Van de accountants- en
administratiekantoren is het responsepercentage verwaarloosbaar (9). Over deze groep kunnen in
deze monitor geen conclusies worden getrokken.

Samenvattend zijn de resultaten van de Readiness Monitor als volgt:

Zowel de ICT-leveranciers als de BSP’s verlenen vooral diensten en producten gericht op het
•
elektronisch kunnen verzenden van facturen (50%). Het proces van het automatisch
ontvangen en verwerken van elektronische facturen wordt door 20% van de ICT-
leveranciers en 50% van de BSP’s ondersteund.
Archiveren is een functie of dienst die bijna 50% van de ICT-dienstverleners en 75% van de
•
BSP’s ondersteunen.
Het brengen van facturen in de workflow wordt door ongeveer 50% van ICT-leveranciers en
•
BSP’s ondersteund.
Het gebruik van formaten voor facturen is essentieel om, zonder veel kosten, met nieuwe
•
klanten en leveranciers facturen te kunnen uitwisselen. Ongeveer een kwart van de
leveranciers ondersteunt formaten als EDI, XBRL en UBL. Ongeveer 50% van de BSP’s
ondersteunt formaten als EDI, XBRL, UBL 2.0 en ebXML.
De kennis van de ondernemer van elektronisch factureren komt op de eerste plaats van
•
drempels en belemmeringen voor elektronisch factureren. Op de derde en vierde plaats
staan de mogelijkheden om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Als tweede
drempel/belemmering wordt internationaal elektronische factureren genoemd. Op de laatste
plaats staan administratie- en accountantskantoren en het imago van elektronisch factureren
bij ondernemers en financieel dienstverleners.

De resultaten van de monitor lijken te wijzen op een belangrijk knelpunt bij het ontvangen en
verwerken van elektronische facturen. Immers: voor het ontvangen van facturen biedt 20% van de
ICT-leveranciers functionaliteiten. 50% biedt functionaliteiten om elektronische facturen in te bedden in
de workflow. Het merendeel van de ICT-leveranciers ondersteunt daarbij geen formaten als EDI,
XBRL, UBL 2.0 of ebXML. Maar ook de helft van de BSP’s ondersteunt deze formaten niet. Dat
betekent dat vaak nog afspraken moeten worden gemaakt over het formaat van de factuur voordat
deze kan worden uitgewisseld. Voor respondenten staat dit knelpunt op de tweede plaats. Op de
eerste plaats staat het gebrek aan kennis van de ondernemer. Op de derde en vierde plaats staan het
kunnen ontvangen en verwerken van facturen.

Uit het gegeven dat slechts een deel van de ICT-leveranciers en BSP’s het verwerken en ontvangen
van elektronische facturen ondersteunt, slechts een deel gebruik maakt van beschikbare
standaardformaten voor uitwisseling van facturen, kan worden afgeleid dat het aanbod van diensten
en producten een belangrijke belemmering vormt.

Deze monitor zal half-jaarlijks worden herhaald, met als doel ontwikkelingen in het aanbod van
diensten en producten op het gebied van elektronisch factureren te volgen en bij te sturen. De
resultaten van deze eerste monitor rechtvaardigen de inspanningen van de Expertgroep Awareness e-
Factureren om de ICT-leveranciers en de dienstverleners e-Factureren te motiveren tot:
1. het ontwikkelen van een afsprakenstelsel om elektronische facturen te kunnen uitwisselen
2. het aanbieden van diensten en producten niet alleen op de verzending maar ook de
verwerking van elektronische facturen te richten.
Een belangrijk instrument daarbij vormt het overzicht van dienstverleners en ICT-producten dat is
gepubliceerd op www.e-factureren.info. Vanaf eind mei 2009 kunnen ondernemers daar het aanbod
van dienstverleners en producten doorzoeken op allerlei relevante criteria. Naar verwachting zal dit
stimulerend werken op het aanbod van diensten en producten.

Daarnaast richt de Expertgroep Awareness zich op accountants en administratiekantoren. De
volgende maanden wordt gewerkt aan een publicatie over het controleren van administraties met
elektronische facturen en een handreiking hoe accountants en administratiekantoren ondernemers het

15


beste kunnen adviseren bij vragen over e-Factureren. Op www.e-factureren.info wordt deze informatie
gepubliceerd.

16


Bijlage I. Deelnemende organisaties en dienstverleners
De volgende organisaties hebben deelgenomen aan het onderzoek en hebben daarbij aangegeven vermeld te willen worden met hun bedrijfsnaam en dienst
of product.

Bedrijf Dienst of product Dienst
1.SG First Essenge Project management implementatie E-facturatie Anders

20/20 vision Europe BV 20/20 vision Billing Service Provider
ABM Systems CorVu, BI - CPM - Balanced Scorecard software met ETL- en Edi- Anders
mogelijkheden

Accounting Plaza elektronische facturatie, digitale loonstrook Billing Service Provider

AccountView B.V. AccountView Billing Service Provider
AFAS ERP Software AFAS Profit ICT-leverancier
AllSolutions Business Applications ICT-leverancier
AllSolutions Business
Applications
Anachron B.V. e-Invoicing e-Accounts PayableIngis e-Signature Billing Service Provider

Asperion Asperion online boekhoudenModules FINANCIEEL en FACTURATIE Billing Service Provider
E-factureren als pdf en als gestructureerde data i.s.m. TNT Post
factuurservices (pdf i.c.m. gestructureerde digitale data
uitwisseling)


Automatiseringsburo Nicogram BV KOMAS ICT-leverancier

AXI BV AXI Invoice Management Billing Service Provider
Basware Basware Business TransactionsBasware Supplier PortalBasware ICT-leverancier
Connectivity

Bedrijvenweb Nederland B.V. Webconnector Document Management Anders

BlueTools B.V. MoneyBird ICT-leverancier
Broekhuis Automatisering WinVIS ICT-leverancier
Broekhuis Automatisering WinVIS ICT-leverancier
Cash Software bv Cash Facturering Billing Service Provider
Certipost CertiONE platform (e-communicatie consolidator platform) Billing Service Provider

Codast B.V. www.notadigitaal.nl; www.facturendigitaal.nl Billing Service Provider

CTB ICT Flex BV Flex Management Systeem (FMS) waarin de SETU-standaard is ICT-leverancier
ingebouwd

DigitalInvoice DIM Billing Service Provider
DISPI sofware Engineering e-CaptainArman ICT-leverancier
Drielingh Anders
Easy Brothers Software VIG / EasyAdmin / Julia ICT-leverancier
e-Boekhouden.nl e-Boekhouden.nl ICT-leverancier
EGM architecten BV het ontwerpen van grootschalige bouwwerken, zoals ziekenhuizen, Anders
gevangenissen e.d.

Enigma Payments Consulting Anders


ESG de elektronische signatuur B.V. e-factuur Anders

Exact Software Exact Online ICT-leverancier
Factuurdesk http://www.factuurdesk.nl Billing Service Provider
Farmore Automation PLANMYSPORT ICT-leverancier
Freepack Software BV Freepack ICT-leverancier
IBS Technology & Services AIDA ICT-leverancier
IC2 iConnect ICT-leverancier
IMNederland Credit Management Credit Management 2.0:e-facturatie, e-debiteurenbeheer en e- Billing Service Provider
Services BV incasso

io financiële procesondersteuning E-invoicing voor het MKB Billing Service Provider

ISProjects ISP-Invoice en ISP-Purchase ICT-leverancier
K+V van Alphen Digi Data Suite en Donau Suite Anders
Automatiseringsdiensten BV
Matadex bv XIPHERS ICT-leverancier
MD-Automatisering AmSys ERP pakket ICT-leverancier
Mediparc B.V. MP-basis ICT-leverancier
MicroStar B.V. MicroStar software ICT-leverancier
Ohmega Software Platform Ohmega Account ICT-leverancier
OMS International E-Business platform ODEX Enterprise, met geïntegreerde workflow ICT-leverancier
en ANY-to-ANY mapping tool.

Pantheon Automatisering BV Platform IV ICT-leverancier
Quadrant Software BV King Business Software ICT-leverancier
Quadrant Software BV King Business Software ICT-leverancier
RO-iT Documentor Anders


Rozis BV Ediswitch Workstation Netstation Rozis Facilitair Centrum ICT-leverancier

SAP Diverse producten ICT-leverancier

SnelStart SnelStart Classic ICT-leverancier
Stichting Netwerk Billing Service Provider
Gerechtsdeurwaarders (SNG)
StreamServe Benelux BV e-Invoice Center Billing Service Provider
TIE Kinetix TIE Kinetix e-Invoice Solution - Messaging Portal ICT-leverancier

Wim Bosman Transport & Logistiek ICT-leverancier
WyXX b.v. WyXX facturering Billing Service Provider


Bijlage II: Vragenlijst voor financieel dienstverleners


Wat is de naam van uw organisatie ?
1.

Wat is de naam van de dienst of het product
2.
waarop de antwoorden betrekking hebben ?

Naam contactpersoon:
3.

E-mail contactpersoon:
4.

Telefoon contactpersoon:
5.

Bent u lid van of betrokken bij commissies
6.
en/of platforms op het gebied van
elektronisch factureren? Zo ja, welke ?

Klantcasussen: zijn er praktijkvoorbeelden
7.
beschikbaar waarin uw product of dienst
wordt gebruikt ? Zo ja: welke zijn dat en zijn
er beschrijvingen van op internet ?

Kent u praktijkvoorbeelden van
8.
e-factureren? Bent u daar zelf bij betrokken
?

Wat is uw marktaandeel in Nederland
9.
(uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk
per pakketsoort en branche) ?


Welke vormen van dienstverlening biedt u
10.
aan op het gebied van elektronisch
factureren ?

In welke landen biedt u diensten aan?
11.

In welke sectoren biedt u diensten aan?
12.

Hoeveel procent van uw klanten verstuurt
13.
elektronische facturen ?

Welk deel van uw klanten ontvangt en
14.
verwerkt elektronische facturen?

Bent u in staat om elektronisch uw ????
15.
controletaken uit te voeren wanneer uw
klant elektronisch factureert ?

Bent u zelf van plan om elektronisch te
16.
factureren ?

Zou u uw klanten adviseren om elektronisch
17.
te gaan factureren? ja/nee (s.v.p. met
toelichting)

Hebt u voldoende informatie om klanten
18.
vakkundig te kunnen adviseren elektronisch
te gaan factureren ? Zo nee: welke
informatie hebt u nodig ?

Hebt u, wat elektronisch factureren betreft,
19.
specifieke verwachtingen van
softwareleveranciers ?

Welke van de genoemde aspecten ervaart u
20.


daadwerkelijk als een belemmering voor het 3 - Enigszins
gebruik van elektronisch factureren ? 1 - Geen een 5 - Grote Geen
belemmering 2 belemmering 4 belemmering antwoord
Factureerproces: mijn
klanten hebben intern de
workflow rond factureren
onvoldoende op orde om
van elektronisch factureren
te kunnen profiteren
Aanleveren: Mijn klanten
vinden het moeilijk
factuurgegevens uit hun
administratie te halen en
aan te leveren.
Bereik: onvoldoende
ontvangers kunnen
elektronische facturen
ontvangen
Verwerking: ontvangers
kunnen elektronische
facturen niet goed
verwerken in hun eigen
administratieve systeem
hebben hun workflow
profijt te hebben van
elektronisch factureren.
Banken: de ontvanger kan
de elektronische factuur
niet zien en direct betalen
wanneer hij of zij
internetbankiert
Controle: de accountant of
het administratiekantoor
vormen een belemmering
voor ondernemers om
elektronische te factureren.
Kennis klant: mijn klanten
weten onvoldoende van


elektronisch factureren
Aanbod
softwareleverancier: de
softwarepakketten die zij
gebruiken ondersteunen
onvoldoende elektronisch
factureren
Imago ondernemer: het
beeld dat mijn klanten van
hebben is negatief
Imago financieel
dienstverlener: het beeld
dat accountants,
administrateurs hebben is
negatief.
De Nederlandse
belastinginspecteur stelt
onduidelijke en/of
wisselende eisen
Bij internationaal
stelt de belastingdienst in
het andere land
onduidelijke of moeilijk op
te volgen eisen
Zijn er nog andere belemmeringen ?
20.

Welke percentage van uw klanten zal in
21.
2009/2010 gaan e-factureren ?

Wat zijn de belangrijkste drijfveren en
22.
belemmeringen van uw klanten ?

Zijn er vanaf begin 2009 belangrijke
23.
veranderingen opgetreden in de plannen van


uw klanten om elektronisch te factureren ?
Zo ja: wat is er dan veranderd?


Bijlage III: Vragenlijst voor ICT-leveranciers en Billing Service Providers.


Wat is de naam van uw organisatie ?
1.

Wat is de naam van de dienst of het product
2.
waarop de antwoorden betrekking hebben ?

Naam contactpersoon:
3.

E-mail contactpersoon
4.

Telefoon contactpersoon:
5.

Bent u lid van of betrokken bij commissies
6.
en/of platforms op het gebied van
elektronisch factureren? Zo ja, welke ?

Klantcasussen: zijn er praktijkvoorbeelden
7.
beschikbaar waarin uw product of dienst
wordt gebruikt ? Zo ja: welke zijn dat en zijn
er beschrijvingen van op internet ?

Kent u praktijkvoorbeelden van e-
8.
factureren? Bent u daar zelf bij betrokken ?

De volgende vragen gaan over de
dienstverlening die u aanbiedt op het gebied
van elektronisch factureren. Biedt u diensten
aan op het gebied van:


het (op)maken van facturen
9.

Ja

Nee

Geen antwoord

Selecteer de toepasselijke opties
elektronisch verzenden van facturen
10.

Versturen per e-mail met factuurbijlage in MS-Word, PDF, of xml bestand

Versturen via web-services

Versturen door de factuur via internet bij de ontvanger te presenteren

Versturen via de bank

Versturen naar ontvanger met behulp van gespecialiseerde partijen (als Anachron,
Bluem enz.)

Versturen van aanmaning of herinnering

Anders:

elektronisch ontvangen van facturen
11.

Via webservices

Via een bank

Via gespecialiseerde partijen als Anachron, Bluem enz.


Anders:
elektronisch verwerken van facturen door de
12.
ontvanger in de eigen administratie
Het voorlopig boeken van de facturen, waarbij de inkoopfactuur vastgelegd wordt in
de boekhouding als verplichting, de BTW direct wordt verrekend, maar de factuur nog
niet betaalbaar wordt gesteld.

Het goedkeuren van facturen om deze betaalbaar te stellen

Afgekeurde facturen verwerken

Herkennen en matchen van facturen en factuurregels binnen de administratie

Handmatig inkoopfacturen boeken in de boekhouding?

Inkoopfacturen matchen met (bestel)orders en/of (goederen)ontvangst

Inkoopfacturen inscannen en dan (deels) automatisch matchen en boeken in de
administratie

Anders:
Overige opties:
13.

De factuur binnenbrengen in de workflow van de klant

Elektronisch betalen van de factuur vanuit de omgeving voor internetbankieren

Creditmanagement

Verzending en ontvangst van facturen met behulp van de geavanceerde
elektronische handtekening

Verzending en ontvangst van facturen met behulp van de geavanceerde


gekwalificeerde elektronische handtekening

Archiveren

Anders:

Wat is uw marktaandeel in Nederland
14.
(uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per
pakketsoort en branche)
Hoeveel facturen ontvangt u per jaar ?
15.
Met welke sectoren factureert u ?
16.
Met welke landen factureert u ?
17.
Wat is uw marktaandeel in het buitenland
18.
(uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per
pakketsoort en branche)
Welke formaten ondersteunt u ?
19.

UBL 2.0

XBRL

ebxml

GS1 eCom

UN/CEFACT

EDI

Anders:


Welke van de genoemde aspecten ervaart u
20.
daadwerkelijk als een belemmering voor het 3 - Enigszins
grootschalig gebruik van elektronisch 1 - Geen een 5 - Grote Geen
belemmering 2 belemmering 4 belemmering antwoord
factureren ?
Factureerproces: mijn
klanten hebben intern de
workflow rond factureren
van elektronisch factureren
te kunnen profiteren
Aanleveren: Mijn klanten
vinden het moeilijk
factuurgegevens uit hun
administratie te halen en
aan te leveren.
Bereik: onvoldoende
ontvangers kunnen
elektronische facturen
ontvangen
kunnen elektronische
facturen niet goed
verwerken in hun eigen
administratieve systeem
hebben hun workflow
profijt te hebben van
elektronisch factureren.
Banken: de ontvanger kan
de elektronische factuur
niet zien en direct betalen
wanneer hij of zij
internetbankiert
Controle: de accountant of
het administratiekantoor
vormen een belemmering
voor ondernemers om
elektronische te factureren.


Kennis klant: mijn klanten
weten onvoldoende van
Aanbod
softwareleverancier: de
softwarepakketten die zij
gebruiken ondersteunen
onvoldoende elektronisch
factureren
Imago ondernemer: het
beeld dat mijn klanten van
hebben is negatief
Imago financieel
dienstverlener: het beeld
dat accountants,
administrateurs hebben is
negatief.
De Nederlandse
belastinginspecteur stelt
onduidelijke en/of
wisselende eisen
Bij internationaal
stelt de belastingdienst in
het andere land
onduidelijke of moeilijk op
te volgen eisen
Zijn er nog andere belemmeringen ?
21.

Welke percentage van uw klanten zal in
22.
2009/2010 gaan e-factureren ?

Wat zijn de belangrijkste drijfveren en
23.
belemmeringen voor uw klanten ?


Zijn er vanaf begin 2009 belangrijke
24.
veranderingen opgetreden in de plannen van
uw klanten om elektronisch te factureren ?
Zo ja: wat is er dan veranderd ?

ECP-EPN
In het voorjaar van 2009 zijn de platforms ECP.NL, platform voor eNederland, en EPN,
platform voor de informatiesamenleving, geïntegreerd. Beide platforms gaan verder onder de
naam ECP-EPN. Binnen dit onafhankelijke platform werken overheid en bedrijfsleven samen
de ontwikkeling van onze informatiesamenleving te stimuleren. Zij bundelen en delen kennis
op het gebied van de ontwikkeling en toepassing van ICT. Actuele thema’s in de
informatiesamenleving op het gebied van weten regelgeving, veiligheid, vertrouwen en
standaarden worden resultaatgericht opgepakt. Hiertoe voert het platform projecten uit,
verbindt partijen en agendeert de maatschappelijke betekenis van informatie- en
communicatietechnologie. Onderwerpen die binnen ECP-EPN worden opgepakt zijn onder
andere Privacy, eFactureren, Open Mobiel Internet, Authenticatie, Identity management,
Virtuele Werelden en veilig gebruik van digitale middelen (Digivaardig & Digibewust).
Ruim 160 publieke en private instellingen zijn bij het platform aangesloten.

Monitor readiness e-Factureren dienstverleners

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (18)

Semelhante a Monitor readiness e-Factureren dienstverleners

Semelhante a Monitor readiness e-Factureren dienstverleners (20)

Mais de Friso de Jong

Mais de Friso de Jong (20)

Monitor readiness e-Factureren dienstverleners