Presentatie break-out sessie Factuurcongres 2009 van Gerard Bottemanne.

1. E-Factureren en boekhoudsoftware
Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED
www.softwarepakketten.nl
www.ictaccountancy.nl
www.boekhoudplaza.nl
Mei 2009

2. E-Factureren en boekhoudsoftware
Versturen factuur per e-mail met bijlage (in PDF)
Ondersteuning > 50% boekhoudpakketten
(bron: Readiness Monitor e-Factureren: april 2009).
Wordt door veel softwareleveranciers als E-Factureren gezien.
Maar is GEEN volledig E-factureren.
Aandachtspunten:
- PDF bestand beveiligen, voorkomt discussie originaliteit
- Factuurnummer en datum in omschrijving e-mail.
Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

3. E-Factureren en boekhoudsoftware
Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware
Algemeen:
• Ondersteuning standaard formaten (UBL, GS1 eCom)
Uitgaande facturen:
• Wijze van verzenden (e-mail, webservices, bank, BSP)
• Herinnering/aanmaning per e-mail
• Koppeling met incassosystemen
• Goedkeuring/weigering debiteur vastleggen
• Adres ontvanger vastleggen (e-mail, ip-adres)
Onderzoeksbureau GBNED

4. E-Factureren en boekhoudsoftware
Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware
Inkomende facturen:
• Wijze van ontvangen (e-mail, scan, webservices, bank, BSP)
• Herkennen en matchen van ontvangen facturen
• Voorlopig boeken factuur en BTW direct verrekenen
• Beoordelen van facturen (goedkeuren of afkeuren)
• Afgekeurde facturen verwerken
• Inkoopfacturen matchen met inkooporders en (goederen)ontvangst
(dit laatste behoort al standaard deel uit te maken van een ERP systeem)
• Archiveren
Workflow is belangrijk:
Voorlopig boeken, beoordelen, goedkeuren, afkeuren en archiveren.
Onderzoeksbureau GBNED

5. E-Factureren en boekhoudsoftware
Ontwikkeling boekhoudsoftware
• Voor grote(re) ondernemingen veelal koppeling/integratie
met losse modules op gebied van E-Factureren.
• Veel boekhoudpakketten binnen MKB kennen E-Factureren
alleen als uitgaande factuur per email in PDF.
• Leveranciers van SAAS oplossingen zullen standaards als UBL
en uitwisseling via webservices naar verwachting als eerste
realiseren voor het MKB.
• Over twee jaar zal blijken welke standaards geaccepteerd zijn
en op welke wijze de factuurgegevens uitgewisseld worden.
Onderzoeksbureau GBNED

6. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeelden
E-Factureren via online boekhouden
(ook elektronische bankafschriften automatisch verwerken in
boekhoudsysteem)
Systeem: Reeleezee Administratie (Reeleezee)
Zowel uitgaand als inkomend met o.a. ondersteuning van UBL.
Aflevermechanisme: email, import/export of webservices.
(zowel inkomend als uitgaand).
Formaten: PDF, XML, UBL, OCR, etc.
Onderzoeksbureau GBNED

7. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeeld: uitgaand email
- HTML
- PDF
- UBL
Onderzoeksbureau GBNED

8. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeeld: inkomend OCR en XML
- Data van papieren factuur naar XML
- Scan direct op te vragen
- Automatische boeking in administratie
Onderzoeksbureau GBNED

9. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeeld: inkomend
import of Web Service
- UBL
- Reeleezee Taxonomie
Onderzoeksbureau GBNED

10. E-Factureren en boekhoudsoftware
Belangrijk issue bij imports:
automatisch gegevens in
administratie synchroniseren
Onderzoeksbureau GBNED

11. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeelden
E-Factureren via bankportalen ABN AMRO, ING en
Rabobank aan consumenten en zakelijke ontvangers via BSP
Bluem
Systeem: CS-DigiNota (Condor Solutions)
Ten behoeve Microsoft Dynamics NAV (boekhoudpakket) gebruikers
die digitale nota’s willen zenden aan consumenten en/of zakelijke
ontvangers. BSP Bluem levert deze nota’s af in het bankportaal van de
consument.
Via het bankportaal kunnen consumenten zich vooraf abonneren op
een bepaalde factuurstroom. Via BSP Bluem wordt deze informatie aan
het CS-Diginota systeem geleverd.
Onderzoeksbureau GBNED

12. E-Factureren en boekhoudsoftware
Abonneren op bepaalde
factuurstroom
Onderzoeksbureau GBNED

13. E-Factureren en boekhoudsoftware
Twee te exporteren
facturen, bestemd voor de
portal van de Rabobank.
Onderzoeksbureau GBNED

14. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeelden
Elektronisch factureren
Systeem: E-facturatie module (IBS Nederland)
Proces waarbij facturen niet (meer alleen) in fysieke vorm maar als
elektronisch document worden verstuurd (Desktop delivery) of
gepresenteerd (Bill presentment) via portaal.
Onderzoeksbureau GBNED

15. E-Factureren en boekhoudsoftware
Factuur per email
verzonden in PDF en XML
formaat.
Onderzoeksbureau GBNED

16. E-Factureren en boekhoudsoftware
Facturen ophalen via
portaal
Onderzoeksbureau GBNED

17. E-Factureren en boekhoudsoftware
Factuur details
Onderzoeksbureau GBNED

18. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeelden
Elektronische factuurverwerking
Systeem: ISP-Invoice (ISProjects)
Verwerkingsproces van binnenkomende, al dan niet gescande, facturen.
Integratie of koppeling met o.a. de volgende boekhoudsystemen:
- Exact Globe
- Decade Financials
- Fis2000
- Microsoft Dynamics NAV
- Pantheon
- SAP R/3
- Multivers Extended
Onderzoeksbureau GBNED

19. E-Factureren en boekhoudsoftware
Gescande factuur
matchen met
boekhouding
Onderzoeksbureau GBNED

20. E-Factureren en boekhoudsoftware
Voorbeelden
Koppeling online boekhouden met incassosysteem
Systeem: e-Boekhouden (SkillSource)
Inzicht in voortgang incasso binnen online boekhoudsysteem.
Onderzoeksbureau GBNED

21. E-Factureren en boekhoudsoftware
Maak deze
keuze
Onderzoeksbureau GBNED

22. E-Factureren en boekhoudsoftware
Dossier in
behandeling bij
incassobureau
Maak deze
keuze
Onderzoeksbureau GBNED

23. E-Factureren en boekhoudsoftware
Vanuit
online boekhouden
direct het dossier
volgen
Maak deze
keuze
Onderzoeksbureau GBNED

24. E-Factureren en boekhoudsoftware
Vragen?
Meer informatie: www.softwarepakketten.nl
(met gratis nieuwsbrief)
Onderzoeksbureau GBNED