Digitech le spécialiste de la gestion des documents. Présentation des solution de numérisation, de workflow, d'archivage électronique, d'archivage légal.

1. Présentation
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2. A propos de Digitech SA
● 1993 Création de Digitech à Lausanne;
● Présence en Suisse, en France, en Roumanie et en Afrique;
● 80 collaborateurs sur l’ensemble des sites;
● 15 collaborateurs en Suisse Romande;
● Expertise dans le conseil, la réalisation et la conduite de projets d’envergure;
● Expertise:
● Gestion électronique de documents et optimisation des processus
documentaires;
● Numérisation, dématérialisation des documents;
● Gestion de projets, analyse métier, développements sur-mesure;
● Agilité permettant de traiter des projets de toutes tailles.
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3. Gestion électronique des documents
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4. Afin d’éviter
GED = Gestion électronique des documents
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5. Pourquoi la gestion électronique de documents et AIRS
● Temps perdu à la recherche;
● Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents);
● Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de
traitements);
● Uniformisation des processus;
● Difficulté de partage de documents;
● Classement non structuré (mails, courriers, rapports, documents
bureautiques);
● Problème de sécurité;
● Pérennité du document;
● Compliance, risk Management;
● Problème de pertes de documents;
● Manque de place (croissance de documents);
● Duplication de documents.
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6. Principe complet de AIRS
Documents papier
Documents électroniques
Diffusion des documents
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7. Processus AIRS
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8. Processus - Acquisition
● Les opérations d’acquisition regroupent les actions d’insertion de documents.
§ Documents papier:
§ Numérisation;
§ Documents électroniques:
§ AIRS Office avec transformation de format;
§ AIRS Desktop avec transformation de format;
§ Traitements:
§ OCR;
§ LAD/RAD;
§ Analyse sémantique;
§ Traitement des factures fournisseurs;
§ Importation dans AIRS
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9. Processus - Gestion
§ Sécurité et droits d’accès:
§ Gestion des permissions en fonction de l’utilisateur;
§ Identification par OTP;
§ Plan de classement:
§ Définition de plans de classement sur-mesure;
§ Gestion des alertes:
§ Mettre des rappels et des durées de vie à des documents;
§ Versions:
§ Conserver toutes les versions;
§ Traçabilité:
§ Tracer toutes les actions dans le système;
§ Statistiques
§ Définir les rapports de la base documentaire.
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10. Processus - Diffusion
● Les opérations de diffusion englobent toutes les actions de consultation et de
traitement utilisateur.
§ Recherche et consultation:
§ Consulter en temps réel l’information;
§ Recherche par mot clé;
§ Recherche Fulltext;
§ Gestion des favoris et suivi de dossier;
§ Workflows (ou flux de travail):
§ Déclencher automatiquement ou manuellement un processus de
validation du document;
§ Distribution et réponse à des documents;
§ Gestion de ces boîtes aux lettres.
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11. Processus - Archivage
● Valeur probante (Archivage légal) – Loi Suisse – Directives Européennes
§ L’organisation peut se libérer de ses archives physiques sur papier en
mettant en place un processus et un système d’archivage conforme;
§ Les livres et pièces comptables - Art. 957 al. 4 CO;
§ Tous les documents de l’entreprise, sauf le bilan et le compte
d’exploitation, peuvent être archivés sous forme électronique
(Ordonnance - OLICO);
§ Procédé garantissant l’intégrité (signature électronique conforme);
§ Respect de la durée de conservation;
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12. Les gains économiques
● Coûts de classement, dans la plupart des cas, 50% de gain;
● Coûts de recherche divisés par trois, voire cinq;
● Coûts de diffusion réduits de 80 à 90%;
● Gain en efficacité de travail de 20 à 30%;
● Suppression du papier et des espaces de stockage;
Sources : groupe ooPartners solutions
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13. Les autres gains
● Amélioration de l’image – Outils modernes;
● Un temps de réponse immédiat – réponses aux clients;
● Un accès en déplacement sur tous les terminaux existants;
● Possibilité d’ouvrir la plateforme à des partenaires et des clients;
● Diminution du papier;
● Diminution du transport;
Sources : groupe ooPartners solutions
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14. Les différentes offres
● AIRS Capture;
● AIRS Capture Facture;
● Doc.Capture;
● AIRS Express, AIRS Small Business, AIRS Enterprise Edition, AIRS Cloud;
● AIRS ArcLeg, Clx.Box;
● AIRS Office, AIRS Desktop, AIRS Convert;
● AIRS Connect;
● AIRS OTP;
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15. Quelques éléments de AIRS Cloud
● Pas besoin d’un serveur en interne, pas besoin de maintenance matériel;
● Restez concentrés sur votre cœur de métier;
● Déléguez vos problèmes et vos besoins informatiques;
● Passez d’une logique produits à la garantie de services délivrés;
● Bénéficiez d’une performance accrue grâce à des infrastructures de pointes;
● Gagnez en sécurité;
● Assurez une automatisation complète de vos sauvegardes;
● Bénéficiez de la garantie d’un budget contrôlé, sans aucune surprise
possible.
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16. Nos Références
● Cantons et Etats;
● Villes et communes;
● Hospitalier et médical;
● Banques, finances et conseils;
● Immobilier et construction;
● Horlogerie et industrie;
● Distribution et agroalimentaire;
● Télécommunications;
● Fédérations et organismes nationaux et internationaux.
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17. Les retours d’expériences
● La solution AIRS Cloud a été mise en place deux jours après la commande;
● Avec AIRS Cloud, nous n’avons pas du investir de l’argent;
● L’approche mise en place et l’affinage permettent une utilisation immédiate;
● La solution est riche fonctionnellement mais reste simple et efficace;
● J’ai créé des comptes clients sécurisés afin de ne plus devoir leur envoyer de
courriers papier et je trace les échanges tout en les archivant de manière
conforme à la loi;
● J’ai diminué l’utilisation du papier dans mon entreprise depuis que j’utilise
AIRS Cloud;
● Notre entreprise peut se concentrer sur son métier depuis que nous utilisons
AIRS, plus de temps perdu à diffuser, classer et rechercher les documents;
● L’offre modulaire nous permet d’évoluer en fonction des besoins;
● La solution permet une utilisation depuis mon ordinateur, mais aussi depuis
ma tablette et mon Smartphone;
● La solution AIRS Cloud nous permet de plus nous soucier de l’infrastructure;
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18. Questions ?
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19. Démonstration
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20. Digitech SA
Frédéric Matthey
Chemin du Rionzi 54
1052 Le Mont-sur-Lausanne
info@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch
0041 21 635 12 51
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