Deze blogreeks geeft managers alle benodigde uitleg rond Business Intelligence. Omdat je wel houvast kunt gebruiken tussen alle leveranciersverhalen.

1. Business Intelligence
voor managers: Need-
to-know #6 De BI-tools
Door: Gerrit Versteeg

2. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 2
“Geef je managers een speeltuin en de juiste tools”.
Deze tiendelige blogreeks is onderdeel van de themareeks Management & BI’. De blogreeks is
bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan in
begrijpelijke taal zonder alle technische termen en hypes. De blogs vormen een samenvatting van
de inhoud van het 100 pagina’s lange eBook ‘De 10 Need-to-Know’s, een introductie van Business
Intelligence voor managers’.
Dit is de zesde blog in de reeks waarin we kijken hoe we de eindgebruiker (typisch een manager of
analist) kunnen voorzien van een adequate toolset.
Leveringen aan de eindgebruikers
Kijkend naar de levering van managementinformatie vanuit het analytisch data warehouse aan de
eindgebruiker, dan staan ons in de dagelijkse BI-praktijk drie wegen open:

3. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 3
1. Levering van een ‘plat’ databestand aan een managementapplicatie die de eindgebruiker
gebruikt, denk bijvoorbeeld aan een marketing-managementsysteem, waar klantgegevens
vanuit de BI-omgeving voor nodig zijn, om te kunnen segmenteren en personaliseren.
2. Levering van data in de vorm van een ‘data mart’ als een ‘speeltuin’ waar de managers en
analisten via self-service BI-tools zelf mee kunnen ‘spelen’.
3. Levering van voorgedefinieerde, periodieke rapporten en dashboards direct aan de managers.
Bij de eerste vorm (leveren van een plat databestand) is geen specifieke frontend BI-tool nodig. De
levering wordt daarbij uitgevoerd door de datalogistieke tool die al onder de BI-omgeving ligt en
alle benodigde datatransformatie en -transport uitvoert. Vanuit managementperspectief verdienen
de twee andere meer aandacht.

4. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 4
Data marts als speeltuin
Hierbij wordt typisch een relevante subset van feiten en dimensies uit het analytisch data
warehouse gekopieerd en uitgeleverd aan een groep analisten of managers in de vorm van een
‘data mart’. Deze data mart vormt dan als het ware de ‘speeltuin’ waarin de eindgebruikers zelf
kunnen spelen met de data, meestal door middel van self-service BI-tools of zwaardere data-
analyse tools. De eindgebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van informatie uit de
geleverde data. Zij stellen zelf de rapporten, dashboards en analyses samen. De
verantwoordelijkheid van BI houdt op bij het (eventueel herhaald) leveren van de afgesproken data
mart.
Periodieke, voorgedefinieerde rapporten/dashboards
Dit is managementinformatie die direct verstuurd wordt naar eindgebruikers, meestal in de vorm
van rapporten en dashboards met vaste, periodieke, vooraf gedefinieerde informatie. Het is hierbij

5. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 5
de verantwoordelijkheid van de BI-afdeling om deze rapporten en dashboards periodiek te leveren
en te beheren qua functionaliteit. Hierbij worden meestal andere front-end BI-tools gebruikt.
Robuuste, high-volume tools met versiebeheer, scheduling, ontwikkelstraatprocedures enzovoorts.
One size fits all, deel 1
Sommige hippe, sterk visuele selfservice tooltjes zijn lastiger te beheren dan andere, ze werken
prima voor een afdeling, maar bij opschalen en uitrollen over de hele onderneming, komen ze te
kort. In de huidige markt lijkt een trade-off te bestaan tussen de beheerbaarheid en het niveau van
selfservice van BI-tools. Sommige tools zijn uitstekend op te schalen en blijven daarbij beheerbaar
(zowel qua beheer van de logica in de rapporten als voor het beheer van de rapporten zelf) terwijl
andere tools uitstekende visualisaties geven maar resulteren in onhoudbare situaties als er
honderden dashboards mee gemaakt zijn.

6. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 6
One size fits all, deel 2
Vaak proberen bedrijven om slechts één BI-tool toe te passen voor alle BI-gebruikers om zo
bijvoorbeeld de beheerkosten te beperken. Er zijn echter geen tools op de markt die alle typen
gebruik even goed ondersteunen. Dat betekent dat de keuze voor één tool voor alle gebruikers,
inhoudt dat hoogstens één groep tevreden is en de andere groepen tekort komen in hun
mogelijkheden.
Een goede mix tussen effectiviteit en efficiëntie treedt in de meeste ondernemingen op, als per
gebruikersgroep (Managers, Power-users & Analisten/ Scientists) een goed passende default front-
end BI-tool wordt gekozen.
Self-service tools
Self-service tools bevatten BI-functies die qua gebruiksvriendelijkheid en door voorgedefinieerde

7. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 7
functies geschikt zijn voor eindgebruikers om zelfstandig te gebruiken zonder (voorafgaande) hulp
van ICT-experts of ontwikkelaars. De 10 belangrijkste functies die een self-service tool zou moeten
hebben:
1. Auto-modelleren met betrekking tot bijv. de feiten en dimensies
2. Berekende meetwaarden: operators, condities, scripting logic
3. Collaboratie: samenwerkingsmogelijkheden binnen een team
4. Datavirtualisatie: virtueel linken met meerdere databronnen
5. Kolomgebruik: placeholders voor zelf te kiezen kolommen
6. Search-like GUI: zoeken á la Google
7. BI-speeltuinen: separate data waarop gewerkt kan worden
8. Write-back van data vanuit de speeltuin in het data warehouse
9. Exploreren: onderzoek met nieuwe, niet gemodelleerde dimensies
10. Migratie van logica in de speeltuin, naar logica in productie

8. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 8
In het volgende blogartikel uit de reeks gaan we het belang van een robuuste, rustige datalogistiek
benadrukken: “Business Intelligence voor Managers, Need-to-know #7: Breng rust in je data-
logistiek”. Een bredere uitleg over frontend BI-tools en hun toepassing vind je in het gratis eBook
“de 10 Need-to-Know’s rond BI voor de manager” wat je hieronder kunt downloaden. Wil je op de
hoogte blijven van deze blogreeks? Abonneer je dan op het thema Management & BI.

9. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #6 De BI-tools
Pg, 9
Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op ons blog.