1. Information Management
Présentation générale

2. Une implémentation mondiale équilibrée
Un groupe avec plus de 75 ans
d’histoire au service de l’innovation.
Top 3 des entreprises dépositaires
du plus grand nombre de brevets
aux Etats-Unis.
Dans la zone EMEA (Europe/Moyen-
Orient/Afrique) :
Plus de 16 000 personnes
116 pays de la zone EMEA
environ 1/3 du résultat global de
Canon
Canon en France : la plus importante
implantation du groupe sur la région
EMEA

3. La stratégie du groupe Canon
Partenariat stratégique et participation au capital
d’éditeurs clés : une roadmap claire
Edition de logiciel
Une offre complète pour la
composition, la capture, l’archivage
et le partage des documents
Service professionnel
Une démarche projet structurée
autour d’une équipe de spécialiste
Savoir-faire service
Service commercial
Une présence à vos côtés, une
connaissance de vos métiers, vos
contraintes, vos attentes
45 ressources spécialisées
Capture / Gestion documentaire
20 consultants
5 experts projet
4 experts support
16 techniciens
solution
Centre de support solution
Account Manager
Business Process Consultant
Solution Consultant
Savoir-faire solution
Des équipes projets à tous les niveaux du groupe,
des profils issus du monde du service

4. Quatre propositions de valeur
Politique impression
Optimisation de votre chaine d’impression
Dématérialisation
Fluidification de votre gestion documentaire
Production
Externalisation
Externalisation de vos processus

5. L’archivage électronique
Contexte et périmètre

6. L’archivage électronique de documents : contexte
• L’archivage est une obligation et une nécessité pour l’entreprise :
• Obligation au regard de la loi, règlements et directives qui constituent le cadre dans lequel opère l’entreprise : code du commerce,
des impôts, du travail…
• Nécessité de se protéger en réduisant ses risques et préserver le patrimoine de l’entreprise : technique, commercial, informationnel
au sens large (Guide de l’archivage électronique et FNTC)
Archiver c’est donc conserver (des informations, des documents, des objets…) dans le but de les
retrouver pour des raisons identifiées, sur des durées définies.
• Mais l’archivage électronique c’est aussi une mémoire vivante :
• Echange de documents avec vos clients et fournisseurs
• Optimisation des processus de l’entreprise
• Disponibilité de la mémoire de l’entreprise
• Assurer la conformité, la traçabilité
Mettre l’archivage au service de l’amélioration de vos processus et de la relation client.

7. L’archivage électronique de documents : c’est quoi?
• Le terme GED, ou Gestion Électronique de Documents, désigne l’ensemble d’un système dédié à la gestion du cycle de
vie des documents :
• Naissance :
Création, acquisition des documents
• Vie :
Consultation, circulation, modification, partage…
• Fin :
Archivage, destruction
• La GED sous tend donc un processus visant à gérer le cycle de vie des documents, ce processus consiste en :
• Capturer
Numérisation, capture, lecture automatique, indexation (Externalisation ou Internalisation)
• Créer
Composition de documents, référentiel documentaire
• Classer et stocker les documents dans le cadre normatif et réglementaire
• Circuler, partager des documents sous forme numérique autour de processus métiers
• Consulter sous forme numérique ou reproduite sur leur support d’origine

8. ENTRANT
Email
Fax
Papier
MFP / Scanner
Portail web
Mobile
CIRCULANT
Email
Bureautique
Papier
RSE
Intranet
Mobile
SORTANT
Email
Fax
Papier
Editique
Portail web
Mobile
Et qu’est-ce que cela concerne?
La GED a donc vocation à fédérer en un lieu l’ensemble des flux documentaires de l’entreprise et en assurer la
disponibilité.

9. Avant de stocker, une GED s’alimente
ELECTRONIQUE
ENTRANT
Email / PDF /
Office / Mobile /
eDocument
SORTANT
ERP / CRM /
Bureautique
PAPIER
PORTAIL
Extranet /
Intranet
ENTRANT
Fax / Courrier /
Impression
SORTANT
Flux de gestion
Flux unitaire
RE-ENTRANT
Contrat /
Commande
WORKFLOW
Circulation de documents / Processus métiers
GED
Gestion de contenus

10. L’expertise Canon
Couverture fonctionnelle et logicielle

11. La gestion de l’information

12. Cartographie fonctionnelle
Référentiel Portails Applications métiers
COLD Consultation Versement
Documents non
structurés
Formulaires

13. 13
Une gamme logicielle complète

14. L

15. Méthodologie projet
Un accompagnement de tous les
instants

16. Un projet… plus que des technologies
• Gouvernance centralisée
(une forte implication
d’un sponsor de la direction)
• Budget consolidé
(prestations de services en rapport avec la taille
des projets)
• Equipe projet méthodique
(Planning & Ressources)
• Exécution
(activités & livrables)

17. Une méthode et des livrables structurés
A chaque étape du
déploiement de la
solution, une
ressource Canon vous
accompagne …
INITIATION DECOUVERTE CONCEPTION MISE EN
OEUVRE EXPLOITATION AMELIORATION
Account Manager
Business Process Consultant
Solution Consultant
Project Manager
Expert
Client Service Manager
Helpdesk
Account
Manager
Technicien C. Syst.
BPC
Conseil / Vente Services Professionnels Service & Support

18. Conduite du changement
Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation
L’arrivée d’une nouvelle solution documentaire au sein d’une organisation est un facteur de transformation et de changement qui peut modifier
considérablement les habitudes de travail, les comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise.
Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion des
utilisateurs finaux, ainsi qu’à une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place.
Matériels
Prestations de
services
Logiciels
Ces projets revêtent plusieurs dimensions qui sont autant de sujets d’attention
• Une dimension outil : Prise en main d’un nouvel environnement de travail qui sera bien souvent utilisé de
façon intensive.
• Une dimension organisation : Comprendre et accepter les ajustements d’organisation nécessaires
(changements de rôles et responsabilités, évolution des fonctions …).
• Une dimension métier : S’approprier de nouvelles pratiques et processus métiers.
• Une dimension culture d’entreprise : Intégrer progressivement de nouveaux concepts tels que l’approche
processus et la guidance de tâche. L’apport de certains outils de pilotage peut influencer également les
modes managériaux.
L’impact du déploiement d’un tel environnement est donc multiple, et l’aspect social doit être intégré rapidement, avec
• Une communication adaptée pour sensibiliser les utilisateurs finaux
• Une participation d’interlocuteurs opérationnels dans la conception de l’outil
• Une sollicitation des acteurs sociaux dans la définition du projet
• Une anticipation des impacts des changements et des ajustements des organisations pour éviter une incompréhension et démotivation des utilisateurs
• Un support aux utilisateurs finaux (formation, assistance au démarrage,…) pour une appropriation totale de l’outil
Appropriation
Changements
durables

19. Les grands principes de notre accompagnement
1
2
3
Un accompagnement ‘métier’ du projet, en phase avec les attentes, afin d’assurer l’adéquation et
l’appropriation de la solution mise en place
Une proposition de solution évolutive et pérenne
• Un transfert de compétence auprès du client
• Un contrat de Service qui inclut les versions majeures des logiciels proposés
Etre force de conseil pour ces
projets qui modifie les modes
opératoires de l’entreprise
Une équipe expérimentée, un engagement sur l’ensemble du projet
4 Des outils et méthodes adaptés

20. La mise en place
Nous vous accompagnons de bout en bout dans la mise en oeuvre de votre solution de facturation électronique

21. L’accompagnement au changement
Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation
L’arrivée d’une nouvelle solution au sein d’une organisation est un facteur de transformation
et de changement qui peut modifier considérablement les habitudes de travail, les
comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise.
Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et
personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion des utilisateurs finaux, ainsi qu’à
une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place.
Prestations de
services
Logiciels
Matériels
Outil
Organisation
Métier
Culture d’entreprise
Communication
Participation
Sollicitation
Anticipation
Support

22. En conclusion
Mettez la performance au coeur de
votre organisation!

23. Le numérique, une stratégie gagnante!
82% perçoivent clairement l’impact du numérique sur leur activité. Pour 46%, le numérique se révèle un levier de
croissance payant pour l’avenir!
Quels leviers pour la dématérialisation et la GED :
• Amélioration de l’expérience client :
Prise en charge des demandes (Contrat, Commande, Réclamation…), réactivité, simplification des échanges…
• Amélioration de la relation fournisseur :
Raccourcissement des délais de traitement des factures, fluidité des échanges…
• Amélioration des processus financier :
Optimisation des traitements, gestion du cash-flow, traçabilité, conformité…
• Amélioration de la relation avec les administrations :
Conformité aux normes d’échanges (factures électroniques…), dématérialisation des marchés publics, Disponibilité en cas
d’audit
• Amélioration de l’organisation interne :
Optimisation de la recherche d’information, Disponibilité immédiate de l’information, Partage et collaboration autour du
document, Gestion des ressources humaines…

24. Alors, on passe à la facture électronique!
L’une des évolutions majeures de la Loi de finances rectificative a été de cesser de faire des signatures électroniques ou
de l’échange des données informatisées les seules modalités de transmission et de mise à disposition des factures
électroniques (art. 289 VI du CGI).
On peut estimer que l’approche suivie est fonctionnelle et ce, quelque soit le support (papier ou électronique).
C’est une opportunité pour des gains multiples :
• Gain sur les coûts d’envoi (courrier, affranchissement)
• Gain de temps dans la transmission
• Respect de la loi LME
• Gain écologique
• Modernisation de l’image de marque
• Mise en conformité en vue de la mise en application de l’obligation de transmettre des factures électroniques dans le
cadre du règlement des marchés publics

25. Un retour sur investissement assuré
1
Edition
2
Envoi
3
Rapproche-ment
4
Archivage
5
Relance
6
Litiges
7
Coût
trésorerie
9,50 €
Impression
Mise sous pli
Affranchissement
Dépôt poste
Suivi paiements
Pointages
Matériel
classement
Espace
Manipulations
Identification
non paiement
Relances
Traitement
écarts de
paiement
Consommation
de BFR
Facture
papier
0,30 € 1,20 € 2,00 € 0,80 € 0,80 € 2,40 € 2,00 €
1
Edition
2
Envoi
3
Rapproche-ment
4
Archivage
5
Relance
6
Litiges
7
Coût
trésorerie
6,30 €
Impression
Mise sous pli
Affranchissement
Dépôt poste
Suivi paiements
Pointages
Simplification
du processus
Matériel classement
Espace
Manipulations
Identification
non paiement
Relances
Traitement
écarts de
paiement
Simplification
du processus
Consommation
de BFR
Réduction et
fiabilisation des
délais
Facture
électronique
0€ 0 € 2,00 € 0 € 0,80 € 2,00 € 1,50 €

26. Prêts pour la prochaine étape?
Nous vous remercions de votre attention!
Florian Reboullet
Business Process Consultant
Canon France S.A.S
Réseau Direct
Région Sud-Est
Agence de Lyon
Mobile: +33 (0)6 46 05 27 79
Email : florian.reboullet@cf.canon.fr