Wavin gebruikte reeds een aantal jaren SAP BPC, maar was niet tevreden over de performance. Zij koos ervoor om naast de tweedelijns helpdesk eveneens de hosting en technisch beheer rondom haar management- en consolidatiesysteem uit te besteden. Doordat de Europese marktleider van kunststof leidingsystemen deze activiteiten rondom SAP BPC bij één partij onder bracht, verbeterde de stabiliteit en de performance.

1. 22 / INTERVIEW
> ROB DEN BUTTER IS CONSOLIDATION & REPORTING MANAGER BIJ WAVIN EN
KOOKT GRAAG. ZIJN MEEST BIJZONDERE KOOKERVARING WAS IN DE KEUKEN
VAN LIBRIJE’S ATELIER.

2. 23 / INTERVIEW
Wavin gebruikte reeds een aantal jaren SAP BPC, maar was niet tevreden
over de performance. Zij koos ervoor om naast de tweedelijns helpdesk
eveneens de hosting en technisch beheer rondom haar management- en
consolidatiesysteem uit te besteden. Doordat de Europese marktleider van
kunststof leidingsystemen deze activiteiten rondom SAP BPC bij één partij
onder bracht, verbeterde de stabiliteit en de performance.
Finance & IT
trekken
samen op bij
Wavin
E GRUIJS
ANIELL
TEKST: D

3. 24 / INTERVIEW
Het tweedelijns functioneel beheer wordt al langer uitbesteed
aan Swap Support. Nu is daar ook het technische beheer en
de hosting aan toegevoegd. “SAP BPC 7.0 was aan vervanging
toe, een upgrade naar SAP BPC 7.5 zou de performance moeten
verbeteren. Dit bleek echter niet uit de testen bij de vorige
hosting partij, dat gaf ons te weinig vertrouwen in hen,” vertelt
Joep van den Aker, ICT Manager bij Wavin. Gezien de noodzaak om te upgraden is het conversieproject dan ook breder
getrokken.
Wavin besloot om het totale beheer rondom SAP BPC, inclusief
de hosting, uit te besteden aan Swap Support. “We hebben
eerst een ‘proof of concept’ gedaan, om te laten zien dat de
performance daadwerkelijk zou verbeteren,” vertelt Kasper van
Dongen, projectleider vanuit Swap Support. ”SAP BPC is een
specifiek systeem, dat vraagt om een specifieke inrichting op
de server en een partij die daar ervaring mee heeft,” zegt
Wim Wind, technisch beheerder bij Wavin.
“De betrouwbaarheid van het systeem is voor ons cruciaal.
We willen borgen dat het systeem continu, goed en betrouwbaar functioneert,” zegt Rob den Butter, Consolidation &
Reporting Manager bij Wavin.
In de nieuwe situatie wordt gebruik gemaakt van een Remote
Desktop Server (RDS), waarbij rechtstreeks op de server
gewerkt wordt. “Met RDS ga je virtueel door het internet heen.
Via je eigen laptop ga je naar de server, waar je rechtstreeks op
werkt. Je haalt geen data meer over de lijn, waardoor er minder
vertragingen ontstaan. Met een ‘client’-versie werk je op je
laptop, waarbij er data van de server afgehaald wordt naar
je laptop en weer terug,” legt Kasper uit. “Als het netwerk in
bijvoorbeeld Turkije of Rusland slecht is ontstaat er vertraging
bij het heen en weer halen van data.”
SAP BPC is een specifiek
systeem, dat vraagt om een
specifieke inrichting op de
server en een partij die daar
ervaring mee heeft.
Remote Desktop Server versus client
”Zeker over grote afstanden met lijnen van mindere kwaliteit
blijkt werken met RDS een hele goede methode te zijn,” zegt
Joep. “We zijn nu minder afhankelijk van de lokale IT-netwerk
infrastructuur. Deze onafhankelijkheid geeft een betere kwaliteit voor de performance en de stabiliteit. Voorheen maakten wij
alleen gebruik van clients. Dat gaf een dusdanige druk op het
netwerk, vooral tijdens de maandafsluitingen, dat wij vaak met
performance problemen geconfronteerd werden.”

4. 25 / INTERVIEW
Per land is een afweging gemaakt voor een werkwijze via een
Remote Desktop Server of een client. “Clients zijn iets goedkoper, omdat je bij RDS voor elke gebruiker ook Office licenties
op de server nodig hebt,” legt Kasper uit. “Het is een bewuste
keuze; alleen daar waar nodig is gebruiken we RDS.
Dat betekent bijvoorbeeld dat Turkije wel RDS gebruikt, terwijl
heel Scandinavië - waar het netwerk heel goed is - via clients
werkt.”
Eén aanspreekpunt
Tijdens de upgrade naar de nieuwe versie van SAP BPC heeft
een specialist van Finext, een zusterorganisatie van Swap
Support, meteen een aantal wijzigingen geïmplementeerd.
“De migratie naar de nieuwe omgeving en de upgrade naar
SAP BPC 7.5 verliep vrij probleemloos,” zo vertelt Wim.
“De IP-tunnels vroegen om de meeste tijd en inspanning.
Je moet 2 externe partijen bij elkaar brengen, de poorten
moeten open staan en aan beide kanten wordt gebruik gemaakt
van verschillende hardware. We hebben geleerd dat je hele
goede specificaties moet hebben als je meerdere (externe)
partijen bij elkaar brengt. Het is één van de redenen dat we blij
zijn dat we nu één aanspreekpunt hebben. Dat maakt het een
stuk eenvoudiger, ook naar de gebruiker toe. “We hebben nu
een stabiele omgeving, met een servicedesk die snel kan
helpen en problemen kan oplossen,” zegt René Meier, Senior
Consolidation & Reporting Specialist bij Wavin.”
Het gezamenlijke belang van Finance & IT
In de praktijk hebben Finance en IT vaak verschillende perspectieven. Bij Wavin wordt hier bewust mee omgegaan. “In onze
ervaring werkt het goed als IT en de functionele groep uit de
business samen optrekken in het project. We werken met twee
projectverantwoordelijken; als die goed met elkaar afstemmen, kun je de twee perspectieven goed bij elkaar brengen,”
vertelt Joep. ”Eigenlijk hebben we hetzelfde belang; we willen
allemaal dat de gebruikers van het systeem elke maand de
consolidatie goed kunnen opleveren.” “Dedicated resources
met korte lijnen, zowel vanuit de business als IT, is één van de
sleutels van het succes geweest,” zegt Rob.
In onze ervaring werkt het
goed als IT en de functionele
groep uit de business samen
optrekken in het project.
Dedicated resources met
korte lijnen, zowel vanuit
de business als IT, is één van
de sleutels van het succes
geweest.
De vier betrokkenen vanuit Wavin zijn positief over de rol van
Swap Support. “Er was een projectplan van zes maanden, na
twee maanden hadden we één maand voorsprong, die we
echter moesten inleveren door de situatie rondom de netwerktunnels,” zegt Rob. “De flexibiliteit waarmee Swap Support
zich opstelde heeft er echt voor gezorgd dat we binnen tijd en
binnen budget konden opleveren.” “Dat is ook te danken aan
de flexibiliteit van de partijen waarmee wij samenwerken, zoals
onze netwerkpartner Referit,” zegt Kasper.
”Er is een groot verschil tussen een kleinere partner zoals
Swap Support of een grote partner,” zegt Rob. “Een grote
partner is heel gestandaardiseerd, met een bepaalde manier
van communiceren. Een kleinere partij als Swap Support kan
veel flexibeler zijn. Dat is een groot voordeel. Je weet wie je
moet hebben. “Voor iets meer kosten hebben we nu een veel
beter systeem,” concludeert Rob.
Meer weten over hosting, beheer en onderhoud van
performance management applicaties? Neem contact
op met Kasper via kasper.van.dongen@swapsupport.nl
of 070-300 3035.
Verder lezen? Op www.swapsupport.nl/cases vind je
meer verhalen uit de praktijk.