Voor het snelgroeiende Consolidated Media Industries (CMI), een mediabedrijf dat digitale content verzorgt voor televisie-uitzendingen, was de noodzaak voor het inrichten van een efficiënt rapportageproces groot. Met de implementatie van Oracle HFM en FDM is binnen twee maanden tijd een oplossing neergezet waarmee gestructureerd wordt gerapporteerd. Wil je het het hele RAAT Magazine lezen? Ga dan naar https://www.slideshare.net/secret/IWP14YdAj9izSL en lees wat Performance Management voor jouw organisatie kan betekenen.

1. 32 / INTERVIEW
> RICHARD VAN KOOIJ IS GROUP CONTROLLER BIJ CMI EN ENTHOUSIAST
VOETBALLER. HIJ HEEFT EEN SEIZOENSKAART BIJ ‘ZIJN’ CLUB PSV.

2. 33 / INTERVIEW
CMI ‘live’
in slechts
2
maanden
UIJS
ELLE GR
TEKST: DANI
tijd
Voor het snelgroeiende Consolidated Media
Industries (CMI), een mediabedrijf dat digitale
content verzorgt voor televisie-uitzendingen,
was de noodzaak voor het inrichten van een
efficiënt rapportageproces groot. Met de
implementatie van Oracle HFM en FDM is
binnen twee maanden tijd een oplossing
neergezet waarmee gestructureerd wordt
gerapporteerd.

3. 34 / INTERVIEW
We hadden een deadline van
2 maanden in gedachten.
Die hebben we ook behaald,
ondanks technische tegenslagen.
“Consolidated Media Industries (CMI) is een groeiende onderneming, bestaande uit bij elkaar gekochte bedrijven,” zegt
Richard van Kooij, Group Controller bij CMI. “Naast audiovisuele communicatie verzorgen we nu ook alles wat te maken
heeft met productie, zoals studio’s en camera’s. Bijvoorbeeld
de Eredivisie wedstrijden; na opname wordt de data zo bewerkt
dat het gestreamd kan worden naar thuis, zowel op tv als via
internet.”
Noodzaak voor rapportages
De groep heeft inmiddels een omzet van ruim 100 miljoen Euro
en was op zoek naar een gedegen oplossing voor het rapportageproces. “Hiervoor ging dat ‘houtje-touwtje’. Eigenlijk was
dit niet meer dan een uitdraai van alle Excel-rapporten met een
nietje,” vertelt Richard over de aanleiding om de rapportages
te standaardiseren. “Door overnames willen we met CMI nog
verder groeien, van 100 miljoen nu naar 200 miljoen omzet in de
toekomst. De noodzaak voor gestructureerde rapportages was
dan ook groot.”
We werkten vanuit een door
Finext ontwikkelde ‘template’.
Deze template is gebaseerd op
onze best practices, waarin onze
ervaringen bij andere implementaties zijn meegenomen,
CMI koos voor Oracle Hyperion Financial Management (HFM)
en Financial Data Management (FDM). “De ondersteuning van
procesmatige functionaliteit in HFM beviel ons, bovendien zijn
de rapportages meer gestandaardiseerd,” vertelt Richard.
De keuze voor Finext als implementatiepartner was gebaseerd
op goede eerdere ervaringen. “Bij Eyeworks werkten we ook
met Finext, het is een no-nonsense organisatie. Toen Peter
Rademaker, de CFO, en ik naar CMI overgingen, hebben we
meteen contact gezocht met Finext met de vraag ‘we willen een
nieuw consolidatiesysteem, wat kunnen jullie hierin betekenen?”
Korte doorlooptijd op basis van best practices
De implementatie kenmerkte zich door een zeer korte doorlooptijd. “We hadden een deadline van 2 maanden in gedachten,”
vertelt Richard. “Die hebben we ook gehaald, ondanks technische tegenslagen.” Daarbij is het project ook binnen budget
gebleven.
”We werkten vanuit een door Finext ontwikkelde ‘template’.
Deze template is gebaseerd op onze best practices, waarin
onze ervaringen bij andere implementaties zijn meegenomen,”
vertelt Edwin van Dalen, consultant bij Finext Performance
Management. Deze manier van werken zorgde ervoor dat het
nieuwe rapportagesysteem binnen 2 maanden ingericht kon
worden. “De hele implementatie start vanuit deze template,
denk aan een standaard P&L, Balans en Cash Flow Statement.
Die basis hebben we als uitgangspunt genomen en aangepast
naar de wensen bij CMI.”

4. 35 / INTERVIEW
Terugkijkend op het project, ziet Richard een duidelijke ‘lesson
learned’ aan de technische kant van de implementatie.
“Aanvankelijk hadden we ervoor gekozen om de implementatie
op onze eigen servers te doen, omdat we zelf een IT-knowledge
center zijn. Daar hebben we ons wel op verkeken, voor het
technisch inrichten van een consolidatiepakket is behoorlijk
gespecialiseerde kennis benodigd. Dit had toch meer voeten in
de aarde dan we dachten. Een specialist van Technision heeft
ons goed geholpen om dit op te lossen.”
Besparing op audit kosten
CMI is positief over de resultaten van de snelle implementatie.
“Het opstellen van de rapportages kost weinig tijd. Het is een
kwestie van één knop indrukken, 20 seconden wachten en dan
is de rapportage klaar,” vertelt Richard. “De jaarrekening is
ook gekoppeld aan HFM. Daarnaast gebruiken we het nieuwe
systeem voor cashflow rapportages, verloopstaten, voorlopige
resultaten en de maandelijkse balans. Alles is nu snel beschikbaar.”
De implementatie van HFM en FDM brengt ook besparingen met
zich mee. “HFM helpt in het jaarrekeningproces. We hebben op
onze accountantskosten dit jaar al ruim 100.000 euro bespaard.
Vooral de consolidatie was vorig jaar een drama. De audittrail
via FDM helpt ons hier enorm in. Vorig jaar zijn we met de
accountantscontrole wel een paar weken bezig geweest, nu
slechts een paar dagen.” CMI is dan ook tevreden over de beslissing om ook FDM te implementeren. “Oorspronkelijk hebben
we nog getwijfeld over de aanschaf van FDM in verband met
het kostenaspect. Met de audittrail - en daarmee de besparing
op de kosten van de accountants - hebben we echter meteen
de business case voor de implementatie rond.”
Dilemma’s
Een dilemma was hoeveel jaar historische data overgezet zou
worden. “We hebben er voor gekozen om 1 volledig jaar om
te zetten. Meer was er niet voorhanden, aangezien daarvoor
iedere onderneming zijn eigen rapportageformat had.
Verder terugkijken is dus niet mogelijk.”
Het opstellen van de rapportages kost weinig tijd.
Het is een kwestie van één
knop indrukken, 20 seconden wachten en dan is de
rapportage klaar.
“Omdat we graag een cashflow statement wilden kunnen rapporteren, hebben we daarnaast goed over de inrichting van de
verloopstaten na moeten denken,” gaat Richard verder.
“Het scheelt daarbij enorm als je samenwerkt met iemand
die zelf ook pragmatisch is. Edwin weet bijvoorbeeld hoe een
cashflowstatement werkt en kan met gerichte voorstellen
komen. Het werkt prettig met iemand die zelf kennis van zaken
heeft, in plaats van met een programmeur of projectleider die
dat niet heeft.”
Schaalbaar systeem
”We zijn nu twee ondernemingen in de VS aan het overnemen.
Als dat gebeurd is moeten ze ook rapporteren in HFM, met alle
uitdagingen rondom het rapporteren met valutakoersen.
Het verbeteren van het rapportageproces stopt nooit, het is
een continue proces. We gaan dan ook niet bezuinigen op de
ondersteuning vanuit Finext. We kunnen heel veel zelf, maar
van sommige dingen moet je gewoon afblijven.“
Wil je meer weten over wat de snelle implementatie
van een consolidatiepakket voor jouw organisatie kan
betekenen? Neem contact op met Edwin van Dalen via
edwin.van.dalen@finext.nl of 070- 300 3000.
Verder lezen over over de Fast Implementation
Templates? Op www.finext.nl/fit vind je meer verhalen
uit de praktijk.