Universidade de Brasília – UnB<br />Faculdade de Ciência da Informação – FCI<br />Graduação em Arquivologia<br />Disciplin...
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Trabalho de Diplomática e Tipologia Documental. 1º semestre de 2011. Grupo Arquivos da Night. Formulário de solicitação de emissão/registro de diploma da Universidade de Brasília.

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Trabalho final de diplomatica

  1. 1. Universidade de Brasília – UnB<br />Faculdade de Ciência da Informação – FCI<br />Graduação em Arquivologia<br />Disciplina Diplomática e Tipologia Documental<br />Professor André Porto Ancona Lopez<br />Turma 1ª de 2011<br />Grupo: Arquivos da Night<br />Analisando diplomática e tipologicamente um formulário de emissão/registro de diploma da Universidade de Brasília – UnB.<br />Brasília – DF<br />1º Semestre de 2011<br />Grupo: Arquivos da Night<br />- Composição do Grupo:<br />Felipe Soares<br />(felipesr3@gmail.com)<br />Sarah Almeida<br />(sarahalmeidas2@gmail.com)<br />Vanessa Wenzel<br />(vanessawenzel@yahoo.com.br)<br />Yasmin Larisse<br />(yasminlarisse@gmail.com)<br />- Endereço eletrônico: http://arquivosdanight.blogspot.com/<br />Universidade de Brasília – UnB<br />Campus Universitário Darcy Ribeiro<br />Asa Norte – Brasília –DF<br />Breve Histórico da Universidade<br />A Universidade de Brasília é uma instituição idealizada para combinar o rigor da ciência com a ousadia da arte. A produção de conhecimento na UnB obedece ao modelo tridimensional de ensino, pesquisa e extensão, o que favorece a uma formação universitária de qualidade, respeitosa com todas as formas de saber e comprometida com a cidadania.<br />A UnB foi inaugurada em 21 de abril de 1962. Atualmente possui mais de 2 mil professores, 2.512 servidores e cerca de 28 mil estudantes. É constituída por 25 institutos e faculdades e 25 centros de pesquisa especializados.<br />Oferece 103 cursos de graduação, sendo 24 noturnos e 14 à distância. Os cursos estão divididos em quatro campi espalhados pelo Distrito Federal: Plano Piloto, Planaltina, Ceilândia e Gama. <br />Para dar apoio às atividades desenvolvidas na UnB, alunos, professores e servidores contam com 400 laboratórios, além dos órgãos de apoio, como o Hospital Universitário e a Biblioteca Central.<br />Fonte: http://www.unb.br/sobre<br />Analisando diplomática e tipologicamente um formulário de emissão/registro de diploma da Universidade de Brasília – UnB.<br />Sumário<br />Proposta do trabalho........................................................................................................06<br />Introdução.......................................................................................................................07<br />Análise diplomática e tipológica.....................................................................................09<br />Nos moldes de Mariano Ruipérez........................................................................09<br />Nos moldes de Luciana Duranti..........................................................................12<br />Nos moldes do formulário elaborado pelo grupo................................................14<br />Aspectos consideráveis a serem abordados....................................................................15<br />O Plano de Classificação.................................................................................................17<br />Contexto do documento e da instituição/produtor/titular................................................18<br />Discussão sobre os resultados..........................................................................................20<br />Indicação de como o trabalho pode ajudar na discussão dos documentos contemporâneos...............................................................................................................22<br />Referências bibliográficas...............................................................................................23<br />Proposta do trabalho<br />A Proposta para este trabalho de diplomática e tipologia documental, onde grande parte da matéria gira em torno do blog Arquivos da Night visa compreender os termos e definições da matéria Diplomática aliados à diversão de uma boa festa. Possibilitando um aprendizado ainda maior já que com diversão tudo fica mais entusiasmante e prazeroso.<br />Muitos de nossos materiais de estudo realizados ao longo do semestre possui relação direta ou indireta com o tema do Blog Arquivos da Night e com a nossa instituição de ensino, responsável por todo suporte oferecido. Pensando nesta relação, buscamos um documento específico da Universidade de Brasília que fizesse alguma relação com o tema abordado pelo blog, ou seja, tema “festa”.<br />Após muita procura, o documento que nos atendeu foi o Formulário de solicitação de emissão/registro de diploma. Tendo em vista ser um documento que possibilita uma didática muito boa e respectivamente um aprendizado final da matéria de diplomática com um documento de muita importância para os formandos.<br />O formulário de registro/emissão de diplona não esta diretamente ligado ao tema festa, mas sim indiretamente. Isso porque depois de passar por tanto tempo de estudo e preparação para o mercado de trabalho e conseguir chegar ao final da graduação, o passo seguinte é comemorar, e comemerar com festa! Essa festa pode ser o baile de formatura, um encontro no bar com os amigos graduandos para comemorar... Enfim, foi utilizando essa linha de pensamento que o grupo Arquivos da Night escolheu o referido documento para analisar.<br />Introdução<br />Breve histórico da Diplomática<br />A partir do século XX a Diplomática passa a ser dividida em Diplomática Histórica e Contemporânea passando a auxiliar na tarefa de entender o processo de criação dos documentos contemporâneos. Em meio a este cenário as ideias de Luciana Duranti são consideradas um marco para a Diplomática e para a Arquivologia, isso porque a autora expõe métodos e conceitos diplomáticos para delinear um novo uso para o que era considerada uma antiga ciência.<br /> A Diplomática se desvinculou da Paleografia para se tornar uma ciência autônoma, cujo objetivo é compreender os elementos contidos em documentos contemporâneos. Foi uma disciplina que passou por várias fases até chegar aos dias de hoje, onde é considerada uma ciência autônoma com alguns objetos de estudo em comum com a arquivologia, dentre eles o documento de arquivo. Antes de ser uma ciência autônoma era considerada uma ciência auxiliar da história cujo objetivo era de estudar e entender os documentos históricos.<br />Mas como nasceu a Diplomática? A Diplomática nasceu no século XVII com a intenção de estabelecer regras para evidenciar a autenticidade dos documentos eclesiásticos. <br />Em 1643 a Igreja Católica publicou alguns volumes da Acta Sanctorum, uma coleção considerável de volumes dedicados aos santos da Igreja Católica, separando fatos de lendas na tentativa de avaliar a autenticidade de documentos antigos da Santa Sé. O jesuíta Daniel Papenbroek foi convidado a escrever a introdução do segundo volume da Acta, para realizar esta tarefa Papenbroek precisou estabelecer alguns métodos para verificar a autenticidade dos documentos antigos preservados no mosteiro de Sant Denis. Porém o jesuíta declarou que alguns dos documentos mantidos no mosteiro eram falsos, o que fez com que caísse em descrédito todos os documentos ali preservados. O episódio ficou conhecido como “guerras diplomáticas” e a partir deste episódio originou-se um grande número de disciplinas com o objetivo de estabelecer a autenticidade dos documentos, dentre as quais estão a Paleografia e a Sigilografia, além é claro da Diplomática.<br />Em resposta aos estudos de Daniel Papenbroek, o monge beneditino Jean Mabillon publicou em 1681 um tratado de seis partes intitulado De Re Diplomática Libri VI, onde era possível identificar regras para definir a autenticidade dos documentos. Desde então Mabillon passou a ser considerado o fundador não só da diplomática, mas também da paleografia. Isso porque o seu método de análise diplomática consiste em repartir o documento em elementos internos e externos e analisa-los em suas partes separadamente.<br />De fato a Diplomática ocupa-se da estrutura formal dos documentos. Segundo Heloisa Liberalli Bellotto a Diplomática amplia-se em direção à gênese documental, a mesma autora defende que os estudos da diplomática e da tipologia levam a entender o documento desde o seu nascimento e como ele é estruturado no momento de sua produção. Logo, segundo a autora brasileira “a tipologia documental é voltada para a lógica orgânica dos conjuntos documentais em todos os documentos do mesmo tipo, ou que cumpram a mesma função”.<br />Assim com a aplicação do método diplomático, o arquivista pode reconstruir o contexto de produção de conjuntos documentais através de um só documento. <br />O importante papel da Tipologia documental e por consequência da Diplomática, devem ser destacados nos novos contextos de produção documental, inclusive dos documentos eletrônicos já que os profissionais da informação, no caso os arquivistas possuem mais um desafio: manter os registros criados em meios eletrônicos inalterados para garantir não só seu acesso, mas também sua autenticidade e veracidade.<br />Baseando-se em conceitos de autores como Mariano Ruipérez, Luciana Duranti, Heloísa Belloto dentre outros, o grupo Arquivos da Night propôs uma análise de um documento típico não só da Universidade de Brasília, mas também de universidades em geral – o formulário de registro/emissão de diploma, buscando discutir também aspectos relevantes dos conjuntos e espécies documentais como por exemplo autenticidade e organicidade.<br />Análise diplomática e tipológica do formulário de emissão/registro de diploma<br />Análise diplomática e tipológica nos moldes de Mariano Ruipérez<br />- Analise Tipológica<br />1. Denominação: Formulário de Emissão/ Registro de diploma<br />2. Definição: Formulário requerente de diploma para formandos em universidades<br />3. Caracteres Externos:<br />Gênero: textual<br />Suporte: papel<br />Formato: original múltipla<br />Forma: folha avulsa<br />4. Produtor: Universidade<br />5. Destinação: alunos formandos<br />6. Legislação: regimento geral da UnB sob o amparo do Ato da Reitoria nº 585/90.<br />7. Modelos ou formulários oficiais aprovados: - <br />8. Tramitação para expedição e vigência: O formando solicita o formulário, o preenche e encaminha, juntamente com seu histórico e a declaração de escolaridade confirmando a conclusão do curso, para a Secretaria Administrativa da Universidade para a aprovação e posterior emissão do diploma.<br />9. Vigência administrativa do Documento: Esse documento tem a vigência até a emissão do diploma.<br />10. Vigência Cronológica do Documento: -<br />11. Conteúdo: Campos que contemplam informações como a identificação do aluno, do curso, especificação do serviço, e dados da secretaria referentes a aprovação ou não da emissão do diploma.<br />12. Ordenação da Série: podem ser ordenados por curso e dentro dessa ordem por ano e turma, e, por conseguinte por nome, ou podem ser ordenados ainda pela ordem de curso, ano e matrícula.<br />13. Séries Relacionadas: histórico do aluno, declaração de conclusão de curso, diplomas. <br />14. Comentário Arquivístico: nos arquivos universitários esse formulário pode ser substituído pelo diploma, pois como é somente um formulário requerente, no arquivo ele não prova que o aluno teve seu diploma emitido, a prova disso é o diploma.<br />- Analise Diplomática<br />1. Protocolo:<br />Invocação: -<br />Intitulação: - <br />Direção - <br />2. Corpo <br />Disposição: - <br />Cláusulas sancionatórias proibitivas quanto a não autorização da emissão do diploma por parte da Secretaria Administrativa da Universidade.<br />3. Escatocolo: <br />Data: Cronológica<br />Sinais de validação: assinaturas e carimbo da secretaria administrativa, assinatura do aluno. <br />4. Comentários Diplomáticos: Esse formulário trata-se de um documento impresso com campos em branco a serem preenchidos no momento da solicitação do formando. Têm ainda como sinais de validação as assinaturas e carimbos. Após a emissão e entrega do diploma ao formando e todos os dados serem conferidos, ele perde o valor probatório.<br />Análise diplomática e tipológica nos moldes de Luciana Duranti<br />Com base no conjunto de elementos apresentados abaixo, Duranti apresenta um modelo de análise diplomática e tipológica, que, além dos elementos externos e internos, considera as pessoas envolvidas na produção do documento e do ato que o gerou, qualificação das assinaturas, tipo de ato, nome do ato, relação entre documento e procedimento, tipo de documento, descrição diplomática e comentários conclusivos. A autora explica ainda que a estrutura da análise diplomática é muito rígida e que esta reflete uma progressão sistemática, que vai do específico ao geral, pois esta é a única atitude a ser tomada quando o contexto do documento a ser analisado é desconhecido.<br />- Elementos Externos: São as características externas dos documentos. Podem ser examinados sem a leitura do documento, mas que só estarão presentes em sua totalidade no documento original. São eles:<br />Suporte: É aonde a mensagem esta transcrita. Em documentos medievais, seu estudo envolvia sua forma de preparo, a forma e o formato, tendo em vista o estudo da autenticidade. No caso do formulário o suporte é o papel.<br />Escrita: No exame de um documento medieval, era neste elemento que se realizava o exame da escrita em seu caráter físico, como a estruturação de parágrafos e a existência de mais de um tipo de caligrafia em um mesmo documento. No caso do formulário a escrita é a do requerente do formulário, a da pessoa que completa o preenchimento no SAA e também podemos citar a escrita do próprio documento feito em computador.<br />Linguagem: Trata-se da organização das ideias de forma a deixar os documentos mais compreensíveis aos usuários (internos ou externos), a partir da utilização de termos recorrentes a certos tipos de documentos. No caso do formulário a linguagem utilizada é a linguagem formal da escrita portuguesa. <br />Signos especiais: Exercem a função de identificar as pessoas envolvidas no trâmite documental e na sua função administrativa. Segundo Duranti, este elemento poderia ser identificado como interno, pelo fato de sua função de identificação das pessoas envolvidas no trâmite estarem incluídas nas atividades de documentação. No caso do formulário alguns dos signos são o logotipo da universidade, e quando preenchido possui ainda assinatura e carimbo do cerimonial e da DAA tendo ainda a assinatura do requerente.<br />Selo: Elemento externo de maior importância para os documentos medievais. A análise de seus componentes permite averiguar o grau de autoridade e solenidade de um documento, bem como sua proveniência, sua função e sua autenticidade. O formulário analisado não possui nenhum selo.<br />Anotações: É o elemento externo que mais claramente revela o processo de formação de um documento, a maneira de um procedimento e a história de sua custódia. Podem ser de três tipos: as anotações incluídas nos documentos no momento de sua criação, como sua autenticação e registro; as que por ventura venham a ser acrescentadas; e aquelas feitas pelo sistema de protocolo, pela classificação e avaliação. O formulário analisado pelo grupo não possui nenhuma anotação.<br />- Elementos Internos: São os elementos que garantem sua articulação intelectual e representam o conteúdo do documento. São eles: <br />Protocolo: Engloba o contexto administrativo das ações que geram o documento. Apresenta diversos componentes em sua estrutura, como cabeçalho, título (espécie), datas tópica e/ou cronológica, invocação, a menção ao nome do autor do documento e/ou ação, a inscrição (que pode ser nominal ou geral), saudação, designação do assunto, dentre outros componentes que podem ou não se excluir mutuamente. O formulário analisado possui cabeçalho padrão e título também, sendo conhecido como Formulário de Emissão/Registro de Diploma, quando preenchido possui datas e nome do autor.<br />Texto: Elemento que considera as ações e suas circunstâncias, a manifestação da vontade de quem o emitiu, sendo considerado, do ponto de vista histórico, administrativo e legal como a parte mais importante do documento. No texto do documento encontram-se dados pessoais e acadêmicos do requerente do diploma.<br />Escatocolo: Contém o contexto de criação do documento, apresentando os elementos de validação, de indicação de responsabilidade com a documentação do ato, como a cláusula de corroboração, que enuncia os meios utilizados para validar o documento e garantir sua autenticidade. <br />Análise diplomática e tipológica nos moldes do formulário elaborado pelo grupo<br />Denominação do Documento: Formulário de emissão/registro de diploma<br />Denominação da Espécie: Formulário<br />Produtor do Documento: Aluno Formando<br />Receptor do documento: Secretaria de Administração Acadêmica da Universidade de Brasília.<br />Data Tópica: Brasília/DF<br />Data Cronológica: -<br />Signos Especiais: Possui o logotipo da universidade, e quando preenchido possui ainda assinatura e carimbo do cerimonial e da DAA tendo ainda a assinatura do requerente.<br />Trâmite: O formando solicita ao cerimonial esse formulário e preenche todos os campos destinados a ele, após isso ele juntamente com os “nada consta’ da biblioteca, do restaurante universitário e da Casa do Estudante, com o histórico escolar e declaração de formando emitida ela secretaria do seu curso, e se houver alguma pendência com a documentação obrigatória da universidade, essa também devera ser sanada (exemplo: comprovante de quitação eleitoral) . O dito formando entrega para a SAA e aguarda e emissão do respectivo diploma.<br />Legislação: Regimento Geral da UnB e Ato da Reitoria número 585/90<br />Documentos Relacionados a esse formulário: o nada consta da Biblioteca, do Restaurante Universitário e da Casa do Estudante, a declaração de formando emitida pela secretaria do curso, e o Histórico escolar.<br />Função Administrativa: A função administrativa do formulário consiste em servir de amparo para a emissão do diploma, como um informante de dados feito pelo aluno.<br />Função Arquivística: Serve como prova de que o aluno requereu o diploma.<br />Caracteres Externos:<br />Gênero: Textual.<br />Suporte: Papel A4<br />Formato: Folha avulsa<br />Forma: Original múltiplo.<br />Aspectos consideráveis a serem abordados<br />A partir do século XX a Diplomática foi dividida em Diplomática Histórica e Contemporânea e passou a auxiliar na tarefa de entender o processo de criação dos documentos contemporâneos. Em meio a este cenário as ideias de Luciana Duranti foram consideradas um marco para a Diplomática e para a Arquivologia, isso porque a autora expõe métodos e conceitos diplomáticos para delinear um novo uso para a Diplomática, até então considerada uma antiga ciência.<br />Duranti defende a ideia que a forma de um documento revela a sua utilidade, sua função administrativa pode ser física ou intelectual. A primeira se refere às características externas que fazem o documento ser capaz de cumprir sua função, enquanto o segundo se refere aos elementos internos, que fazem o documento ser completo.<br />É interessante observar como Duranti aplica conceitos diplomáticos (elaborados para analisar documentos medievais emanados por autoridades soberanas e eclesiásticas) aos documentos contemporâneos, inclusive aos documentos eletrônicos. A partir da aplicação de tais conceitos é possível definir a função que cada documento assume e definir sua autenticidade, dentro do contexto no qual ele será analisado.<br />A autora acredita que os documentos de arquivo possuem 5 características fundamentais, são elas:<br />Imparcialidade: Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, "livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje". O que quer dizer que, no momento de sua criação eles que não foram escritos com intenção de servirem para a posteridade, ou seja, não visam ter valor histórico. Assim, os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real dos fatos. <br />Autenticidade: A autenticidade está ligada a criação, manutenção (garantindo que não haja adulteração) e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados com a necessidade de agir através deles, são mantidos com provas, garantias para futuras ações ou para informação. O que garante a autenticidade dos documentos é o fato de que são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares. Esse ponto reflete a grande dificuldade contemporânea para garantir a fidedignidade dos documentos, como por exemplo, dos documentos digitais.<br />Inter-relacionamento: Os documentos estabelecem relações entre si no decorrer das atividades e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado com outros e o seu significado depende dessas relações. Os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória.<br />Unicidade: Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Mesmo no caso das cópias é possível notar que uma é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental.<br />Naturalidade: Característica que diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das atividades, ou seja, eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração". A naturalidade esta ligada ao Princípio da Organicidade.<br />O Plano de Classificação<br />Contexto do documento e da instituição/produtor/titular<br />Documento: Formulário de solicitação de emissão/registro de diploma<br />- Universidade de Brasília:<br />É uma universidade pública federal brasileira localizada em Brasília. É a maior instituição de ensino superior do centro-oeste do Brasil e uma das mais importantes do país. Foi avaliada pelo MEC através do Índice Geral dos Cursos como a melhor universidade da região Centro-Oeste, seguida pela UFG e UFGD.<br />- Contexto da Coordenação do Cerimonial:<br />A Coordenação do Cerimonial da UnB (CERI), criada no dia 19 de janeiro de 1994, é responsável pelas principais cerimônias e demais eventos presididos pelo reitor, vice-reitor ou decanos.<br />Prepara, organiza, supervisiona, assessora e conduz as solenidades de concessão, pela UnB, de diplomas, certificados, títulos e honrarias, bem como as de outorga de grau. Assessora o reitor, o Vice-Reitor, decanos e a comunidade acadêmica em assuntos referentes à área de cerimonial.<br />Quando solicitado, orienta e supervisiona os eventos de seminários, conferências, exposições e visitas de cortesia, nacionais e internacionais; e demais eventos institucionais, mediante a assinatura do Termo de responsabilidade de Solicitação dos Serviços do cerimonial da UnB.<br />- Definição e objetivo do cerimonial:<br />Trata-se de um conjunto de normas estabelecidas com a finalidade de ordenar corretamente o desenvolvimento de qualquer ato solene ou comemoração pública que necessite de formalização, ou seja; procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem, elegância, respeito, bom senso, bom gosto e simplicidade que os profissionais de cerimonial seguem durante a organização e realização de atos, públicos ou não.<br />Desde 1972, o cerimonial, no Brasil, é regulamentado pelo Decreto 70.274, que contém normas de cerimonial público e ordem geral de precedência. Estas normas orientam as solenidades deste fim de século, considerando suas tradições, porém ajustando-as às características de nossa época.<br />- Contexto do documento:<br />Todos os semestres, a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) fixa a relação de prováveis formandos do período nos murais dos postos avançados. Inclusive, se o nome do provável formando não apareça nesta relação, o mesmo deverá entrar em contato com o coordenador de graduação para verificar o motivo desta ausência.<br />A solicitação da emissão ou registro do diploma deve ser feita na Coordenação do Cerimonial (CERI), localizado no 2º andar do prédio da Reitoria, nas datas definidas no calendário letivo. O estudante deve preencher o formulário de solicitação de emissão/registro de diploma, conferir os dados do espelho do diploma e verificar se há débito de documentação.<br />O formulário descrito acima servirá tanto para solicitar a emissão ou registro de diploma como para registrar ou averbar a habilitação no diploma e também para emissão e registro da 2ª via de diploma. Depois de preenchido, este formulário passará por uma análise e verificação na SAA, onde serão avaliados as pendências e os requisitos necessários para a formação do (a) aluno (a), Se tudo estiver dentro dos conformes poderá então seguir com o procedimento solicitado.<br />Nos casos de dupla habilitação, não é necessário fazer duas solicitações. A descrição da conclusão será averbada no verso do diploma. A regra, porém, não vale para o estudante que tiver mais de um grau de formação. O bacharelado e a licenciatura devem vir em diplomas distintos.<br />Para garantir a entrega do certificado de conclusão, o aluno não deve ter débito junto à Biblioteca Central (BCE), à Casa do Estudante Universitário (CEU) e a laboratórios e órgãos que emprestem equipamentos.<br />Discussão sobre os resultados<br />De acordo com os estudos sobre análise diplomática e tipológica apresentados por diversos autores como Luciana Duranti e Mariano Ruipérez foi possível que o grupo fizesse uma análise do formulário de emissão/registro de diploma da universidade de Brasília. Em nossa análise apresentamos além de descrição dos caráteres externos, as funções arquivística e administrativa que o documento exerce dentro da universidade, e o trâmite do documento com seus documentos correlatos.<br />Depois de analisar o documento, entender o porquê de sua concepção, seu trâmite, quais documentos estão diretamente correlacionados com ele, o grupo concluiu que existe certa burocracia que os formandos, tanto de graduação quanto os da pós-graduação, enfrentam no momento da emissão do diploma, mas muitas vezes tal burocracia se faz necessária, principalmente porque visam garantir a autenticidade e veracidade do mesmo. <br />O graduando percorre várias secretarias em locais físicos diferentes, dentre essas secretária ele entra em contato com a Secretaria de Assuntos Acadêmicos (SAA) que é um órgão diretamente ligado à vice-reitoria da universidade responsável pelo registro de todos os estudantes admitidos e também de inclui-los no cadastro discente da UnB nos respectivos sistemas: graduação, pós-graduação e extensão. A SAA também é responsável pela execução de todas as rotinas acadêmicas incluindo a expedição de documentos acadêmicos, os atestados, certificados, diplomas, efetivação da matrícula e, também, pelo registro e pelo controle de todas as atividades acadêmicas da Universidade. <br />O aluno também entra em contato com a Coordenação de Cerimonial, e o protocolo. Neste último, o aluno entrega seu formulário devidamente preenchido, e é de suma importância que este seja preenchido corretamente e de forma legível, por que as informações atestadas ali irão para o diploma. A burocracia que envolve todo o processo de emissão/registro de diplomas tenta impedir que este documento possa ser falsificado ou que se produza uma documentação inverídica, o que é inadmissível por ser o diploma (documento final para qual esse formulário serve de amparo) um documento que tem como principal função provar a conclusão do curso por parte do aluno. <br />Arquivísticamente esse formulário perde seu valor probatório assim que o Diploma é entregue para o formando, podendo ser assim eliminado, e administrativamente ele serve apenas de auxílio para a confecção de um documento com maior valor probatório.<br />É importante ressaltar que foi possível notar alguns aspectos em comum entre o modelo de análise de Ruipérez e Duranti. Mariano Garcia preocupa-se com a análise das séries documentais contextualizando-as dentro de suas funções administrativas e processos do órgão produtor ou acumulador. Sua análise abrange o documento como parte de um processo que tem como objetivo a produção de um ato final e principal. O autor diz que para entender as tipologias documentais é necessário diferenciar as características externas e internas do documento, já que estes possuem uma estrutura constituída pelo suporte, forma, tipo de escrita, informação/conteúdo, e que os caracteres externos se referem à estrutura física do documento como, por exemplo, a classe e o tipo documental, a forma e o formato.<br />Já Luciana Duranti afirma que a forma de um documento revela a sua utilidade bem como sua função administrativa. E que essa forma pode ser física ou intelectual. A forma física se refere às características externas que tornam o documento capaz de cumprir sua função, enquanto a forma intelectual se refere aos elementos internos, que proporcionam ao documento ser completo.<br />Indicação de como o trabalho pode ajudar na discussão dos documentos contemporâneos<br />A criação de novas mídias e a interfase entre instituições, órgãos e entidades gera um novo tipo de documentação, e é de grande importância que se consiga lidar com essa ideia de um mesmo documento com finalidades diferentes, quando estão em inseridos em diferentes contextos. <br />O documento analisado pelo grupo Arquivos da Night traz em seu escopo essa característica, a de ter inúmeras finalidades, e consequentemente diversos produtores arquivísticos. Também é muito interessante ressaltar que o referido documento só tem validade até a emissão do diploma. O tempo de vigência desse documento é curto, não foi possível descobrir ao certo qual o prazo de guarda estabelecido para o formulário. <br />Após uma reflexão, o grupo supôs que o documento possui o prazo corrente relacionado ao tempo em que o aluno pode pedir para corrigir ou revalidar seu diploma. A Universidade de Brasília o guarda como prova de uma ação, no caso de alguma reclamação de um erro de grafia, por exemplo. O documento é uma prova de que transcritas para o Diploma estão idênticas ao que está do formulário de emissão/requisição de diplomas.<br />Essas diferentes formas e dimensões que podem ser tomadas por esse documento apenas poderão mudar a forma em si, porém o documento terá ainda a mesma função: auxiliar o processo de emissão de um diploma.<br />Referências bibliográficas<br />BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4ª ed. – Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2006.<br />BELLOTO, Heloísa L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.<br />DURANTI, Luciana. Los elementos externos de la forma documental. Los elementos internos de la forma documental. La estructura de la critica diplomática. Notas.<br />DURANT, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos Históricos, Rio de Janeiro, vol. 7, n. 13, 1994, p. 49-64.<br />LOPEZ, André Porto Ancona. Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras. São Paulo: História Social USP/ Loyola, 1999. (Teses).<br />RUIPÉREZ, Mariano. Tipología. Series Documentales. Cuadros de classificación. Cuestiones metodológicas y prácticas.<br />RUIPÉREZ, Mariano. Los pasaportes, pases y otros documentos de control e identidad personal en Spaña durante la primera mitad del siglo XIX.<br />

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