A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE RISCOS E OS PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTÊMICO

2.381 visualizações

Publicada em

Seus principais stakeholders não estão satisfeitos com o Risks Report do seu projeto, e você não sabe como estabelecer uma comunicação equilibrada?
O objetivo desta palestra é mostrar os benefícios de estabelecer uma comunicação clara e honesta sobre os riscos dos projetos e/ou programas. Quebrar paradigmas de que os riscos não devem ser apresentados ao sponsor para evitar conflitos. Conhecer seus stakeholders para obter os resultados esperados da comunicação e, principalmente, obter o comprometimento de cada um.
Palestrante:
Adm. Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP
É Administradora de Empresas, pós-graduada em Telecomunicações e em Gestão de Projetos, com larga experiência em empresas de grande porte como Citibank, Bolsa de Valores de São Paulo, Caixa Econômica Federal, Banespa/Santander.
Mais de 15 anos de experiência como Gerente de Projetos, é especialista em Gerenciamento de Riscos. Ministrou Gestão de Riscos em cursos preparatórios para alunos da FGV, e para Pós graduação da FAE, em Curitiba.
Estes slides foram apresentados no Webinar gratuito realizado pelo PMI São Paulo em 28-01-2014.

Publicada em: Educação
0 comentários
1 gostou
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
2.381
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
225
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
59
Comentários
0
Gostaram
1
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE RISCOS E OS PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTÊMICO

  1. 1. Título do Slide Máximo de 2 linhas A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE RISCOS E OS PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTÊMICO Adm. Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP
  2. 2. Gerenciando incertezas Título do Slide Máximo de 2 linhas
  3. 3. Como identificar os riscos dos projetos... Título do Slide Máximo de 2 linhas
  4. 4. Título benefícios de gerenciar riscos? Quais osdo Slide Máximo de 2 linhas por crise, preparando para lidar Minimizar o gerenciamento com a incerteza; Minimizar a ocorrência de surpresas e problemas; Diminuir variâncias do projeto como um todo; Aumentar as chances de sucesso do projeto; Identificar fatores que poderão impactar de alguma maneira, os objetivos do escopo, custo, prazo e qualidade do projeto; Riscos que a organização pode correr devido às características do produto. 4
  5. 5. Título do Slide Princípios da gestão de riscos Máximo de 2 linhas International Standard ISO 31000 2009 • • • • • • • • • • • ... crie valor ... seja parte integrante dos processos gerenciais ... seja base para tomada de decisão ... incertezas endereçadas de forma explícita ... gestão sistemática, estruturada e oportuna ... baseada na melhor informação disponível ... feita sob medida para cada projeto ... leva em consideração fatores humanos e culturais ... seja dinâmica, iterativa e aberta a mudanças ... seja transparente e inclusiva ... facilite a melhoria contínua e o crescimento da organização
  6. 6. Título do Slide Construindo credibilidade Máximo de 2 linhas Iteração Informação de alta qualidade Definições acordadas Abordagem acordada
  7. 7. Título do Slide Porque projetos falham... Máximo de 2 linhas Falha dos líderes; Planejamento inadequado de projetos, portfolio e programas; Falta de padronização e integração de processos; Falta de métricas de desempenho; Falha nos processos de controle e melhoria contínua; Falta de compromisso com o gerenciamento de projetos; Falta de priorização de projetos e seu alinhamento com a estratégia organizacional; Alocação inadequada de recursos a projetos.
  8. 8. Título do Slide Níveis de maturidade Máximo de 2 linhas Garante o comprometimento da alta gerência; Vantagens competitivas gerindo incertezas Usa técnicas de auditoria; Aproveita as oportunidades Perda do momento resulta em perda de qualidade na utilização dos processos; Perda de confiança nos processos; Level 2 Initial Level 1 Ad Hoc Level 4 Managed Level 3 Repeatable Inconsistência na aplicação; Resultados inconsistentes; Depende de um único expert; Desapontamento e frustração. Falta entendimento claro dos processos; Não há um conceito claro sobre benefícios; Falta expertise na organização
  9. 9. Título do Slide Máximo de 2 linhas COMO É FEITO?
  10. 10. Título do Slide Máximo de 2 linhas
  11. 11. É preciso mudar... Título do Slide Máximo de 2 linhas A mudança cultural que a Gestão de Riscos requer, passa por quebra de paradigmas, pela conscientização de que não se “perde tempo” fazendo Gestão de Riscos e sim, se investe tempo em ações pró ativas, minimizando o desgaste para corrigir um problema já ocorrido.
  12. 12. PROCESSOS Título do Slide Máximo de 2 linhas PLANEJAR MONITORAR E CONTROLAR IDENTIFICAR ELABORAR PLANO DE RESPOSTAS QUALIFICAR QUANTIFICAR ©Adm. Marlene carnevali, PMP®, PMI-RMP®
  13. 13. Processo contínuo de gerenciamento de Título do Slide riscos (pdca) Máximo de 2 linhas Reavalia os riscos através do processo de Identificação Se não houver novos eventos significativos, continua no Plano existente Monitora e controle os riscos ACT PLAN A partir do Plano de respostas aos Riscos Integra todas as ações ao Plano do Projeto CHECK DO Aplica o Plano do Projeto incluindo as ações relativas aos riscos
  14. 14. Título do Slide Fatores críticos de sucesso Máximo de 2 linhas Gestão do valor do Risco; Integração com a Gestão do Projeto; Responsabilidade e comprometimento individual; Comunicação aberta e honesta; Comprometimento organizacional; Esforço canalizado para o projeto; 14
  15. 15. PARADIGMAS DA GESTÃO DO RISCO Título do Slide Máximo de 2 linhas Planejamento Monitoração e Identificação Controle Análise ©Adm. Marlene carnevali, PMP®, PMI-RMP®
  16. 16. Comunicação Título do Slide Máximo de 2 linhas
  17. 17. Comunicar sempre! Título do Slide Buscar a de 2 linhas Máximo aplicabilidade dos seis processos do Gerenciamento de Riscos – Planejamento; Identificação; Análise Qualitativa; Análise Quantitativa; Plano de Respostas e; Monitoração e Controle é sem dúvida, uma boa prática. Ganham os projetos e organizações e os clientes. ganham ainda mais as Entretanto, uma das principais práticas tem sido negligenciada, quer nas organizações, quer na sociedade, quer na vida pessoal - a Comunicação - que é muito mais abrangente do que emitir e receber mensagens.
  18. 18. Comunicação Título do Slideeficaz Máximo de 2 linhas Conhecer quem são os receptores; O que eles farão com a informação enviada; Qual é o melhor momento para tal e, principalmente, qual o resultado que se espera alcançar com essa comunicação. Sim, é preciso ter foco no resultado. A Comunicação é mais uma técnica que, se bem aplicada, estabelece o caminho feliz para chegar aos objetivos do projeto, que fazem parte da estratégia da organização.
  19. 19. Em que escala a comunicação deve fluir? Título do Slide Essa é uma de 2 linhas Máximo questão que deve ser tratada com muito tato. É preciso considerar no Plano de Gestão da Comunicação dos riscos, o nível de tolerância a riscos, o grau de responsabilidade que cada indivíduo envolvido no projeto tem pelos riscos, a alçada necessária para tomada de decisões estratégicas para o projeto e consequentemente para a organização. Mas, para poder ter uma visão mais ampla da integração da Gestão de Riscos com a organização e comunicá-la de forma eficaz, olhando a organização e não somente o projeto, é preciso, depois de estabelecidas as partes envolvidas, integrá-las e passar a ver o todo.
  20. 20. Direcionando a Título do Slide comunicação Máximo de 2 linhas Para direcionar a comunicação de forma adequada, vamos voltar para o mapeamento dos stakeholders, onde se identifica qual é a tolerância a riscos. E tolerância a riscos não significa se a pessoa gosta ou não de falar em riscos, é o quanto a pessoa será afetada pelo evento e se tem capacidade para lidar com situações de risco. Imagine um alto executivo que não tem conhecimento de que o produto de um dos seus projetos estratégicos tem um alto grau de exposição a riscos que afetem a marca da organização ou então que podem gerar uma infinidade de ações judiciais, por parte de clientes.
  21. 21. Planejando a comunicação Título do Slide Máximo de comunicação Canais de 2 linhas n (n-1)/2, onde n = número de partes interessadas. Exemplo onde há 9 partes interessadas: 9(9-1)/2 = 36. Esse resultado estabelece o limite de quem se comunica com quem. Matriz de Comunicação Estabelece “o que”, “para quem”, “como” e “quando”. Evitando dessa forma que informações sejam divulgadas indevidamente, causando conflito no projeto.
  22. 22. As melhores práticas para comunicar Título do Slide Envolver stakeholders e Máximo de 2 linhas comprometer os responsáveis pelas ações planejadas; Promover um claro entendimento sobre riscos e informar alternativas dentre as restrições do projeto; Eliminar barreiras. É um fator crítico de sucesso para o Gerenciamento de Riscos. O Plano de Gerenciamento da Comunicação do Projeto precisa ser incorporado no Plano de Gerenciamento de Riscos.
  23. 23. Tipos de comunicação Título do Slide A comunicação formal deve ter lugar de destaque na Máximo de 2entretanto, para que esta seja objetiva e linhas Gestão de Riscos, eficaz, é preciso todo um processo prévio de comunicação. As reuniões são extremamente importantes para nivelamento de entendimentos e comprometimento dos envolvidos. É preciso que todos validem a Matriz de Comunicação e concordem com a forma como será feita a comunicação formal. Será motivo de conflito, comunicação escrita divulgada sem antes ter sido acordada com os interessados. E isso vale para qualquer situação, não somente em Gestão de Riscos.
  24. 24. Título do Slide Máximo de 2 linhas
  25. 25. Principais Slide Título do barreiras Máximo de 2Só toma ação e comunica depois de ocorrido o evento. linhas Bombeiro Não me fale sobre seu problema “Não me traga problemas e sim soluções” Derruba mensageiro Pessoas são punidas por trazerem informação desagradável. Diferenças de valores Pessoas que avaliam e comparam informações de acordo com seus próprios valores Agenda oculta Pessoas escondem certos fatos e promovem apenas aqueles baseados no atingimento de suas metas Desconfiança Pessoas que não confiam nas outras podem reduzir ou destruir a credibilidade das informações de riscos.
  26. 26. Capacitar para comunicar Título do Slide A alta gerência exerce um papel significativo na criação e manutenção Máximo de 2 linhas do ambiente e da cultura da comunicação, especialmente de riscos. Definindo claramente papéis e responsabilidades: - Papéis definidos ajudam a identificar fontes de informação na organização e a criar processos para tratar os riscos. Tornando visíveis as decisões e ações relativas aos riscos: - Motiva a equipe do projeto a ser proativa e ajuda a institucionalizar práticas de gestão de riscos. Sendo um modelo - Líderes de projeto devem ser exemplo para a equipe do projeto.
  27. 27. Título do Slide Comunicação de sucesso Máximo de 2 linhas Equilibrada e honesta; Foco em ocorrências específicas; Foco no que audiência realmente sabe; Apropriada para a audiência; Riscos contextualizados adequadamente; Dados confiáveis; Hierarquicamente organizada; Trata as ocorrências de forma verdadeira e fidedigna.
  28. 28. Título do Slide Máximo de 2 linhas O PENSAMENTO SISTÊMICO A QUINTA DISCIPLINA DE PETER SENGE
  29. 29. O que é a Quinta Título do Slide Disciplina? Máximo de 2 linhas Para melhor entender o contexto desse modelo, vamos entender quais são as cinco disciplinas de que trata Peter Senge.
  30. 30. O pensamento Título do Slide sistêmico e a quinta disciplina Máximo de 2 linhas Individual Aspiração Coletivo Domínio Pessoal Visão Compartilhada Reflexão e conversação Modelos Mentais Conceituação Aprendizagem em Grupo Pensamento Sistêmico
  31. 31. Do pensamento Título do Slide analítico ao pensamento sistêmico Máximo de 2 linhas O pensamento analítico dá o tom na Gestão de Riscos. O uso da WBS, da RBS, o uso de Diagramas de Causa e Efeito, e outros modelos matemáticos e estatísticos como técnicas e ferramentas que suportam os processos de Gestão de Riscos, úteis para o entendimento das partes que compõem o processo iterativo (não confundir com interativo) de Gestão de Riscos, nos remete ao pensamento mecanicista e nos induz a dar ênfase nas partes, limitando nossa visão do todo. Entretanto, a visão do todo é de suma importância para a Gestão de Riscos. Observe os próximos desenhos e veja a interação da Gestão de Riscos com as demais áreas de conhecimento. Sem essa visão, a comunicação de riscos também será ineficaz.
  32. 32. Fundamentos do gerenciamento contínuo de Título do Slide riscos e o Pensamento Sistêmico Fonte: S.E.I. Máximo de 2 linhas VISÃO DE FUTURO Trabalho em equipe
  33. 33. É a pura representação do Pensamento Sistêmico, sem o qual, não se faz Gestão de Riscos, se finge fazer. Título do Slide Máximo de 2 linhas
  34. 34. Mudar a Slide Título docultura é preciso... Máximo de 2 linhas Considerando que mudanças se fazem pela aprendizagem, tanto individual quanto coletiva, e considerando ainda que as organizações são compostas por pessoas, se faz necessário rever modelos mentais dos tomadores de decisão para que se caminhe para aprendizagem em grupo. As “organizações que aprendem”, ou seja, organizações inteligentes desenvolvem habilidades coletivas que dão maior flexibilidade e agilidade nos processos e, principalmente, nos projetos, mudando assim a forma de encarar o Gerenciamento de Riscos.
  35. 35. A “empresa que Título do Slide aprende”... Máximo de 2 linhas Assim, a “empresa que aprende” aprende também a se posicionar perante o risco, tomando atitudes que reduzem as incertezas e potencializam as oportunidades. “Vende” melhor a ideia aos seus Líderes de projetos e elimina a resistência à Gestão de Riscos.
  36. 36. A decisão tem Título do Slide que ser Top Down Máximo de 2 linhas Se não partir da organização a decisão de fazer Gestão de Riscos, o Gerente de Projetos, sozinho, não conseguirá levar adiante a tarefa de trabalhar incertezas e explorar as oportunidades. Será uma voz no deserto vivendo a primeira disciplina: Domínio Pessoal. Ele tem capacidade e domina o assunto mas não tem apoio e encontra resistência da alta gerência. Busca em vão uma Visão Compartilhada.
  37. 37. E qual é Slide Título doo papel do Gerente de Projetos? Máximo de 2 linhas O Gerente de Projetos deve mapear os Modelos Mentais da organização, para trabalhar uma mudança direcionada para a Gestão de Riscos. Cabe destacar que as mudanças são lentas, que trazem resistência principalmente as mudanças de modelos mentais porque significam quebra de paradigmas e poucas pessoas aceitam abrir mão de seus paradigmas. A menos que a organização já tenha disseminado essa cultura e esteja praticando a quarta disciplina que é a Aprendizagem em Grupo. A partir daí, caminhar para o Pensamento Sistêmico passa a ser quase que natural. Não há como retroceder. Desta forma, a implementação definitiva de modelos de Gestão de Riscos, passa obrigatoriamente pelas cinco disciplinas!
  38. 38. Título do Slide Máximo de 2 linhas Obrigada pela participação de todos e pela oportunidade de compartilhar meus conhecimentos, resultado de muito estudo e prática diária em Gerenciamento de Riscos.
  39. 39. Título do Slide Máximo de 2 linhas Serviços e Contato Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP é sócia diretora da Carnevali Consultoria Ltda., fundada em 1998. Além de consultoria e treinamento, disponibiliza EAD em Gerenciamento de Riscos, capacitando profissionais e preparando para a certificação PMI-RMP.

×