Análise de Prontidão e Indicadores na Gestão do Portfolio

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A disciplina de Gerenciamento de Projetos, Programa e Portfólio vem sendo adotada amplamente nos últimos anos por empresas do mundo inteiro, que tem feito altos investimentos em pesquisa, treinamento e consultoria nesta área. Um dos pilares do gerenciamento profissional de portfólio é o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento do portfólio para facilitar a gestão e o processo decisório nas empresas.
Saiba mais --> http://goo.gl/oM6tbB

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Análise de Prontidão e Indicadores na Gestão do Portfolio

  1. 1. 1-1 Análise de Prontidão e Indicadores para a Gestão do Portfólio Norberto Almeida, MSc., PMP Diretor Executivo norberto.almeida@portfolioexpert.com.br www.portfolioexpert.com.br
  2. 2. 1-2 Agenda v Cenário Atual v Análise de Prontidão em Gestão de Portfólio v Otimização do portfólio (seleção, priorização e balanceamento) v Roadmap do Portfólio (Cronograma e Orçamento) v Indicadores para Gestão do Portfólio
  3. 3. 1-3 Cenário Atual
  4. 4. 1-4 Necessidades de Negócio Objetivos Visão, missão, objetivos, estratégias de negócio Soluções, Produtos e Serviços Qual o caminho? Resultados
  5. 5. 1-5 Maturidade em Gerenciamento de Projetos Modelo de Maturidade do Darci Prado – MMGP http://www.maturityresearch.com Maturidade Média em 2005 = 2,44 Maturidade Média em 2012 = 2,60 Em 2012 – 434 participantes Aproximadamente 8700 projetos
  6. 6. 1-6 Maturidade X Sucesso Modelo de Maturidade do Darci Prado – MMGP Fonte: http://www.maturityresearch.com
  7. 7. 1-7 Montagem de uma bicicleta Sem pessoas capacitadas, manual de montagem e as ferramentas adequadas, isto demoraria?
  8. 8. 1-8 Análise de Prontidão para a Gestão do Portfólio
  9. 9. 1-9 Pilares do GP Profissional do Portfólio Governança de Portfólio Tecnologia (SIGP*) Metodologia (Projetos, Programas e Portfólio) Pessoas capacitadas (técnica e comportamental) * Sistema de Informações de Gerenciamento do Portfólio
  10. 10. 1-10 Análise de Prontidão em Gestão de Portfólio Análise de Pron4dão Pessoas Capacitadas Gestão de Projetos Gestão de Por;ólio Cer4ficação Habilidades comportamentais Metodologia Gestão de Projetos Gestão de Por;ólio Modelos Lições aprendidas Tecnologia SIGP Dados Históricos Repositório único Integração com os sistemas do negócio Governança Modelo de Governança Central de Projetos Indicadores Seleção e priorização
  11. 11. 1-11 Resultado da Análise de Prontidão Exemplo da proposta de Análise de Prontidão Empresa Área Pilares do Gerenciamento Profissional do Por4ólio Pessoas Capacitadas Metodologia SIGP Governança Geral PORTFOLIO EXPERT CORPORATIVO Estado Atual 30% 50% 25% 40% 36% Estado Desejado 75% 80% 70% 90% 79% DIAGNÓSITCO E PLANO DE AÇÃO: Empresa com baixa pron4dão para a disciplina Quanto às pessoas capacitadas, será necessário um trabalho de cer4ficação e treinamentos para as áreas que atuam em projetos Com relação a metodologia, precisam ser criados modelos para gestão de por;ólio Com relação às ferramentas, será necessário criar integração entre os sistemas existentes Para a governança, é preciso criar um método eficaz para seleção e priorização de projetos
  12. 12. 1-12 Metodologia de Gerenciamento do Portfólio
  13. 13. 1-13 Processos da Metodologia Fonte: Norberto Almeida, 2013
  14. 14. 1-14 Definir o Portfólio § 2.1 – Identificar Componentes § 2.2 – Definir Sucesso dos Componentes § 2.3 – Categorizar Componentes § 2.4 – Avaliar Componentes
  15. 15. 1-15 Portfólio - Ilustração • ObjeXvos • Recursos • AXvos • Cronograma • ObjeXvos • Recursos • AXvos • Cronograma • ObjeXvos • Recursos • AXvos • Cronograma • ObjeXvos • Recursos • AXvos • Cronograma Componente 1 Componente 2 Componente 3 Componente n
  16. 16. 1-16 Otimização do Portfólio (Seleção, Priorização e Balanceamento)
  17. 17. 1-17 Categorização dos Componentes - Exemplo § Lucratividade (+receita, novas receitas, -custos) § Redução do risco § Melhoria da eficiência § Obrigação legal/regulatória § Market Share (aumento) § Melhoria do processo § Melhoria contínua § Infraestrutura (para o crescimento do negócio) § Imperativo ao negócio (compatibilidade de tecnologia, atualizações, etc.) Fonte: Adaptado do Padrão de Gerenciamento de Por;ólio, 3a. Ed., PMI, 2013
  18. 18. 1-18 Dados da pesquisa sobre Ger. Portfólio v Referência para o ]tulo de PhD em Business Administra4on pela Florida Chris4an University v três partes assim definidas: caracterização da organização e do respondente; processos de seleção e priorização dos projetos do por;ólio e métricas e indicadores de desempenho de projetos e do por;ólio v Até o momento: 55 respondentes de empresas com origem no Brasil, Estados Unidos e Europa v hcps://pt.surveymonkey.com/s/phdnorberto
  19. 19. 1-19 Perfil dos Respondentes Fonte: Pesquisa Doutorado Norberto Almeida, 2014
  20. 20. 1-20 Categorizas mais utilizadas Fonte: Pesquisa Doutorado Norberto Almeida, 2014
  21. 21. 21 1-21 Processo estruturado para seleção e priorização
  22. 22. 1-22 CENÁRIO § Empresa de Treinamento e Consultoria em GPPP § 22 anos de mercado § Faturamento caindo de R$ 70 milhões para R$ 45 milhões § Perda de Mercado – Muita concorrência § Objetivos – estar entre as 3 maiores em faturamento nos próximos 3 anos
  23. 23. 1-23 Avaliação e Priorização Projeto VPL em R$ InvesXmento em R$ Duração JusXficaXva dos diretores Ranking A Implantação de Ferramentas de GPPP 5 Milhões 500 mil 9 meses Melhorar a tomada de decisão na seleção e priorização de projetos. B Criação de novas áreas de serviços de GPPP e Six Sigma 4,5 Milhões 1,5 Milhão 6 meses Entrar em novos mercados C Pesquisa de mercado (novas demandas) 2,2 Milhões 150 mil 4 meses Precisamos saber o que nosso cliente deseja D Criar o PMO Corpora4vo 6 Milhões 2,5 Milhões 8 meses Ter uma visão integrada de todos os projetos da empresa E Campanha de Marke4ng Agressiva 6 Milhões 3 Milhões 3 meses Divulgar nossos produtos e serviços
  24. 24. 1-24 E aí, como foi a priorização? 24
  25. 25. 1-25 Critérios de Avaliação segundo o PMI – Critérios de Negócio (Melhora a capacidade de competir no negócio, reputação, entrada em novo negócio, melhoria dos processos internos) – Critérios Financeiros (VPL, ROI, Lucro) – Critérios de Risco (Diminui os Riscos, urgência) – Critérios de Conformidade com leis/regulamentos – Critérios de Recursos Humanos (Utilização dos Recursos Estratégicos) – Critérios de Mercado (fatia do mercado, tamanho do mercado) – Critérios Técnicos (Conhecimento Técnico) Fonte: Padrão de Gerenciamento de Por;ólio, 3a. Ed., PMI, 2013
  26. 26. 1-26 Sumário das Técnicas • Introdução • Objetivos • Programação Linear Inteira • Ponderação de fatores • DEA • MACBETH • Analytical Hierarchy Process (AHP) • Outras
  27. 27. 1-27 Introdução “O ambiente globalizado impõe às empresas uma corrida desenfreada p e l a redução de c u s t o s e maximização de lucros, a luz da ideia de seleção natural: as empresas mais adaptadas possuem maiores chances de sobrevivência”"
  28. 28. 1-28 Método da Ponderação de Fatores Risco Uso do Recurso Estratégico ROI Nota Projeto mais prioritário Nota = 1600 Projeto 1 10 15 17 100 + 300 +510 Projeto 2 30 29 24 300 + 580 + 720 Projeto 3 12 33 22 120 + 660 + 660 Peso 10 20 30 ü Ponderações via especialista ü Brainstorming ü Ausência de consenso ü Coerência x simplicidade ü Planilhas eletrônicas
  29. 29. 1-29 ü Árvore de Critério de Decisão ü Passagem da avaliação qualitativa para a quantitativa ü Escala de comparação ü Uso de matrizes ü Consistência Analytic Hierarchy Process (AHP) Programação Multicritério Comparação Valor Recíproco Extremamente mais importante 9 1/9 Muito mais importante 6 1/6 Mais importante 3 1/3 Tão importante quanto 1 1 Menos importante 1/3 3 Muito menos importante 1/6 6 Extremamente menos importante 1/9 9 Financeiros • VPL • ROI Estratégicos • Uso dos Recursos Estratégicos • Valor Estratégico Outros • Urgência • Riscos
  30. 30. 1-30 Área responsável pela seleção e priorização Fonte: Pesquisa Doutorado Norberto Almeida, 2014
  31. 31. 1-31 Periodicidade da seleção e priorização Fonte: Pesquisa Doutorado Norberto Almeida, 2014
  32. 32. 1-32 Critérios de seleção e priorização Fonte: Pesquisa Doutorado Norberto Almeida, 2014
  33. 33. 1-33 Estratégias do Cenário Estratégia de Negócio Aumentar o Market Share nos mercados existentes Expandir em Novos Mercados e Segmentos Melhorar a Sa4sfação do Cliente Melhorar a Sa4sfação dos Colaboradores
  34. 34. 1-34 Priorização através das estratégias AHP
  35. 35. 1-35 Priorização através das estratégias AHP
  36. 36. 1-36 Priorização através das estratégias AHP
  37. 37. 1-37 Priorização através das estratégias AHP
  38. 38. 1-38 Priorização através das estratégias AHP
  39. 39. 1-39 Priorização através das estratégias AHP
  40. 40. 1-40 Priorização das estratégias
  41. 41. 1-41 Análise do Impacto dos Projetos nas Estratégias
  42. 42. 1-42 Projetos Priorizados
  43. 43. 1-43 Avaliação e Priorização Lembram? Projeto VPL em R$ InvesXmento em R$ Duração JusXficaXva dos diretores Ranking A Implantação de Ferramentas de GPPP 5 Milhões 500 mil 9 meses Melhorar a tomada de decisão na seleção e priorização de projetos. 8% -­‐ 4 B Criação de novas áreas de serviços de GPPP e Six Sigma 4,5 Milhões 1,5 Milhão 6 meses Entrar em novos mercados 7% -­‐ 5 C Pesquisa de mercado (novas demandas) 2,2 Milhões 150 mil 4 meses Precisamos saber o que nosso diretor deseja 9% -­‐ 3 D Criar o PMO Corpora4vo 6 Milhões 2,5 Milhões 8 meses Ter uma visão integrada de todos os projetos da empresa 10% -­‐ 2 E Campanha de Marke4ng Agressiva 6 Milhões 3 Milhões 3 meses Divulgar nossos produtos e serviços 18% -­‐ 1
  44. 44. 1-44 Criação de Cenários - Linha de Base
  45. 45. 1-45 Criação de Cenários - Cenário 2
  46. 46. 1-46 Criação de Cenários - Cenário 3
  47. 47. 1-47 Comparação dos Cenários
  48. 48. 1-48 Usando o Solver do Excel para Balancear Projeto %Valor Agregado Recurso 1 Recurso 2 Custo Go/Wait Recurso 1 Recurso 2 Custo %Valor Agregado Campanha de MarkeXng 15,48% 30 20 R$ 3.000.000,00 1 30 20 R$ 3.000.000,00 15,48% Criação de Novas Áreas 12,46% 3 10 R$ 1.500.000,00 1 3 10 R$ 1.500.000,00 12,46% Pesquisa de Mercado 11,92% 20 10 R$ 150.000,00 1 20 10 R$ 150.000,00 11,92% Modernização 9,74% 20 25 R$ 1.300.000,00 0 0 0 R$ 0,00 0,00% Escritório de projetos 8,93% 25 15 R$ 2.500.000,00 0 0 0 R$ 0,00 0,00% Capacitação em Six Sigma 8,05% 15 10 R$ 1.000.000,00 1 15 10 R$ 1.000.000,00 8,05% Filial China 7,61% 10 5 R$ 3.000.000,00 1 10 5 R$ 3.000.000,00 7,61% Sistema de Relacionamento 7,10% 10 5 R$ 700.000,00 1 10 5 R$ 700.000,00 7,10% Implantação de Ferramentas 7,09% 12 8 R$ 500.000,00 1 12 8 R$ 500.000,00 7,09% Planos de Qualificação 4,92% 7 12 R$ 1.500.000,00 1 7 12 R$ 1.500.000,00 4,92% Estrutura para reuniões 3,86% 7 19 R$ 2.000.000,00 0 0 0 R$ 0,00 0,00% Ferramenta de GVA e Corrente 2,86% 25 19 R$ 500.000,00 1 25 19 R$ 500.000,00 2,86% Total 100,02% 184 158 R$ 17.650.000,00 132 99 R$ 11.850.000,00 77,49% Limitação de recursos: 140 120 R$ 13.000.000,00
  49. 49. 1-49 Roadmap do Portfólio
  50. 50. 1-50 Cronograma do Portfólio – Master Plan Uso dos recursos críticos em homem/hora Postergou o projeto Projeto 1 A 300 300 400 700 1700 B 500 700 300 1500 Projeto 2 A 450 400 400 300 300 1850 B 100 100 200 Projeto 3 C 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 3600 D 200 200 400 Projeto 4 C 500 500 100 100 1200 D 250 250 250 250 1000 Total dos Recursos A 300 750 800 1100 300 300 0 0 0 0 0 0 3550 B 500 800 400 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1700 Adicionou mais recurso C 300 300 300 800 800 400 400 300 300 300 300 300 4800 D 0 0 200 450 250 250 250 0 0 0 0 0 1400 Limitação dos Recursos A 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 7200 B 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 8400 C 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 9000 D 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 9000 Projeto Recurso Crí4co Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez TOTAL 450 400 400 300 300 100 100 300 400 700 450 400 400 300 300 700 300 100 100 D 0 0 200 450 250 250 250 0 0 0 0 0 1400 Limitação dos Recursos A 600 600 600 800 600 600 600 600 600 600 600 600 7400 B 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 8400 C 750 750 750 900 900 750 750 750 750 750 750 750 9300 D 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 9000
  51. 51. Orçamento em R$ Mil Postergou o projeto Projeto 3 100 200 300 400 500 550 520 400 300 250 200 100 3820 Projeto 4 1-51 Orçamento do Portfólio Projeto Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez TOTAL Projeto 1 200 300 400 200 1100 Projeto 2 1000 1500 2000 1000 300 5800 450 550 100 100 500 500 100 100 1100 2000 2150 2620 1400 600 250 200 2600 4600 6750 9370 10770 11370 11620 Limitação acumulada 1000 2000 3000 4000 5000 6700 8800 10000 11200 11600 11850 12000 1200 Total do Mês 300 500 700 600 1500 2050 2520 1850 1150 350 300 100 11920 Total Acumulado 300 800 1500 2100 3600 5650 8170 10020 11170 11520 11820 11920 Limitação Orçamentária 1000 1000 1000 1000 1000 1700 2100 1200 1200 400 250 150 12000
  52. 52. 1-52 Indicadores de desempenho do Portfólio
  53. 53. 1-53 Desafios para medir o desempenho do Portfólio § Que indicadores utilizar para os projetos? § Quais as variações aceitáveis (verde, amarelo, vermelho)? § Terá indicador para o portfólio? § Qual a periodicidade da coleta? § Como analisar e distribuir as informações?
  54. 54. 1-54 Relatório Consolidado do Portfólio Nome do Projeto Status Geral Início Planejado/Re-­‐ visado Término Planejado/Re-­‐ visado % Conclusão PMO Patrocinador Líder Observação: Há um link no nome do projeto para o relatório detalhado do projeto. do Projeto Implantação de Ferramentas de Gerenciamento de Por;ólio e Capacitação da Equipe janeiro-­‐13 setembro-­‐13 15% Roberto França Diretor de Recursos Humanos Viviane Braga Capacitação da Empresa em Six Sigma janeiro-­‐13 dezembro-­‐13 5% Fernanda Avelar Diretor de Projetos Juliano Rodrigues Pesquisa de Mercado – Novas Demandas março-­‐13 junho-­‐13 25% Ricardo Laert Diretor de Projetos João Matos Modernização da Metodologia e Ferramentas de Gestão de Projetos abril-­‐13 setembro-­‐13 10% Roberto França Diretor Financeiro Karen Pereira Criar o Escritório de Projetos Corpora4vo março-­‐13 outubro-­‐13 10% Marcia Alves Diretor Financeiro Paulo José Implantar Plano de Qualificação e Retenção dos Colaboradores fevereiro-­‐13 novembro-­‐13 5% Sergio Farias Diretor de Recursos Humanos Ana Maria
  55. 55. 1-55 Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP)
  56. 56. 1-56 Acompanhamento do Projeto – 4Ps PROGRESSO -­‐ Acompanhamento do Projeto AXvidades Realizadas / Entregáveis no Período: Nome da A4vidade: Responsável: Inicio: Término Planejado : Término Revisado: % Concluído: Elaboração do ques4onário da Pesquisa Consultoria Externa de Mercado com as melhores estratégias e Marke4ng 01/03/2013 20/03/2013 de abordagens de mercado. 100% Aplicação do Ques4onário Consultoria Externa e Marke4ng 21/03/2013 21/04/2013 20% PRÓXIMOS PASSOS -­‐ Aividades A Realizar no Próximo Período: Nome da A4vidade: Responsável: Prazo: Finalização da aplicação do ques4onário da Pesquisa de Mercado com as melhores estratégias de abordagens de mercado. Consultoria Externa e Marke4ng 21/04/2013 Análise do Ques4onário Marke4ng 30/05/2013 PONTOS DE ATENÇÃO E PLANO DE AÇÃO: Descrição: Prioridade: Ação Proposta Responsável : Prazo: S4tuação: Consultor responsável pela interpretação dos dados da pesquisa está de licença médica por tempo indeterminado Média Selecionar outro consultor para apoio da interpretação dos dados da pesquisa CGP abr/13
  57. 57. 1-57 Indicadores de desempenho dos projetos Fonte: Pesquisa Doutorado Norberto Almeida, 2014
  58. 58. 1-58 Exemplo de Dashboard Exemplo de Dashboard do portfólio de projetos (apenas ilustrativo) O Foco não é o Dashboard e sim como escolher os indicadores Projeto Prazo Custos H/H Geral Ampliação da Fábrica em Orlando Nova Fábrica em São Paulo Desenvolvimento novo Produto Por;ólio em Geral
  59. 59. 1-59 Conclusões – Importância do Gerenciamento do Por;ólio como diferencial compe44vo – Gerentes de Projeto atuarão cada vez mais como Gestores de Negócio – Elaborar processo padronizado para iden4ficação, seleção, avaliação, priorização e balanceamento dos componentes – Demais planos, reavaliação do por;ólio e acompanhamento do desempenho são fundamentais
  60. 60. 1-60 Datas dos próximos Workshops: SÃO PAULO: 16 PDUs cada Workshop Gerenciamento de Portfólio – 21 e 22/10 Workshop Gerenciando Projetos com o MS Project 2013 – 23 e 24/10 RIO DE JANEIRO: 16 PDUs cada Workshop Gerenciamento de Portfólio – 12 e 13/11 Workshop Gerenciando Projetos com o MS Project 2013 – 19 e 20/11 Informações: http://www.portfolioexpert.com.br/calendario
  61. 61. Norberto de Oliveira Almeida Doutorando em Business Administra4on pela Florida Chris4an University. Mestre em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense (UFF), MBA em Sistemas de Gestão pela UFF, MBI pelo NCE da UFRJ, Pós-­‐graduado em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas pela PUC-­‐RJ e formado em TI pela Universidade Celso Lisboa. Diversos ar4gos publicados no Brasil e Exterior. Atualmente é Diretor Execu4vo da Por;olio Expert. Atuou por mais de 15 anos na direção, gerência de projetos e consultoria para inúmeras empresas nacionais e mul4nacionais. É cer4ficado PMP pelo PMI desde 2001 e Cer4ficado MCTS e MCITP em Microsoz Project pela Microsoz. Professor de cursos de capacitação em Gerenciamento de Projetos, Programa e Por;ólio, PMO, Preparatórios para Cer4ficação PMP, Preparatórios para Cer4ficação Microsoz Project, bem como nos MBAs de Gerenciamento de Projetos da Fundação Getúlio Vargas (FGV), da Universidade Federal Fluminense, da UFRJ, do IAG da PUC e da Fundação Dom Cabral. Autor dos livros Gerenciamento de Por;ólio (2011 -­‐ Brasport) e Gerenciamento do Tempo em Projetos (2014 -­‐ Elsevier), coautor dos livros PMO -­‐ Gerência de Projetos, Programas e Por;ólio na prá4ca (2012 – Best Seller) e Metodologia de Gerenciamento de Por;ólio – Teoria e Prá4ca (2013) da Editora Brasport. 1-61 !
  62. 62. 1-62 OBRIGADO! Norberto Almeida, MSc., PMP Diretor Executivo norberto.almeida@portfolioexpert.com.br www.portfolioexpert.com.br Perguntas?
  63. 63. 1-63 Próximo Webinar – 15 de outubro GERENCIANDO OS RISCOS DO PROJETO... É fácil fazer! Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP
  64. 64. 1-64 –> Gestão de Portfolio Integrando Projetos e Processos Outubro: dias 3 e 4 KPI Program® - Indicadores de Desempenho –> Gestão de Indicadores de Desempenho - Básico (On-Line) Outubro: dias 11, 18 e 25 // Novembro: dias 15 e 22 – Dezembro: dia 6 –> Workshop Métricas, KPI’s e Dashboards - Fundamentos Rio de Janeiro – Out.: dias 28 e 29 // São Paulo – Nov.: dias 7 e 8 –> Indicadores de Ativos Intangíveis, de Benefícios e Valor do Portfolio de Projetos e Processos - Avançado. Em Breve!!
  65. 65. 1-65 Muito Obrigado!!! FIXE Consulting & Training www.youwilldobetter.com Facebook: FIXE.CeT / mangelica.cast Twitter: @FixeConsulting / @mangelicacast (55 11) 3284-5878

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